Die Herausforderungen des Ressourcenmanagements liegen in der Natur der Arbeit mit Teams. Oftmals müssen Sie die Arbeit und die Ressourcen planen Verwaltung mehrerer Projekte auf einmal. Das Organisieren, Überwachen und Verbessern von Prozessen ist ein wichtiger Teil des Projektressourcenmanagements, der über Erfolg oder Misserfolg Ihrer Projekte entscheiden kann. Klingt, als wäre das eine ganze Menge? Lassen Sie uns diese Herausforderungen in überschaubare Teile zerlegen und sehen, wie Sie sie bei Ihrer Arbeit bewältigen können.

Erkennen der richtigen Fähigkeiten für das Projekt

Ein neues Projekt startenmüssen Sie Mitarbeiter mit den richtigen Fähigkeiten finden. So einfach das klingt, kann es doch eine Herausforderung sein, wenn Sie keinen klaren Überblick über Ihre Ressourcen haben. Eine Liste von Mitarbeitern, die Sie nach ihren Fähigkeiten oder ihrer Position sortieren können, ist nützlich, da Sie so schnell Personen finden können, die ein bestimmtes Projekt durchführen können.

Erkundigen Sie sich dann, ob die betreffenden Personen während des geschätzten Zeitraums verfügbar sind. Sie können auch eine Qualifikationsmatrix oder eine RACI-Diagramm (auch bekannt als Verantwortungszuweisungsmatrix) zu markieren, wofür sie verantwortlich sind.

Anpassung der Verfügbarkeit und Kapazität des Teams an den Zeitplan des Projekts

Die Verwaltung der Verfügbarkeit der Mitarbeiter, ihrer Kapazität und ihrer Fähigkeit, den Zeitplan einzuhalten, sind eng miteinander verbunden. Sehen wir uns an, wie Sie bei der Planung der Ressourcen und des Zeitplans für Ihr Projekt mit Risiken umgehen können.

Die Verfügbarkeit Ihres Teams kennen

Wenn Sie wissen, ob jemand Vollzeit arbeitet oder ein Freiberufler ist, der nach Stunden abrechnet, können Sie seine Verfügbarkeit einschätzen. Eine echte Herausforderung ist dabei, dass sich diese Verfügbarkeit zu einem für Sie günstigen Zeitpunkt ändern kann. 

Risiken managen, bevor sie auftreten

RessourcenplanungÜberprüfen Sie nicht nur die Verfügbarkeit Ihres Teams, sondern haben Sie auch einen Plan B für den Fall, dass einige Ressourcen ausfallen.

Gibt es einen anderen Mitarbeiter mit ähnlichen Fähigkeiten, der die Aufgabe übernehmen könnte? Oder können Sie die Arbeit vielleicht an einen Freiberufler auslagern?

In jedem Fall ist es gut, wenn Sie Ihre Alternativen im Voraus kennen, damit Sie nicht mitten im Projekt ohne Ressourcen für eine Aufgabe dastehen. Sie können auch nach nationalen Feiertagen und geplanter persönlicher Freistellung suchen, um diese in Ihren Zeitplan einzubeziehen.

Berücksichtigen Sie die Kapazität Ihres Teams

Im günstigsten Fall, durch Bottom-up-Schätzung Wenn Sie mit Ihren Teammitgliedern sprechen, haben diese aufgrund ihrer bisherigen Erfahrungen vielleicht eine Vorstellung davon, wie lange die einzelnen Aufgaben dauern werden. Wenn nicht, sollten Sie historische Daten berücksichtigen.

Auf diese Weise können Sie die geschätzte Zeit auf der Grundlage der bisherigen Leistung Ihres Teams einschätzen und das Risiko einer Kapazitätsüberschreitung verringern.

Vermeiden Sie unrealistische Zeitpläne

Wenn Sie die Verfügbarkeit von Ressourcen und deren Kapazität berücksichtigen, können Sie eine weitere Herausforderung vermeiden - die Erstellung unrealistischer Zeitpläne. Wenn Sie wissen, wann Ihre Mitarbeiter verfügbar sind und wie viel Arbeit sie innerhalb eines bestimmten Zeitrahmens erledigen können, können Sie Ihr Projekt genauer planen.

Verwaltung der Arbeitsbelastung ohne Ressourcenverschleiß

Die Planung der Arbeit und die anschließende Überwachung, um eine Unter- oder Überbeanspruchung zu vermeiden, sind sehr wichtig, um die Produktivität Ihres Teams zu gewährleisten. Andernfalls könnten die Mitarbeiter, die zu viel Arbeit haben anfangen, sich ausgebrannt zu fühlen, während zu wenig zu tun zu haben, macht sie unglücklichauch.

Passen Sie die Arbeitsbelastung an, sobald Sie feststellen, dass jemand überlastet ist, während andere nicht so viele Aufgaben haben. Schauen Sie, ob Sie die Arbeit aufteilen können, z. B. mit Hilfe von Resource Leveling. Das ist eine Projektterminierungstechnik bei dem Sie die Aktivitäten je nach Verfügbarkeit der Ressourcen aufteilen oder zusammenlegen. Seien Sie sich jedoch bewusst, dass dies negative Auswirkungen auf den Zeitplan und das Budget Ihres Projekts haben kann.

Vermeiden Sie Ressourcenverbrauch

Bei der Planung der Arbeit und der Ressourcen kann es verlockend sein, mehr Arbeitskräfte einzusetzen, als Sie tatsächlich benötigen. Dieses "nur für den Fall" Ressourcenzuweisung ist jedoch ein Fehler, den Projektmanager häufig begehen.

Wenn man mehr Ressourcen als nötig hinzufügt, werden die geschätzte Zeit und das Budget verzerrt, wodurch auch Mitarbeiter für andere PMs blockiert werden. Dies kann dazu führen, dass diejenigen, die bereits früher gebucht wurden, mehr Arbeit haben oder zu wenig Leistung erbringen.

Versuchen Sie, nur die Teammitglieder zuzuweisen, von denen Sie wissen, dass Sie sie brauchen werden. Falls sich etwas ändert, ist es immer besser, mit einem anderen PM über einen Mitarbeiter zu verhandeln.

Schlussfolgerung

Versuchen Sie, diese Ideen in Ihre Arbeit einzubeziehen, um häufige Probleme beim Ressourcenmanagement zu vermeiden:

  • Seien Sie realistisch - planen Sie entsprechend den Projektanforderungen und nehmen Sie nicht mehr Buchungen vor, als Sie benötigen.
  • Vertrauen Sie Daten mehr als Ihren Annahmen - nutzen Sie Inputs und Berichte aus vergangenen Projekten, um neue Projekte zu planen.
  • Verschaffen Sie sich einen Überblick über Ihre Ressourcen - wissen Sie, auf welche Ressourcen Sie zurückgreifen können, welche Fähigkeiten sie haben und wie ihre Verfügbarkeit ist.
  • Richten Sie Ihre Projekte an den Kapazitäten und der Pipeline des Unternehmens aus - beziehen Sie immer auch andere Projekte und Prioritäten mit ein, damit Sie sich über mögliche Überschneidungen und Änderungen im Klaren sind.
  • Seien Sie für Ihr Team da - Besprechungen mit Ihrem Team helfen Ihnen, die Probleme und Herausforderungen frühzeitig zu erkennen, so dass Sie Zeit haben, darauf zu reagieren und Verbesserungen vorzunehmen.

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