Überstunden, also die Menge an Arbeit, die über den geplanten Zeitplan hinaus geleistet wird, sind ein zu komplexes Thema, als dass man einfach einen Ratschlag wie "um jeden Preis vermeiden" geben könnte. Wenn es zu unerwarteten Komplikationen kommt, kann es sogar die einzige Möglichkeit sein, ein Projekt zu retten, indem man zusätzliche Stunden investiert.
Was Sie nicht wollen, ist, dass Überstunden zur Regel werden, denn sie können Ihrem Unternehmen sowohl finanziell als auch kulturell schaden. Zum Glück gibt es einige bewährte Praktiken, die Ihnen helfen können, Überstunden sinnvoll zu verwalten. In diesem Artikel gehen wir sie der Reihe nach durch.
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Effizientes Überstundenmanagement (und Zeitmanagement-Strategie) beginnt mit der Planung eines ausgewogenen Arbeitsplans. Hier können Sie kostspielige Fehler machen, die sich im Laufe des Projekts vervielfachen werden. Wie lassen sich diese vermeiden? Wenn möglich, versuchen Sie flexible Planungdie alternative Szenarien und zeitliche Anpassungen zulassen.
Analysieren Sie auch das geplante Arbeitspensum für alle Ihre Mitarbeiter: Achten Sie besonders auf Personen mit besonderen Fähigkeiten, deren Aufgaben nicht auf andere Teammitglieder übertragen werden können. Wenn ihre Arbeitsbelastung hoch ist, ist es wahrscheinlicher, dass sie Überstunden machen, da niemand anderes einspringen kann.
Eine Möglichkeit, dies zu vermeiden, wäre der Aufbau eines Netzes von Freiberuflern, die bei Bedarf in das Projekt eingebunden werden können. Eine andere Möglichkeit ist, eine neue Person mit ähnlichen Fähigkeiten einzustellen, die einen Teil der Arbeitslast übernehmen kann. Steigerung der Produktivität von 9 bis 5
Die Überwachung der Arbeitsbelastung ist zwar ein wichtiger Schritt, reicht aber nicht immer aus, um Überstunden zu vermeiden. Bei Projekten mit engen Zeitplänen und unverrückbaren Fristen gibt es nur sehr wenig Spielraum, wenn etwas schief geht.
Ein kranker Mitarbeiter oder ein technisches Problem kann schnell dazu führen, dass das Team Überstunden machen muss. Um die Überstunden zu minimieren, können Sie ein paar Regeln aufstellen, die den Mitarbeitern helfen, sich auf ihre Arbeit zu konzentrieren.
Zunächst einmal sollten Sie sicherstellen, dass Ihr Team weiß, welche Aufgaben auf es zukommen. So offensichtlich das klingt, ist es doch nicht immer der Fall. Teammitglieder, die ihre Aufgaben nicht kennen (oder ihren Aufgabenbereich nicht vollständig verstehen), verlieren wahrscheinlich viel wertvolle Zeit, bevor sie mit der Arbeit beginnen.
Der nächste Schritt wäre, alle nicht unbedingt notwendigen Sitzungen zu streichen. Wenn Sie einen agilen Ansatz für das Projektmanagement verfolgen, können Sie Folgendes planen Scrum-Besprechungen. Sie sind so konzipiert, dass sie die wesentlichen Punkte abdecken, ohne Zeit und Ressourcen zu verschwenden.
Eine weitere Möglichkeit zur Steigerung der Effizienz besteht darin, die Kommunikation zwischen den Teammitgliedern zu erleichtern. Auf dem Markt gibt es eine Vielzahl von Tools für die Zusammenarbeit: von Chat-Apps (z. B. Slack) bis hin zu Projektmanagementsoftware (z. B. JIRA).
Sobald Sie Ihre Tools ausgewählt haben, versuchen Sie, sie miteinander zu integrieren, um reibungslose Arbeitsabläufe zu schaffen. Ein Beispiel wäre die Installation von JIRA-Benachrichtigungen auf Slack: Auf diese Weise können die Teammitglieder die Aktualisierungen in Echtzeit sehen und entsprechend reagieren.
Sobald das Projekt angelaufen ist, müssen Sie den Fortschritt der zu erbringenden Leistungen sowie die tatsächliche Arbeitsbelastung verfolgen (lesen Sie mehr über Workload-Management). Wie kann man das tun? Eine effiziente Möglichkeit, die Arbeitszeit Ihrer Mitarbeiter zu erfassen, ist der Einsatz einer Zeiterfassungssoftware. Das ist auch für das Team sehr praktisch.
Dank der Zeiterfassungsbögen können Ihre Teammitglieder sicher sein, dass Sie ihre zusätzlichen Bemühungen sehen. Ein Vorteil für die Manager? Je eher Sie von den Überstunden erfahren, desto schneller können Sie die Ursache dafür finden.
Um die Zeiterfassungsbögen Ihres Teams effizient zu überwachen, verwenden Sie am besten ein automatisch aktualisierendes Stundenzettel-Bericht. Bei der Betrachtung der erfassten Zeitdaten ist es sinnvoll, auch die Beschreibungen auf dem Stundenzettel zu analysieren. Beschreibungen sind Kommentare, die Ihre Mitarbeiter bei der Erfassung eines bestimmten Zeiteintrags eingeben können. Die Überprüfung der Beschreibungen kann Ihnen wertvolle Einblicke in die Überstundenmuster Ihres Teams geben:
In der Abbildung oben sehen Sie, dass Rose nur dann viele Überstunden gemacht hat, wenn sie Aufgaben hatte, bei denen sie mit dem Kunden interagieren musste (Workshops, Bestandsprüfungen). Vielleicht ist das eine Untersuchung wert?
Je nach Ursache der Überstunden können Sie entweder den Projektplan anpassen (lesen Sie mehr über Projektplanungstechniken) oder stellen Sie zusätzliche Hilfe ein. Wenn Sie der Meinung sind, dass sich einige Überstunden nicht vermeiden lassen, sollten Sie dem Team Ihre Erwartungen mitteilen.
Viele Arbeitnehmer sind zwar bereit, die Extrameile zu gehen, aber ihre Überstunden führen zu einer negativen Work-Life-Balance. Aus diesem Grund zahlen die meisten Unternehmen Zuschläge für die Zeit außerhalb der regulären Arbeitszeit. Da alle Ausgaben im Projektbudget enthalten sein sollten (lesen Sie mehr über Verfolgung des Projektbudgets)Es ist wichtig zu wissen, wie viel Geld für die Vergütung von Überstunden vorgesehen ist.
Einige Ressourcenmanagement-Tools erleichtern diese Aufgabe, indem sie Berichte bereitstellen, die Sie aus dem Stundennachweise. In Teamdeck können Sie einen sich automatisch aktualisierenden Vergütungsbericht erstellen, der Ihnen hilft, Überstunden zu verwalten.
Wählen Sie einfach die Datenpunkte aus, die Sie benötigen, und geben Sie die Überstundensätze Ihres Teams ein. Sie können unterschiedliche Sätze für verschiedene Teammitglieder verwenden. Im weiteren Verlauf des Projekts brauchen Sie nur den Bericht zu öffnen und die aktuellen Überstundenausgaben zu überprüfen. Sie können den Link zum Bericht sogar an Ihr Lohnbuchhaltungsteam weitergeben, um auch diesem die Arbeit zu erleichtern.
Sobald Sie eine angemessene Politik für das Überstundenmanagement eingeführt haben, sollten Sie nicht vergessen, die Erwartungen an Ihr Team zu kommunizieren. Arbeitsplatz und Projekttransparenz sind hier besonders wichtig, denn sie können Ihnen helfen, die Mitarbeiter-Burnout.
Eine aktuelle Studie von Gallup zeigte, dass während unüberschaubare Arbeitsbelastung ist in der Tat einer von 5 Faktoren, die mit Burnout korrelieren, so auch mangelnde Kommunikation und Unterstützung durch die Führungskräfte und unangemessener Zeitdruck. Offene Kommunikation, Verständnis für die zeitlichen Beschränkungen des Projekts und klare Regeln für den Ausgleich von Überstunden sind notwendig, damit sich Ihre Teammitglieder mit ihrer aktuellen Arbeitsbelastung besser fühlen.
Teamdeck macht es einfacher, die Überstunden Ihres Teams zu verwalten. Mit Stundennachweisen und Berichten über den Überstundenausgleich behalten Sie den Überblick über die Arbeitsbelastung Ihres Teams und das Projektbudget. Vereinbaren Sie einen Termin mit Aniela und erfahren Sie, wie Sie Ihr Team effektiv führen können!
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