Gestión de la capacidad es una estrategia utilizada por las empresas para aprovechar al máximo la eficiencia de la producción con respecto a la demanda de un servicio o un producto. El objetivo final de la gestión de la capacidad es:
Identifique y elimine los cuellos de botella que obstaculizan el proceso de fabricación o de prestación de servicios.
Aumentar la velocidad de producción optimizar los recursos a mano, eliminando el tiempo improductivo y otras limitaciones que pueden afectar negativamente a la capacidad.
La gestión de la capacidad ayuda a las empresas a superar los retos que surgen cuando necesitan satisfacer la demanda de los clientes, ya sea a corto o medio plazo. También ayuda a gestionar las operaciones de la cadena de suministro y a desarrollar planes organizativos para el futuro.
Las organizaciones necesitan revisar qué cantidad de sus recursos está disponible para asegurarse de que alcanza el rendimiento de producción durante un periodo determinado. La fabricación, la venta al por menor, los servicios y la tecnología de la información utilizan mucho la gestión de la capacidad.
En pocas palabras, estos son los objetivos clave de una gestión adecuada de la capacidad:
Reconocer las necesidades de capacidad para satisfacer las cargas de trabajo previstas, tanto actuales como futuras.
Crear y mantener un sólido plan de gestión de la capacidad.
Garantizar que los objetivos de rendimiento se cumplen debidamente dentro de los plazos y el presupuesto adecuados.
Supervisar constantemente la capacidad para ayudar a la gestión del nivel de servicio.
Apoyo en la determinación y resolución de incidencias.
Examinar el impacto de la variación en la capacidad y tomar las medidas adecuadas para mejorar el rendimiento cuando sea más rentable.
La gestión de la capacidad es una parte importante de una organización, pero ¿por qué? La definición de gestión de la capacidad se refiere a la estrategia utilizada por las empresas para gestionar la producción en respuesta a la demanda del mercado, garantizando una utilización óptima de los recursos y la identificación y eliminación de los cuellos de botella para lograr el máximo beneficio. He aquí algunos puntos para analizarla:
Evaluación de costes: La gestión de la capacidad ayuda a las organizaciones a mejorar su capacidad para evaluar los costes, sobre todo en épocas de crecimiento o recesión. Ayuda a identificar cambios bruscos en los precios y a actuar en consecuencia.
Eficacia de la producción: Programe los ciclos de producción con antelación y optimice la eficiencia de la producción.
Reducción de costes: Reducir los costes en general de hacer negocios.
Gestión de existencias: Ayuda a gestionar mejor las existencias y a resolver los problemas de la cadena de suministro.
Asignación de recursos: Asignar mejor los recursos humanos y materiales.
Escala: Lo más importante es que la gestión de la capacidad ayuda a ampliar la empresa. Proporciona un análisis profundo de cómo operar antes de ampliar el negocio.
He aquí cómo puede ser un proceso típico de gestión de la capacidad. Un proceso adecuado de gestión de la capacidad garantiza la introducción de datos precisos, la gestión eficaz de la capacidad y la eficiencia y productividad generales de la organización. Sin embargo, estos procesos difieren de una organización a otra.
Las previsiones y la canalización de oportunidades ayudan a comprender qué tipo de demanda surgirá en las próximas temporadas. Por ejemplo, hay que contratar más personal, se necesita más maquinaria o la anterior necesita reparaciones o mantenimiento.
Las tendencias del mercado y las demandas de los clientes evolucionan constantemente. Esto ayuda a crear una cartera de oportunidades. Es fundamental saber si algún acontecimiento imprevisto o factor estacional afecta a la demanda.
Antes de aumentar la producción con respecto al nuevo plan ideado, la organización debe evaluar si la capacidad de recursos o la infraestructura existentes pueden gestionar esa producción. Si no es así, habrá que adquirir o alquilar nueva maquinaria, dispositivos o equipos.
Una vez establecido un plan adecuado, es hora de aplicarlo y ejecutarlo. Si la necesidad es introducir más dispositivos o maquinaria para aumentar la producción, el plan debe consistir en adquirir nueva maquinaria/dispositivos, instalarlos, poner en marcha el trabajo y cumplir los requisitos adicionales a tiempo.
Por último, si no controla y revisa la capacidad de producción de forma continua, puede pasar por alto factores importantes. Además, como en cualquier otro proceso, siempre hay margen de mejora.
A menudo se confunde la gestión de la capacidad con la gestión de los recursos. planificación de la capacidad. Aunque son similares en ciertos aspectos, también son bastante diferentes. La gestión de la capacidad es amplia en términos, mientras que la planificación de la capacidad puede considerarse el subconjunto de la gestión de la capacidad. Sin embargo, el objetivo final de ambas es garantizar que se dispone de la capacidad adecuada en el momento oportuno para satisfacer la demanda.
Según Mike Wise, autor del blog Microsoft DataDriven, "una gran diferencia entre la planificación de la capacidad y la gestión de la capacidad es que la primera es de usar y tirar. Es decir, que la planificación de la capacidad es algo que se hace por adelantado. Es la captación y evaluación de necesidades, pero la gestión de la capacidad es todo el ciclo de vida de la supervisión, la recopilación de datos, el análisis de datos, la optimización de la infraestructura y el aterrizaje de nuevo en la supervisión".
Las organizaciones digitales que planean poner en marcha una estrategia ganadora de planificación y gestión de la capacidad deben pensar en estos términos como entidades separadas.
Antes de lanzarse a la gestión de la capacidad, es importante priorizarla y dedicarle toda su atención. Una gestión eficaz de la capacidad incluye los siguientes componentes:
Remítase a problemas anteriores que se hayan producido en la gestión de la capacidad y busque patrones similares. Tal vez hubo un mes o una temporada concretos en los que la gestión de la capacidad fue difícil.
Considere cuántas personas se han marchado desde el último ciclo de gestión de la capacidad y evalúe cómo afectaría eso a un periodo cargado de trabajo. También debe hacer un seguimiento de las personas que contrató externamente a corto plazo.
Gestionar eficazmente los recursos humanos es crucial para asignar tareas en función de los puntos fuertes de los miembros del equipo, evitar el agotamiento, cumplir los plazos de los proyectos y retener a empleados y clientes.
Examine y gestione cualquier factor operativo que pueda influir en la gestión de la capacidad de trabajo. Por ejemplo, implantar un software de centro de contacto en la nube puede mejorar la eficiencia de las operaciones de atención al cliente al ofrecer funciones como el enrutamiento automático de llamadas, el análisis en tiempo real y la integración con otros canales de comunicación.
Esto permite a los equipos concentrarse en lo importante y centrarse en proyectos con un mayor potencial de retorno de la inversión mediante la aplicación de una gestión eficaz de la capacidad empresarial.
Es esencial saber qué demanda se ha hecho a los equipos. Desde los clientes que compran los servicios hasta los proyectos internos que desbloquean el crecimiento del negocio. Un conocimiento sólido de la demanda garantiza que la oferta de los recursos se mantenga en niveles adecuados.
Cuando se trata de trabajo, siempre hay múltiples variables en juego. Es esencial entender cuáles son estas variantes y cómo pueden afectar a la capacidad. Hacerlo garantiza que la solución a esos escenarios sea la más eficiente.
Como sabemos, la planificación de la capacidad se basa sobre todo en estimaciones y previsiones. Por desgracia, las previsiones no siempre son exactas. Por eso, la planificación de la gestión de la capacidad necesita ajustes periódicos.
La gestión de la capacidad es un concepto amplio y consta de diversos términos que usted puede o no conocer. Definiremos componente, capacidad, informe de capacidad, Sistema de Información para la Gestión de la Capacidad (CMIS), rendimiento, gestores de capacidad y plan de capacidad.
Según el Instituto CIPS, "un componente es una estructura fundamental de un servicio concreto, una parte esencial de un servicio". Por ejemplo, una base de datos es el "componente" de un servidor. Los componentes son sustanciales, por lo que hay que comprarlos, construirlos, mantenerlos y supervisarlos.
La definición de capacidad según el Instituto CIPS es que "representa los recursos disponibles que pueden aprovecharse para satisfacer un determinado nivel de demanda". Para ilustrarlo con un ejemplo, en un restaurante, la capacidad es el número de personal disponible, el número de mesas y sillas disponibles y el horario en que el restaurante está abierto.
Básicamente, definir escenarios para las demandas previstas. Por ejemplo, los recursos necesarios en un plazo determinado. Los planes de capacidad ayudan a las empresas a prestar el servicio adecuado al cliente.
Un documento que incluye datos relacionados con el servicio prestado, los recursos desplegados y el rendimiento general del equipo. Los informes de capacidad ayudan a los gestores a tomar las decisiones correctas.
Un repositorio virtual para recopilar y almacenar datos relacionados con la capacidad.
En la gestión de la capacidad, la gestión del rendimiento es una métrica que refleja la rapidez con la que un sistema puede responder a las solicitudes.
La gestión de la capacidad es una tarea esencial dentro de un espacio de trabajo. Una gestión eficaz de la capacidad es crucial para satisfacer la demanda, al tiempo que se optimizan los recursos y la gestión de proyectos. Pero no es fácil. Según Forbes, a continuación se enumeran los retos habituales a los que hay que hacer frente durante el proceso de gestión de la capacidad. Explorémoslos en detalle.
A diario, los planificadores de capacidad tienen que hacer frente a un camión cargado de información que hay que añadir a hojas de cálculo de proyectosLa mayoría de las veces de forma manual. Para que el proceso de gestión de la capacidad sea fluido, los datos añadidos deben ser precisos y mencionarse en un formato adecuado.
Un reto de complejidad es bastante similar a un reto de datos. Dado que la planificación de la capacidad implica que los gestores trabajen con innumerables cálculos y fórmulas complejas, es inevitable que se produzcan errores. Por ejemplo, añadir datos inexactos a la hoja de cálculo. Lamentablemente, este tipo de incidencias pueden desbaratar todo el proceso.
La comunicación es la piedra angular del éxito de cualquier empresa. La falta de comunicación o, peor aún, una comunicación inadecuada puede dar lugar a un mar de problemas. Para evitar este tipo de situaciones, es fundamental que todos los empleados que participan en el proceso de gestión de la capacidad intercambien información con regularidad.
Los directivos de todo el mundo han ideado algunas estrategias de gestión de la capacidad para obtener mejores resultados. Eche un vistazo a las estrategias de gestión de la capacidad más utilizadas:
En esta estrategia conservadora y reactiva, el directivo primero conoce la capacidad y luego espera a que se produzca un aumento adecuado y constante de la demanda. Después, el directivo aumenta la producción a un nivel específico que sea suficiente para satisfacer las necesidades del mercado en ese momento.
Mientras que la estrategia de retraso es más sutil y conlleva menos riesgos, la estrategia de adelanto es casi lo contrario. En este caso, la empresa aumenta la capacidad de producción incluso antes de que se produzca un aumento de la demanda.
La estrategia dinámica se rige por previsiones y se basa principalmente en las tendencias actuales del mercado. Aquí, el gestor toma los datos de ventas y las tendencias actuales, y los analiza conjuntamente para hacer retoques en la producción.
La estrategia "Match" es una mezcla de las estrategias "lead" y "lag". En ella, la empresa aumenta su capacidad tras examinar la demanda actual del mercado. Cuando se observa un aumento de la demanda, la empresa incrementa la producción.
La gestión de la capacidad la utilizan las empresas de software y los equipos de operaciones financieras, agencias creativasy los equipos de producto para maximizar su producción y satisfacer la demanda con eficacia. Tomemos el ejemplo de un fabricante de televisores. Un fabricante de televisores tiene dos cosas en cuenta:
Deben garantizar que pueden satisfacer la demanda de los consumidores durante todo el año con los recursos disponibles.
Recientemente, la empresa pronosticó que la demanda de televisores podría dispararse porque la Copa del Mundo empieza dentro de 8 meses.
Dado que se producirá un aumento de la demanda, los directivos de la empresa necesitan conocer el número aproximado de televisores que hay que vender para satisfacer la creciente demanda. Un análisis de este tipo puede reflejar que necesitarían más recursos y mano de obra para hacer frente a la creciente demanda, pero también se prevé que la demanda podría disminuir en cuanto finalice la Copa del Mundo.
Por tanto, en este caso la empresa puede preferir alquilar las máquinas o trabajar con diferentes contratistas durante ese periodo de tiempo, en lugar de comprar nuevas máquinas o contratar nuevo personal. En cuanto se disponga del alquiler y la mano de obra, la producción podrá comenzar. Sin embargo, la empresa tendrá que empezarla al menos 2 o 3 meses antes de que empiece el Mundial. Así se asegurará de que los televisores hayan llegado a los canales de venta al por menor y estén disponibles justo cuando se produzca un aumento de la demanda.
Una agencia creativa puede entregar 700 diseños a la semana.
Una panadería puede hornear 80 tartas al día.
Una línea de una empresa automovilística puede ensamblar 200 coches al mes.
La gestión de la capacidad es algo más que un proceso estratégico: es una práctica vital que garantiza que las empresas puedan satisfacer la demanda de forma eficiente y sostenible. Mediante una gestión eficaz de la capacidad, las organizaciones pueden optimizar sus recursosReducir costes y mantener altos niveles de servicio incluso en periodos de fluctuación de la demanda. Implica un ciclo continuo de planificación, supervisión y adaptación a los cambios internos y externos. A medida que las empresas se esfuerzan por escalar y responder a la dinámica del mercado, una sólida estrategia de gestión de la capacidad será fundamental para alcanzar la excelencia operativa y mantener el crecimiento. Adoptar las mejores prácticas y aprovechar las estrategias adaptadas a las necesidades específicas permitirá a las organizaciones superar los retos y aprovechar las oportunidades, mejorando así el rendimiento y la competitividad generales.
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