Effektives Meeting-Management

Es wird Sie wahrscheinlich nicht überraschen, dass Sitzungen oft mit Zeitverschwendung assoziiert werden. Laut Bericht von Atlassianverbringen die Mitarbeiter jeden Monat bis zu 31 Stunden in unproduktiven Sitzungen. Das ist fast eine ganze Arbeitswoche!

Es ist verständlich, dass Teamleiter und Manager versuchen, einige Maßnahmen zu ergreifen, um die Kosten für Sitzungen zu senken. Für einige Unternehmen könnte das z. B. ein Verbot aller Statusbesprechungen sein. Für andere bedeutet es die Einführung von Apps und Techniken zur Steigerung der Effektivität von Besprechungen. In diesem Artikel geben wir Ihnen Tipps, wie Sie erfolgreiche Meetings planen und durchführen können.

Was macht ein Meeting effektiv?

Wirksame Besprechungen führen zu greifbaren Ergebnissen, die sich positiv auf Ihr Projekt oder die Organisation insgesamt auswirken. Das ist die allgemeine Idee. Die Einzelheiten hängen von der Zielsetzung Ihrer Besprechung ab. Effektive Besprechungen sind solche, die die vom Besprechungsleiter gesetzten Ziele erreichen. Daher ist es von entscheidender Bedeutung, dass Sie sich für jede Besprechung ein klares Ziel setzen und dieses mit den Teilnehmern teilen. Mehr dazu im nächsten Abschnitt.

Wie planen Sie eine effektive Besprechung?

Beginnen Sie mit einem Ziel. Was wollen Sie mit dieser Besprechung erreichen? Müssen Sie einige wichtige geschäftliche Entscheidungen treffen? Planen Sie ein Brainstorming? Gibt es Aktualisierungen, die Sie Ihrem Team mitteilen sollten, im Sinne von Projekttransparenz? Die von Ihnen festgelegten Ziele werden wahrscheinlich die Art des Treffens beeinflussen. Sie könnten Sie sogar davon überzeugen, ... das Treffen gar nicht zu organisieren.

Müssen Sie diese Sitzung wirklich abhalten?

Viele Unternehmen folgen der Treffen als Standard Richtlinie: Im Zweifelsfall eine Besprechung einberufen. Leider ist das nicht die produktivste Art, die Zeit der Mitarbeiter zu verbringen. Viele Berichte, die in den letzten Jahren veröffentlicht wurden, betonen die schiere Menge an unnötigen Meetings. Atlassian analysierte die Daten und kam zu dem Schluss, dass die Hälfte der Sitzungen als Zeitverschwendung angesehen wird. Die Hälfte von ihnen! Das gibt mir zu denken, dass fast jeder die Zahl der Sitzungen, die er organisiert, reduzieren könnte.

Eine Art von Besprechung, die oft kritisiert wird, ist die berüchtigte Statusbesprechung. Jason Fried, der Gründer und CEO von Basecamp, schreibt dass Statusbesprechungen sind die schlimmste Art von Besprechungen. Wenn Sie sie abschaffen, wissen Sie tatsächlich mehr, sparen einen Haufen Geld und gewinnen Dutzende von Stunden pro Monat zurück. Mit dieser Meinung ist er nicht allein. Mehrere Unternehmen geben offen zu, dass sie es aufgegeben haben, sich zu treffen, um sich über den aktuellen Stand der Arbeit auszutauschen. Stattdessen kommunizieren sie effizienter mit schriftlichen Statusberichten. Dieser Ansatz ist besonders wertvoll für verteilte Teams, bei denen man einen erheblichen Planungsaufwand betreiben muss, um eine Gruppe von Personen in Echtzeit zu einem Gespräch zusammenzubringen. Statusberichte, die auf Slack oder innerhalb von Projektleitung Software Ihrer Wahl benötigen weniger Zeit als ihre persönlichen Pendants.

Ich kann mir vorstellen, dass einige von Ihnen dieser Idee gegenüber misstrauisch sind: Schließlich sprechen die Menschen schneller, als dass sie Dinge schriftlich festhalten. Sind Besprechungen nicht effizienter, als Dinge aufzuschreiben? Nun, in diesem Fall nicht. Statusbesprechungen für Gruppen von Personen dauern länger als die Vorbereitung einer kurzen Notiz über den eigenen Fortschritt. Außerdem ist es unwahrscheinlich, dass die Besprechungsteilnehmer allen Äußerungen aller Teilnehmer einer Besprechung gleichermaßen Aufmerksamkeit schenken.

Darüber hinaus ist das Aufschreiben eine ausgezeichnete Gelegenheit, Informationen zusammenzufassen und jeden Punkt prägnant zu vermitteln. So können Sie aufschlussreiche und dauerhafte Informationen produzieren. Es gibt eine Vielzahl von Apps und Add-ons, die Ihr Unternehmen bei der Umstellung von persönlichen Statusbesprechungen auf asynchrone Zusammenfassungen unterstützen können. Probieren Sie Standuply oder Karottezum Beispiel.

Statusgespräche sind nicht die einzige Art von Besprechungen, die aus Ihrem Kalender gestrichen werden könnten. Wenn Sie sich nicht sicher sind, ob eine bestimmte Besprechung stattfinden soll oder nicht, können Sie sich von einer lustigen, aber nützlichen App beraten lassen: Sollte es ein Treffen sein?

Nachdem Sie nun einen triftigen Grund für die Durchführung einer geschäftlichen Besprechung gefunden haben, müssen Sie diese sorgfältig planen. Es ist kein Platz für ein spontanes "Ich bin gerade an Ihrem Schreibtisch vorbeigekommen"-Gespräch: Daten zeigen dass 40% der Menschen sie als erhebliche Ablenkung empfinden.

Laden Sie die richtigen Leute zu Ihrem Treffen ein

Eine der wichtigsten Voraussetzungen für produktive Besprechungen ist es, die richtige Gruppe von Personen zusammenzubringen. Laden Sie Mitarbeiter ein, die wahrscheinlich zum Ziel der Besprechung beitragen können. Führen Sie eine Projektteambesprechung durch, wenn Sie wichtige Neuigkeiten austauschen und anschließend eine kurze Frage- und Antwortrunde organisieren möchten. Wenn Sie in dieser Sitzung eine Entscheidung der Geschäftsleitung herbeiführen wollen, stellen Sie sicher, dass die Entscheidungsträger auch tatsächlich anwesend sind. Andernfalls wird es kaum eine effektive Diskussion geben.

Wenn es um die Anzahl der Besprechungsteilnehmer geht, kennen Sie vielleicht die Zwei-Pizza-Regel populär gemacht durch Jeff Bezos. Sie besagt, dass zwei Pizzen ausreichen sollten, um die gesamte Sitzungsgruppe zu versorgen. Das ist eine praktische Regel, aber ich würde vorschlagen, dass Sie sie nicht so sehr als Messformel betrachten (schließlich gibt es Pizzen in sehr unterschiedlichen Größen). Nutzen Sie sie stattdessen als Gelegenheit, Ihre Teilnehmerliste zu überdenken, bevor Sie eine Einladung verschicken.

Ein weiterer Punkt, den Sie in diesem Zusammenhang berücksichtigen sollten, sind die Kosten für Ihre Besprechung. Manchmal haben wir das Gefühl, dass wir dem Unternehmen Geld sparen, wenn wir eine Besprechung organisieren und so "die Dinge voranbringen". Je länger die Besprechung dauert und je mehr Personen daran beteiligt sind, desto höher werden jedoch die Kosten für das Unternehmen sein. Wenn Sie das nächste Mal entscheiden müssen, wen Sie zu Ihrer Besprechung einladen wollen, sollten Sie Folgendes prüfen der Sitzungskosten-Rechner die von der Harvard Business Review veröffentlicht wurde. Die Ergebnisse könnten Sie überraschen.

Eine Tagesordnung für die Sitzung erstellen

Wenn Sie die Ziele der Sitzung geplant und eine Liste der teilnehmenden Mitarbeiter im Kopf haben, müssen Sie einen Aktionsplan erstellen. Versuchen Sie, die folgenden Fragen zu beantworten, um die Tagesordnung Ihrer Sitzung zu erstellen:

• Wie sollte das Treffen aussehen?
• Wer sollte sprechen und wann?
• Welche Schritte sind erforderlich, um das Ziel zu erreichen?
• Welche Entscheidungen müssen getroffen werden?
• Wie viel Zeit sollten Sie für jeden Tagesordnungspunkt einplanen?
• Um wie viel Uhr soll das Treffen beginnen?
• Wer wird Notizen machen und wie?

Die Wahl des richtigen Zeitfensters für Ihre Besprechung kann sich als schwierig erweisen, insbesondere wenn Sie Personen einladen, deren Verfügbarkeit nicht feststeht. Werfen Sie zunächst einen Blick auf den Ressourcenkalender Ihres Teams, um das passende Datum für Ihre Besprechung zu ermitteln. Beachten Sie, dass die Uhrzeit, zu der Ihre Sitzung beginnt, nicht zufällig gewählt werden sollte. Wie in Doodle's Bericht zum Stand der Meetings 2019Nur 12% der Befragten ziehen es vor, nach 14 Uhr eine Besprechung abzuhalten. Tools wie Calendly oder Meetingbird Sie dabei unterstützen, den richtigen Zeitpunkt für ein Treffen zu finden.

Beachten Sie, dass Tagesordnungen für Teambesprechungen idealerweise zusammen mit den Einladungen verschickt werden sollten und nicht erst später der Veranstaltungsbeschreibung hinzugefügt werden. Letzteres könnte dazu führen, dass einige Teilnehmer die Tagesordnung übersehen und daher nicht wissen, was sie während der Sitzung erwartet. Aus Ihrem Terminplan sollte klar hervorgehen, dass Sie die Besprechung leiten und/oder moderieren. Wenn es keinen eigenen Leiter für eine Besprechung gibt, ist es schwierig, alle Schritte erfolgreich durchzuführen. Stellen Sie sicher, dass alle Teilnehmer der Besprechung wissen, was sie vorbereiten sollen. Andernfalls wird es Ihnen schwer fallen, die Diskussion effektiv zu leiten.

Wie führt man eine effektive Sitzung durch?

Als Besprechungsleiter sind Sie für den Ablauf Ihrer Besprechung verantwortlich. Sie entscheiden, wann die Besprechung beginnt und ob der Aktionsplan befolgt wird. Behalten Sie stets den Hauptzweck der Diskussion im Auge. Dies sind die wichtigsten Elemente einer effektiven Besprechung:

• Zeit - Achten Sie auf die Zeit. Wenn die Besprechung beispielsweise planmäßig beginnen soll, aber einer der Teilnehmer sich verspätet, sollten Sie die Diskussion ohne ihn beginnen. Natürlich können Dinge passieren, und manchmal kann eine Verzögerung durch äußere Umstände verursacht werden. Was aber, wenn Sie jemanden in Ihrem Team haben, der notorisch zu spät kommt und immer "zu beschäftigt" ist, um zu erscheinen? Ich bin sicher, dass Sie das Zeitfenster sorgfältig ausgewählt und die Kosten für dieses Treffen abgeschätzt haben. Warum sollten Sie all diese Mühe verschwenden, nur weil jemand die Besprechungen nicht einhält?
• Regeln - Der Sitzungsleiter ist für die Festlegung der Richtlinien verantwortlich, die alle Teilnehmer befolgen sollten. Eine Praxis, die die Produktivität der Besprechungsteilnehmer wirklich erhöht, ist das Verbot von Multitasking. Das bedeutet in der Regel, dass alle Laptops heruntergefahren und die Telefone weggelegt werden sollten. Gibt es etwas Ärgerlicheres als eine Person, die in Ihrer Besprechung gesessen hat, während sie im Internet surfte, und dann sagt: "Können Sie den letzten Teil wiederholen? Ich habe nicht aufgepasst." Das ist eine schreckliche Verschwendung von Zeit und Geld. Außerdem wirkt es sich negativ auf die Energie aller Anwesenden aus.
• Anmerkungen – das Anfertigen von Notizen ist für fast jede Sitzung unerlässlich. Sie können eine Person damit beauftragen, die während der Sitzung getroffenen Entscheidungen aufzuschreiben, oder Sie können dies selbst tun. Alternativ können Sie alle Teilnehmer ermutigen, Dinge aufzuschreiben (solange dies keine Ausrede dafür ist, den E-Mail-Posteingang oder Slack zu durchsuchen). Eine Idee, die es wert ist, erkundet zu werden, ist die Verwendung visueller Notizen (Sketchnotes) als primäre Technik. Lesen Sie unser Leitfaden zur Skizzenerstellung für Projektmanager um zu sehen, dass visuelle Notizen etwas sind, das jeder machen kann (keine Zeichenkenntnisse erforderlich!). Wenn Sie für Ihre Besprechung einen einzigen Protokollführer ausgewählt haben, sollten Sie dessen Notizen an die anderen Teilnehmer weiterleiten. Sie möchten, dass alle Teilnehmer über das Ergebnis der Besprechung auf dem gleichen Stand sind. Mehr dazu erfahren Sie im letzten Abschnitt dieses Artikels.

Effektiver Umgang mit verschiedenen Arten von Sitzungsteilnehmern

Im Internet finden Sie zahlreiche Ressourcen, die verschiedene Arten von Persönlichkeiten in Meetings beschreiben (z. B. diese, oder diese, oder die). Alle diese Artikel unterscheiden sich ein wenig, was die Anzahl der Meeting-Personen oder ihre Namen betrifft. Was sie jedoch alle gemeinsam haben, ist die Tatsache, dass Sie wahrscheinlich auf Teilnehmer treffen werden, die das Meeting mit ihren Meinungen, lauten Bemerkungen oder sogar themenfremden Diskussionen dominieren werden. Auf der anderen Seite gibt es Teilnehmer, die vielleicht etwas sehr Wertvolles zu sagen haben, aber aus dem einen oder anderen Grund schweigen.

Eine Methode zur Durchführung produktiver Sitzungen mit unterschiedlichen Persönlichkeiten an Bord ist der Versuch, die Machtstruktur zu beseitigen. Auf diese Weise ermutigen Sie alle Teilnehmer, ihren Beitrag zu leisten, ohne dass sie befürchten müssen, außer der Reihe zu sprechen. Ein großartiges Beispiel für diesen Ansatz stammt vom Pixar-Mitbegründer Ed Catmull. Er erläuterte dies in seinem Interview mit dem CEO von Slack: [während einer Besprechung] Niemand, vom Kreativdirektor bis zu Catmull selbst, kann sich über das Produktionsteam hinwegsetzen, das um Feedback gebeten wird. Der Grund dafür ist einfach: Sie wissen bereits, dass etwas nicht funktioniert - sie wollen kein Urteil, sondern eine Lösung. Catmull gibt zu, dass sie nicht immer alles richtig machen. "Hin und wieder ist es eine verdammte Katastrophe", sagt er. "Aber manchmal passiert auch Magie. Und mit Magie meine ich, dass das Ego den Raum verlassen hat".

Das Ego im Raum kann auch dadurch zum Ausdruck kommen, dass man sich über die Tagesordnung hinwegsetzt und Diskussionen abseits des Themas beginnt. Der Leiter der Sitzung kann von dieser Art von Verhalten leicht überrascht werden. Deshalb ist es am besten, sich auf solche Unterbrechungen im Vorfeld vorzubereiten. Sie können einen so genannten Ideenparkplatz einrichten: ein Whiteboard oder ein Blatt Papier, auf dem Sie Dinge notieren, die von den Teilnehmern angesprochen wurden, aber nicht in den Aktionsplan aufgenommen wurden. Effektive Durchführung einer Sitzung ist viel einfacher, wenn man sagen kann: "Das ist ein interessanter Punkt, lassen Sie uns das auf einen Parkplatz legen und nach dieser Sitzung darauf zurückkommen."

Schritte nach einer Sitzung

Effektive Sitzungen enden selten, wenn Sie den Konferenzraum verlassen. In der Regel gibt es noch etwas zu tun. Vielleicht müssen Sie eine Entscheidung umsetzen, die während der Besprechung getroffen wurde. Oder vielleicht gibt es eine Liste mit Ideen, die von der Gruppe entwickelt wurden und die mit anderen Personen geteilt werden müssen.

Geben Sie die Notizen der Sitzung an alle Teilnehmer weiter. Achten Sie darauf, dass Sie Aktionspunkte und die nächsten Schritte in Ihre Notizen aufnehmen. Allen Aufgaben, die erledigt werden müssen, sollten Verantwortliche zugewiesen werden.

Bewerten Sie die Sitzung und prüfen Sie, ob es Elemente des Sitzungsmanagements gibt, die in Zukunft noch verbessert werden könnten. Ein solcher Ansatz wird Ihnen dabei helfen, Meetings weniger zu einem Kampf und mehr zu einem effektiven Geschäftsinstrument zu machen. Viel Erfolg!