10 Tipps zur Verbesserung des Ressourcenmanagements

Die Technologiebranche ist unglaublich dynamisch: Projekte ändern sich, ständig tauchen neue Lösungen auf, und die Teams sind mit Mitarbeiterwechsel konfrontiert. Um diesen Tornado an Veränderungen zu meistern, muss Ihr Ressourcenmanagement grundsolide sein. Dieser Artikel zeigt Ihnen, wie Sie das schaffen können.

Unsere Leser lernen sie kennen:

• Das Softwarehaus macht Vorschläge zur Verbesserung der Ressourcenverwaltung 
• Hindernisse bei der Verbesserung des Ressourcenmanagements
• Bildschirme und die hilfreiche Rolle des Ressourcenmanagement-Software

Wissen, wie man sich verbessern kann Projektressourcenmanagement ist für jedes Softwarehaus unerlässlich. Das ist eine Tatsache. Sie verkaufen die Zeit ihrer Mitarbeiter für das Geld ihrer Kunden. Schließlich geht es hier nicht um einen sich wiederholenden Job, bei dem jeden Tag, über viele Jahre hinweg, dieselben Mitarbeiter ins Büro kommen, um acht Stunden lang dieselben Aufgaben zu erledigen. 

Was ist die Aufgabe des Ressourcenmanagements?

Bevor Sie sich dazu entschließen, Maßnahmen zur Verbesserung der Ressourcenverwaltung in Ihrem Softwareunternehmen zu ergreifen, müssen Sie wissen, warum sich Ihre Bemühungen überhaupt lohnen. Das werden Sie:

• Ihre Arbeit zu optimieren, indem Sie die Kapazitäten und das Potenzial Ihres Teams optimal nutzen.
• Zeit- und Geldverschwendung durch ineffizientes Management zu vermeiden.
• die Zufriedenheit Ihrer Mitarbeiter zu verbessern. Zu viele Aufgaben und Druck können ebenso frustrierend sein wie Langeweile und das Gefühl der Nutzlosigkeit.
• in der Lage sein, den Projektfortschritt zu überwachen und Projektrentabilität leichter.

Wie lässt sich das Ressourcenmanagement verbessern [Beispiel eines Softwareunternehmens]?

1. Identifizieren Sie das Problem

Irgendwann kommt der Zeitpunkt, an dem Sie nach einem Brainstorming mit Ihrem Managementteam entscheiden, dass sich definitiv etwas ändern muss und Ihr Unternehmen neue Lösungen benötigt. Sie brauchen einen modernen Ansatz und Reformen, damit Sie den Markt im Sturm erobern und Ihre Konkurrenten weit hinter sich lassen können. Sie wollen das alles. Und Sie wollen es jetzt. 

Leider ist dies genau der Grund, warum ehrgeizige Pläne oft im Sande verlaufen. Selbst bei bestem Ressourcenmanagement ist es nicht möglich, alle Veränderungen auf einmal umzusetzen. Vor allem, wenn man es mit einem mittleres oder großes Softwarehauswo die Prozesse zusammenarbeiten müssen. Ihr erster Schritt zur Optimierung Ihrer Arbeit ist daher das Problem zu identifizieren (oder Probleme). Vielleicht liegt die Schwachstelle in Personalknappheit, mangelnder Verfolgung von Entlassungen und Urlaub, fehlender Dokumentation für die Einarbeitung neuer Mitarbeiter und die Übergabe von Projekten, unterschätzten oder überbewerteten Projekten, komplizierten Entscheidungsprozessen. Der beste Weg, um Probleme zu erkennen und Veränderungen in Ihrer Organisation einzuleiten, ist die Analyse der Daten. Berichte auf der Grundlage der verschiedenen Prozesse und Ergebnisse in Ihrem Unternehmen wird sich als unschätzbar erweisen.

Zu wissen, was sich ändern muss, ist die Grundlage für die Durchführung der Änderungen. Der nächste Schritt besteht darin, diese Probleme nach Prioritäten zu ordnen. Überlegen Sie, welche die größten Verluste verursachen oder andere Prozesse blockieren - gehen Sie diese zuerst an, und führen Sie dann nach und nach weitere Verbesserungen ein. Es lohnt sich, große Projekte in einzelne Phasen und Aufgaben zu unterteilen, um die Ziele systematisch zu erreichen.

2. Überprüfung und Vereinfachung der Entscheidungsfindung

Oft ist die Durchführung einer Aufgabe, selbst einer einfachen, wie das Prellen eines Balls. 

1. Erstens, Person A führt die Aufgabe aus und benötigt eine Genehmigung.
2. Er sendet einen Antrag auf Überprüfung an Person B - einem älteren Teamkollegen.
3. Person B sagt, dies sei nicht sein Fachgebiet und verweist auf Person A zu Person C - ein leitendes Mitglied des anderen Teams, das an dem Projekt arbeitet.
4. Dann Person C sagt, dass er nicht über diese Entscheidungsbefugnis verfügt und es am besten ist, die Person A zu Person D - sein direkter Vorgesetzter.
5. Nächste, Person D sagt, dass dieses Projekt an folgende Stelle verwiesen werden sollte Person E - den Leiter der anderen Abteilung, die an dem Projekt arbeitet.
6. Endlich, Person Eauf Nachfrage, dass es das erste Mal sei, dass er von einer solchen Aufgabe höre und wer sie überhaupt in Auftrag gegeben habe.

Natürlich ist die oben beschriebene Situation ziemlich karikiert... aber nicht so sehr? Das Problem des komplizierten Prozesses der Abnahme der einzelnen Stufen und der Zweifel daran, wer die Entscheidungsbefugnis in verschiedenen Fragen hat, betrifft viele Unternehmen. Und das nicht nur in großen Unternehmen - auch in einer Organisation mit 20 Mitarbeitern kann es zu einem Akzeptanzengpass kommen. Der erste Krisenmoment ist, wenn das Management nicht mehr in der Lage ist, alles selbst zu entscheiden. Das ist der Moment, in dem sie mehr Selbständigkeit an die Mitarbeiter der mittleren Ebene delegieren muss. Je mehr Leute im Unternehmen sind, desto mehr wird sich das Problem verschärfen, so dass so schnell wie möglich eine effektive Struktur geschaffen werden muss. Zumal das Tempo der Startup-Entwicklung keine Langsamkeit verzeiht. Die Blockierung des Arbeitszyklus ist der beste Weg, Zeit und Geld zu verlieren. 

Beginnen Sie also mit der Überprüfung der gesamten Zulassungsskala

Stellen Sie fest, wer die Befugnis hat, Entscheidungen zu treffen. Der nächste Schritt ist die Vereinfachung des gesamten Prozesses, und dies geschieht am besten, indem man den einzelnen Abteilungen und Fachleuten eine gewisse Autonomie einräumt. Die Festlegung allgemeiner Regeln für die laufenden Aufgaben wird die tägliche Arbeit erheblich beschleunigen. In einem modernen Unternehmen lohnt es sich, auf einen guten Arbeitsablauf zu setzen, auch wenn man auf die totale Kontrolle verzichtet.

3. Schaffung einer Ressourcenbasis

Um Ihre Ressourcen gut zu verwalten, müssen Sie wissen, was Sie zur Verfügung haben. Es ist wie bei einem Spiel - Sie werden nicht gut spielen, wenn Sie nur die Hälfte Ihrer Karten kennen. Die grundlegenden Informationen, die für Sie wichtig sind, sind:

• wie viele Personen Ihnen zur Verfügung stehen,
• die Kompetenzen Ihrer Mitarbeiter,
• ihre Verantwortlichkeiten,
• welche Kapazitäten sie haben

Ihre Ressourcenbasis ist der Schlüssel zu einem effizienten Projektmanagement und der Möglichkeit, Mitarbeiter dorthin zu delegieren, wo sie gebraucht werden. Sie ermöglicht es Ihnen, Teams zu stärken, die zu viel Arbeit zu bewältigen haben. Außerdem können Sie denjenigen Mitarbeitern neue Aufgaben zuweisen, die einfach nichts zu tun haben und sich langweilen. Natürlich wäre es ineffizient, solche Daten in Ihrem eigenen Kopf oder in Excel-Tabellen zu speichern und zu verwenden. Es ist daher eine gute Idee, Folgendes zu verwenden Ressourcenmanagement-Tools die Ihnen in übersichtlicher Form zeigt, welche Teammitglieder sich nun für welche Aufgaben und Projekte am besten eignen.

4. Wissen sammeln und organisieren

Ein sehr häufiges Hindernis für einen reibungslosen Arbeitsablauf ist der Mangel an den erforderlichen Kenntnissen und Materialien. Wie oft haben Sie schon mehrere Personen im Unternehmen fragen müssen, wo bestimmte Akten oder Unterlagen sind? Dieser Prozess ist ermüdend und zeitraubend, selbst wenn es sich um die derzeitigen Mitarbeiter des Unternehmens handelt. Stellen Sie sich vor, was passiert, wenn jemand das Unternehmen verlässt... und mit ihm das geheime Wissen, wo die Unterlagen für das Projekt, an dem Sie gerade arbeiten, zu finden sind. 

Wissen ist auch Ihre Ressource und eine unglaublich wichtige. Legen Sie eine gut organisierte Datenbank mit allen Materialien an, die Ihnen bei der Einarbeitung, bei der Übernahme von Aufgaben oder einfach im Unternehmensalltag nützlich sein könnten. Natürlich ist dies kein einmaliger Vorgang - solche Datenbanken sind nur sinnvoll, wenn sie auf dem neuesten Stand gehalten werden. Das Softwarehaus generiert so viele Informationen, dass dies zur Gewohnheit werden muss. Aber Sie können sicher sein, dass alle davon profitieren werden.

5. Kommunikation zwischen Abteilungen aufbauen

Die verschiedenen Abteilungen eines Unternehmens verhalten sich manchmal wie getrennte Organismen. Das ist ja auch ihre Aufgabe. Jede Abteilung soll sich um einen anderen Aspekt kümmern, damit Ihr Unternehmen wie ein Uhrwerk läuft. Andererseits können Sie als Organisation viel mehr erreichen, wenn die verschiedenen Abteilungen sich gegenseitig unterstützen. 

Neue Unternehmen können dem Marketing einen guten Einblick in die Erstellung von Inhalten geben, während die Werbung der Marketingabteilung gut für den Verkauf ist. Außerdem kann das Marketing viel dazu beitragen, ein überzeugendes Angebot zu erstellen. Entwickler können der Personalabteilung helfen, die besten Stellenanzeigen zu erstellen, indem sie ihnen sagen, worauf sie achten müssen und wie sie die Bewerber überzeugen können. Dann kann die Personalabteilung neue Mitarbeiter mit den wünschenswertesten Kompetenzen einstellen, die perfekt für das Projekt geeignet sind, an dem Sie gerade arbeiten. 

Wenn Sie die Kommunikation zwischen den Abteilungen verbessern und sicherstellen, dass sie wissen, woran die anderen arbeiten und was sie brauchen, können Sie die richtige Unterstützung bieten und durch Synergie noch mehr erreichen. Ein integriertes Team ist sehr wichtig für die Qualität der Arbeit und das Wohlbefinden Ihrer Mitarbeiter. 

6. Erforschung der Bedürfnisse des Marktes

Die einzige Konstante auf dem Markt ist seine Volatilität. Die Aktualisierung Ihres Wissens über den aktuellen Bedarf der Branche ist eine nie endende Aufgabe. Ein Teil der Verbesserung der Ressourcenverwaltung besteht darin, ständig zu überwachen, in was es sich lohnt zu investieren und was zu entwickeln. Als effektiver Ressourcenmanager oder Projektleiter sollten Sie regelmäßig überprüfen:

• welche Fähigkeiten derzeit am meisten gefragt sind,
• die aktuellen Trends,
• nach welchen neuen Technologien die Kunden suchen,
• ob Ihr Unternehmen in die Weiterbildung der Mitarbeiter investiert, damit diese ihre Kompetenzen ausbauen und ihr Wissen erweitern können.

In diesem Prozess zählen Zeit und Regelmäßigkeit. Wenn Sie die Bedürfnisse des Marktes kennen, können Sie Ihre Ressourcen so schnell wie möglich in die vielversprechendsten Lösungen lenken, damit Sie Ihren Kunden stets Innovationen anbieten können, bevor es Ihre Wettbewerber tun. 

7. Planen Sie Ihre Arbeit

Das Thema mag trivial und offensichtlich erscheinen - schließlich ist die Arbeitsplanung das Grundlage eines jeden Projektressourcenmanagements. Doch je mehr wir uns damit befassen, desto mehr Chancen, aber auch Risiken entdecken wir. 

Was ist Arbeitsplanung? Das Anfertigen von Aufgabenlisten in einem Notizbuch ist Arbeitsplanung, klar. Aber Arbeitsplanung bedeutet auch, ein Projekt drei Jahre im Voraus mit Hilfe von Big Data, Wahrscheinlichkeiten und spezieller Software zu planen. Und interessanterweise sind beide Wege effektiv. Nur eben nicht für jeden. Der Schlüssel liegt darin, das System auf die Merkmale Ihres Unternehmens und den Arbeitsstil Ihres Teams abzustimmen. 

Jüngste Trends konzentrieren sich oft auf Agilität und Flexibilität, so dass die Arbeit in Sprints organisiert wird, z. B. wöchentlich, die eine bestimmte Anzahl von Aufgaben enthalten, die in dieser Zeit erledigt werden können. Es ist auch eine gute Idee, einzelne Aufgaben in kleinere Komponenten aufzuteilen. Mit dieser Strategie wird vermieden, dass eine große Anzahl von Aufgaben monatelang an uns hängen bleibt. Andererseits erfordern einige langfristige Projekte einen weit im Voraus geplanten Zeitplan. Ein gut durchdachter Plan hilft Ihnen, Verzögerungen zu vermeiden und eine breitere Perspektive bei der Verbesserung der Ressourcenverwaltung einzunehmen.

8. Warten Sie nicht mit der Rekrutierung

Wenn Ihre Mitarbeiter das Gefühl haben, dass Sie unterbesetzt sind, dann ist das wahrscheinlich der Fall. Solche Situationen sind sehr ungünstig. Frustration und Müdigkeit machen sich im Team breit, und die Projekte beginnen sich zu verzögern. Natürlich sind Sie der Experte und kennen den Rhythmus Ihres Unternehmens am besten. Manchmal gibt es hektischere Phasen, und Sie müssen vielleicht auf Subunternehmer zurückgreifen. Dann kehrt alles zur Normalität zurück, aber achten Sie auf Anzeichen dafür, dass Ihr Team überlastet ist und sich überfordert fühlt. Es lohnt sich nicht, zu lange mit der Einstellung eines neuen Mitarbeiters zu warten, zumal der perfekte Kandidat nicht hinter jeder Ecke lauert. Der Einstellungsprozess kann manchmal sehr lange dauern.

9. Einsatz moderner Instrumente zur Verbesserung der Ressourcenverwaltung

Jetzt, wo Sie diesen Artikel lesen, denken Sie wahrscheinlich: "OK, aber wo soll ich all diese Informationen verwalten, um effektiv zu sein? Schließlich kann ich nicht alles in Slack-Konversationen, einem E-Mail-Posteingang und Tausenden von Tabellen aufbewahren." An dieser Stelle kommen moderne Arbeitsmanagement-Tools zur Hilfe und übernehmen die ganze Drecksarbeit für Sie. Veranschaulichen wir es mit Teamdeck - Software zur Ressourcenverwaltung. Unser System ermöglicht es Ihnen, Ihre Arbeit zu verwalten und ProjektzeitplanSie können überprüfen, welche Mitarbeiter beschäftigt sind und für welchen Zeitraum sie Projekte geplant haben, automatisch die richtigen Mitarbeiter für ein Projekt finden, ganze Teams mit den erforderlichen Kompetenzen zusammenstellen und Probleme lösen. Terminkonflikte. 

Außerdem werden Sie in der Lage sein, zu verfolgen und Zeiterfassungsbögen verwalten in Echtzeit, um zu sehen, welches Team mehr Unterstützung benötigt und welche Projekte am meisten Zeit in Anspruch nehmen. In jeder Phase können Sie auch einen Bericht erstellen, um die Daten zu analysieren und Aspekte zu korrigieren, die nicht so funktionieren, wie sie sollten. Teamdeck ist ein Tool, das von einem Softwarehaus aus der Not heraus entwickelt wurde. Wir haben das erlebt und gesehen, deshalb ist unser System einfach und enthält nur die Funktionen, die Sie wirklich brauchen.

10. Denken Sie daran, dass die Verbesserung des Ressourcenmanagements ein kontinuierlicher Prozess ist.

Die Arbeit in einem Softwareunternehmen ist dynamisch, so dass Sie die nötige Flexibilität benötigen, um sie bestmöglich zu gestalten. Wenn Sie das Ressourcenmanagement verbessern wollen, müssen Sie sich darauf einstellen, dass dies ein kontinuierlicher, fortlaufender Prozess ist, der Aufmerksamkeit und Engagement erfordert. Es reicht nicht aus, Probleme einmal zu lösen und die Optimierung des Arbeitsablaufs zu vergessen. Glücklicherweise werden gute Praktiken und wirksame Lösungen Früchte tragen, und wenn erst einmal große Veränderungen vorgenommen wurden, wird es für Sie leichter sein, weitere kleine Verbesserungen vorzunehmen.

Verbessern Sie das Ressourcenmanagement und schaffen Sie eine große Chance, das Potenzial Ihres Unternehmens besser auszuschöpfen. Jede weitere Änderung wird spürbare Auswirkungen haben, es lohnt sich also, auf eine gute Strategie zu setzen und systematisch vorzugehen. Unter TeamdeckWir gehen immer auf die Erwartungen unserer Kunden ein und suchen nach der Lösung, die ihren Bedürfnissen am besten entspricht. Sie können alle Daten problemlos in unser Tool importieren. Wir wollen Ihr Teamdeck auf die Anforderungen jedes Unternehmens, mit dem wir zusammenarbeiten, zugeschnitten werden. Deshalb lassen wir viele Möglichkeiten zur Anpassung zu, um eine maßgeschneiderte Version der Software zu erstellen. Kontaktieren Sie uns und steigen Sie ein in eine neue Ebene der Arbeitsverwaltung!

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