4 Schritte zum effektiven Management des Projektumfangs

Vor ein paar Monaten veröffentlichte eine renommierte Online-Plattform für Projektmanager - Project-Management.com - einen Bericht über die 10 häufigsten Ursachen für das Scheitern von Projekten. Wenn Sie diesen Text nur überfliegen, werden Sie nichts über das Management des Projektumfangs finden. Wenn Sie ihn jedoch gründlich lesen, werden Sie feststellen, dass die vom Autor beschriebenen Faktoren sehr stark mit der Definition und Kontrolle des Projektumfangs verbunden sind.

Was werden Sie dank dieses Artikels bekommen:

• Wie man den Prozess des Projektumfangsmanagements plant
• Bedeutung des "Umfangs" für Projektmanager
• Was das Projektumfangsmanagement umfasst
• Der Einfluss von Ressourcenmanagement-Software zum effizienten Management des Projektumfangs

Schlechte Vorbereitung wurde als Fehlerursache Nummer 1 angesehen, gefolgt von unzureichende Dokumentation und Nachverfolgung. Die Liste wird geschlossen durch Missachtung der Warnzeichen des Projekts. Wir erwähnen sie, weil dieser Blog-Beitrag Ihnen helfen soll, diese Gefahren durch eine effektive Verwaltung des Projektumfangs zu verringern oder zu beseitigen.

Lesen Sie weiter, um zu sehen, dass das Management des Projektumfangs mit der Vorbereitung beginnt und untrennbar mit einer angemessenen Dokumentation und der Überwachung des Projektfortschritts verbunden ist. Was ist mit den Warnzeichen eines Projekts? Sie werden sehen, dass eines der bedrohlichsten Anzeichen die Ausdehnung des Projektumfangs ist. Glücklicherweise kann ein erfolgreiches Umfangsmanagement helfen, dies zu vermeiden.

Beginnen wir mit der Definition der wichtigsten Begriffe, die wir in diesem Leitfaden verwenden werden:

Was ist Projektumfangsmanagement?

Was ist der Umfang?

Wie die Philosophen zu sagen pflegten: Ohne ein Verständnis der von uns verwendeten Begriffe gibt es überhaupt kein Verständnis. Was bedeutet also der "Anwendungsbereich"?

Beginnen wir mit der Definition, die von Institutionen außerhalb des Projektmanagementkreises gegeben wird - vom Oxford Dictionary. Dank ihnen können wir über zwei Bedeutungen des Begriffs lesen Umfang Begriff. Erstens ist der Geltungsbereich nur ein Potenzial, eine Gelegenheit, eine Ressourcenkapazitäteine Möglichkeit, etwas zu verändern, zu erreichen, etwas zu tun. Aber die zweite Bedeutung ist nahe genug an der Projektmanagement-Gesellschaft, so dass es sich lohnt, sie zu zitieren. Umfang ist:

(...) das Spektrum der Dinge, mit denen sich ein Thema, eine Organisation, eine Tätigkeit usw. beschäftigt

(Oxford Dictionary)

Was ist der Umfang des Projektmanagements?

Vergleichen wir die obige Definition mit derjenigen, die durch unter Projektmanagern bekannten Institution werden Sie den Zusammenhang erkennen.

Dank der Association for Project Management wissen wir, dass sich der Begriff "Scope" auf die Gesamtheit der Ergebnisse, Resultate und Vorteile sowie auf die für die Durchführung von Projekten erforderliche Arbeit bezieht. Man kann sagen, dass es sich um die Arbeit und/oder entsprechend qualifizierte Mitarbeiter handelt, die erforderlich sind, um alle Anforderungen des Projekts zu erfüllen (d. h. ein Produkt erfolgreich zu liefern).

Das sollte man erwähnen, um Missverständnisse zu vermeiden. Diese Bedeutung ist etwas weiter gefasst als ähnlich klingend - die Produktumfang. Der Produktumfang beschreibt - allgemein gesprochen - die Merkmale und Funktionen eines Produkts oder einer Dienstleistung. Während:

Der Projektumfang ist die Arbeit, die geleistet werden muss, um ein Produkt entsprechend dem Produktumfang (erforderliche Funktionen und Merkmale) zu liefern.

(Wrike.com)

Was ist das Projektumfangsmanagement?

Was ist also das Management des Projektumfangs? Für die Gesellschaft für Projektmanagement:

Das Management des Projektumfangs ist der Prozess, bei dem der Output, die Ergebnisse und der Nutzen ermittelt, definiert und kontrolliert werden. Der Begriff "Umfang" wird im Projektmanagement verwendet, um die Gesamtheit der Ergebnisse und des Nutzens sowie die zu ihrer Erzielung erforderliche Arbeit zu bezeichnen.

(APM Body of Knowledge, 7. Auflage)

Aber in der älteren Version, von PMBOK® Leitfaden, 6. Auflage Perspektive ist das Management des Projektumfangs der Prozess, mit dem Sie sicherstellen können, dass das Projekt Folgendes umfasst die gesamte erforderliche Arbeit, und nur die erforderliche Arbeit.

Vereinfacht ausgedrückt, kann das Projektumfangsmanagement dank der 7. Auflage als Zeit und Schritte (ein Prozess) des Erwerbs und der Dokumentation von Wissen über alle Aspekte des Projekts interpretiert werden. Und das Ergebnis des Projektumfangsmanagementprozesses ist die Liste all dessen, was der Projektplan enthalten sollte (Aufgaben und Teilaufgaben, Budgets, Verantwortlichkeiten usw.).

Die 6. Auflage betont jedoch die notwendige Arbeit (und/oder den richtigen erfahrenen Mitarbeiter), die für das Projekt erforderlich ist. Aus der letzten Perspektive sollte sich ein Projektmanager auf Menschen oder - wie man sagen sollte - Ressourcen konzentrieren, die (dank ihrer Fähigkeiten und Erfahrung) in der Lage sind, das Projekt mit den erwarteten Anforderungen in der erwarteten Zeit zu liefern.

Lassen Sie uns am Ende dieses Kapitels mit einem Zitat zusammenfassen Ein Leitfaden für den Project Management Body of Knowledge

Bei der Verwaltung des Projektumfangs geht es in erster Linie darum, zu definieren und zu kontrollieren, was im Projekt enthalten ist und was nicht.

(PMBOK® Guide, 7. Ausgabe)

Wie können Sie von einem effektiven Projektumfangsmanagement profitieren?

Unser Mitbewerber und ebenfalls bekanntes Projekt Ressourcenmanagement-Software Anbieter informiert auf seiner Website über das Ergebnis und das Ziel des Projektumfangsmanagementprozesses.

Das Management des Projektumfangs ist ein Prozess, der dabei hilft, die Liste aller Projektziele, Aufgaben, Leistungen, Termine und Budgets zu bestimmen und zu dokumentieren(...).

(Kissflow.com)

Wie wir sehen, handelt es sich um eine Bestandsaufnahme all dessen, was der Projektplan enthalten sollte. Und Der Hauptvorteil des Projektumfangsmanagements besteht darin, dass es Ihnen hilft, das Projekt erfolgreich durchzuführen. Dank dieses Prozesses wissen Sie, was getan werden muss (und was nicht), so dass Sie Ihr Team mit mehr Selbstvertrauen führen können.

Weitere Vorteile dieses Verfahrens sind:

• mit einer Umfangsangabe und einem Projektstrukturplan ist es viel einfacher, die für die Durchführung des Projekts erforderliche Arbeit zu planen,
• strategisch effektives Ressourcenmanagement ist möglich, wenn Sie den Umfang des Projekts kennen,
• können Sie die Ausweitung des Projektumfangs (eine Situation, in der der Projektumfang dynamisch und unkontrolliert wächst) verhindern oder abmildern,
• Es gibt Ihnen die Möglichkeit, bereits zu einem frühen Zeitpunkt im Projektlebenszyklus gute Standards für die Kommunikation und das Projektmanagement zu etablieren,
• Wenn Sie den Umfang des Projekts kennen, können Sie den aktuellen Fortschritt des Projekts und die Leistung Ihres Teams besser beurteilen.

Plan und Schritte, die bei der Entwicklung von projektumfangsmanagement 

Die unten aufgeführten Schritte basieren auf dem Project Management Body of Knowledge (PMBOK®). Wenn Sie nach einem umfassenden Plan für das Umfangsmanagement suchen, sollten Sie sich unbedingt die Anleitung ansehen. Im Folgenden finden Sie einen Prozess für das Umfangsmanagement, der es Ihnen ermöglichen sollte, ihn für Ihr bevorstehendes Projekt umzusetzen.

Erstellen eines Projektumfangsmanagementplans

Die Planung des Umfangsmanagements sollte damit beginnen, dass Sie sich im Vorfeld vorbereiten. Noch bevor Sie die Anforderungen sammeln und den Umfang Ihres Projekts festlegen, sollten Sie planen, wie Sie dabei vorgehen wollen. Bestimmen Sie die wichtigsten, aber besser alle Beteiligten und Personen, die etwas zum Projektumfang zu sagen haben.

Treffen Sie sich mit Ihrem Team und legen Sie fest, wie der Prozess der Erstellung des Umfangs aussehen soll. Es wäre hilfreich, wenn Sie auch über mögliche Änderungen des Projektumfangs nachdenken würden. Natürlich können Sie zu diesem Zeitpunkt noch nicht wissen, was sich ändern kann, aber Sie können festlegen, was passiert, wenn Änderungen auftreten.

Sammeln Sie alle Entscheidungen, die Sie hier treffen, im Umfangsmanagementplan. Dieser Plan wird Ihr Leitfaden für den weiteren Prozess sein.

Erfassung der Anforderungen und Festlegung des Projektumfangs

Es ist an der Zeit, Projektanforderungen zu sammeln: Dinge, die getan werden müssen, um Ihre Projektziele zu erreichen. Es ist nicht so einfach, einfach zum Kunden zu gehen und zu fragen Wie soll das Endprodukt aussehen und sich verhalten? Das Sammeln von Anforderungen ist ein Entdeckungsprozess, da die Stakeholder zu diesem Zeitpunkt vielleicht noch gar nicht wissen, welche besonderen Funktionen in ihrem Produkt enthalten sein sollen (vor allem, wenn Sie mit der Leitung eines Softwareentwicklungsprojekts betraut sind). )

Zugegeben, Ihre Kunden haben vielleicht keine genaue Vorstellung vom Endprodukt, aber sie kennen wahrscheinlich die Geschäftsziele, die mit dem Projekt erreicht werden sollen. Sie können eine Reihe von Workshops und Interviews veranstalten, um die Bedürfnisse der Nutzer zu ermitteln und daraus die Anforderungen abzuleiten.

Eine weitere Möglichkeit, datengestützte Anforderungen zu sammeln, ist die Durchführung einer Reihe von Tests mit Prototypen, um herauszufinden, welche Merkmale und Funktionen bei der Zielgruppe am besten ankommen.

Sie können auch ein Benchmarking durchführen, um Ihre potenziellen Anforderungen mit den besten Verfahren der Branche zu vergleichen.

Sobald Sie eine Liste der verschiedenen Anforderungen haben (Merkmale und Funktionen, Geschäftsziele, für die Bereitstellung eines Produkts erforderliche Prozesse, Abnahmekriterien), können Sie versuchen, den Umfang zu definieren. Denken Sie daran, dass in der Regel nicht alle Elemente, die Sie anfangs gesammelt haben, in den endgültigen Projektumfang aufgenommen werden.

Die Festlegung des Projektumfangs bedeutet die Erstellung eines so genannten Umfangsdokuments. In einer Umfangsangabe dokumentieren Sie den Umfang des Projekts, der aus folgenden Elementen besteht:

• Projektleistungen,
• die für die Erbringung dieser Leistungen erforderlichen Arbeiten,
• mögliche Einschränkungen,
• Akzeptanzkriterien.

TIPP: Es könnte eine gute Idee sein, die Ausschlüsse auch in der Erklärung zum Geltungsbereich zu dokumentieren (wir werden X und Y nicht in den Projektumfang aufnehmen). Sie werden hilfreich sein, wenn Sie später mit den Erwartungen umgehen und Änderungen des Umfangs aushandeln müssen.

Erstellen eines Projektstrukturplans (WBS)

Dieser Schritt wird Ihnen helfen, den Umfang besser zu visualisieren und in kleinere Elemente zu unterteilen. Der Projektstrukturplan ist ein hierarchischer Rahmen von Leistungen, die mit dem Projektergebnis übereinstimmen.

Traditionell beschreibt der WBS was und nicht wieDaher sollten Sie sich auf Ergebnisse statt auf Aktivitäten konzentrieren (z. B., Zahlung statt Entwurf/Entwicklung/Test des Zahlungswegs). Man kann es auch so sehen, dass der Projektstrukturplan beschreibt, "was der Kunde erhält", und nicht, "welche Maßnahmen das Projektteam ergreifen wird". Manche Projektmanager behandeln ihn jedoch eher wie eine Aufschlüsselung von Aufgaben und Teilaufgaben, was ebenfalls ein hilfreiches Dokument ist.

Warum sollten Sie sich überhaupt die Mühe machen, einen Projektstrukturplan zu erstellen? Zunächst einmal ist es einfacher, einen Zeitplan zu erstellen, wenn Sie die zu erbringenden Leistungen in kleinere Teile aufgeschlüsselt sehen. Außerdem können Sie Aufgaben bequemer erstellen und zuweisen, da Sie sich auf den Projektstrukturplan verlassen können. 

Und schließlich erleichtert eine solche hierarchische Struktur das Erfassen des Projektumfangs, vor allem wenn man ein visueller Denker ist. Sie sind sich nicht sicher, ob Sie sich als solcher identifizieren? Lesen Sie unseren Leitfaden Sketchnoting für Projektmanager um zu sehen, wie Sie vom visuellen Denken im Projektmanagement profitieren können.

Validierung des Projektumfangs und Kontrolle desselben während des Projektlebenszyklus

Sie haben den Projektumfang und den Projektstrukturplan, wissen also, was in das Projekt aufgenommen werden soll. Nun müssen die Beteiligten den Umfang validieren und abzeichnen. Prüfen Sie, ob es Unklarheiten gibt, und versuchen Sie, ihn vor Beginn der Projektarbeit abzuschließen. Auf diese Weise können Sie das Risiko einer schleichenden Ausweitung des Projektumfangs verringern.

Wenn das Projekt läuft, müssen Sie den Umfang kontrollieren. Überwachen Sie, was im Vergleich zu dem, was getan wurde, getan werden sollte. Während dieses Prozesses werden Sie wahrscheinlich die folgenden Werkzeuge nützlich finden:

• Werkzeuge zur Projektplanung - Hier können Sie sehen, welche Aufgaben bereits erledigt sind und welche sich noch in der To-Do Kategorie.
• Lösung für die Ressourcenverwaltung ermöglicht es Ihnen, den Fortschritt in Bezug auf die Arbeitsbelastung Ihres Teams zu sehen und mit den geschätzten Stunden zu vergleichen.
• Werkzeuge zur Kapazitätsplanung
• System zur Urlaubsverwaltung - Verfügbarkeit, Abwesenheitsmanagement

Vergleichen Sie Projektberichte mit dem Umfang und dem Zeitplan des Projektmanagements, um festzustellen, ob der Zeitplan, die Arbeitsbelastung, die erledigten Aufgaben usw. mit Ihren Schätzungen übereinstimmen.

Der Prozess der Verwaltung des Projektumfangs mag kompliziert erscheinen, vor allem, wenn man bedenkt, wie viel Vorbereitungsarbeit damit verbunden ist. Wenn Sie es jedoch einmal ausprobieren, werden Sie feststellen, dass die Dokumente, die Sie in einem sehr frühen Stadium des Prozesses erstellen (Plan zur Verwaltung des Projektumfangs und Erklärung zum Projektumfang), Ihnen im weiteren Verlauf enorm helfen und Sie in die Lage versetzen, das Produkt oder die Dienstleistung, an der Ihr Team arbeitet, zu liefern.

[/vc_column_text][/vc_column][/vc_row]