Dem Prozess der Einarbeitung neuer Mitarbeiter wird von den Unternehmen viel Aufmerksamkeit gewidmet. Willkommensgeschenke, Onboarding-Schnitzeljagden oder persönliche Botschaften von der Führungsebene sorgen für unvergessliche Erlebnisse bei den neuen Mitarbeitern. Im Internet finden Sie zahlreiche wertvolle Ressourcen für die Gestaltung der Einführungsrichtlinien Ihres Unternehmens. Schauen Sie auf jeden Fall nach diese Vorlage von Trello oder ein Leitfaden von Workable.
Es gibt jedoch noch einen weiteren Onboarding-Prozess, der für Ihr Unternehmen äußerst wichtig ist, über den jedoch viel weniger gesprochen wird. Ich spreche von der Aufnahme neuer Mitarbeiter in ein Projektteam. Unabhängig davon, ob es sich um neue Mitarbeiter oder um bestehende Mitarbeiter handelt, erfordert der Beitritt zu einem neuen Projekt besondere Aufmerksamkeit.
Die Aufgabe der Einarbeitung neuer Teammitglieder liegt in der Regel in der Verantwortung der Projektleiter. Es steht viel auf dem Spiel, angefangen bei der Zufriedenheit der Mitarbeiter. Menschen, die nicht richtig in die Gruppe aufgenommen wurden, können sich ausgeschlossen fühlen und schließlich das Unternehmen verlassen. Auch die Projektdurchführung kann in Gefahr sein: Ohne ein angemessenes Onboarding sind Ihre neuen Teammitglieder möglicherweise einfach weniger effizient bei der Arbeit..
Zum Glück gibt es einige Schritte, die Sie unternehmen können, um neue Mitarbeiter schnell in das Projektteam aufzunehmen. In diesem Artikel werden wir sie nacheinander besprechen.
Bevor sie das Büro (oder den Chatraum) betreten, sollten Sie bereits einige Vorbereitungen treffen.
Das wichtigste Element ist, dass Sie wissen müssen, dass jemand zu Ihrem Team stoßen wird (und wer diese Person ist). Das ist relativ einfach, wenn Sie in einem Start-up oder einer kleineren Agentur arbeiten. Die Herausforderung besteht darin, den Überblick über Planungsentscheidungen zu behalten, wenn Ihr Unternehmen an mehreren Projekten gleichzeitig arbeitet. A Ressourcenkalender ist praktisch, wenn Sie den Überblick über die Buchungen Ihres Teams behalten wollen:
Der Ressourcenkalender von Teamdeck macht es einfach zu kontrollieren, wer Ihrem Projekt zugewiesen wurde. Gruppieren Sie Ihren Kalender nach Projekten, um die Buchungen schnell zu durchsuchen.
Sobald Sie wissen, dass jemand zu Ihrem Projektteam stößt, sollten Sie sicherstellen, dass auch die bestehenden Teammitglieder darüber informiert sind. Sie wollen diese unangenehmen "Sie sind hier, um was zu tun?"-Gespräche vermeiden. Es könnte auch eine gute Idee sein, Ihren Kunden darüber zu informieren, dass eine weitere Person zum Team stoßen wird. Schließlich ist das auch in seinem Interesse.
Bei den Vorbereitungen für die Aufnahme neuer Mitarbeiter in das Projektteam sollten Sie auch an deren Arbeitsplätze denken. Unabhängig davon, ob Sie im Büro oder aus der Ferne arbeiten, sollten Sie sicherstellen, dass alle Mitarbeiter über die erforderliche Ausrüstung und den Zugang zur Software verfügen. Dadurch fühlen sich die neuen Mitarbeiter nicht nur willkommener, sondern es wird auch der Einarbeitungsprozess vereinfacht.
Ihr neues Teammitglied muss mit dem Rest des Teams, dem Kunden und allen Mitarbeitern, mit denen es regelmäßig zu tun haben wird, vertraut sein. Gleichzeitig sollten Ihr Team und die externen Stakeholder mit dem neuen Mitglied der Gruppe und seiner Rolle im Projekt vertraut gemacht werden. Um das Eis zu brechen, können Sie ein gemeinsames Mittagessen organisieren oder ein Spiel spielen. Dass Sie ein verteiltes Team sind, ist hier keine Entschuldigung. Es gibt viele teambildende Aktivitäten auch für verteilte Teams.
Die Einführungsphase ist auch der Zeitpunkt, an dem Sie die Organisationskultur Ihres Teams und Ihre üblichen Arbeitsabläufe vorstellen können. Wenn Sie als IT-Projektmanager arbeiten, ist es wahrscheinlich, dass Sie eine der gängigsten Methoden anwenden. Auch wenn Ihr neuer Mitarbeiter mit folgenden Methoden vertraut sein könnte die Grundlagen von Scrum oder Kanban neigen Teams dazu, dem Prozess ihren eigenen Stempel aufzudrücken. Deshalb ist es so wichtig, dass Ihr neues Teammitglied alle Sitzungen und Rituale in Aktion erlebt. Es ist eine gute Idee, andere Leute zu beobachten und von Anfang an an den Besprechungen teilzunehmen.
Und noch etwas: Stellen Sie sicher, dass neue Mitarbeiter wissen, wie das Unternehmen funktioniert.
Auch wenn die Erläuterung der Unternehmensrichtlinien und Büroführungen in der Regel in die Zuständigkeit der Personalabteilung fallen, ist es in Ihrem Interesse, sich zu vergewissern, dass ein bestimmter Mitarbeiter sich in Ihrem Unternehmen auskennt. Geben Sie einige Insider-Tipps und stellen Sie sicher, dass sie sich an ihrem Arbeitsplatz wohlfühlen und Ihre Kultur und Grundwerte besser verstehen.
Wenn Sie neue Teammitglieder in das Projekt einführen, denken Sie an die üblichen Dinge, die Sie zu Beginn des Projekts tun würden. Sie müssen alle Anforderungen zusammentragen, den Umfang des Projekts und die Einzelheiten des Budgets oder des Zeitplans verstehen. Das neueste Mitglied Ihres Teams muss mit all diesen Details vertraut sein, um das Projekt vollständig zu verstehen.
Lesen Sie hier mehr über das Onboarding von Projekten.
Wenn Sie mit einer Person zusammenarbeiten, die gerade erst in Ihrem Unternehmen eingestellt wurde, müssen Sie sich über Ihre Erwartungen besonders im Klaren sein. Das erste Projekt in einem neuen Unternehmen ist sehr wichtig, da es den Ton für die künftige Zusammenarbeit angibt, aber auch dazu beiträgt, dass Sie verstehen, wie die betreffende Person arbeitet.
Claire Lew, die Geschäftsführerin von Kennen Sie Ihr Team sagt:
Eine Empfehlung lautet, den ersten Monat des neuen Mitarbeiters projektbezogen zu planen. Wofür wird er verantwortlich sein, und was ist das ideale Ergebnis? Sie wollen etwas haben, das der Person hilft, sich mit dem Unternehmen vertraut zu machen, aber gleichzeitig auch das Gefühl vermittelt, etwas erreicht zu haben.
In Wirklichkeit kann sich das erste Projekt genauso gut als ein unter hohem Druck stehender Auftrag mit kurzen Fristen für einen anspruchsvollen Kunden herausstellen. Um den Stress zu verringern und Missverständnisse zu vermeiden, sollten Sie klare Ziele setzen und sich regelmäßig mit Ihrem neuen Mitarbeiter abstimmen. Auf diese Weise können Sie eventuelle Probleme schneller lösen.
Ein weiterer Aspekt des Arbeitsablaufs Ihres Teams, den Sie während des Onboardings abdecken müssen, betrifft die von Ihnen verwendeten Tools. Auch hier gilt: Selbst wenn Ihr neuer Mitarbeiter mit einer bestimmten Software vertraut ist, sollten Sie sicherstellen, dass er den besonderen Arbeitsablauf in Ihrem Team versteht. Viele Anwendungen, die von IT-Teams zur Durchführung von Projekten verwendet werden, bieten Ressourcen für neue Benutzer. Slack zeigt den Menschen, wie sie die gängigsten Aufgaben erledigen können. Atlassian lehrt im Rahmen eines umfangreichen Agile-Kurses, wie man seine Produkte einsetzt. Unter TeamdeckWir haben kürzlich einen Leitfaden für neue Teammitglieder veröffentlicht, den Sie hier einsehen können hier. Sammeln Sie die wichtigsten Informationen über die Software, die Ihr Team verwendet, und geben Sie diese an neue Mitarbeiter weiter, die dem Team beitreten.
Wir hoffen, dass diese Tipps Ihnen dabei helfen werden, neue Mitarbeiter reibungslos in Ihre Projekte aufzunehmen und Ihr Team mit mehr Selbstvertrauen zu führen. Vielleicht möchten Sie sie an die Bedürfnisse Ihres Unternehmens anpassen und ein formelles Onboarding-Programm erstellen. Viel Erfolg!
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