Al planificar un proyecto, siempre hay que pensar en los recursos necesarios para llevarlo a cabo. Crear una lista de funciones y competencias necesarias para la realización del proyecto, buscar a las personas adecuadas en la empresa, gestionar su calendario y carga de trabajo... todo esto forma parte de la gestión de recursos. ¿Cómo hacerlo con éxito? Esta entrada del blog le proporcionará algunas de las mejores prácticas para gestionar recursos en un entorno basado en proyectos.
Qué obtendrá gracias a este artículo:
Nota: Un recurso puede ser una persona con determinadas cualificaciones, un equipo o incluso una cantidad de tiempo o dinero. En este artículo, sin embargo, nos centraremos exclusivamente en la gestión de recursos entendida como gestión de equipos de proyecto.
La última guía PMBOK lo expresa muy bien, diciendo:
Pa Gestión de Recursos del Proyecto incluye los procesos de identificación, adquisición y gestión de los recursos necesarios para llevar a buen término el proyecto. Estos procesos ayudan a garantizar que se dispondrá de los recursos adecuados al director y al equipo del proyecto en el momento y lugar adecuados.
Como tal, gestión de los recursos del proyecto requiere que navegue por distintos procesos: desde la definición de las necesidades del proyecto y la obtención de los recursos adecuados hasta la gestión de su equipo a lo largo del proyecto y la medición de su rendimiento.
Una gestión eficaz de los recursos implica que el proyecto se entregue con éxito: a tiempo, dentro del presupuesto y de acuerdo con los requisitos. No es una hazaña fácil de conseguir. Por suerte, hay varias medidas que puede tomar en las distintas fases del ciclo de vida del proyecto para aumentar las posibilidades de completar el trabajo. En este artículo examinaremos más detenidamente algunas de las mejores prácticas para gestionar con éxito los recursos.
Como gestor de proyectos o gestor de recursos...hay que tener bastante curiosidad por el proyecto en sí. ¿Cuál es el objetivo empresarial? ¿Qué necesidades de los usuarios intenta satisfacer? ¿Cuál es el objetivo final para el cliente? Si responde a estas preguntas, comprenderá mejor el proyecto y no se limitará a conocer su alcance (que también es necesario, por supuesto). El esfuerzo adicional que dediques a prepararte en esta fase puede compensarte más adelante: para empezar, tendrás más argumentos a la hora de discutir diferentes escenarios con el cliente, pero ten en cuenta que un PM bien informado también es extremadamente útil para el equipo.
Intenta también obtener mucha información sobre los clientes/partes interesadas. ¿Quizá algunos de tus colegas ya han colaborado con ellos? Cuanto más sepas qué esperar en cuanto a procesos, herramientas y ética de trabajo, mejor preparado estarás para afrontar los retos del futuro.
Por último, infórmese también de las posibles limitaciones. Conocer los plazos o el presupuesto te ayudará a tomar mejores decisiones.
Una vez que tenga una idea clara del proyecto, estará listo para empezar a crear estimaciones. Tienes que elaborar una lista de recursos (por ejemplo, funciones) necesarios para realizar las tareas del proyecto. A continuación, tendrás que estimar la capacidad en que se necesitan.
Por supuesto, aquí podrás beneficiarte de tu experiencia como PM y contribuir a crear las estimaciones. Sin embargo, no tengas miedo de pedir a otras personas que participen en este proceso y aporten su juicio experto.
Aquí es donde las cosas pueden resultar un poco abrumadoras. ¿Por qué? Bueno, dependiendo del tamaño y la estructura de su empresa, es posible que tenga que explorar un grupo de cientos o miles de empleados.
Afortunadamente, esta parte del proceso también es relativamente fácil de gestionar con un software de gestión de recursos. Imagine que dispone de una lista de recursos, junto con su capacidad, disponibilidad y competencias. Todo lo que tienes que hacer es reservar estos recursos que se ajustan a las demandas de tu proyecto. Software de programación de recursosTeamdeck es una de ellas.
Puede filtrar los recursos de su organización por competencias, ubicación de la oficina, antigüedad o cualquier otra dimensión personalizada que necesite. Del grupo de personas adecuadas, sólo tienes que elegir las que estén disponibles durante el periodo que tengas en mente para el proyecto. ¡Trato hecho!
Teamdeck te permite filtrar los recursos disponibles por títulos de trabajo o tarifas de proyecto. Simplifica enormemente asignación de recursos.
A la hora de decidir a quién asignar el proyecto, puede que quieras tener en cuenta las siguientes consideraciones:
Decir que sólo se tiene una oportunidad para causar una buena primera impresión puede ser un tópico, pero en la gestión eficaz de los recursos, el inicio del proyecto es absolutamente crucial. Es el momento de conocer a su equipo y establecer su presencia. Asegúrese de cubrir los siguientes puntos:
Eche un vistazo a esta lista de recursos que pueden resultarle útiles a lo largo del ciclo de vida del proyecto, pero especialmente al inicio de un nuevo proyecto:
Si trabajas con una metodología ágil de gestión de proyectos, probablemente no te asusten los cambios en el proyecto. Una buena dosis de flexibilidad es parte integrante del trabajo y reaccionar, por ejemplo, a los comentarios de los usuarios es lo que, en última instancia, influye en el éxito del proyecto.
Sin embargo, otros cambios no son tan bien recibidos: planificación de la capacidad de recursos sería un buen ejemplo. La gente se pone enferma, cambia de trabajo, se rompe una pierna, etc. Tienes que estar preparado para asignar nuevos recursos a tu equipo o cambiar la capacidad en la que participan los miembros del equipo actual.
Planificación flexible de proyectos también será útil en este caso: si está creando estimaciones generosas basadas en los peores y mejores escenarios, probablemente dispondrá del margen de maniobra necesario cuando se produzcan cambios.
Es probable que la gestión de proyectos basada en datos adquiera mucha fuerza en los proyectos del futuro próximo, por la sencilla razón de que hace que los gestores de proyectos sean más eficaces en lo que hacen. Los datos son la fuente de información y patrones sobre su equipo. También pueden confirmar o desacreditar tus corazonadas. Por último, no hay mejor argumento cuando se trata de defender un punto de vista. Si eres capaz de respaldar tus decisiones con datos, te sentirás mucho más cómodo ejecutándolas.
Por otro lado, recopilar datos sin saber qué medir y cómo te pone en riesgo de perderte en el ruido. Para empezar, puede que quieras recopilar datos que te permitan medir el rendimiento de los recursos de tu proyecto (BTW todos estos informes se pueden construir fácilmente con Teamdeck):
La altura de las barras indica el nivel de utilización, lo que permite detectar rápidamente a las personas que podrían utilizarse mejor.
Eficaz planificación de recursos y la gestión implican entender muy bien el proyecto y supervisar activamente el progreso, no sólo en términos de realización de tareas, sino también de mantenimiento de una carga de trabajo y una utilización del equipo óptimas. Es un proceso polifacético, pero se puede navegar con éxito por esa complejidad con la tecnología adecuada.
La misión de Teamdeck es hacer posible la gestión eficaz de los recursos, para que sea mucho más fácil para equipos de diferentes tamaños. Estamos muy orgullosos de que nuestra aplicación se utilice para reunir equipos que trabajan en ambiciosos proyectos de construcción, superando los límites de la creatividad o cambiando literalmente el mundo a mejor con impactantes campañas sin ánimo de lucro.
Si quiere racionalizar su asignación de recursos y evitar conflictos de programaciónTeamdeck puede ser la herramienta adecuada para usted - regístrese hoy. Estaremos encantados de darte la bienvenida a nuestra lista de clientes.
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