Wie wir weiter unten lesen können, basiert laut dem Institute of Business Forecasting and Planning jede Entscheidung und jede Handlung - nicht unbedingt bewusst - auf der Ressourcenprognose. Dieser Artikel basiert auf den Erfahrungen des Büroleiters und des Leiters der Finanzabteilung.
Der Artikel enthält:
- Ein Vergleich der Definitionen für die Personalprognose
- Prognosebericht zur Teamauslastung
- Trendanalyse und hilfreiche Rolle der Ressourcenmanagement-Software Ressourcenprognose
Zusammen mit unseren Gästen Piotr und Iwona möchte ich Ihnen zeigen, dass ein Ressourcen-Planer kann Daten liefern, um dieses Verständnis zu vertiefen und folglich zuverlässigere Prognosen zu erstellen.
Iwona Marciniak - Büroleiterin bei Le Polish Bureau, der technischen Abteilung einer renommierten Produktionsfirma, UNIT9.
Piotr Bandosz - Leiterin der Abteilung Finanzen und Personal bei Apptension, einem 50-köpfigen kreativen Softwarehaus mit Sitz in Poznań, Polen.
Die Geschichte nutzen, um die Zukunft vorherzusagen - ein paar Worte, bevor wir über HR-Prognosen sprechen
"(...) ob Sie sich dessen bewusst sind oder nicht, praktisch jede geschäftliche Entscheidung und jeder Prozess basiert auf einer Prognose."
(Institut für Wirtschaftsprognose und Planung)
Es ist natürlich wahr, dass es ohne die Vergangenheit keine Zukunft gibt - hochtrabend gesagt. Aber um es noch deutlicher zu sagen: Jede Vorhersage - auch im Privatleben - beruht auf einer Mischung aus Daten (aus eigener Erfahrung und von Kollegen oder unterstützenden Instrumenten) und Phantasie.
Die Gestaltung der Zukunft oder auch nur die Umsetzung gesetzter Ziele und die Bewältigung von Aufgaben und Herausforderungen, die sich auf dem Weg zum Erfolg ergeben, basieren immer auf und enthalten Elemente wie Daten und Erfahrungen, die helfen, Probleme zu lösen und die richtige Richtung zu wählen.
(...) Prognosen sind der Versuch, zukünftige Ergebnisse auf der Grundlage vergangener Ereignisse und der Erkenntnisse des Managements vorherzusagen.
(WoltersKluwer.com)
Prognosen - egal, ob es sich um das Wetter, das Verhalten von Menschen oder Tieren, um Finanzen, Unternehmen oder einfach nur um Humanressourcen handelt - sind ein Prozess, bei dem Daten, Erkenntnisse und Erfahrungen genutzt werden, um Vorhersagen zu treffen und Vorbereitungen zu treffen, damit ein bestimmter Bedarf oder ein Geschäftsbedarf gedeckt werden kann - um es kurz zu machen.
Wie werden die Daten zur Unterstützung von HR-Prognoseentscheidungen erfasst?
Von der Bedeutung zum Handeln - Verständnis von HR-Prognosen
Mit dem oben Gesagten im Hinterkopf können wir die Bedeutung der Personalprognose vorhersagen.
Bei der Personalprognose handelt es sich um die Ermittlung oder Prognose des Personalbedarfs eines Unternehmens anhand vorhandener Daten.
(the-definition.com)
In diesem Sinne liegt die Betonung auf der Sicherstellung einer ausreichenden und erwarteten Anzahl und entsprechend qualifizierter Mitarbeiter - erwartet aus Sicht des Unternehmens oder der Wirtschaft. Das Ziel besteht darin, die Kontinuität des Geschäftsbetriebs zu gewährleisten und den Geschäftsbedarf nur dank qualifizierter Mitarbeiter zu decken.
Diese Bedeutung kommt der Kapazitätsplanung sehr nahe - ein sehr beliebter Begriff unter Ressourcen- und Projektmanagern. Für sie geht es bei der Kapazitätsplanung darum, die richtige Anzahl von (gut ausgebildeten und qualifizierten) Mitarbeitern zu haben, die das Projekt oder die Aufgabe erfolgreich abschließen können.
Personalprognosen sind also... Vorhersagen von Angebot und Nachfrage. Sie kann sich auf eine bestimmte Anzahl von Arbeitnehmern, auf erwartete bestimmte Fähigkeiten oder auf die Büroausstattung beziehen. Im Personalwesen bedeutet Prognose:
Bewertung der Mitarbeiterzahl und Berechnung der Fähigkeiten, Ausrüstung und Ressourcen, die erforderlich sind, um die Bedürfnisse der Mitarbeiter zu erfüllen und die Unternehmensziele zu erreichen.
(rovva.com)
Kommt Ihnen das bekannt vor, wenn wir die obigen Definitionen mit denen der Ressourcenplanung oder sogar des Ressourcenmanagements vergleichen?
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die Personalprognose ein Prozess ist, bei dem auf der Grundlage von Daten, den Bedürfnissen des Unternehmens und den derzeitigen Mitarbeitern des Unternehmens sowie deren Engagement und Produktivitätsindikatoren vorhergesagt wird, wer beschäftigt werden sollte. Beschäftigt im Sinne von Beherrschung und Arbeitskraft. Die Personalprognose zielt darauf ab, die Anforderungen künftiger Projekte zu erfüllen. Im Grunde handelt es sich um einen Vorgang, der das richtige Verständnis der Vorgänge in Ihrem Unternehmen voraussetzt.
Prognosebericht zur Teamauslastung
Piotr ist einer der ersten Teamdeck-Nutzer, der die App seit dem Start der Beta-Version verwendet. Kein Wunder, dass er ein paar Favoriten entwickelt hat, wenn es darum geht, die Arbeit zu automatisieren und aus den Daten einen Nutzen zu ziehen. Einer seiner bevorzugten Berichte ist eine 3-Monats-Produktionsprognose.
Sie basiert auf der zukünftigen Verfügbarkeit des Teams sowie auf bereits vergebenen Projektbuchungen.
TIPP: Verwenden Sie eine Funktion namens Benutzerdefiniertes Formelfeld hinzufügen um die Spalte Auslastung zu erstellen.
In seiner Position als Head of Finance & People kann Piotr diesen Bericht für beide Aspekte seiner Arbeit nutzen. Er verschafft ihm einen soliden Überblick über die geplante Produktionspipeline von Apptension: Wenn die Auslastungswerte niedriger sind als erwartet, kann er mit dem Vertriebsteam sprechen und sehen, ob es in den kommenden Wochen Potenzial für weitere Geschäftsabschlüsse gibt.
TIPP: Sie können verschiedene Arten von Buchungen mit Tags kennzeichnen, z.B. "tentativ" für Buchungen, die noch nicht bestätigt sind, für die aber bereits einige Vorkehrungen getroffen wurden.
Diese einfache Tabelle ist auch eine gute Anregung für die Personalprognose
Piotr kann die Auslastung von bestimmten Personen oder Abteilungen analysieren. Auf diese Weise weiß er, welche Funktionen in Kürze besonders gefragt sein werden, und kann die Einstellungsprozesse entsprechend planen.
TIPP: Benutzerdefinierte Felder funktionieren wie Tags für Projekte und Personen in Teamdeck. Sie erleichtern das Sortieren Ihrer Daten nach Kategorien, z.B. nach Abteilungen. Sowohl Iwona als auch Piotr haben ihren Teammitgliedern ein "Jobtitel"-Tag hinzugefügt, um sie nach Fähigkeiten zu filtern.
Ein Blick auf die obige Tabelle zeigt, dass die Kreativabteilung für die kommenden Monate zwar insgesamt gut ausgelastet zu sein scheint, aber die Aufschlüsselung der Daten zeigt, dass wir Hilfe bei der Texterstellung gebrauchen könnten, da Luisa viel zu tun hat.
Die 3-Monats-Prognose ist auch hilfreich, wenn es darum geht, einzuschätzen, ob eine bestimmte Rolle für einen längeren Zeitraum benötigt wird oder ob es sich um eine kurze Tätigkeit handelt, die besser für einen Freiberufler geeignet ist.
Personalprognosen auf der Grundlage historischer Daten
Iwona weist darauf hin, dass der Zugang zu historischen Daten auch äußerst nützlich ist, wenn es darum geht, künftige Einstellungsprozesse zu optimieren. Die Analyse von Daten aus den vergangenen Monaten und Jahren ermöglicht es, Trends in den Daten zu erkennen und genauere Vorhersagen zu treffen. So stellte sich beispielsweise heraus, dass bestimmte Qualifikationen in bestimmten Monaten stärker gefragt waren. Da das Team nun in der Lage ist, einen bevorstehenden Einstellungsbedarf vorherzusagen, kann der Prozess im Voraus geplant werden.
Wenn Sie nicht genügend Daten haben, um die vergangenen Jahre zu analysieren, kann Ihnen auch ein Blick auf die jüngste Vergangenheit helfen. Der Bericht über die historischen Daten basiert auf den Stundenzetteln der Mitarbeiter und hat, wie Iwona selbst zugibt, "etwa 5 Minuten gedauert, um ihn zu erstellen".
Der Bericht von Iwona besteht aus drei Spalten:
- Nachdem Sie jede Kategorie erweitert haben, können Sie die Monate und dann die Personen sehen (verwenden Sie die Gruppierung Option, um die Daten in diese Reihenfolge zu bringen)
- Stundenzettel, die direkt aus Teamdeck gezogen werden - Ressourcenmanagement-Software
- Anzahl der Personen, die benötigt werden, um die in der zweiten Spalte angegebene Anzahl von Stunden zu leisten
TIPP: Die Spalte Menschen ist die so genannte benutzerdefinierte Berechnung und die folgende Formel:
Personen = Zeiterfassungsbögen / 60 / 168
Warum 168? Das ist die durchschnittliche Anzahl der Stunden im Arbeitsmonat. Diese Zahl kann von Land zu Land unterschiedlich sein - verwenden Sie den Wert, der in Ihrem Fall am sinnvollsten ist.
Dieser Bericht ist sehr aufschlussreich, wenn Sie die Zeilen erweitern und die monatliche Arbeitsbelastung mit der Anzahl der tatsächlich beschäftigten Mitarbeiter vergleichen.
Was Sie auf dem Bild sehen, ist eine Aufschlüsselung der monatlichen Stundenzettel eines fiktiven UX-Teams. Es sind drei Personen an Bord, und für die meiste Zeit ist es genau die richtige Menge, um die Arbeit zu erledigen (der Wert der Menschen Spalte nicht mehr als 3). Der Dezember schien jedoch für das UX-Team sehr arbeitsreich zu sein. Alle Teammitglieder haben mehr Zeit als üblich aufgewendet, und die Berechnung zeigt, dass mehr als drei Personen (tatsächlich 3,43) erforderlich wären, um diese Arbeit innerhalb des regulären Zeitrahmens abzuschließen.
Es könnte sein, dass dieser spezielle Dezember außergewöhnlich arbeitsreich war, oder vielleicht ist es ein sich abzeichnendes Muster. Wie auch immer, Sie haben allen Grund, sich die Arbeitsbelastung der UX-Designer genau und planen gegebenenfalls Neueinstellungen.
TIPP: Zeiterfassungsberichte sind auch eine gute Grundlage für die Berechnung der Gehaltsabrechnung Ihrer Mitarbeiter.
Herausforderungen bei der Personalprognose und wie man darauf reagieren kann
Es gibt mehrere Faktoren, die zu berücksichtigen sind, wenn es darum geht Planungsressource Nachfrage bei den Agenturen. Die Dinge ändern sich hier schnell, sowohl in Bezug auf neue Projekte in der Produktionspipeline als auch in Bezug auf die neuen Qualifikationen, die für deren Umsetzung erforderlich sind. Sie müssen sich entscheiden, ob Sie Mitarbeiter für Ihr Team suchen oder als Freiberufler an Projekten mitarbeiten wollen. Und dann sind da natürlich noch die Kosten für den eigentlichen Einstellungsprozess.
Was ist mit den Folgen schlecht getimter Einstellungsprozesse? Überbesetzte Agenturen können leicht ihre finanzielle Liquidität verlieren, aber nicht genügend Ressourcen zu haben, kann die anstehenden Projekte gefährden oder sorgfältig aufgebaute Kundenbeziehungen beschädigen. Hier steht eindeutig eine Menge auf dem Spiel.
Glücklicherweise gibt es zuverlässige Daten über:
- bestätigte (oder im Grunde bestätigte - auf den endgültigen Start wartende) Projekte, ihre geschätzte Dauer und die für ihre Durchführung erforderlichen Rollen,
- die künftige Verfügbarkeit Ihrer Teammitglieder,
- Aufzeichnungen aus der Vergangenheit: Zeiterfassungsbögen, NutzungSchätzungen und tatsächliche Ergebnisse,
wird Ihnen enorm helfen. Eine datengestützte Personalprognose beginnt mit der Sammlung geeigneter Erkenntnisse, vorzugsweise in Echtzeit. Die in diesem Artikel vorgestellten Analysen wurden von Teamdeck erfasst, einer Software, die maßgeschneidert wurde, um Agenturen, Softwarehäuser und Start-ups zu unterstützen bei Projektressourcenmanagement.
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