Als Unternehmens- oder Teamleiter sind Sie sich zweifellos der Auswirkungen bewusst, die KPIs auf die Moral und Leistung Ihres Teams haben können. Sorgfältig ausgewählte Leistungsindikatoren helfen allen Mitgliedern Ihres Teams zu erkennen, ob sie auf dem richtigen Weg sind. Darüber hinaus tragen sie dazu bei, dass sich alle auf die wichtigen Kennzahlen konzentrieren, die die Projektziele gut repräsentieren.
Was erhalten Sie mit diesem Artikel:
- Leistungsindikatoren: Werte, Unterschiede, Arten
- Nützliche Methoden zur Berechnung von KPIs in Projektmanagementprozessen
- Die Rolle der Ressourcenmanagement-Software im Leistungsmanagement
Zu den typischen Personalkennzahlen gehört die Beobachtung, ob die Fluktuation hoch ist oder wie lange es dauert, freie Stellen zu besetzen. Andererseits sind die Kennzahlen für das Ressourcenmanagement eng mit der Messung der Auswirkungen von Ressourcenplanung und Projektleitung.
Die regelmäßige Überwachung Ihrer Schlüsselkennzahlen ist von entscheidender Bedeutung, denn so können Sie Probleme sofort angehen und das Projekt möglicherweise vor dem Scheitern bewahren. Auch Ihre Mitarbeiter werden es zu schätzen wissen datengesteuerter Ansatz für das Ressourcenmanagement, da dies bedeutet, dass sie wahrscheinlich ausgewogenere Zeitpläne haben werden.
Im ersten Teil dieses Blog-Beitrags werden wir einige wichtige Kennzahlen zu folgenden Themen auflisten Projektressourcenmanagement. Sie werden erfahren, wie sie für Sie nützlich sein können und woher Sie sie nehmen können. Später werden wir Ihnen ein wenig über Teamdeck erzählen, das ist die bestes Instrument zur Ressourcenverwaltung mit dem sich alle diese Kennzahlen in Ihrem Unternehmen leicht verfolgen lassen.
Schätzungen vs. tatsächliche Werte
Der Vergleich von Schätzwerten, die Sie in der Projektplanungsphase aufgestellt haben, mit den tatsächlichen Ergebnissen ist eine gute Möglichkeit zu überprüfen, ob Ihr Projekt planmäßig verläuft. Wir empfehlen, dass Sie sowohl die Zeit, die Ihre Mitarbeiter für ein bestimmtes Projekt aufwenden, als auch die Kosten, die es verursacht, überprüfen. Vergleichen Sie sie dann mit Ihren Schätzungen.
Geschätzte vs. tatsächlich geleistete Arbeitsstunden pro Teammitglied
Bei der Planung eines Projekts und Zuweisung von RessourcenSie schätzen die Anzahl der Stunden, die jeder Mitarbeiter für das Projekt aufwenden wird. Sobald das Projekt anläuft, sollten Sie diese Schätzungen regelmäßig mit den von Ihren Teammitgliedern tatsächlich geleisteten Stunden vergleichen.
Wie kann das nützlich sein?
Es ist eine hervorragende Methode, um frühe Anzeichen für Projektverzögerungen zu erkennen: Wenn jemand viel mehr Zeit als erwartet für eine bestimmte Aufgabe aufwendet, könnte dies den Zeitplan des Projekts erheblich beeinträchtigen. Sie können diese Metriken auch für die strategische Ressourcenplanung in Ihren zukünftigen Projekten nutzen. Wenn Sie das typische Arbeitstempo eines jeden Mitarbeiters kennen, können Sie dessen Zeitaufwand besser einschätzen.
Geschätzte vs. tatsächliche Kosten pro Teammitglied (Ressourcenkostenabweichung)
Natürlich müssen Sie auch die Kosten betrachten, die durch die Arbeit Ihres Teams entstehen. Robuste Ressourcenmanagement-Tools wie Teamdeck ermöglichen es Ihnen, den einzelnen Mitarbeitern Stunden- oder Tagessätze zuzuweisen und Projektkostenverfolgung Berichte auf der Grundlage dieser Daten und der Zeiterfassungsbögen Ihres Teams.
Wie kann das nützlich sein?
Um die Rentabilität Ihres Unternehmens aufrechtzuerhalten, ist es wichtig, die aktuellen Kosten Ihrer Projekte zu kennen. Wenn Sie wissen, dass ein bestimmtes Projekt wahrscheinlich teurer werden wird, können Sie auf diese Information reagieren. Sie können zum Beispiel das Budget mit Ihrem Kunden aushandeln oder die den Umfang des Projekts.
Abrechenbare vs. nicht abrechenbare Stunden
Apropos Rentabilität: Achten Sie auch auf die Aufteilung der abrechenbaren und nicht abrechenbaren Stunden in Ihren Projekten. Berechnen Sie beide Zahlen und stellen Sie fest, wie viel Zeit Ihr Team für nicht abrechenbare Tätigkeiten wie Verwaltungsaufgaben, Besprechungen mit allen Beteiligten oder Schulungen aufwendet.
Wie kann das nützlich sein?
Wenn Mitarbeiter viele nicht fakturierbare Stunden erfassen, könnte dies ein Zeichen dafür sein, dass Sie einige Prozesse in Ihrem Unternehmen optimieren müssen. Vielleicht könnten Sie weniger unternehmensweite Besprechungen organisieren? Ein hoher Prozentsatz projektbezogener nicht abrechenbarer Stunden könnte aber auch ein Grund sein, einige Aspekte des Vertrags mit dem Kunden neu zu verhandeln. So könnten Sie zum Beispiel vereinbaren, bestimmte Arten von Stunden als fakturierbar zu behandeln, obwohl Sie sie bisher nicht in Rechnung gestellt haben.
Nutzung der Ressourcen
Die Auslastung der Ressourcen ist eine der wichtigsten Kennzahlen, die Sie in Ihrem Unternehmen verfolgen können. Schließlich wollen Sie nicht, dass Ihr Personal überlastet ist, aber Sie wollen auch nicht, dass einige Leute ohne Aufgaben bleiben. Es gibt zwei Möglichkeiten der Berechnung Ressourcenauslastungund Sie können sie in zwei verschiedenen Phasen des Projektlebenszyklus verwenden.
Berechnen Sie bei der Planung des Projekts die geplante Auslastung
Die Formel für die geplante Auslastung ist einfach. Berücksichtigen Sie die geschätzten Buchungen Ihrer Mitarbeiter (z. B. 50 Stunden pro Projekt und Monat) und teilen Sie sie durch die geplante Kapazität der Mitarbeiter (wie viel Zeit sie in einem bestimmten Zeitraum zur Verfügung stehen). Zugegeben, diese Berechnung ist einfacher, wenn Sie eine App für die Ressourcenverwaltung haben, die Ressourcenkapazität und Buchungen speichert. (Ein paar weitere Worte zu Ressourcen-Kapazitätsplanung).
Wie kann das nützlich sein?
Ein effektives Ressourcenmanagement ist nicht möglich, wenn Sie nicht darauf achten, ausgewogene Zeitpläne für Ihr Team zu erstellen. Es ist ein Muss zu prüfen, wie Ihre geplanten Zeitpläne im Vergleich zur Kapazität Ihrer Ressourcen aussehen. (Und das ist der Grund, warum wir als ein Kapazitätsplanungsinstrument auch). In der Projektplanungsphase haben Sie wahrscheinlich noch einen gewissen Handlungsspielraum. Sie können einige Mitarbeiter neu zuweisen oder die Buchung auf mehrere Teammitglieder aufteilen.
Überwachen Sie im Verlauf des Projekts die tatsächliche Nutzung
Dieser KPI ist dem vorherigen sehr ähnlich. Der einzige Unterschied besteht darin, dass Sie anstelle von Buchungen die Stundenzettel (tatsächliche Stunden) berücksichtigen. Als Ergebnis erhalten Sie einen Prozentwert für die tatsächliche Auslastung Ihres Teams.
Wie kann das nützlich sein?
Sie sollten die Ressourcenauslastung regelmäßig überwachen. Leider ist es oft so, dass die Arbeit nicht gleichmäßig auf alle verteilt ist. Manche Leute haben einfach viel mehr zu tun als andere. Es kann sich aber auch herausstellen, dass Sie Ressourcen haben, die für eine bestimmte Aufgabe perfekt ausgestattet sind, aber zum Beispiel bei der Ressourcenplanung übersehen wurden. Es liegt auf der Hand, dass Personen, die über ihre Kapazität können frustriert sein und schließlich sogar ihre Stelle aufgeben. Interessant ist, dass Menschen, die nicht ausgelastet sind sind auch nicht zufrieden.
Wie kann man die KPIs des Ressourcenmanagements messen?
Sie können sich wahrscheinlich vorstellen, dass die Berechnung all dieser Leistungsindikatoren in einer Tabellenkalkulation sehr mühsam wäre. Außerdem geht es bei der Verfolgung von Kennzahlen für das Ressourcenmanagement um die Nutzung zuverlässiger Daten, zu denen Sie keinen Zugang haben, wenn Ihr Unternehmen beispielsweise keine Zeiterfassungs- oder Urlaubsverwaltungssysteme einsetzt.
Die effizienteste Art, die oben genannten KPIs zu überwachen, besteht darin, sie in einem Tool zu verfolgen, das Ihr Unternehmen für das Ressourcenmanagement verwendet. Es gibt mehrere Ressourcenmanagement-Tools auf dem Markt verfügbar, sodass Sie in der Lage sein sollten, die richtige Lösung für Ihr Unternehmen zu finden. Wir sind besonders stolz auf Teamdeck, die App, die wir entwickelt haben, als wir feststellten, dass es keine agenturfreundlichen Lösungen gibt, die Folgendes kombinieren Projektplanungssoftware, Mitarbeiter-Zeiterfassungund lTraufenmanagementsystem Merkmale.
Wie kann Teamdeck Ihnen helfen, Ihre Ressourcenmanagement-Kennzahlen zu verfolgen? Zunächst einmal ist es eine App, mit der Sie die Arbeit Ihres Teams mühelos planen und verwalten können. Es gibt einen Ressourcenkalender - eine einzige Quelle der Wahrheit über Ihre Teammitglieder:
- Buchungen
- Stundennachweise
- tägliche Verfügbarkeit
- Urlaube.
Mit dem Ressourcenkalender von Teamdeck können Sie die folgenden Fragen leicht beantworten:
- Wer arbeitet an welchem Projekt?
- Haben wir genügend Kapazitäten für ein neues Projekt?
- Wer kann sich an meinem Projekt beteiligen (und verfügt über die erforderlichen Fähigkeiten)?
- Wer ist überlastet, und wer hat Zeit, weitere Aufgaben zu übernehmen?
Da Sie die Zeiterfassungsbögen der Mitarbeiter in der Ressourcenkalendermuss es eine Möglichkeit zur Zeiterfassung geben. Mit Teamdeck können sie entweder eine bequeme mobile Zeiterfassungs-App nutzen oder ihre Zeiteinträge manuell in den Kalender eintragen, z. B. am Ende eines jeden Arbeitstages.
Außerdem haben wir die Funktionen zur Urlaubsverwaltung so gestaltet, dass sie allen Beteiligten maximalen Komfort bieten. Jeder Mitarbeiter kann mit wenigen Klicks direkt aus dem Ressourcenkalender einen Urlaubsantrag stellen. Die für die Ressourcenverwaltung zuständigen Personen sehen diesen Antrag ebenfalls in der App und können sofort reagieren. Alle akzeptierten Urlaube erscheinen sofort im Kalender, um mögliche Terminkonflikte zu vermeiden.
Wenn es darum geht, verschiedene KPIs zu messen, werden Sie von der Teamdeck Reporting Suite begeistert sein. Wir haben sie so konzipiert, dass sie Teamleitern, Projektmanagern und HR-Spezialisten hilft, individuelle Projekt- und Teamberichte zu erstellen.
Sie richten Ihren Bericht einmal ein und können ihn dann während des Projekts regelmäßig überwachen. Die Daten werden automatisch aktualisiert, wenn die Mitarbeiter weitere Zeiteinträge vornehmen, sich Buchungen ändern usw.
Wichtig ist, dass Sie Werte von außerhalb von Teamdeck in Ihre Berichte eingeben können, z. B. die Stundensätze Ihrer Ressourcen oder die Budgets Ihrer Projekte. Flexible Formeln ermöglichen es, noch weitergehende Analysen durchzuführen.