Der vielleicht wichtigste Unterschied zwischen der Kommunikation im regulären Büro und der aus der Ferne ist, dass letztere nur dann erfolgreich sein kann, wenn sie absichtlich erfolgt. Ihre bewusste Anstrengung, erfolgreiche Kommunikationsprozesse in Ihrem Remote-Team zu etablieren, wird sich auszahlen. In diesem Blogbeitrag gehen wir auf die größten Herausforderungen der Remote-Kommunikation ein und zeigen, wie Sie diese entschärfen können. Außerdem werden wir Tools auflisten, von denen Ihr Remote-Team profitieren wird. Nach der Lektüre dieses Beitrags werden Sie in der Lage sein, die besten Praktiken für die Kommunikation per Fernzugriff einzuführen.
Bevor wir ins Detail gehen, sollten Sie jedoch unbedingt daran denken, die Kommunikationsprozesse in Ihrem Unternehmen zu dokumentieren. Richten Sie in der Wissensdatenbank/im Arbeitsbereich Ihres Unternehmens einen Bereich ein, in dem Sie Richtlinien für die Art und Weise, wie Mitarbeiter kommunizieren sollten, speichern können. Führen Sie die Werkzeuge auf, die sie verwenden müssen. Stellen Sie sicher, dass neue Mitarbeiter dieses Dokument/diese Seite während der Einarbeitung lesen. Onboarding-Prozess.
Außerdem sollten Sie nicht zulassen, dass sie eintönig werden. Sie und Ihre Mitarbeiter müssen sich regelmäßig mit diesen Kommunikationsprozessen befassen und bei Bedarf Anpassungen vornehmen. Wenn Sie Projektmanager sind, können Sie über Remote Teamkommunikation während der Sprint-Retrospektiven.
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Was sind die ersten Herausforderungen, die Ihnen bei der Kommunikation aus der Ferne in den Sinn kommen? Vielleicht denken Sie an Zeitzonen und die Schwierigkeit, synchron zu bleiben. Oder vielleicht machen Sie sich Sorgen über Probleme mit einer unzuverlässigen Internetverbindung. Das sind berechtigte Sorgen, aber die im Folgenden beschriebenen Herausforderungen sind oft schwerwiegender, auch wenn sie nicht so leicht vorherzusehen oder zu bemerken sind.
Die mangelnde Sichtbarkeit, die für Remote-Teams schwierig sein könnte, ist auf mehreren Ebenen offensichtlich:
Der Ressourcenkalender von Teamdeck ist eine einzige Quelle der Wahrheit über die Verfügbarkeit und Arbeitsbelastung Ihres Teams. Sie können sehen, wer welchem Projekt zugewiesen ist, wer im Urlaub ist und wer gerade Kapazität links (wenn Sie nach Personen suchen, die an Ihrem Projekt teilnehmen können).
Wenn Sie mit jemandem kommunizieren, der aus der Ferne arbeitet, haben Sie nicht den Kontext, den eine direkte Kommunikation bietet. Sie sehen die Körpersprache nicht, wissen meist nicht, was die Person in letzter Zeit gemacht hat, wie ihre Stimmung ist usw. Nehmen wir folgendes Beispiel: Sie erhalten eine sehr knappe Nachricht von einem Ihrer Mitarbeiter, in der er Sie bittet, einige Informationen weiterzugeben. Im ersten Moment denken Sie vielleicht: "Ist diese Person böse auf mich? Verärgert? Ich habe doch nichts falsch gemacht". Sie können sich vorstellen, wie das zu Missverständnissen oder sogar Konflikten führen kann. Deshalb ist es wichtig, dass Sie:
Menschen, die in Remote-Teams arbeiten, müssen sich bewusst darum bemühen, in Verbindung zu bleiben. Es ist ziemlich einfach, die Kommunikation auf kurze Nachrichten zu beschränken, die auf Slack oder per E-Mail ausgetauscht werden, besonders wenn die Rollen der Mitarbeiter unabhängig voneinander sind oder sie in verschiedenen Zeitzonen arbeiten. Als Teamleiter können Sie den Teamgeist fördern, indem Sie zu regelmäßigen Videoanrufen ermutigen, teambildende Maßnahmenoder sogar einen Chat-Kanal, der sich dem Posten von Memes widmet (Ideen für andere kulturfördernde Kanäle finden Sie unter hier).
Dieser Punkt ist ein wenig heikel. Man könnte denken: Wie kommt es, dass es weniger Möglichkeiten für 1:1-Sitzungen gibt? Immerhin können die Leute privat chatten, wann immer sie wollen: Viele Kommunikationsmittel, die von Remote-Teams verwendet werden, ermöglichen private Gespräche.
Das gilt für Chats von Mitarbeiter zu Mitarbeiter, aber 1:1-Gespräche zwischen Vorgesetzten und direkten Mitarbeitern können schnell in Vergessenheit geraten, wenn man sein Team nicht jeden Tag sieht. Oder Sie könnten ein falsches Gefühl der Sicherheit bekommen, wenn Sie regelmäßig mit Ihrem Team chatten.Alle sind zufrieden, es gibt keinen Grund für zusätzliche 1:1-Treffen.. Nur die gibt es, unabhängig davon, wie gut es Ihrer Mannschaft geht.
Zugegeben, diese Herausforderung stellt sich nicht nur für Remote-Teams. Auch Teammitglieder, die im Büro arbeiten, bekommen vielleicht weniger Gelegenheit, sich mit ihrem Chef zu treffen, als sie brauchen. Wenn es sich jedoch um Remote-Mitarbeiter handelt, müssen Sie dafür sorgen, dass sie hin und wieder die Gelegenheit haben, mit Ihnen zu sprechen. Sie können eine feste Zeit für diese Treffen einplanen oder die Mitarbeiter regelmäßig daran erinnern, ein Zeitfenster für ein 1:1-Gespräch zu wählen. Auf diese Weise können Sie sich besser mit Ihren verteilten Mitarbeitern austauschen und auch Vertrauen zu Ihrem Team aufbauen.
Ein wichtiger Hinweis zu den Tools: Es reicht nicht aus, nur Konten einzurichten und Ihrem Team mitzuteilen, dass "sie da sind, wenn Sie sie nutzen wollen". Stellen Sie sicher, dass alle Mitarbeiter wissen, welche Plattformen sie nutzen sollten und wie sie diese nutzen können. Auch hier sollten Sie diese Richtlinien dokumentieren und sie Ihren derzeitigen Mitarbeitern und künftigen Neueinstellungen zugänglich machen. Wenn eines der von Ihnen verwendeten Tools nicht so funktioniert, wie Sie es sich erhofft haben, sollten Sie Ihren Werkzeugkasten neu gestalten. Die Technologielandschaft ist riesig, und Sie werden wahrscheinlich Anwendungen finden, die 100% für die Bedürfnisse Ihres Teams geeignet sind.
Wir haben Rohit Gupta von Pixpaeiner Plattform, die Kreativen hilft, schöne Portfolio-Websites zu erstellen, über ihre Herangehensweise an Fernarbeiten und Tools:
Bei Pixpa arbeiten wir seit drei Monaten vollständig dezentral, und wir beabsichtigen, von nun an als vollständig dezentral arbeitendes Unternehmen zu arbeiten. Obwohl wir durch die Pandemie zu dieser Umstellung gezwungen wurden, haben wir uns schnell mit der neuen Normalität abgefunden und sind nahtlos zur Telearbeit übergegangen. Die Arbeit aus der Ferne hat viele Vorteile - der Zeitaufwand und der Stress des täglichen Pendelns sind verschwunden, die Work-Life-Balance ist wiederhergestellt und die Produktivität ist gestiegen. Als Remote-Team konzentrieren wir uns darauf, unsere Kultur zu erhalten und auszubauen, die Kameradschaft zwischen den Kollegen zu fördern und die Zusammenarbeit voranzutreiben.
Wir nutzen Slack, Asana, Zoom und Github für unsere gesamte Arbeitskommunikation und Zusammenarbeit. Wir haben eine frei fließende, unstrukturierte Zusammenarbeit innerhalb des Teams, die nicht in die Definition von Scrum-Meetings passt.
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