Das Management von Projekten in einer Kreativagentur ist ein Balanceakt. Als Verantwortlicher für das Content Management oder auch nur für das Projektmanagement müssen Sie die Arbeit planen, die Kreativen verwalten und sicherstellen, dass Ihr Projekt den Termin einhält, das Budget nicht überschreitet und - was ebenso wichtig, wenn nicht sogar wichtiger ist - die Erwartungen des Kunden erfüllt. An dieser Stelle kommen die Marketing Resource Management Tools ins Spiel.
Welche Kreativagentur hat unser Marketing ausgewählt? Ressourcenmanagement-Software
Wie man Ressourcen bei Marketinginvestitionen effektiv verwaltet
Gründe, warum Marketingabteilungen Tools für das Ressourcenmanagement einsetzen
Wie man die Projekt-Workflow-Management mit MRM-Software
Vergewissern Sie sich, dass Sie über alle erforderlichen Ressourcen verfügen,
abschätzen, wie lange Sie diese Ressourcen benötigen werden und
Erstellen Sie einen Zeitplan, der den Termin einhält und der Verfügbarkeit Ihres Teams entspricht.
die beste Software für die Ressourcenverwaltung verwenden
Glücklicherweise können Sie die Arbeitsbelastung durch die Einhaltung bewährter Praktiken der Ressourcenverwaltung ausgleichen (lesen Sie über Workload-Management) und das Budget für Ihre Projekte zu kontrollieren. Aber warum ist die Verwaltung von Ressourcen in Kreativagenturen und Marketingabteilungen so wichtig?
Wenn es um Projektmanagement geht, ist die Zeiterfassung ein unersetzlicher Teil davon. Punkt. [Bildschirm von Ressourcenmanagement-Software]
Wahrscheinlich verwenden Sie bereits mehrere Tools, um Ihre Projekte durchzuführen und Ihr Team zu verwalten - Marketing-Tools, Analyseinstrumenteusw. Wahrscheinlich arbeiten Sie mit Ihren internen Mitarbeitern, externen Teams und Freiberuflern zusammen. In einem so komplexen Arbeitsumfeld kann man leicht den Überblick über die Gesamtleistung des Teams bei mehreren Projekten verlieren.
In diesem Artikel möchte ich Sie davon überzeugen, dass Sie als Produzent, der für eine Kreativagentur jeglicher Größe arbeitet, in verschiedenen Phasen des Projekts von einer Software zur Verwaltung von Marketingressourcen profitieren können, sei es in der Pitching-Phase (oder bei der Erstellung eines Angebots), bei der Verwaltung der Arbeit oder bei der Berichterstattung.
Beginnen wir dieses Kapitel mit der Beantwortung der Frage: Was ist der Zusammenhang zwischen Ressourcenmanagement und Marketing? Warum ist Software für das Ressourcenmanagement so wichtig? Um diese Frage zu beantworten, müssen wir zunächst verstehen, was Ressourcenmanagement ist und warum Projektmanagement-Software oder Lösungen für Arbeitsressourcen von Agenturen hilfreich sein können.
Unter den Projektleitern von digitalen Marketingkampagnen gibt es kein eindeutiges Verständnis von Ressourcenmanagement. Es ist recht populär (und der richtige Ansatz), was bedeutet, dass das Ressourcenmanagement Elemente wie die Planung und Zuweisung von Ressourcen und die Verwendung von Software für das Marketingressourcenmanagement beinhaltet. Es kann jedoch festgestellt werden, dass Projektressourcenmanagement ist dasselbe wie die Ressourcenplanung. Es ist in vielen Quellen zu finden, in denen die Ressourcenplanung mit der Ressourcenzuweisung verwechselt wird. Ressourcenplanung - das oft als Ersatz für Ressourcenmanagement verwendet wird - kann als eines von vielen Elementen des letzten Wortes, des Ressourcenmanagements, gefunden werden. Seien Sie sich also bewusst, wie die Dinge laufen, oder bitten Sie die Agentur für Ressourcenlösungen um Hilfe.
Es ist an der Zeit, den interessantesten Begriff näher zu beleuchten. Die Association for Project Management hat eine umfassende Definition erarbeitet.
Ressourcenmanagement ist die Beschaffung, Zuweisung und Verwaltung der für ein Projekt erforderlichen Ressourcen wie Personen und deren Fähigkeiten, Finanzen, Technologie, Materialien, Maschinen und natürliche Ressourcen. (APM)
Natürlich hat ein Manager nicht unbegrenzt Zeit, um diese Aufgaben zu erledigen. Das Budget kann nicht mit einem Fingerschnippen vervielfacht werden. Zeit ist Geld - Projekte müssen pünktlich abgeschlossen werden. Das oberste Ziel des Ressourcenmanagementprozesses besteht also darin, sicherzustellen, dass die Ressourcen effektiv, rechtzeitig und im Rahmen des Budgets eingesetzt werden, und zwar mithilfe von Software für das Marketing-Ressourcenmanagement und mit Hilfe von Ressourcenlösungen der Agentur.
Die Aufgabe des (Marketing-)Ressourcenmanagements besteht darin, sicherzustellen, dass die Ressourcen effektiv eingesetzt werden, um ein Projekt mit den erwarteten Ergebnissen, in der erwarteten Zeit und innerhalb des Budgets abzuschließen.
Wie wir heute wissen, besteht die Aufgabe des Marketing-Ressourcenmanagements mit Hilfe von Ressourcenmanagement-Software darin, sicherzustellen, dass interne und/oder externe Ressourcen effektiv eingesetzt werden, um ein Projekt mit den erwarteten Ergebnissen, in der erwarteten Zeit und innerhalb des Budgets abzuschließen. Wie sieht die Verbindung zu Marketing- oder Kreativagenturen aus?
Der entscheidende Punkt, das Verständnis von Marketing Resource Management (MRM), ist in zwei Segmente unterteilt. Eines ist als Ansatz definiert, und die zweite - ist als Marketing Resource Management-Software.
Das Marketing-Ressourcenmanagement mit Hilfe von Agentur-Ressourcenlösungen ist ein Ansatz im Sinne des Marketingmanagements. Er konzentriert sich auf den gesamten Ressourcenpool des Marketingteams, vom Marketingteam über Marketingmaterialien (online und offline) bis hin zum Marketingbudget. Es umfasst auch die Zusammenarbeit mit externen Anbietern, Produktionsprozesse, Marketingoperationen und digitales Asset Management.
Natürlich, wie oben erwähnt, innerhalb eines Zeit- und Kostenrahmens.
Die zweite Bedeutung von MRM bezieht sich auf die Technologie. Auf Technologie und Marketing Resource Management Software, die Marketingabteilungen oder Kreativagenturen bei der Koordinierung und Konsolidierung von Ressourcen unterstützt. Von Prozessen und Abläufen über die Produktion von Inhalten und Workflows bis hin zur gemeinsamen Nutzung von Informationen und Dateien. Alles in einem einzigen Softwaresystem, um die Arbeit zu beschleunigen und kontinuierlich zu optimieren. Marketing-Projektmanagement Aktivitäten.
Anwendungen für die Verwaltung von Marketingressourcen, wie z. B. Software für die Verwaltung von Marketingressourcen, ermöglichen die strategische Planung (Marketingstrategien) und Budgetierung, das Programmmanagement, die kreative Entwicklung und Verteilung, das Inhaltsmanagement, die Medienplanung und -ausführung, die Eventkoordination und die Ressourcenmessung. (Gartner.com)
Aus der Sicht von Gartner (Spezialist für Fernservice) ist das Marketing Resource Management eine Reihe von Marketing- oder Software-Tools für die Projektverwaltung in Agenturen die Strategie und Workflow-Optimierung innerhalb von Mitarbeitern, Projektteams und Organisationen unterstützen. Diese Tools helfen Teams bei der Arbeit und der Zentralisierung von Marketingprojekten. Von Multi-Channel-Marketingkampagnen bis hin zu einmaligen Assets. Gleichzeitig bieten sie eine integrierte Umgebung für die Planung, Produktion, Verwaltung und Ausführung von Inhalten.
Bei der Erstellung eines Pitches als Remote-Service-Spezialist ist es ganz natürlich, dass Sie sich auf Ihre kreative Idee konzentrieren. Gleichzeitig verhandeln Sie aber auch über den Zeitplan und das Budget des Projekts. Im Folgenden erfahren Sie, wie Sie Projekte sicherer einschätzen können, damit Sie das Budget später nicht überschreiten.
Anhand des Projektumfangs können Sie feststellen, welche Fachkenntnisse Sie für die Durchführung eines Projekts benötigen.
Eine Möglichkeit, voranzukommen, besteht darin, eine Kompetenzmatrix zu erstellen, in der Sie die für ein Projekt erforderlichen Kompetenzen abbilden können. Finden Sie nun Mitarbeiter mit diesen Kompetenzen, damit Sie sicher sein können, dass Ihr Unternehmen über genügend Ressourcen verfügt, um das zu liefern, was Sie in Ihrem Pitch oder Ihrer Ausschreibung versprechen. Werkzeuge zur Ressourcenplanung mit Filtern, die es ermöglichen, Mitarbeiter nach ihren Fähigkeiten zu finden, geht es viel schneller. Die Spezialisten für Fernbetreuung können das bestätigen.
Teamdeck macht es einfach, Mitarbeiter nach Berufsbezeichnungen zu sortieren, so dass Sie schnell das Teammitglied finden können, das Sie für kreative Projekte benötigen.
Wenn Sie wissen, welche Mitarbeiter Sie für Ihr Projekt buchen müssen, können Sie die Ressourcenprognose und die Kapazitätsplanung nutzen:
Prüfen Sie, ob die von Ihnen benötigten Ressourcen im Zeitrahmen Ihres Projekts verfügbar sind.
Planen Sie Ressourcen für Ihr Projekt.
Finden Sie heraus, ob Ihre Buchungen nicht mit der Produktionspipeline Ihrer Agentur kollidieren.
Vorläufige Buchungen durch Fernservice-Spezialisten erleichtern Ihnen die Planung von Ressourcen, die Sie benötigen, ohne sie tatsächlich in Anspruch zu nehmen. Gleichzeitig teilen Sie anderen Produzenten mit, dass Sie möglicherweise bestimmte Ressourcen benötigen, so dass sie diesen Faktor bei ihrer Planung berücksichtigen können.
Es funktioniert auch andersherum. Wenn Sie sehen, dass eine andere Person bereits über die von Ihnen benötigten Marketingressourcen verfügt, können Sie mit ihr verhandeln und möglicherweise eine Lösung finden, die Sie beide zufriedenstellt.
Der Teamdeck-Kalender verschafft Ihnen einen schnellen Überblick über die Buchungen oder Marketingteams des Unternehmens.
Wenn Sie wissen, wen Sie brauchen und für wie lange, können Sie das Budget genauer abschätzen. Auf diese Weise ist es weniger wahrscheinlich, dass Ihr Team zu viel Zeit einplanen muss, um den Zeitplan einzuhalten und das Budget zu überschreiten.
Gleichzeitig erleichtert eine genaue Schätzung und Budgetierung die Vorhersage der Agentureinnahmen und die Entscheidung, ob dieses Projekt für Ihre Agentur rentabel ist oder nicht und warum Marketing Analytics so wichtig ist.
Lassen Sie uns besprechen, wie Sie das Marketing Resource Management nutzen können, sobald Sie ein neues Projekt gestartet oder wenn Sie ein laufendes Projekt durchführen.
Unabhängig davon, ob Sie nach Zeit und Material oder zum Festpreis abrechnen, müssen Sie die abrechenbare Zeit, die Ihre Mitarbeiter für das Projekt aufgewendet haben (Marketingmaßnahmen), nachverfolgen, damit Sie wissen, ob das Projekt das Budget einhält.
Zuverlässige Zeiterfassung und optimale Nutzung der Team-Zeiterfassungmüssen Sie sicherstellen, dass Ihre Mitarbeiter sie regelmäßig ausfüllen. Wenn Ihre Zeiterfassungsbögen korrekt bleiben, können Sie sie getrost abschließen und die Zeitangaben für Ihre Berichte verwenden.
Kreativagenturen, die sich auf Marketingmaßnahmen spezialisiert haben, sind nicht immer nur auf Vollzeitmitarbeiter angewiesen. Die Verwaltung von Teilzeitbeschäftigten oder Freiberuflern, insbesondere in einem Remote-Team, kann schwierig sein, aber mit dem Marketing Resource Management können Sie dieses Problem lösen.
Wenn Sie den Zeitplan Ihrer Mitarbeiter (Ressourcenplan) aus der Vogelperspektive betrachten, können Sie deren Arbeitsbelastung leichter ausgleichen. Während Sie den Zeitplan ändern, Prioritäten verschieben usw., müssen Sie sicherstellen, dass keines Ihrer Teammitglieder unter- oder überbeansprucht wird, da dies zu Burnout oder Fluktuation führen kann.
Wenn Sie ein Projekt durchführen, müssen Sie oft nicht nur die Mitarbeiter, sondern auch die Ausrüstung oder die Arbeitsräume einbeziehen. Wenn das bei Ihrem Projekt der Fall ist, sind die Regeln der Ressourcenzuweisung entsprechend anwenden. Denken Sie über Lösungen für die Ressourcen der Agentur nach.
Entscheiden Sie zunächst, welche Marketing- und Projektmanagement-Tools der Agentur, Ausrüstung oder Arbeitsräume, die Sie benötigen. Finden Sie dann heraus, ob sie während des Zeitrahmens Ihres Projekts verfügbar sind, und planen Sie sie ein, wenn Sie sie brauchen. Im Idealfall - genau wie bei Ihren Mitarbeitern - sollten Sie einen Überblick über die Nutzung der Ressourcen in Ihrer Agentur haben, damit Sie sehen können, wann sie verfügbar sind oder für andere Projekte gebucht sind.
Da sich der Projektumfang, der Zeitplan oder die zu erbringenden Leistungen ändern können, müssen Sie das Projekt ständig im Auge behalten und Ihre Ressourcen entsprechend neu zuweisen. Dazu brauchen Sie eine einfache Möglichkeit, die Leistung Ihres Teams zu verfolgen und zu messen und Ressourcenauslastung. Sie brauchen also gute Lösungen für die Ressourcen einer Agentur.
Wenn Sie die verschiedenen Kennzahlen im Auge behalten, können Sie auch bei Veränderungen den Überblick behalten. Eine Möglichkeit, die Unter- oder Überauslastung von Mitarbeitern frühzeitig zu erkennen, ist die Überwachung, ob ihre Buchungen oder Stundenzettel die Verfügbarkeit eines Mitarbeiters übersteigen. In Teamdeck ist das ganz einfach - Sie können es sofort sehen, indem Sie sich die Balken für Stundenzettel/Verfügbarkeit und Buchungen/Verfügbarkeit ansehen. Wenn sie rot sind, ist das ein klares Signal, dass ein bestimmter Mitarbeiter zu viel zu tun hat. Es gibt interessante Lösungen für Agenturen.
Sie können auch Berichte erstellen, um die Mitarbeiterauslastung oder das Budget zu kontrollieren. In diesem Fall sind die Zeiteinträge und die Buchungen der Mitarbeiter sehr nützlich, denn anhand dieser Daten können Sie schnell die Leistung Ihres Teams berechnen oder Projektbudget.
Teamdeck-Berichte ermöglichen es Produzenten und Marketingfachleuten, verschiedene Metriken und KPIs ihrer Wahl zu verfolgen und sie einfach mit ihren Teams oder einem Kunden zu teilen.
Mit Teamdeck-Berichten können Vermarkter verschiedene Metriken und KPIs ihrer Wahl im Auge behalten und sie leicht mit ihren Teams oder einem Kunden teilen - interessante Lösungen für Agenturressourcen.
Nicht zuletzt bietet Ihnen das Marketing Resource Management die Möglichkeit, zukünftige Projekte besser zu planen und abzuschätzen sowie Lösungen für die Ressourcen der Agentur zu finden. Eine Helikopteransicht Ihrer Pipeline, der verfügbaren Ressourcen, ihrer aktuellen Auslastung und der von Ihren Mitarbeitern erfassten Zeit ist hier sehr hilfreich. Sie sehen einfach, ob in Ihrer Produktionspipeline noch Platz für ein neues Projekt ist.
Analysieren Sie historische Daten, um Muster zu erkennen, die sich bei Ihren früheren Projekten als nachteilig erwiesen haben. Vielleicht neigen Sie dazu, die Entwurfsphase zu unterschätzen, oder in der Urlaubszeit kommt es häufig zu einer Überlastung mit Aufgaben. Wenn Sie diese Unzulänglichkeiten kennen, können Sie sie bei künftigen Projekten vermeiden.
Wie Sie in diesem Artikel erfahren haben, können Marketingressourcenmanagement und Agenturressourcenlösungen für Produzenten und Kreativagenturen in vielerlei Hinsicht von Vorteil sein. Lassen Sie uns die Vorteile des Marketing Resource Management zusammenfassen:
Als Produzent erhalten Sie einen vollständigen Überblick über die Projekte, an denen Sie arbeiten, die verfügbaren Ressourcen und die Arbeitsbelastung Ihres Teams.
Sie können die Arbeitsbelastung für alle Ihre Teammitglieder, auch für Fernmitarbeiter und Freiberufler, effektiv ausgleichen.
Sie können das Risiko von Terminüberschreitungen und Budgetüberschreitungen verringern.
Die Sichtbarkeit der verfügbaren Ressourcen verbessert die Zusammenarbeit zwischen Ihnen und anderen Produzenten in Ihrer Agentur.
Sie haben einen besseren Überblick über Ihre Produktionspipeline.
Es ist einfacher für Sie, den Bericht Ihres Projekts zu erstellen.
Wenn Sie das Marketing-Ressourcenmanagement optimal nutzen wollen, müssen Sie sicherstellen, dass es sich um einen einheitlichen Prozess handelt, der in Ihrer Agentur regelmäßig durchgeführt wird.
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