Die Online-Zeiterfassung kann Ihnen helfen, die Leistung Ihres Teams zu überwachen, Verbesserungsmöglichkeiten zu ermitteln oder einfach die Anwesenheit Ihrer Mitarbeiter zu verfolgen. Sie ist auch ein wertvolles Projektmanagement-Tool - wenn Sie mehr darüber erfahren möchten, lesen Sie unseren Leitfaden über Projektmanagement und Zeiterfassung (oder einfach Projektzeitmanagement).
Die Zeiterfassung für Mitarbeiter bietet Unternehmen zahlreiche Vorteile. Kein Wunder also, dass Unternehmen unterschiedlicher Größe und Branchen nach perfekten Zeiterfassungstools für ihre Mitarbeiter suchen. Gibt es eine Zeiterfassungssoftware, die alle Anforderungen eines jeden Unternehmens erfüllt? Wahrscheinlich nicht. Aber wir sind uns ziemlich sicher, dass jedes Unternehmen in der riesigen Landschaft der Zeiterfassungs-Apps ein Tool finden kann, das genau seinen Bedürfnissen entspricht.
Was erhalten Sie mit diesem Artikel:
Dieser Blogbeitrag soll Ihnen helfen, die Anforderungen Ihres Unternehmens besser zu verstehen und Ihre Suche nach der besten Zeiterfassungssoftware zu fokussieren. Der erste Schritt besteht darin, sich eine Minute Zeit zu nehmen und über das "Warum" hinter Ihrer Suche nachzudenken.
Überlegen Sie: Was möchte ich erreichen? Dann stellen Sie sich vor, wie Ihr Team eine Zeiterfassungs-App verwendet - wie machen sie das? Welche Geräte und Optionen bevorzugen sie? Schließlich können Sie die Funktionen der Zeiterfassungs-Apps auswählen, von denen Sie am meisten profitieren werden. Sobald Sie diese Schritte abgeschlossen haben, verfügen Sie über eine Checkliste für Zeiterfassungssoftware. Jetzt müssen Sie nur noch prüfen, ob das von Ihnen untersuchte Tool Ihren Anforderungen entspricht.
Bevor Sie sich auf den Websites der verschiedenen Tools umsehen und deren Funktionen oder Preise vergleichen, sollten Sie sich auf die Bedürfnisse Ihres Unternehmens konzentrieren. Es ist absolut wichtig, dass Sie herausfinden, warum Sie überhaupt ein Zeiterfassungstool benötigen.
Hier sind einige mögliche Gründe. Sie müssen sich nicht für einen entscheiden, aber versuchen Sie, Ihre Ziele zu priorisieren. Wenn Sie die Hauptmotivation Ihres Teams für die Zeiterfassung kennen, können Sie die Suche nach den Tools eingrenzen, die dieses Ziel am besten unterstützen.
Die Zeiterfassungssoftware für Mitarbeiter unterstützt Projektleiter bei:
Vielleicht haben Sie noch einen weiteren Grund für die Einführung einer Zeiterfassungssoftware in Ihrem Unternehmen. Das Wichtigste ist, dass Sie Ihre Hauptmotivation klar benennen. Wenn Sie auf dem Markt für eine neue App zur Zeiterfassung für Mitarbeiter sind, sollten Sie sich auf Tools konzentrieren, die Sie diesem Ziel näher bringen.
Wenn wir über das Verständnis von Projektmanagement nachdenken, sollten wir uns zunächst an die Definition des Project Management Institute (PMI) halten. Wie das Institut vorschlägt, geht es beim Projektmanagement um den Einsatz von Kompetenzen, Fähigkeiten, vielleicht Talenten, Wissen, Geräten, Instrumenten, Software, Techniken, Prozessen, Methoden und allem, was nötig ist, um "Wert für Menschen" zu schaffen.
Die Formulierung "Wert für die Menschen" verleitet aufgrund ihrer Zweideutigkeit zu der Annahme, dass das Ergebnis des Projektmanagements alles sein kann - von Stühlen bis hin zu sozialen Bewegungen, einschließlich religiöser Bewegungen. Alles, was für eine bestimmte Anzahl von Personen nützlich ist.
Wenn wir jedoch die Definition der Association for Project Management (APM) verwenden, wird das Verständnis von Projektmanagement konservativer sein, aber es hilft auch bei der Abgrenzung zwischen Management und Projektmanagement. Wie man so schön sagt:
Projektmanagement ist die Anwendung von Prozessen, Methoden, Fähigkeiten, Kenntnissen und Erfahrungen, um bestimmte Projektziele gemäß den Projektannahmekriterien innerhalb vereinbarter Parameter zu erreichen. Das Projektmanagement hat endgültige Ergebnisse, die an einen begrenzten Zeitrahmen und ein begrenztes Budget gebunden sind.
Wenn wir beide Definitionen vergleichen, werden wir einige Ähnlichkeiten feststellen. In beiden Definitionen sehen wir, dass es beim Projektmanagement - sagen wir mal - darum geht, Dinge zu leiten und Wissen, Erfahrung, Methoden, Prozesse und Verfahren einzusetzen, um die Arbeit zu erledigen.
Aber nur die letzte Definition ist geschäftsmäßig. In der APM-Definition gibt es drei Aspekte, die im Verständnis des PMI nicht vorkommen. Es handelt sich um die Zeit, das Budget und die "Projektakzeptanzkriterien". Wie wir wissen, hat in der Geschäftswelt jedes Projekt seinen Zweck. Ob es sich nun um eine interne oder externe Anforderung handelt. Und jedes muss zu einem bestimmten Zeitpunkt, innerhalb des Budgets und mit der Zustimmung des Auftraggebers durchgeführt werden.
Und hier liegt der Hauptunterschied zwischen Management und Projektmanagement. Laut APM liegt der Unterschied zwischen den beiden Begriffen in der Zeit. Der Zeitpunkt, an dem das Projekt bereit zur Ausführung ist oder bereits ausgeführt wurde. Während das Management ein kontinuierlicher Vorgang ist, wird das Endergebnis des Projektmanagements in einer begrenzten Zeitspanne bereitgestellt.
Mit dem oben Gesagten im Hinterkopf, wird eine Verbindung zwischen einer Zeiterfassungssoftware und dem Projektmanagementprozess ziemlich offensichtlich.
Fassen wir das oben Erwähnte zusammen. Wir sind uns bereits bewusst, dass in der Wirtschaft, im Projektmanagement, die Analyse der Team- und Mitarbeiterleistung ein wesentlicher Bestandteil bei der Arbeit an Projekten ist. Und das Ziel der Leistungsverfolgung ist laut dem PMI
Leistungsmanagement ist ein systematischer Ansatz zur Verbesserung und Entwicklung der Leistungen und Kapazitäten von Einzelpersonen und Teams, um die Effizienz der gesamten Organisation zu steigern.
Sie haben auch schon gelernt, was der Unterschied zwischen Projektmanagement und einfachem Management ist. Es geht um das Budget, die Abnahmekriterien und - natürlich - um die Zeit. Unter diesem Gesichtspunkt sind hier die Indikatoren, die zur Verfolgung und Verbesserung der Leistung und Produktivität der Mitarbeiter verwendet werden.
Er ist der offensichtlichste und beliebteste Indikator. Wenn Sie wissen, wie lange die verschiedenen Phasen dauern, können Sie die Zeit und das Budget für künftige Projekte vorhersagen. Und Sie können die Budgetvoranschläge erhöhen und Projektressourcenmanagement.
Dieser KPI zeigt Ihnen das Gesamtverhältnis von direkt gewinnbringender Arbeit zu internen Kosten, die jeder Mitarbeiter leistet. Verschiedene Unternehmen haben sehr unterschiedliche Auffassungen über das Wertverhältnis zwischen "fakturierbarer" und "nicht fakturierbarer" Zeit, und wir sind der Meinung, dass beide gleich wichtig sind. Wie auch immer Sie das sehen, Sie müssen wissen, wie viel Zeit Ihr Team mit nicht abrechenbarer Zeit verbringt, um einen wettbewerbsfähigen Preis und eine wettbewerbsfähige Arbeitsplanung erstellen zu können.
Ein nützlicher Indikator zur Bewertung des Wohlbefindens und der Gesundheit Ihrer Mitarbeiter. Ein zu hoher Anteil an Überstunden pro Mitarbeiter bedeutet, dass Sie die Einstellung von mehr Personal in Betracht ziehen sollten, damit Ihre derzeitigen Mitarbeiter nicht überlastet werden.
Diese Kennzahl kann auf verschiedene Weise interpretiert werden. Zum Beispiel, um die Gesundheit der Mitarbeiter zu verstehen - sowohl in Bezug auf das körperliche Wohlbefinden als auch auf das Engagement. Manchmal auch als Indikator für das Engagement der Mitarbeiter (aber Sie müssen sich des Phänomens des Präsentismus bewusst sein, denn es bedeutet keine gute Arbeitsqualität oder Begeisterung. Wenn Ihr Team ständig Überstunden macht, ist es vielleicht an der Zeit, die Belegschaft aufzustocken.
Die Mitarbeiterkapazität ist ein gutes Maß für die produktive Leistung. Ähnlich wie bei Überstunden zeigt es Ihnen, wer kurz vor dem Burnout steht und wer noch etwas mehr Arbeit übernehmen kann. Es ist sehr hilfreich, um die Arbeit gleichmäßig auf Ihr Team zu verteilen und zu verstehen, wer zusätzliche Unterstützung braucht.
Werbeagenturen und Bauunternehmen haben zwar die gleiche Zeiterfassungssoftware, verwenden sie aber sehr unterschiedlich. Es ist von entscheidender Bedeutung, dass das Tool, für das Sie sich entscheiden, gut auf die Bedürfnisse Ihrer Mitarbeiter abgestimmt ist. Deshalb müssen Sie sich bei der Suche nach einer Zeiterfassungs-App vorstellen, wie sie sie nutzen.
Müssen Ihre Teammitglieder ihre Telefone zur Zeiterfassung benutzen oder sitzen sie die meiste Zeit des Tages am Laptop? Ist es für Ihre Mitarbeiter sinnvoll, eine automatische Zeiterfassungslösung zu verwenden (einige Tools erkennen die von den Mitarbeitern besuchten Apps und Websites und erstellen auf der Grundlage dieser Daten Stundenzettel), oder möchten sie ihre Zeiteinträge manuell eingeben?
Wenn Sie sich ein klares Bild davon machen, wie Ihr Team die Zeiterfassung nutzen wird, können Sie ein Tool auswählen, das Ihre Mitarbeiter schnell annehmen. Andernfalls riskieren Sie, für eine App zu bezahlen, die für die Mitarbeiter unbequem und zeitaufwändig ist.
Da Sie nun die Ziele Ihres Unternehmens und die Bedürfnisse Ihres Teams genau kennen, können Sie sich die besonderen Funktionen der gängigen Zeiterfassungssysteme ansehen und herausfinden, welche für Sie nützlich sind. Wenn Sie eine Art "Einkaufsliste" erstellen, lassen Sie sich weniger leicht von überzeugenden Verkäufern oder Marketingtexten beeinflussen. Sie werden sich auf Ihre Bedürfnisse konzentrieren und eine Software auswählen, die diese tatsächlich erfüllt.
Im Folgenden finden Sie eine Liste von Funktionen, die Sie in verschiedenen Zeiterfassungs-Apps für Mitarbeiter finden können. Welche davon brauchen Sie?
Wir hoffen, dass dieser Blogbeitrag Ihnen dabei hilft, Ihren Zeiterfassungsbedarf zu ermitteln und das beste Tool für Ihr Unternehmen auszuwählen. Zeiterfassungstools sind definitiv keine "Einheits-Software", daher empfehlen wir, Ihre Optionen sorgfältig zu prüfen. Zu guter Letzt möchten wir Ihnen einen kurzen Überblick über das Zeiterfassungstool geben, das wir in den letzten fünf Jahren entwickelt haben.Teamdeck. Vielleicht ist das die App, nach der Sie schon lange gesucht haben?
Teamdeck ist ein Software für die Verwaltung von ProjektressourcenDas bedeutet, dass es neben der Zeiterfassung auch Folgendes bietet Projekt und Ressourcenplanungswerkzeug und Urlaubsmanagementsystem Funktionen. Im Wesentlichen handelt es sich um eine zentrale App für Ihr Team, mit der Sie die Arbeit planen, die Leistung überwachen und die Verfügbarkeit der Mitarbeiter einsehen können.
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Wenn Sie das Gefühl haben, dass Teamdeck für Ihr Team in Frage kommt, Sie es aber erst einmal in Aktion sehen möchten (und das sollten Sie auch!), können Sie Termin für ein Gespräch mit Aniela, unsere Experten für Kundenerfolg. Sie wird alle Ihre Fragen beantworten und Ihnen zeigen, wie Ihr Team von Teamdeck profitieren kann.
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