Zeiterfassungsbögen haben bei den Arbeitnehmern selten einen guten Ruf. Zugegeben, sie machen ihrem schlechten Ruf oft alle Ehre: Niemand unterschreibt gerne eine Menge Papiere, nur um zu "beweisen", dass er eine bestimmte Menge an Arbeitszeit geleistet hat. Andererseits können Zeiterfassungsbögen sowohl für Manager als auch für ihre Teammitglieder von großem Nutzen sein.
Was werden Sie aus diesem Artikel lernen?
- Anwendungsfälle der effektiven Zeiterfassung für Mitarbeiter
- Welches Unternehmen hat die Ressourcenmanagement-Software als ihr Zeiterfassungssystem
- Sind die Zeiterfassung und -verwaltung schlecht?
Beginnen wir mit der Frage, um die es geht:
Was ist Arbeitszeitmanagement?
Einfach ausgedrückt: Zeiterfassungsmanagement ist eine Praxis der Überwachung und Analyse von Zeiterfassungsbögen von Mitarbeitern und der Zeiterfassung (erfasste Arbeitsstunden). Sie kann auch verschiedene Maßnahmen umfassen, z. B. die Berechnung der Gehaltsabrechnungen der Mitarbeiter oder die Rechnungsstellung an den Kunden auf der Grundlage dieser Zeiterfassungsbögen.
Früher wurde die Arbeitszeit auf einem Blatt Papier festgehalten, daher der Name Stundenzettel. Heutzutage sind Online-Zeiterfassungsbögen viel beliebter, obwohl es auch hier mehrere Möglichkeiten gibt: von einfachen Tabellenkalkulationen bis hin zu KI-gestützten Software-Tools.
Wie ich bereits zu Beginn dieses Artikels erwähnt habe, sind Arbeitszeitnachweise bei den Arbeitnehmern bekanntermaßen eher unbeliebt. Lassen Sie uns in dieses Thema eintauchen und versuchen, eine Frage zu beantworten, die häufig gestellt wird:
Sind Zeiterfassungsbögen böse?
Nicht unbedingt, aber es gibt durchaus Fälle, in denen Zeiterfassungsbögen sind eine völlige Zeitverschwendung, die erheblich zur Unzufriedenheit der Menschen mit ihrem Arbeitsplatz beitragen kann.
In der Vergangenheit dienten Zeiterfassungsbögen dazu, nachzuweisen, dass die Mitarbeiter ihre Arbeit tatsächlich erledigt haben. Und genau da wird es problematisch. Zunächst einmal kann dadurch leicht eine Kultur entstehen, in der die Mitarbeiter das Gefühl haben, dass ihre Zeiterfassung wichtiger ist als die Auswirkungen ihrer Arbeit. Es fühlt sich nicht gut an, wenn man beweisen muss, dass man gearbeitet hat, oder dass man von seinen Vorgesetzten so genau beobachtet wird (und die Zeit gemessen wird).
Außerdem bietet dies keinen Anreiz, die Arbeit effizienter zu gestalten. Warum sollte man nach einer besseren Lösung suchen, wenn man einfach mehr Zeit auf dem Stundenzettel eintragen kann (und möglicherweise mehr Geld bekommt)?
Das soll nicht heißen, dass die Bezahlung nach Stunden zwangsläufig schlecht ist, auch nicht im Rahmen von Projekten. In diesem Text gehen wir zwar nicht näher auf die Verwendung von Stundenzetteln zur Ermittlung des monatlichen Verdienstes ein, aber wir wissen, dass dies ein wichtiger Anwendungsfall für Unternehmen ist, die z. B. mit Freiberuflern arbeiten. Aus diesem Grund haben wir einen separaten Leitfaden zur Berechnung der Gehaltsabrechnung für Arbeitnehmer.
Schließlich können sich die Menschen nur sehr schlecht daran erinnern, wie viel Zeit sie tatsächlich mit einer Sache verbracht haben. Aus diesem Grund ist das Ausfüllen von Stundenzetteln am Ende der Woche oder, schlimmer noch, des Monats eher das Schreiben von Fanfiction als das Sammeln zuverlässiger Daten.
Alles in allem können wir sagen, dass die Zeiterfassungsbögen kaum Auswirkungen haben, es sei denn:
- Sie und Ihr Team verstehen ihren Zweck und sehen den Wert,
- Zeiterfassungsbögen werden regelmäßig und wahrheitsgemäß ausgefüllt,
- Die quantitativen Zeiterfassungsdaten werden durch regelmäßige Kommunikation unterstützt, um weitere anschauliche Erkenntnisse zu gewinnen (mehr dazu weiter unten).
- Es wird eine geeignete Form der Zeiterfassung verwendet.
Der letztgenannte Aspekt ist besonders hervorzuheben, da sich viele Teams immer noch auf einfache Tabellenkalkulationen verlassen, um ihre Arbeit zu erledigen (die meisten Unternehmen sind glücklicherweise von echten Papierblättern abgekommen). Es ist ein Schritt in die richtige Richtung, da ein Online-Dokument leicht aktualisiert werden kann und bei Bedarf mehrere Teammitglieder darauf zugreifen können, aber es ist immer noch ein Blatt, das ausgefüllt werden muss, was nicht gerade bequem ist.
Prüfen Sie dies kostenloser pdf zu excel konverter wenn Sie immer noch mit Tabellenkalkulationen arbeiten.
Moderne Zeiterfassungstools für Mitarbeiter verfügen oft über Start-/Stopp-Tracker, die mit einem Klick ein- und ausgeschaltet werden können. Andere bieten Baken an, die automatisch das Ein- und Ausstempeln erfassen.
Ein weiterer wichtiger Aspekt aus Sicht des Managements ist, dass die Timesheet-Projektsoftware ist mit einem Urlaubsmanagement-Tool. Die Mitarbeiter müssen in der Lage sein, sowohl ihre Arbeits- als auch ihre Freizeit zu erfassen. Andernfalls könnte es passieren, dass Sie sich über leere Zeiterfassungsbögen von Personen, die gerade im Urlaub sind, Sorgen machen.
Die Verwendung einer Software, die auch als Zeitplan für Ihr Team dient, bietet Ihnen den zusätzlichen Vorteil, dass Sie die geplanten Arbeitszeiten mit den aufgezeichneten vergleichen können. Datenorientierte Projektmanager können diesen Einblick nutzen, um den Stand ihres Projekts zu bewerten und zu entscheiden, ob etwas angepasst werden sollte.
Dies ist nur ein Beispiel für wie das Zeiterfassungsmanagement PMs unterstützen kann bei der Erledigung ihrer Aufgaben, aber es gibt noch mehr. Tatsächlich werde ich den nächsten Abschnitt Ideen widmen, wie Sie die Zeiterfassungsbögen Ihres Teams zum Nutzen des Teams und des Projekts einsetzen können.
Effektive Zeiterfassung: Anwendungsfälle
Berechnen Sie die Kosten für Ihre Projekte
Ein Muss für Unternehmen, die nach Zeit- und Materialverträgen arbeiten. Da Sie Ihren Kunden die von Ihrem Team geleistete Arbeit in Rechnung stellen, können Sie deren Stundenzettel einfach als Grundlage für Ihre Rechnung verwenden. Viele Ressourcenmanagement-Tools ermöglichen es Ihnen, die Zeiterfassungsdaten zu exportieren oder sie extern zu teilen.
Raum für Verbesserungen und Einsparungen finden
Die Analyse der Zeiterfassungsbögen Ihres Teams ist eine gute Gelegenheit, tiefer in die Daten einzutauchen und Verbesserungsmöglichkeiten zu ermitteln. Viele Zeiterfassungssoftware bietet die Möglichkeit, erfasste Zeiteinträge mit vordefinierten Kategorien zu kennzeichnen oder mit Kommentaren zu versehen. Auf diese Weise können Sie analysieren, wie viel Zeit Ihr Team für nicht fakturierbare Aktivitäten aufwendet. Zugegeben, ein großer Teil davon ist wahrscheinlich gerechtfertigt, aber vielleicht erkennen Sie auch beunruhigende Muster. Welche könnten das sein? Ein Übermaß an Besprechungen könnte ein rotes Tuch sein. Ein weiterer Hinweis wäre, dass die Mitarbeiter viel Zeit mit Verwaltungsaufgaben verbringen. Es könnte sich herausstellen, dass die Investition in Tools für die Zusammenarbeit oder den Wissensaustausch langfristig Geld spart. Auch die Moral Ihres Teams wird von einem stabileren Prozess profitieren.
Prognostizierte Ressourcen
Historische Daten, wie z. B. Zeiterfassungsbögen, können auch zur Prognose des Einstellungsbedarfs verwendet werden. Anhand der Zahlen der vergangenen Jahre oder Monate können Unternehmen Trends erkennen, die sich wahrscheinlich wiederholen werden. Einer der Kunden von Teamdeck bemerkt dass Mitarbeiter mit bestimmten Fähigkeiten in bestimmten Monaten besonders gefragt sind. Lesen Sie, wie Sie Ihren eigenen Zeiterfassungsbericht erstellen können für Prognose der Humanressourcen hier.
Erkennen Sie Probleme, bevor sie eskalieren
Manchmal sind Projektschwierigkeiten recht einfach zu erkennen, wenn man sich die aufgezeichneten Zeiterfassungsbögen ansieht. Es kann zum Beispiel vorkommen, dass Mitarbeiter anfangen, viele Überstunden zu machen, um die nächsten Meilensteine zu erreichen.
Es empfiehlt sich jedoch, die von Ihrem Team erfassten Zeiten regelmäßig mit dem geschätzten Zeitplan zu vergleichen. So können Sie etwaige Unstimmigkeiten erkennen, bevor sie zu Terminüberschreitungen führen.
Ein weiterer wichtiger Punkt, den man bei der Verwaltung von Stundenzetteln beachten sollte, ist, dass Zeiterfassungsbögen können eine regelmäßige Kommunikation mit Ihrem Team nicht ersetzen..
Die Zahlen geben Ihnen die Information, dass etwas passiert. Aber um das "Warum" zu verstehen, müssen Sie die Dinge mit dem Projektteam besprechen. So können Sie nicht nur dem Problem auf den Grund gehen, sondern auch eine Arbeitsplatzkultur schaffen, in der die Mitarbeiter tatsächlich gehört und respektiert werden. So ist es weniger wahrscheinlich, dass sie die Stundenzettel als notwendiges Übel betrachten, das über ihren Köpfen hängt.
Zeiterfassungsbögen Die Zeiterfassung allein sagt noch nicht alles über die Effektivität Ihres Teams oder die Qualität der Arbeit aus, aber sie kann den Projektmanagern wichtige Signale geben, auf die sie reagieren können. Eine bewusste und transparente Politik der Zeiterfassung, unterstützt durch eine offene Kommunikation mit Ihrem Team, wird Ihnen helfen, Ihre Projekte unter Kontrolle zu halten und gleichzeitig eine hohe Mitarbeiterzufriedenheit zu erhalten.
