Mit der zunehmenden Beliebtheit unbegrenzter Urlaubsregelungen und flexibler Arbeitszeiten scheint es eine ausgemachte Sache zu sein, dass die Tage der Anwesenheitserfassung zumindest in einigen Branchen bald gezählt sein werden.
Ich behaupte jedoch, dass die Verfolgung von Abwesenheiten ein wichtiger Prozess für Unternehmen ist, die einen transparenten Teamplan und eine ausgewogene Zusammensetzung des Teams aufrechterhalten wollen. Arbeitsbelastung des Teams. Der Schwerpunkt liegt weniger auf der Kontrolle der einzelnen Personen als vielmehr auf der optimalen Planung der Arbeit.
Was erhalten Sie mit diesem Artikel:
- 4 Lösungen, wie Ressourcenplanungs-Software hilft bei der Abwesenheitsverfolgung
- wie man richtig wählt und Mitarbeiter-Urlaubsmanagement-System
- wie man die Anwesenheit der Mitarbeiter verwaltet
- warum Teamdeck - die Software für das Ressourcenmanagement - als wichtigste Software für die Verfolgung von Abwesenheiten ausgewählt wurde
In diesem Text werden die wichtigsten Schritte beschrieben, die Sie unternehmen müssen, um einen Prozess zur Verfolgung von Abwesenheiten aufzubauen, der einfach zu pflegen ist. Bei diesem Ansatz müssen Sie die Vorteile digitaler Tools nutzen, damit Ihr Team mit Ihnen zusammenarbeiten kann. Eine Tabellenkalkulation ist eine mögliche Wahl, aber sie hat weniger Optionen als spezielle Ressourcenmanagement-Software: Apps für das Abwesenheitsmanagement sind häufig mit Berichtsfunktionen oder einem Workflow für Urlaubsanträge ausgestattet.
Lassen Sie uns die wichtigsten Schritte der Einführung durchgehen Urlaubsverwaltung in Ihrem Unternehmen. Jeder Punkt wird von einer kurzen Anleitung begleitet, wie Teamdeck hier von Nutzen sein kann.
Festlegen einer Urlaubsregelung
Das ist der notwendige Schritt bei der Erstellung von Prozessen, die mit der Freizeitgestaltung zu tun haben. Vielleicht haben Sie bereits eine Reihe von Regeln aufgestellt, die für Ihr Team gut funktionieren. In diesem Fall können Sie zum nächsten Punkt übergehen.
Wenn Ihre Urlaubspolitik noch nicht erstellt wurde oder noch in Arbeit ist, sollten Sie diese Aspekte unbedingt berücksichtigen:
- Arten der Abwesenheit von Mitarbeitern (Krankheitsurlaub, Sabbatical, Mutterschaftsurlaub usw.),
- Abgeltung nach Urlaubsart (welche Arten von Abwesenheiten werden abgegolten?),
- Zahl der bezahlten Urlaubstage pro Mitarbeiter (ändert sich diese Zahl im Laufe der Zeit?),
- Mindestvorankündigung bei Urlaubsanträgen.
Wenn Sie die Regeln aufgestellt haben, stellen Sie sich diese Fragen:
- Ist Ihre Politik für Teilzeitbeschäftigte und/oder Freiberufler relevant?
- Ist es ein großer kultureller Wandel für die Mitarbeiter? Sollten Sie eine Teamberatung durchführen?
- Deckt Ihre Police auch weniger häufige Fälle ab? Was passiert zum Beispiel, wenn jemand nicht alle ihm zugeteilten Urlaubstage im Laufe des Jahres "verbraucht"?
Ihre Urlaubsregelungen müssen den bestehenden Mitarbeitern klar vermittelt werden und Teil der Einarbeitung neuer Mitarbeiter sein.
Wie kann Teamdeck bei der Abwesenheitsverfolgung helfen?
Als Organisationsadministrator können Sie aus einer Vielzahl von hochgeladenen Abwesenheitstypen wählen oder Ihre eigenen hinzufügen. Abwesenheitsarten sind anpassbar: Sie können ihre Namen bearbeiten, Farbcodes zuweisen und angeben, ob sie bezahlt werden oder nicht. Wenn Ihre Mitarbeiter nun einen Urlaub beantragen müssen, brauchen sie nur eine Art aus der Liste auszuwählen.
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Vereinfachen Sie den Arbeitsablauf bei der Beantragung von Freizeit, um die Nachverfolgung von Abwesenheiten zu verbessern.
Heben Sie die Hand, wenn Sie schon einmal Teil einer langen E-Mail-Kette waren, nur um sich einen freien Tag zu sichern. Ich bin sicher, die meisten von Ihnen haben das. Das ist nicht effizient und für Mitarbeiter und Manager gleichermaßen frustrierend.
Aus diesem Grund muss ein Workflow für die Beantragung von Freizeit geplant und umgesetzt werden. Im Idealfall wollen Sie das Hin und Her vermeiden. Dies können Sie erreichen, indem Sie Urlaubsantragsformulare verwenden, die alle Details enthalten, die für eine Entscheidung erforderlich sind. Das Gleiche gilt für die Antwort des Vorgesetzten: Unabhängig davon, ob der Antrag genehmigt oder abgelehnt wurde, muss der Mitarbeiter so schnell wie möglich informiert werden.
Wie kann Teamdeck bei der Abwesenheitsverfolgung helfen?
Das Verfahren zur Beantragung und Genehmigung von Urlaub findet statt innerhalb der App, Das erspart Ihnen ein mögliches Kommunikationschaos. Arbeitnehmer können einen Urlaub beantragen, indem sie auf ein ausgewähltes Datum klicken und ein kurzes Formular ausfüllen.
Die Vorgesetzten erhalten den Antrag sofort und können sofort reagieren. Sobald ein neuer Urlaubsantrag genehmigt ist, wird der Teamkalender entsprechend aktualisiert.
Abwesenheiten für wichtige Teammitglieder sichtbar machen
Dieser Punkt könnte auch mit "Abwesenheiten für alle Teammitglieder sichtbar machen" überschrieben werden, aber das hängt von der Transparenzpolitik Ihres Arbeitsplatzes ab. Es ist zwar völlig verständlich, dass nicht alle Teammitglieder Zugang zu den Abwesenheitskalendern der anderen haben müssen, aber das gilt nicht für Projektmanager, Teamleiter oder Entwickler neuer Geschäfte. Jeder, der mit der Planung von Projekten (oder der Akquise neuer Projekte - also das Vertriebsteam) betraut ist, sollte sehen können, wer für die Arbeit verfügbar ist. Andernfalls ist die wahre Kapazität des Teams nicht bekannt, was zu großen Planungsfehlern führen kann.
Ein transparenter Teamkalender steigert auch die Effizienz im Arbeitsalltag: Die Mitarbeiter müssen nicht herumfragen, um herauszufinden, ob jemand aus ihrem Team an diesem Tag arbeitet oder nicht.
Wie kann Teamdeck bei der Abwesenheitsverfolgung helfen?
Das Kernstück von Teamdeck ist ein leistungsstarker Teamkalender, in dem Sie die Verfügbarkeit, die Aufgaben und die Stundenzettel aller Mitarbeiter sehen können. Personen, die im Urlaub sind, können schnell ausfindig gemacht werden.
Sie müssen sich auch keine Sorgen machen, wenn Sie Ihren Teammitgliedern längere Arbeitseinsätze zuweisen. Freie Tage werden automatisch übersprungen (sofern Sie nichts anderes angeben), ebenso wie Feiertage.
Fassen Sie die Daten zusammen
Wenn Sie keine unbegrenzte Urlaubsregelung haben, brauchen Sie eine Möglichkeit, die erfassten Abwesenheiten zu sammeln und sie mit dem Urlaubsanspruch der Mitarbeiter zu vergleichen. Das kann eine einfache Tabelle sein, oder Sie fassen die Daten direkt in einem Ressourcenmanagement-Tool Ihrer Wahl zusammen. Achten Sie darauf, zwischen verschiedenen Abwesenheitsarten zu unterscheiden, da wahrscheinlich nicht alle Abwesenheiten auf das jährliche Urlaubsgeld angerechnet werden.
Die Erfassung von Abwesenheitsdaten kann Ihnen helfen, die Arbeit Ihres Teams in Zukunft besser zu planen. Versuchen Sie, wiederkehrende Muster zu erkennen. Vielleicht gibt es Zeiten, in denen die Zahl der Krankmeldungen deutlich höher ist. Wann haben die Mitarbeiter die Tendenz, ihren längsten Urlaub zu beantragen? Solche Erkenntnisse sind hilfreich bei der Erstellung eines Produktionskalenders für die kommenden Monate.
Wie kann Teamdeck bei der Abwesenheitsverfolgung helfen?
Teamdeck behält den Überblick über die freie Zeit aller Mitarbeiter. Gehen Sie zum Berichtsbereich und wählen Sie eine Freizeitbericht Vorlage, um einen Bericht zu erstellen, der die folgenden Fragen für Sie beantwortet:
- wie viele Urlaubstage wurden von Ihren Mitarbeitern genommen?
- welche Arten von Abwesenheiten wurden von bestimmten Personen genommen?
- Wie viel Urlaubsgeld hat jeder übrig? (Sie können bei Bedarf für jede Person ein anderes Urlaubsgeld eingeben).
Sind Sie bereit, die Abwesenheitsverfolgung in Ihrem Team zu verbessern?
Es gibt wirklich keinen guten Grund, an zeitraubenden Verfahren festzuhalten und sich auf veraltete Formulare zu verlassen, wenn es um die Erfassung von Abwesenheiten geht. Ein solides Verfahren hilft Ihnen, Abwesenheiten effizient und ordnungsgemäß zu verwalten. Wenn Sie zusätzliche Befugnisse benötigen, sollten Sie den Einsatz von Software in Erwägung ziehen, die diesen Prozess vereinfachen soll. Termin für ein Gespräch mit Aniela um die effizientesten Verfahren zur Erfassung der Abwesenheit von Mitarbeitern für Ihr Team zu besprechen. Aber für diejenigen, die noch nicht überzeugt sind von der richtigen Urlaubsmanagementsystem - lesen Sie unseren Artikel.