Während des gesamten Projektlebenszyklus müssen die Projektmanager große Mengen an Informationen verarbeiten. Von der Erfassung der Projektanforderungen über die Zusammenstellung eines Teams bis hin zur Verfolgung des Projektfortschritts und der Erstellung von Berichten - das Sammeln und Organisieren von Informationen gehört zu jedem Aspekt des IT-Projektmanagements, Marketing-Projektmanagement, oder Agentur-Projektmanagement auch. Es könnte leicht überwältigend werden.
Wie können Sie all diese Daten effektiv verarbeiten, ohne den Überblick über das große Ganze - Ihr Projekt - zu verlieren? Mind Maps können Ihnen dabei helfen. Darüber hinaus kann Mind Mapping eine gute Möglichkeit sein, Folgendes zu erleichtern effektive Besprechungenvisualisieren Sie die Projektumfang und finden Lösungen für verschiedene Herausforderungen mit denen Sie bei der Arbeit konfrontiert sind.
In diesem Blogbeitrag erfahren Sie, wie Sie Mind Maps erstellen und in Ihren Projektmanagementprozessen einsetzen können. Beginnen wir mit der Definition der Mind Map selbst.
Im Wesentlichen ist eine Mind Map eine visuelle Möglichkeit, Informationen zu organisieren. Es sieht wie ein Diagramm aus, mit einer zentralen Idee in der Mitte der Leinwand. Von diesem zentralen Element gehen dicke Äste aus, die mit Schlüsselwörtern beschriftet sind, von denen wiederum dünnere Äste ausgehen, und so weiter. Wörter oder Kritzeleien neben den Zweigen stellen Unterthemen der Hauptschlüsselwörter dar. So könnte eine Mind Map am Ende aussehen:
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Auf den ersten Blick mag diese Mind Map unübersichtlich und chaotisch wirken, vor allem, wenn man sich ihr so nähert, wie man ein Dokument lesen würde (von der oberen linken oder rechten Ecke aus). Eine Mind Map sollte anders gelesen werden. Sehen Sie sich die Karte genauer an: Wenn Sie von der zentralen Idee ausgehen (Schaffung eines organisierten Arbeitsbereichs) und einem der farblich gekennzeichneten Zweige folgen, können Sie die Botschaft leicht verstehen.
Stellen Sie sich nun vor, Sie wären die Person, die ihre Ideen für einen organisierten Arbeitsbereich skizzieren möchte. Wenn Sie Ihre Gedanken auf herkömmliche, lineare Weise niederschreiben würden, müssten Sie Ihre Ideen wahrscheinlich vorher ordnen, wenn Ihr Werk kohärent sein soll. Mit einer Mind Map hingegen können Sie mit einer Idee beginnen und diese organisch ausbauen. Sehen Sie den Unterschied?
Es ist wahrscheinlich ein guter Zeitpunkt, um Ihnen die Person vorzustellen, die Mind Mapping als Werkzeug für Bildung und Wirtschaft (einschließlich Projektmanagement) populär gemacht hat. Tony Buzan war nicht der erste, der hierarchische Diagramme für die Organisation von Informationen verwendet hat, aber er hat sie zu einem Begriff gemacht. Er propagierte diese Technik in seiner BBC-Sendung "Use your head" in den 1970er Jahren und verkaufte später Millionen von Exemplaren seines Buches Bücher zu diesem Thema. Buzan ist leider 2019 verstorben, aber seine Ideen leben weiter - vielleicht möchten Sie sich seine Tedx-Vortrag darüber, wie unser Gehirn funktioniert (und wie Mindmaps es anzapfen).
Die Erstellung einer Mind Map anstelle einer linearen Notiz hat mehrere Vorteile. Wir haben bereits erwähnt, dass eine Map entwickelt werden kann, ohne dass die Informationen erst organisiert werden müssen - das spart viel Zeit und steigert die Produktivität. Eine Umfrage ab 2019 berichtet, dass Führungskräfte im Durchschnitt 30% produktiver sind, wenn sie Mindmapping-Software verwenden.
Mit Mind Maps können Sie:
Wir haben bereits erwähnt, dass es im Projektmanagement viele Gelegenheiten gibt, Informationen zu verarbeiten und zu organisieren: Dies sind auch die Momente, in denen Sie Ihre Mind-Mapping-Fähigkeiten einsetzen können. Wir haben im Folgenden einige davon aufgelistet, aber fühlen Sie sich durch diese Liste nicht eingeschränkt - wenn Sie eine Map für einen anderen Anlass erstellen möchten, wird sie Ihnen auf jeden Fall einen großen Nutzen bringen.
Als Projektmanager können Sie das Mind Mapping bereits in der Phase der Projektplanung Phase. Erstellen Sie eine Mind Map, um alle projektbezogenen Informationen zusammenzufassen. Jeder der Hauptzweige kann einen anderen Projektmanagementprozess oder einen anderen Bereich des Projekts selbst darstellen: Risiken, Beteiligte, Ressourcen.
Eine solche Karte kann recht allgemein gehalten sein, was in Ordnung ist, weil Sie hier nicht ins Detail gehen müssen. Sobald Sie das Gesamtbild haben, können Sie für jeden Aspekt Ihres Projekts eine eigene Karte erstellen. Stellen Sie sich vor, Sie erstellen eine Projektmanagement-Mindmap für den Umfang Ihres Projekts. Beginnen Sie mit Zweigen, die die Hauptfunktionalitäten des Endprodukts darstellen, und unterteilen Sie diese dann in einzelne Aufgaben. Die Verwendung von Mind Maps ist in jeder Phase des Projekts effektiv Management des Projektumfangsvon der Erfassung der Anforderungen verschiedener Interessengruppen bis zur Strukturierung und Gliederung der Aufgaben. Wenn Ihre Aufgabenliste fertig ist, können Sie die Karte verwenden, um ein Gantt-Diagramm für das Projekt zu erstellen.
Apropos Aufgaben: Sie auf einem Blatt Papier oder in einer speziellen Software abzubilden, kann Ihnen helfen bei Priorisierung von Projektaufgaben. Wenn Sie alle Aufgaben sehen, fällt es Ihnen leichter zu entscheiden, welche zuerst erledigt werden müssen. Eine visualisierte Struktur der Aufgaben ist auch praktisch, wenn Sie Ihre Teammitglieder mit ihrer Projektarbeit vertraut machen wollen.
Sobald Sie mit dem Projekt begonnen haben, sollten Sie regelmäßig auf Ihre Karten zurückgreifen. Sie können als Gedächtnisstütze dienen, z. B. für Projektrisiken und die endgültigen Geschäftsziele. Sie können auch eine Mind Map erstellen, die als Aufbewahrungsort für organisierte projektbezogene Informationen dient. Kontaktdaten, Vermögenswerte und wichtige Links: Als Projektmanager möchten Sie diese Informationen immer zur Hand haben. Ein Beispiel für diese Art von Karte sehen Sie hier hier.
Welche anderen Anwendungsfälle gibt es für Projektmanagement-Mindmapping?
Lernen. Als Projektmanager müssen Sie Ihre Fähigkeiten schärfen und ständig neue Projektmanagementstrategien erlernen. Mit Mindmapping können Sie neue Informationen besser strukturieren und Ihr Wissen später auffrischen.
Ein weiteres Element von Mind Maps, das Ihnen wahrscheinlich aufgefallen ist, ist die Einbeziehung von visuellen Elementen: Kritzeleien, Symbole, Farben. Zugegeben, Sie können Maps auch ohne sie erstellen. Es könnte sich jedoch herausstellen, dass visuelle Informationen für Sie verständlicher und leichter zu merken sind.
Wenn Sie noch Zweifel an der Verwendung von Kritzeleien und Zeichnungen auf Ihrer Karte haben, können Sie eine einfache Übung machen. Versuchen Sie, an einen Apfel zu denken. Geben Sie sich ein paar Sekunden Zeit und versuchen Sie dann zu analysieren, was Ihr Gehirn erzeugt hat. Sie haben die Buchstaben "A-P-P-L-E" nicht gesehen, richtig? Unabhängig davon, wie die Frucht in Ihrer Muttersprache heißt, haben Sie wahrscheinlich ein Bild und keine Buchstaben gesehen. Wir Menschen denken in Bildern - das ist einer der Hauptpunkte von Tony Buzan.
Wenn Sie bereits unseren Leitfaden zu folgenden Themen gelesen haben Sketchnoting für Projektmanager (falls nicht, sollten Sie es sich unbedingt ansehen), erinnern Sie sich wahrscheinlich daran, dass es bei der Erstellung von Sketchnotes nicht um Kunst geht, sondern darum, Informationen leichter zu verstehen oder sich zu merken. Das Gleiche gilt für Mind Maps. Sie müssen nicht schön sein: Die Funktion ist hier wichtiger. Wenn Sie Icons zeichnen, versuchen Sie, sie einfach und leicht erkennbar zu halten. Wenn Sie humorvolle Elemente in Ihre Kritzeleien einbauen wollen, nur zu - sie könnten Ihnen helfen, sich an dieses spezielle Detail zu erinnern. Auch bei den verwendeten Schriftarten können Sie kreativ werden, aber halten Sie sie lesbar. Versuchen Sie, nicht zu viele Wörter zu verwenden: Wenn Sie etwas mit einem einzigen Schlüsselwort zusammenfassen können, tun Sie es.
Wenn es um die Leinwand geht, auf der Sie arbeiten werden, versuchen Sie, auf leerem Papier/Whiteboard/Leinwand zu bleiben. Gedruckte Muster können die Lesbarkeit Ihrer Karte beeinträchtigen. Wenn Sie die Leinwand im Querformat bearbeiten, können Sie Ihr Diagramm besser strukturieren.
Vielleicht ist Ihnen aufgefallen, dass die Äste auf den Karten in der Regel gekrümmt sind: Das ist so gewollt. Das gilt auch für die Praxis, von dicken Ästen zu dünneren zu wechseln.
Diese Mind-Mapping-Tipps (und einige mehr) wurden mit Hilfe einer Mind-Map visualisiert, und zwar von Grundlagen des Lernens:
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Ihre Liste der Hilfsmittel kann sich auf ein Blatt Papier und einen Stift beschränken. Mit diesen beiden Hilfsmitteln können Sie eine solide Mind Map erstellen. Wenn Sie farbenfrohe Karten erstellen möchten, werden Sie Buntstifte, Textmarker und Pinselstifte zu schätzen wissen. Letztere eignen sich hervorragend zum Zeichnen gekrümmter Äste.
Wenn Sie Ihre Projekte auf einer größeren Leinwand erstellen möchten, verwenden Sie ein Whiteboard oder ein Flipchart. Sie haben dann mehr Platz zum Arbeiten und können größere Schriftarten verwenden, damit Ihre Zeichnung gut lesbar ist.
Es wird viel über die Wirksamkeit von handschriftlichen gegenüber computergenerierten Notizen diskutiert. Und ja, Forschung zeigt, dass die Verwendung der eigenen Hand den Lernprozess verstärken kann. Für viele Projektmanager ist die Verwendung einer Online-Mindmapping-Software jedoch einfach bequemer. Sie haben eine ganze Reihe von Tools zur Auswahl, darunter auch diese:
Wir hoffen, dieser Blogbeitrag hat Sie davon überzeugt, dass Mind Mapping Ihnen helfen kann, Projekte besser zu planen und viele Probleme zu lösen. Sie können sie in verschiedenen Bereichen des Projektmanagements einsetzen: von der Planung von Projekten über die Organisation von Aufgaben bis hin zur Lösung von Konflikten.
Haben Sie eine Projektmanagement-Mindmap erstellt, die Sie mit anderen teilen möchten? Schicken Sie sie uns über den Chat in der Ecke Ihres Bildschirms! Wir werden sie gerne in diesem Artikel vorstellen.
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