Projektzeitplanmanagement - Rolle, Herausforderungen, Werkzeuge

Jedes erfolgreiche Projekt, unabhängig von Größe und Umfang, beginnt mit einem ordnungsgemäßen Projektplanmanagement. Ein Projektplan ist ein Fahrplan für die Durchführung des Projekts von Anfang bis Ende. Er enthält Angaben zu den Start- und Endterminen der Aktivitäten und zur Reihenfolge, die für ein erfolgreiches Ende einzuhalten ist. Ein Zeitplan sollte Aufschluss darüber geben, wo das Projekt steht und was noch zu tun ist.

Damit der Zeitplan jedoch seinen Zweck erfüllen kann, ist das Zeitplanmanagement von größter Bedeutung. Dabei handelt es sich um das Verfahren, das die Dokumentation und die Richtlinien für die Entwicklung, Überwachung, Kontrolle und Verwaltung des Zeitplans für die Ressourcen und die zugewiesene Zeit für einen rechtzeitigen und erfolgreichen Abschluss festlegt.  

In diesem Artikel erörtern wir die Rolle des Zeitplanmanagements bei der Projektabwicklung, die Herausforderungen, die dabei auftreten können, sowie die Instrumente für ein effektives Zeitplanmanagement.

Welche Rolle spielt das Management des Projektzeitplans?

Im Idealfall lässt sich das Management des Projektzeitplans als der wichtige Prozess definieren, der notwendig ist, um sicherzustellen, dass ein Projekt innerhalb der zeitlichen und ressourcenbezogenen Grenzen abgeschlossen wird. Einfach ausgedrückt, handelt es sich um die Aktivitäten, die erforderlich sind, um Projekt- und Ressourcenmanager den Projektzeitplan während der gesamten Projektdauer im Auge behalten. Im Folgenden wird die Rolle des Zeitplanmanagements im Projektmanagement erläutert.

1.  Entwicklung des Zeitplans

Das Zeitplanmanagement beginnt mit der Entwicklung des Projektzeitplans. Zu den Aktivitäten, die für diese Funktion wichtig sind, gehören:

• Festlegung des Zeitplans - Hier geht es darum, alle für den Abschluss des Projekts erforderlichen Aktivitäten zu ermitteln. Dies gibt den Projektmanagern und dem Team ein umfassendes Verständnis davon, was für den Abschluss des Projekts getan werden muss
• Festlegung der Reihenfolge - Hier wird ermittelt, wie die Aktivitäten im Projektzyklus aufeinander folgen. Dies offenbart auch die Abhängigkeitsbeziehungen und die Art der Beziehung zwischen den Aktivitäten.
• Schätzung der Dauer - Hier geht es um die Schätzung der Dauer, die jede Aktivität in Anspruch nehmen wird, sowie um den Start- und Endtermin.  

2.  Zeitplan für die Genehmigung

Die Zustimmung der Projektbeteiligten ist für die Umsetzung des Zeitplans erforderlich. Die Rolle des Zeitplanmanagements besteht in diesem Schritt darin, mit den Beteiligten über deren Zustimmung zu verhandeln. Die Beteiligten müssen den Zeitplan genehmigen, damit sie die erforderlichen Ressourcen und Mitarbeiter für die Durchführung der Aufgaben bereitstellen können. Sobald die Genehmigung vorliegt, erstellt der Projektleiter eine Baseline und kommuniziert den Zeitplan mit dem Team.

3.  Überwachung des Zeitplans

Die andere Aufgabe des Zeitplanmanagements ist die Überwachung des Zeitplans während seines Verlaufs. (und das ist der Grund, warum Sie wissen sollten Wie wählt man eine Zeiterfassungssoftware aus?). In dieser Rolle konzentriert er sich auf den Projektfortschritt, um den jeweiligen Status zu bestimmen. Der Projektmanager stellt fest, wie sich der Zeitplan durch den Einfluss anderer interner und externer Faktoren verändert und welche Auswirkungen dies auf den Projektzeitplan hat. Dies ist auch wichtig, um die notwendigen Maßnahmen zu bestimmen, die erforderlich sind, um das Projekt wieder in den Zeitplan zu bringen, um Verzögerungen zu vermeiden oder die Änderungen im Zeitplan zu berücksichtigen.

4. Aktualisierung des Projektzeitplans

Zum Zeitplanmanagement gehört auch die regelmäßige Aktualisierung des Zeitplans unter Berücksichtigung der Änderungen, die seit Beginn des Projekts eingetreten sind. Dazu müssen die Projektmanager den Prozess für die Aktualisierung des Zeitplans festlegen und beispielsweise die Auswirkungen der Änderungen auf das Budget analysieren, Projektumfang und Qualität und bestimmt die Personen, die befugt sind, die Änderungen vorzunehmen. Außerdem holt der Projektleiter die Zustimmung der Beteiligten ein und teilt die Änderungen dem Team mit.

Potenzielle Herausforderungen bei der Verwaltung des Projektzeitplans

Das Management von Zeitplänen ist keine leichte Aufgabe. Der Prozess des Zeitplanmanagements von der Entwicklung, Überwachung und Aktualisierung des Zeitplans ist ohne Herausforderungen des Projektmanagements. Im Folgenden finden Sie einige häufige Herausforderungen, auf die Sie achten sollten.

• Ungenaue Zeiteinschätzung

Die richtige Dauer der Aktivitäten ist für den effektiven Abschluss des Projekts sehr wichtig. Dennoch ist dies eines der schwierigsten Dinge, die man richtig machen kann. Außerdem ist es sehr wahrscheinlich, dass die Beteiligten in der Genehmigungsphase die Zeit, die für die Durchführung einiger Aufgaben benötigt wird, unterschätzen. Der Grund dafür ist, dass sie nicht aktiv an der Arbeit beteiligt sind oder Ressourcen einsparen wollen. Leider kann eine Unterschätzung des Zeitaufwands dazu führen, dass das Projekt in Bezug auf Zeit und Ressourcen überzogen wird. Wenn das Team zu sehr unter Druck gesetzt wird, sinkt die Effektivität, was die Produktivität beeinträchtigt.

• Schlechte Kommunikation

Kommunikation ist im Zeitplanmanagement von entscheidender Bedeutung, um sicherzustellen, dass alle Beteiligten auf derselben Seite arbeiten. Unzureichende Kommunikation führt zu Zeitverlusten, da die Mitarbeiter ihre Arbeit verlassen, um nach Klärungen zu fragen oder selbst Informationen zu finden. Andererseits kann eine übermäßige Kommunikation zu einer Überlastung mit Nachrichten und Verwirrung führen. Projektleiter müssen das Team und die Beteiligten über den Zeitplan, die sich ändernden Prioritäten und vieles mehr auf dem Laufenden halten. Wenn man sich vor Augen hält, wie wichtig eine effektive Kommunikation für den Projektabschluss ist, kann man diese Herausforderung gut meistern.

• Schlechtes Risikomanagement

Es ist nicht immer so, dass der Zeitplan wie geplant eingehalten wird. Die Projektmanager müssen Risiken vorhersehen und die Auswirkungen auf den Zeitplan abschätzen, wenn sie eintreten. Geschieht dies nicht, kann dies zu einem unrealistischen Zeitplan führen. Leider kann die Ermittlung potenzieller Risiken eine Herausforderung sein.

• Schlecht Projekt-Workflow-Management

Die Verwaltung von Arbeitsabläufen kann für viele Menschen eine ziemliche Herausforderung sein, insbesondere wenn der Umfang groß ist. Wenn man nicht in der Lage ist, Arbeitsabläufe richtig zu verwalten, wird es leider schwieriger, Änderungen zu bewältigen, da sie das Projekt vom ursprünglichen Zeitplan abweichen lassen.

In das Projekt investieren Verwaltungssoftware kann dazu beitragen, einige dieser Herausforderungen zu mildern. Ein effektives Projektmanagement ist jedoch auch bei Einsatz von Technologie sehr wichtig. Um ein effektives Zeitplanmanagement zu gewährleisten, bedarf es eines Projektmanagers mit Kenntnissen in diesen verschiedenen Bereichen. Die Beauftragung von Projektmanagern, die über PMP-Zertifizierungsschulung ist von entscheidender Bedeutung. Diese Schulung vermittelt den Projektmanagern die erforderlichen Fähigkeiten, um ein Projekt von Anfang bis Ende zu leiten, einschließlich des Terminmanagements.  

Werkzeuge für ein effektives Projektplanmanagement

Tools zur Verwaltung von Projektplänen helfen bei der Rationalisierung der Prozesse und Abläufe, um Zeit zu sparen und die Genauigkeit zu verbessern. Sie erleichtern das Entwickeln, Überwachen, Aktualisieren und Kommunizieren des Projektplans und sorgen dafür, dass sich das Team in hohem Maße engagiert. Glücklicherweise sind in den meisten Projektmanagement-Softwareprogrammen wertvolle Tools für das Zeitplanmanagement integriert. Hier sind einige der Tools für das Zeitplanmanagement, auf die Sie achten sollten:

1.  Gantt-Diagramme

Dieses Tool zeigt den Zeitplan des Projekts und die Abhängigkeiten zwischen den Aufgaben an. Es kann hilfreich sein, um den Fortschritt des Zeitplans zu verfolgen, Verzögerungen zu erkennen und Abweichungen vom Zeitplan im Auge zu behalten. Außerdem ist es nützlich, um Aufgaben zu identifizieren, die für den rechtzeitigen Abschluss des Projekts erforderlich sind.

2.  Projektstrukturplan (WBS)

Dieses Instrument hilft bei der Untergliederung des Projektziels in kleine, umsetzbare Schritte - Aufgaben und Unteraufgaben. Mit einem WBS ist es einfacher, die Klarheit des Zeitplans zu erkennen.

3.  Ausgangslage des Projekts

Dieses Tool hilft bei der Verfolgung des Projektfortschritts in Echtzeit. Es hilft, den Projektplan mit der tatsächlichen Leistung zu vergleichen.

4.  Werkzeuge für Kommunikation und Zusammenarbeit

Diese sind von entscheidender Bedeutung für eine effektive Kommunikation und Zusammenarbeit im Team, um sicherzustellen, dass alle Beteiligten an einem Strang ziehen.

5.  Tools für Zeitmanagement und Terminplanung

Zeitmanagement-Tools helfen dabei, die Zeit zu erfassen, die Teammitglieder für eine bestimmte Aufgabe aufwenden. Planungswerkzeuge geben einen Überblick darüber, an welchen Aufgaben die Teammitglieder gerade arbeiten und ob sie in der Lage sind, mehr Arbeit zu übernehmen.

Schlussfolgerung

Das Management des Projektzeitplans ist ein wichtiger Aspekt des Projektmanagements. Zu seinen Aufgaben gehören die Entwicklung des Zeitplans, die Genehmigung des Zeitplans, die Überwachung des Zeitplans und die Aktualisierung des Zeitplans. Das Zeitplanmanagement ist jedoch nicht frei von Herausforderungen. Sie reichen von Ungenauigkeiten bei der Zeitschätzung bis hin zu schlechter Kommunikation und vielem mehr. Das Gute ist, dass es Werkzeuge gibt, die diese Herausforderungen abmildern und ein effektives Zeitplanmanagement sowie einen erfolgreichen und rechtzeitigen Abschluss des Projekts gewährleisten.

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