Las hojas de horas no suelen tener muy buena prensa entre los empleados. Hay que reconocer que a menudo hacen honor a su mala reputación: a nadie le gusta firmar un montón de papeles solo para "demostrar" que ha dedicado una determinada cantidad de tiempo al trabajo. Sin embargo, por otro lado, las hojas de horas pueden ser realmente beneficiosas tanto para los directivos como para los miembros de su equipo.
¿Qué aprenderá de este artículo?
Empecemos por la cuestión que nos ocupa:
En pocas palabras: la gestión de las hojas de horas es una práctica de control y análisis de las hojas de horas de los empleados y del seguimiento del tiempo (horas de trabajo registradas). También puede implicar la realización de diferentes acciones, por ejemplo, calcular la nómina de los empleados o facturar al cliente en función de estas hojas de horas.
El tiempo de trabajo solía resumirse en una hoja de papel, de ahí el nombre de hoja de horas. Hoy en día, las hojas de horas online son mucho más populares, aunque aquí también hay varias opciones: desde simples hojas de cálculo hasta herramientas de software con IA.
Como he mencionado al principio de este artículo, las hojas de horas tienen fama de ser bastante impopulares entre los empleados. Profundicemos en este tema e intentemos responder a una pregunta que se plantea con frecuencia:
No necesariamente, pero sin duda hay casos en los que las hojas de horas son una auténtica pérdida de tiempo que puede contribuir en gran medida a la insatisfacción de las personas con su lugar de trabajo.
Históricamente, las hojas de horas han sido una forma de demostrar que la gente ha hecho realmente su trabajo. Ahí es donde las cosas se ponen problemáticas. En primer lugar, esto puede crear fácilmente una cultura en la que la gente sienta que sus partes de horas son más importantes que los efectos de su trabajo. No sienta bien tener que demostrar que has trabajado o que tus supervisores te vigilen (y cronometren) tan de cerca.
Además, esto no incentiva a la gente a ser más eficiente en el trabajo. ¿Por qué buscar una solución mejor si puedes registrar más tiempo en la hoja de horas (y posiblemente cobrar más)?
Esto no quiere decir que pagar por horas sea necesariamente malo, ni siquiera en el marco de un proyecto. Aunque en este texto no entramos en detalles sobre el uso de hojas de horas para determinar los ingresos mensuales de cada uno, entendemos que es un caso de uso importante para las empresas que, por ejemplo, trabajan con autónomos. Por eso hemos creado una sección guía para el cálculo de las nóminas de los trabajadores.
Por último, a la gente se le da muy mal recordar cuánto tiempo ha dedicado realmente a trabajar en algo. Por eso, rellenar hojas de horas al final de la semana o, peor aún, del mes, es más parecido a escribir ficción que a recopilar datos fiables.
En definitiva, podemos decir que las hojas de horas tienen poco efecto a menos que:
Merece la pena hacer hincapié en este último aspecto, ya que muchos equipos siguen confiando en simples hojas de cálculo para realizar su trabajo (afortunadamente, la mayoría de las empresas han dejado atrás las hojas de papel). Es un paso en la buena dirección, ya que un documento en línea puede actualizarse fácilmente y varios miembros del equipo pueden acceder a él si es necesario, pero sigue siendo una hoja que hay que rellenar, lo cual no es lo más cómodo.
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Las herramientas modernas de control del tiempo de los empleados suelen venir con rastreadores de inicio/parada que pueden activarse y desactivarse con un solo clic. Otras ofrecen balizas que registran automáticamente las entradas y salidas.
Desde el punto de vista de la gestión, otro aspecto importante es que la El software de proyecto de hoja de horas se combina con un herramienta de gestión de las vacaciones. Los empleados deben poder registrar tanto su tiempo de trabajo como su tiempo libre; de lo contrario, puede acabar preocupándose por las hojas de horas vacías de alguien que está de vacaciones.
Utilizar un software que sirva también como calendario de su equipo le ofrece el valor añadido de poder comparar las horas de trabajo planificadas con las registradas. Los gestores de proyectos orientados a los datos pueden utilizar esta información para evaluar el estado de su proyecto y decidir si hay algo que deba ajustarse.
Es sólo un ejemplo de cómo la gestión de las hojas de horas puede ayudar a los gestores de proyectos en la realización de sus tareas, pero hay más. De hecho, voy a dedicar la siguiente sección a ideas sobre cómo puedes utilizar las hojas de horas de tu equipo en beneficio del equipo y del proyecto.
Imprescindible para las empresas que trabajan con contratos de tiempo y materiales. Dado que usted factura a sus clientes por la mano de obra que su equipo dedica al proyecto, puede utilizar sus partes de horas como base para la factura. Muchas herramientas de gestión de recursos permiten exportar los datos de los partes de horas o compartirlos externamente.
Analizar las hojas de horas de su equipo es una gran oportunidad para profundizar en los datos e identificar oportunidades de mejora. Muchos programas de control del tiempo ofrecen la opción de etiquetar las entradas de tiempo registradas con categorías predefinidas o añadirles comentarios. De este modo, puede analizar cuánto tiempo dedica su equipo a actividades no facturables. Es cierto que gran parte de ese tiempo está justificado, pero también es posible que observe patrones preocupantes. ¿Cuáles podrían ser? La abundancia de reuniones puede ser una señal de alarma. Otra sería que la gente dedique mucho tiempo a tareas administrativas. Podría resultar que invertir en herramientas de colaboración o de intercambio de conocimientos podría ahorrar dinero a largo plazo. La moral de tu equipo también se beneficiará de un proceso más sólido.
Los datos históricos, como las hojas de horas, también pueden utilizarse para prever las necesidades de contratación. Si se observan las cifras de años o meses anteriores, las empresas pueden detectar tendencias que probablemente se repitan. Uno de los clientes de Teamdeck notado que los empleados con habilidades específicas están más solicitados en determinados meses. Lea cómo crear su propio informe de control horario para previsión de recursos humanos aquí.
A veces, las dificultades de un proyecto son bastante fáciles de detectar con sólo mirar las hojas de horas registradas. Por ejemplo, el personal puede empezar a hacer muchas horas extra para cumplir los siguientes hitos.
No obstante, es una buena práctica comparar periódicamente las entradas de tiempo registradas por el equipo con el calendario estimado. Así podrá detectar cualquier incoherencia antes de que provoque el incumplimiento de los plazos.
Otra cosa importante a tener en cuenta cuando se trata de la gestión de las hojas de horas es que las hojas de horas no pueden sustituir a la comunicación periódica con su equipo.
Los números le proporcionarán la información de que algo ocurre. Pero para entender el "por qué", hay que hablar de ello con el equipo del proyecto. No sólo podrá llegar al fondo del problema, sino que también es una buena forma de crear una cultura de trabajo en la que los empleados sean escuchados y respetados. De este modo, es menos probable que traten las hojas de horas como un mal necesario que pesa sobre sus cabezas.
Hojas de horas por sí solas no le dirán todo lo que necesita saber sobre la eficacia de su equipo o la calidad del trabajo, pero pueden proporcionar señales importantes sobre las que los gestores de proyectos deben actuar. Crear una política deliberada y transparente de gestión de las hojas de horas, respaldada por una comunicación abierta con tu equipo, te ayudará a mantener tus proyectos bajo control al tiempo que mantienes un alto grado de satisfacción de los empleados.
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