Hatten Sie schon einmal das Gefühl, dass Sie alles im Griff haben, wenn Sie ein neues Projekt beginnen? Ich meine Ziele, Vorgaben, Ergebnisse, ein Team und einen Zeitplan. Aber dann macht eine unerwartete Änderung Ihren sorgfältig vorbereiteten Plan zunichte.
Wenn das bei Ihnen der Fall ist, brauchen Sie nicht in Panik zu geraten. Mit diesen Tipps für eine flexible Planungkönnen Sie Ihre Pläne anpassen und auf Veränderungen vorbereitet sein.
Bevor ich darauf eingehe, möchte ich Ihnen sagen, warum die Einführung einer flexibler Projektmanagement-Ansatz so wichtig ist.
Wie können Sie von einer flexiblen Planung profitieren?
Flexible Planung ermöglicht Managern die Planung die Arbeitsbelastung des Teams und Ressourcen bei der Durchführung mehrerer Projekte genauer zu planen. Oft gibt es viele Variablen, die sich nicht vorhersagen lassen - vor allem in Software-Entwicklung oder Agentur Umwelt. Es kann sich auf Ihr Projektbudget, der Zeitplan und nicht zuletzt die Frist. Flexibel Projekt- und Ressourcenplanung verhindern, dass die Manager an den alten Plänen festhalten, und ermöglichen es ihnen, auf alle unvorhergesehenen Veränderungen zu reagieren.
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Tipps für eine flexible Planung
1. Berücksichtigen Sie externe Ereignisse
Die Bewertung externer Abhängigkeiten ermöglicht es Ihnen, Dinge aufzudecken, auf die Sie keinen Einfluss haben.
Zwei Beispiele für externe Einflüsse sind natürlich Zeit und Geld - die Sie normalerweise berücksichtigen, wenn Sie Kostenvoranschlag für ein Projekt-, sondern auch Ereignisse wie nationale Feiertage oder Krankheitsurlaube Ihrer Mitarbeiter.
Wenn Sie mit Abhängigkeiten konfrontiert werden, die sich Ihrer Kontrolle entziehen, sollten Sie versuchen, diese zu kontrollieren, um das beste Ergebnis zu erzielen. Ereignisse wie z. B. nationale Feiertage sind etwas, das Sie leicht im Voraus überprüfen können, wie vom PMI vorgeschlagen wie vom PMI aufgeführt:
- Finden Sie Ereignisse wie nationale Feiertage oder freie Tage der Mitarbeiter, die während des Lebenszyklus eines Projekts stattfinden.
- Definieren Sie Gruppen von Mitarbeitern, die aufgrund eines Ereignisses nicht verfügbar sind (z. B. wenn Sie mit Remote-Teams arbeiten).
- Berechnen Sie die Auswirkungen des Ereignisses auf den Fortschritt Ihres Projekts.
- Berechnen Sie die Überstunden, die durch den Fortschrittsverlust entstehen, und planen Sie sie ein.
2. Risiken und Herausforderungen aufdecken
Kürzlich haben wir aufgelistet gemeinsame Herausforderungen im Ressourcenmanagement. Hier sind einige von ihnen:
- Erkennen der richtigen Fähigkeiten für das Projekt.
- Anpassung der Verfügbarkeit und Kapazität des Teams an den Zeitplan des Projekts und Verwaltung der Arbeitsbelastung.
Sie sollten in der Lage sein, alle verfügbaren Mitarbeiter aufzulisten und dann diejenigen auszuwählen, die am besten für Ihr Projekt geeignet sind. Aber was ist, wenn einige von ihnen krank werden oder kündigen wollen? Gibt es Leute, die sie ersetzen können? Wenn nicht, gibt es eine Möglichkeit, jemand anderen einzustellen, z. B. einen Freiberufler?
Wenn Sie Ihre Grenzen kennen, können Sie sich verschiedene Szenarien ausdenken und im Voraus Lösungen dafür finden: :
- Erstellen einer RACI-Diagramm einen klaren Überblick über die Zuständigkeiten in Ihrem Team zu haben.
- Erstellen Sie eine Übersicht über alle Ihre Mitarbeiter, vorzugsweise mit Angabe ihrer Fähigkeiten oder Positionen.
- Erstellen Sie eine Liste von Mitarbeitern, die in ein Projekt einsteigen können, falls eines Ihrer Teammitglieder ausfällt.
- Berechnen Sie die Auswirkungen der verschiedenen Ergebnisse auf das Projekt, das Team und die Arbeitsbelastung.
Sie können auch einen Projektstrukturplan (PSP) erstellen, um alle Aktivitäten im Projekt aufzulisten und jedem einzelnen mögliche Risiken zuzuordnen.
Eine weitere Möglichkeit, potenzielle Risiken aufzudecken, ist die Betrachtung historischer Daten. Gehen Sie einfach Ihre vergangenen Projekte durch und untersuchen Sie die Herausforderungen, mit denen Sie konfrontiert waren. Beurteilen Sie dann, ob die Möglichkeit besteht, dass sie auch in diesem Projekt auftreten könnten, und bereiten Sie Antworten vor.
3. Häufige Überprüfung der Kundenprioritäten
Bei der Vorbereitung des Projekts haben Sie wahrscheinlich einen umfassenden Plan mit Projektzielen und Abhängigkeiten erstellt.
Sie sollten auch regelmäßige Aktualisierungen der Prioritäten Ihres Kunden einplanen, damit Sie überprüfen können, ob es keine möglichen Änderungen in Ihrem Zeitplan gibt.
Auf diese Weise stellen Sie sicher, dass Sie mit Ihrem Kunden auf derselben Seite stehen und dass der Plan seinen Erwartungen entspricht.
4. Entwurf alternativer Szenarien
Durch die Prüfung alternativer Szenarien können Sie Ihr Projekt mit mehr Zuversicht verwalten.
Untersuchen Sie zunächst den kritischen Pfad Ihres Projekts, d. h. eine Aufschlüsselung aller Aufgaben und der zwischen ihnen bestehenden Abhängigkeiten. Suchen Sie nach kausalen Abhängigkeiten und Aufgaben, die für die Projektdurchführung entscheidend sind. Ermitteln Sie dann die Aufgaben, die sich verschieben können, d. h., dass eine Änderung ihrer Ausführung keine Auswirkungen auf den Gesamterfolg des Projekts hat oder den Zeitplan beeinträchtigt. Viele Projektmanagement-Tools bieten die Möglichkeit, Aufgaben zu kennzeichnen, was den Überblick über den kritischen Pfad erleichtert.
Indem Sie die messbaren Aktionen und Meilensteine skizzieren und dann fließende Aufgaben hinzufügen, können Sie sehen, wie es möglich ist, die Reihenfolge der Aufgaben zu ändern oder die Ressourcen zu jonglieren, falls dies erforderlich ist.
5. Planen Sie Treffen mit Ihrem Team und dem Kunden ein
Regelmäßige Besprechungen mit Ihrem Team und dem Kunden helfen Ihnen, auf dem Laufenden zu bleiben und Risiken und Herausforderungen zu erkennen, sobald sie auftreten. Nehmen Sie diese Besprechungen in Ihren Plan auf, bevor das Projekt beginnt, und teilen Sie Ihrem Team und dem Kunden mit, wann und wie sie stattfinden werden.
Welche Treffen sollten Sie einplanen?
Scrum-Besprechungen wie Daily, Sprint Planning, Sprint Retrospective und Sprint Review dienen dazu, Sie über den Projektfortschritt auf dem Laufenden zu halten. Bei diesen Treffen erfahren Sie auch, mit welchen Hindernissen Ihr Team konfrontiert ist, so dass Sie darauf reagieren und Lösungen für die Probleme finden können.
Bei Besprechungen mit Ihrem Kunden können Sie ihn über die Fortschritte auf dem Laufenden halten, aber auch sein Feedback einholen, das Sie sofort berücksichtigen können, anstatt die Arbeit später noch einmal zu wiederholen.
Überwachen Sie Ihr Projekt und passen Sie Ihre Pläne bei Bedarf an
Die Erstellung eines Projektplans im Vorfeld bedeutet nicht, dass Sie ihn später nicht überarbeiten müssen.
Flexible Planung bedeutet, dass Sie die Möglichkeit haben, eine übergeordneter Projektplan Sie wissen aber auch, wie man sie anpasst, auf Risiken und Herausforderungen überwacht und bei Bedarf verbessert.
