Bessere Schritte im Projektportfolio-Management (PPM)

Wenn Sie ein Projekt leiten, ist es Ihr Ziel, es erfolgreich abzuschließen: pünktlich, im Rahmen des Budgets und mit einer hohen Kunden- und Teamzufriedenheit. Was geschieht, wenn Ihr Unternehmen an mehreren Projekten gleichzeitig arbeiten kann? Auf der Ebene eines einzelnen Projekts bleibt das Ziel dasselbe, aber auf einer höheren Ebene wollen Sie sicher sein, dass Ihr Team an den richtigen Projekten zur richtigen Zeit und in den richtigen Projektteams arbeitet. Das scheint eine komplexe Aufgabe zu sein, aber zum Glück gibt es das Projektportfoliomanagement (PPM), das Ihnen dabei hilft.

Dank dieses Artikels bekommt unser Leser:

• PPM - Projektportfoliomanagement Bedeutung in einer Unternehmensanalyse
• Schritte zur Erreichung strategischer Ziele mit dem Projektportfoliomanagement einer Organisation
• Gründe, warum eine spezielle Software für das Projektportfoliomanagement so nützlich für die Unternehmensführung ist

Was ist Projektportfoliomanagement, und was sind seine wichtigsten Vorteile?

Projektportfoliomanagement kann als zentralisierte Verwaltung und Geschäftsstrategie für das Projektportfolio Ihres Unternehmens beschrieben werden. Ein Portfolio ist eine Sammlung gruppierter Projekte, die nicht unbedingt miteinander in Verbindung stehen müssen. Das ist wichtig, ein Projektportfolio soll einem strategischen Unternehmensziel dienen und Ihrem Unternehmen in irgendeiner Form einen Nutzen bringen.

Natürlich ist der besagte Geschäftswert einer der Hauptvorteile des Projektportfoliomanagements. Abgesehen davon ist diese Strategie auch eine hervorragende Maßnahme zur Bewältigung des Risikos, das mit der Durchführung mehrerer Projekte verbunden ist. Wenn Sie die unten beschriebenen Schritte befolgen, haben Sie die Möglichkeit, die potenziellen Projekte Ihres Unternehmens sorgfältig zu prüfen, noch bevor Sie sich zu deren Durchführung verpflichten. Infolgedessen werden Ihre Schätzungen wahrscheinlich genauer ausfallen, und mögliche Herausforderungen werden bereits im Vorfeld in Betracht gezogen.

Die Übernahme des PPM-Ansatzes führt auch dazu, dass die Manager des Unternehmens ein klareres Gesamtbild der Projekte und ihrer Leistung erhalten. Darüber hinaus fördert diese Strategie die Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Projektteams anstelle von Wettbewerb.

Prozess und Schritte des Projektportfoliomanagements

Dies sind die Phasen, die Sie berücksichtigen müssen, wenn Sie in Ihrem Unternehmen ein Projektportfoliomanagement einführen wollen.

1. Erarbeiten Sie die strategischen Ziele Ihrer Organisation

Der PPM-Prozess beginnt mit der Darstellung der Unternehmensstrategie oder der strategischen Ziele. Strategische Ziele sind Ihre Richtschnur bei der Auswahl von Projekten für das Portfolio Ihres Unternehmens. Es ist wichtig, dass Sie diese Ziele kennen. Ihre Unternehmensziele können sich auf die Steigerung des Umsatzes, die Aufrechterhaltung der Rentabilität oder die Diversifizierung der Einnahmeströme beziehen. Andererseits kann es aber auch ein ganz anderes Ziel geben, das Ihr Unternehmen erreichen will. Denken Sie nicht, dass Sie ein einziges, alles umfassendes Ziel vorgeben müssen - es ist völlig in Ordnung, mehrere aufzulisten.

2. Identifizierung potenzieller Projekte und deren Analyse

Bevor Sie damit beginnen, die Projekte einzugrenzen, die in das Portfolio Ihres Unternehmens aufgenommen werden könnten, müssen Sie wissen, wie groß Ihr Projektpool ist. Sammeln Sie alle Projektanfragen, finden Sie heraus, welche Verkaufsmöglichkeiten es gibt, und listen Sie alle potenziellen Projekte auf. Schauen Sie sich nun jedes einzelne Projekt genauer an. Sie müssen wissen, welche Art von Ressourcen (personell oder anderweitig) sie benötigen, wie der Zeitplan aussieht, welche Risiken und potenziellen Herausforderungen bestehen usw.) Bewerten Sie den möglichen Gewinn aus diesen Projekten.

Wenn Sie ein sehr gutes Verständnis für potenzielle Projekte haben, die Teil des Portfolios Ihres Teams sein könnten, müssen Sie eine Ausrichtungsanalyse durchführen: Prüfen Sie, ob diese Projekte mit Ihrer Gesamtstrategie in Einklang stehen.

Versuchen Sie, die Projekte auf Ihrer Liste im Hinblick auf die Geschäftsziele Ihres Unternehmens zu beurteilen: Unterstützen sie diese Ziele oder gefährden sie sie vielleicht? Wie groß sind die Chancen, dass Ihr Team ein bestimmtes Projekt abschließen und den gewünschten Geschäftswert erzielen kann? Portfoliomanager müssen Projekte auswählen, die nicht nur im Hinblick auf die Erreichung der Geschäftsziele gut zusammenarbeiten, sondern auch in Bezug auf die Arbeitsbelastung des Teams und Ressourcenzuweisung. Sie wissen, welche Projekte Ihren Kriterien entsprechen? Es ist an der Zeit, mehr zu planen, bevor Sie sie starten!

3. Priorisieren Sie die Ziele der Organisation ausgewählte Projekte

Zu diesem Zeitpunkt sollten Sie eine Liste von Projekten haben, die auch Teil des gesamten Portfolios Ihres Unternehmens werden können. Dies ist ein guter Zeitpunkt, um Prioritäten zu setzen und gegebenenfalls einige Änderungen vorzunehmen. Die gute Nachricht ist, dass Sie die richtigen Projekte für Ihr Unternehmen gefunden haben. Die Herausforderung besteht darin, dass Sie möglicherweise den Zeitplan oder das Budget anpassen müssen, um diese Projekte gemeinsam starten zu können.

Denken Sie über Ressourcenmanagement Außerdem müssen Sie entscheiden, welche Teammitglieder wie lange an den einzelnen Projekten beteiligt sein sollen. Als Projektportfoliomanager werden Sie in dieser Phase wahrscheinlich mit Ressourcen- oder Projektmanagern zusammenarbeiten müssen. Nehmen Sie sich etwas Zeit, um die Zeitpläne Ihrer neuen Projekte zu analysieren - vielleicht müssen Sie ein paar Dinge verschieben, um Terminkonflikte zu vermeiden.

Jetzt, da Sie wissen, welche Projekte in Ihr Portfolio aufgenommen werden und wie sie zeitlich und ressourcenmäßig umgesetzt werden sollen, können Sie den Start der Projekte planen. Was geschieht, nachdem die Projektteams mit der Arbeit an ihren jeweiligen Projekten begonnen haben?

4. Projekte managen

Der Start Ihrer Portfolioprojekte ist nicht das Ende des Projektportfoliomanagementprozesses. Sicher, der Schwerpunkt liegt jetzt auf dem Projektmanagement, aber wenn die Projektmanager mit ihren Projekten Fortschritte machen, ist es gut, das Projektportfolio von einer höheren Ebene aus zu betrachten - lesen Sie im nächsten Abschnitt, wie Sie Ihre Projekte überwachen können.

Dies ist auch ein guter Zeitpunkt, um noch einmal darauf hinzuweisen, dass alle Konflikte (ob ressourcenbezogen oder nicht) und Änderungswünsche im Hinblick auf das Portfolio und seine strategischen Ziele gelöst werden sollten.

5. Überwachung laufender Projekte und Berichterstattung über deren Verbesserung

Dass Projektmanager regelmäßig die wichtigsten Kennzahlen ihres Projekts überwachen und die Arbeitsbelastung bzw. die Zeiterfassung ihrer Teammitglieder im Auge behalten sollten, versteht sich von selbst. Aber die Projektberichterstattung ist auch ein wesentlicher Bestandteil des Projektportfoliomanagements, weil sie es Ihnen ermöglicht, festzustellen, ob ein bestimmtes Projekt wie geplant verläuft und ob der geplante Wert erreicht wird.

Was sollten Sie messen, wenn es um Ihr Projektportfolio geht?

• Nutzung der Ressourcen (innerhalb von Projekten und insgesamt)
• Von Mitarbeitern in Projektteams erfasste Zeit
• Schätzungen im Vergleich zu den tatsächlich geleisteten Stunden (geplante Stunden im Vergleich zu erfassten Stunden)
• Projekte Burndown oder Burnup,

Brauchen Sie eine Software für das Projektportfoliomanagement?

Sie werden wahrscheinlich auf mehrere Anwendungen stoßen, die sich mit ihren Projektportfolio-Management-Funktionen rühmen. Diese Funktionen umfassen in der Regel:

• Projektverwaltungsfunktionen (Aufgabenplanung, Gantt-Diagramme)
• Funktionen zur Ressourcenverwaltung (Ressourcenplanung, Zeiterfassung, Abwesenheitsüberwachung)
• Berichtsfunktionen
• Projekt-Archiv

Obwohl all diese Tools für ein effektives Projektportfoliomanagement äußerst praktisch sind, können Sie wahrscheinlich feststellen, dass ähnliche Optionen auch in den Projektmanagement-Apps zu finden sind, die Sie wahrscheinlich bereits verwenden. Es ist möglich, Ihr Projektportfolio mit Tools zu verwalten, die nicht speziell auf PPM ausgerichtet sind. Stellen Sie sicher, dass Sie dazu in der Lage sind:

• den Fortschritt Ihrer Projekte zu visualisieren - sei es mit einem Gantt-Diagramm, einem Kanban-Board oder mit einer Ressourcenkalender Ansicht mit geplanten Stunden pro Projekt oder sogar Projektfortschrittsberichte. Es ist wichtig zu wissen, wo Ihre Projekte stehen und wie viel Arbeit noch zu tun ist.
• ausgewählte KPIs verfolgen - Egal, ob es sich um die Ressourcennutzung oder die pro Projekt aufgezeichnete Zeit handelt, Sie möchten in der Lage sein zu sagen, dass die Projekte in Ihrem Portfolio gut laufen oder dass einige Bereiche verbessert werden sollten.
• Zusammenarbeit mit Projektmanagern, Kunden und anderen Teammitgliedern mit einem bestimmten Tool: Es ist großartig, wenn eine projektspezifische App von mehr Personen als einem Projektmanager (oder einem Projektportfoliomanager) genutzt werden kann. Das strafft die Kommunikation und fördert die Transparenz.
• Integrieren Sie Ihre Software mit anderen Tools, die Sie täglich verwenden - wir können es nicht oft genug betonen: Integrationen sind unerlässlich, wenn Sie einen effizienten Portfoliomanagementprozess (oder Projektmanagementprozess, was das betrifft) schaffen wollen. Welche Art von Integrationen haben wir im Sinn? Zunächst einmal an Ihre bevorzugte Kommunikations-App (Slack, Skype oder *seufz* E-Mail), damit Sie dort wichtige Benachrichtigungen und Aktualisierungen erhalten können. Sie sollten auch darüber nachdenken, Ihr Portfoliomanagement-Tool mit dem CRM Ihres Unternehmens zu verbinden - auf diese Weise haben Sie Einblick in die Vertriebs-Pipeline und wissen, welche Projekte wahrscheinlich bald zu Ihrem Projektpool hinzukommen werden. Wenn Sie an Softwareentwicklungsprojekten arbeiten, sollten Sie eine Integration mit Entwickler-Tools wie BitBucket oder GitHub in Erwägung ziehen: Sie möchten keine wichtigen Repository-Probleme verpassen. Die Integration von Apps klingt wie eine gewaltige Aufgabe, die Menschen mit Programmierkenntnissen vorbehalten ist, aber Sie können dies auch selbst tun, indem Sie eine der Apps zur Aufgabenautomatisierung wie Zapier verwenden.
• Passen Sie die Software an Ihre Bedürfnisse an: Sicher, Ihr Portfoliomanagementprozess könnte für alle Projekte ähnlich sein, aber Sie möchten vielleicht trotzdem ein Tool verwenden, das bearbeitet und an Ihren Arbeitsablauf angepasst werden kann. Glücklicherweise verfügen viele Anwendungen über Anpassungsoptionen: Sie können benutzerdefinierte Felder hinzufügen, eigene Kategorien und Tags erstellen, benutzerdefinierte Berichte oder Projektansichten erstellen. Nur wenn Ihre Tools gut auf Ihren Prozess zugeschnitten sind, kann das Ganze wirklich effektiv sein.

Wir hoffen, dass dieser Leitfaden zum Projektportfoliomanagement dazu beigetragen hat, dass Sie diese Strategie besser verstehen und in Ihrem Unternehmen leichter umsetzen können. Wenn Sie Fragen zum effektiven Projekt- und Ressourcenmanagement haben, kontaktieren Sie uns im Chat: Wir geben Ihnen gerne einige Tipps und führen Sie durch unser Produkt.

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