Im Geschäftsleben geht es früher oder später nur noch um eines. Ressourcen. Wenn Sie das Gefühl haben, dass Sie immer zu wenig Zeit, Kapazität, Personal, Technologie oder Geld haben, machen Sie wahrscheinlich Fehler bei der Ressourcenplanung. Wie kann man damit umgehen?
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11,4% aller Ressourcen werden aufgrund mangelhafter Projektmanagementprozesse verschwendet.
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Im Internet finden Sie Dutzende von Artikeln darüber, wie Sie Ihre Ressourcenplanung verbessern können. Am Anfang, wenn Sie Ihr Projektmanagement gerade erst einführen, ist das sehr hilfreich. Wenn Ihr Unternehmen bereits eine Strategie für die Ressourcenzuweisung hat, die aus irgendeinem Grund nicht funktioniert, müssen Sie eine etwas andere Perspektive einnehmen - analysieren Sie Ihre Fehler und hören Sie erst dann auf gute Ratschläge.
In diesem Artikel haben wir beides für Sie. Nachfolgend finden Sie eine Liste der häufigsten und weniger offensichtlichen Fehler bei der Ressourcenplanung und wie Sie diese beheben können.
Chaotische Arbeitszeiten
"Wenn du nicht weißt, wohin du gehst, landest du woanders", sagte Yogi Berra, und er hatte Recht. Viele Geschäftsleute erkennen nicht, dass sich ihr Projekt verzögert, noch bevor es begonnen hat. Und warum? Wegen eines ungenauen, chaotischen Zeitplans. Stellen Sie sich das wie ein Rezept für ein Gericht vor. "Nehmen Sie ein paar Tomaten, noch ein paar Auberginen, eine halbe Packung Nudeln und Oliven. Fügen Sie alle Gewürze hinzu, die Sie zufällig im Haus haben, und werfen Sie alles in einen Topf.
Ah, wir haben vergessen zu schreiben - die Nudeln müssen zuerst gekocht und das Gemüse mit Knoblauch und Salbei angebraten werden." Wenn die Proportionen ungefähr angegeben sind, die einzelnen Schritte stellenweise vertauscht und sehr kurz beschrieben sind, dann haben Sie kein Rezept vor sich, sondern ein kulinarisches Experiment. Und mit dem Zeitplan ist es das Gleiche. Ihr Projektplan sollte ein detailliertes, strukturiertes Erfolgsrezept sein.
Lösung: Ein klarer, flexibler und zugänglicher Projektplan, der mit einem geeigneten Instrument erstellt wurde. Ein Projektplan muss für jeden, der daran arbeitet, verständlich sein. Wenn Sie zu jedem Punkt erklären müssen, worum es geht, was die Anforderungen sind und wer für eine Aufgabe zuständig ist, taugt Ihr Zeitplan nichts. Achten Sie darauf, dass Ihr Projekt in größere Phasen unterteilt ist und dass jede Phase in kleinere Aufgaben und Teilaufgaben unterteilt ist. Weisen Sie ihnen Personen mit den richtigen Kompetenzen zu. Stellen Sie sicher, dass der Plan klar und leicht zu bearbeiten ist. Ein Whiteboard in einem Konferenzraum und eine Excel-Tabelle reichen nicht aus - ein durchschnittliches IT-Projekt ist einfach zu kompliziert für solche Werkzeuge. Sie brauchen eine gute Software, mit der Sie einen maßgeschneiderten Plan erstellen können, der sich an Ihren Arbeitsablauf anpasst.
Mitarbeiter werden mit Aufgaben betraut, die nicht ihren Kompetenzen entsprechen
Eine der gängigsten Methoden zur Verteilung von Aufgaben innerhalb eines Teams besteht darin, sich an der Verfügbarkeit der Mitarbeiter zu orientieren. Dies ist nur teilweise eine gute Strategie - neben der Verfügbarkeit sind auch die Kompetenzen ein wichtiger Aspekt. Zwei Mitarbeiter in ähnlichen Positionen können völlig unterschiedliche Fähigkeiten und Vorlieben in Bezug auf die von ihnen zu erledigenden Aufgaben haben. Für dieselbe Aufgabe braucht der eine vielleicht eine Woche, der andere drei Wochen, Stellen Sie also sicher, dass den Teammitgliedern Aufgaben übertragen werden, die sie am besten bewältigen können.
Lösung: Detaillierte Beschreibung der Kompetenzen der einzelnen Teammitglieder und Zuweisung der richtigen Personen für die richtigen Aufgaben. Wie finden Sie die Fähigkeiten Ihrer Mitarbeiter heraus? Beginnen Sie mit einem Fragebogen - befragen Sie die Teammitglieder zu ihren Kompetenzen, zu den Aufgaben, mit denen sie sich am wohlsten fühlen, und zu den Fähigkeiten, die sie entwickeln möchten. So können Sie eine Kompetenzmatrix erstellen, die Stärken und Erwartungen der Mitarbeiter kennen lernen und nicht nur die Arbeit optimieren, sondern auch die Zufriedenheit des Teams steigern. Eine gute saas software für ressourcenmanagement oder Projektplanungssoftware ermöglicht es Ihnen, jedem Teammitglied spezifische Kompetenzen zuzuweisen, so dass jeder eine Aufgabe erhält, für die er am besten geeignet ist. Außerdem können Sie bei Bedarf benutzerdefinierte Felder mit anderen Kategorien erstellen.
Überlastung und Unterlastung von Teams
Manche Mitarbeiter stehen ständig im Rampenlicht. Sie sind aktiv, ehrgeizig, prägen das Unternehmen und sind immer auf der Suche nach neuen Herausforderungen. Jeder Projektleiter träumt davon, solche Leute in seinem Team zu haben, also gibt er ihnen Aufgaben. Sehr viele Aufgaben. Oft zu viele Aufgaben. Auf der anderen Seite gibt es Menschen, die ein wenig aktiviert werden müssen, weil ihr Potenzial vergeudet wird. Beide Situationen sind schlecht, denn sie führen dazu, dass einige Mitarbeiter überfordert sind und andere sich einfach langweilen und frustriert sind.
Lösung: Verfolgen Sie, woran Ihre Mitarbeiter arbeiten und wie lange sie dafür brauchen. Verwenden Sie Zeiterfassungsbögen, in die jedes Teammitglied seine aktuellen Aufgaben einträgt. Auf diese Weise können Sie ein Auge auf die Arbeitsbelastung des Teams und stellen Sie sicher, dass niemand zu viele oder zu wenige Aufgaben hat. Denken Sie daran, dass sich eine Überlastung des Teams negativ auf die Produktivität auswirkt, und ein gutes Zeiterfassungsmanagement der Mitarbeiter hilft Ihnen, das Gleichgewicht zwischen Arbeit und Privatleben zu wahren.
Das Team weiß nicht, was von ihm verlangt wird
"Einem McKinsey-Bericht zufolge verbringen Arbeitnehmer jeden Tag 1,8 Stunden mit der Suche und Beschaffung von Informationen. Dies ist einer der häufigsten Fehler im Projekt- und Ressourcenmanagement. Ihre Mitarbeiter können Ihre Gedanken nicht lesen. In einem gut eingespielten Team ist es oft nicht nötig, alles so genau zu erklären, aber es gilt die Regel, dass jeder verstehen muss, was vor sich geht und was gebraucht wird.
Viele Projektleiter denken, dass sie Zeit sparen, wenn sie eine Aufgabe schnell beschreiben. In Wirklichkeit ist das Gegenteil der Fall, denn die Mitarbeiter müssen nach Details fragen oder Zweifel untereinander klären. Das Fehlen einer genauen Aufgabenbeschreibung bedeutet auch ein größeres Risiko von Fehlern. Fehler bedeuten Korrekturen. Korrekturen bedeuten mehr Zeit und Geld. Das ist für niemanden gut.
Lösung: Beschreiben Sie jedes Projekt genau. Wir garantieren Ihnen, dass die Zeit, die Sie damit verbringen, alle Informationen in die Aufgabenbeschreibung einzutragen, viel kürzer sein wird als mögliche Korrekturen aufgrund von Missverständnissen. Es ist eine gute Idee, Informationen wie die Anforderungen des Kunden, die Art der Ausführung, die Dokumentation, eine Kontaktperson für Fragen und natürlich die Zuweisung der richtigen Person für die Aufgabe hinzuzufügen.
Mangelnde Teamarbeit
Viele Projektleiter kennen den Unterschied zwischen einem Chef und einer Führungskraft nicht. Der erste erwartet, tadelt und befiehlt. Die Führungskraft unterstützt, inspiriert und beschützt. Sie können von Ihren Mitarbeitern nicht erwarten, dass sie ihr Bestes geben, wenn sie sich nicht gewürdigt, bedroht oder ständig unzulänglich fühlen. Kritik, die nichts mit konstruktivem Feedback zu tun hat, wird Ihr Team nicht produktiver machen. Im Gegenteil, eine vorübergehende Motivation, die auf Angst beruht, führt zu einem schnelleren Burnout.
Die Lösung: Seien Sie Teil eines Teams. Als Teamleiter oder Projektmanager sind Sie dafür verantwortlich, die Arbeit bis zum Abschluss zu bringen. Und dafür brauchen Sie andere. Schaffen Sie eine Teamatmosphäre. Zeigen Sie, dass Sie alle für die Qualität und die Einhaltung der Fristen verantwortlich sind. Seien Sie transparent, zeigen Sie, woran Sie arbeiten, und erklären Sie, was die nächsten Schritte im Projekt sein werden und warum sie wichtig sind.
Zeigen Sie Ihren Mitarbeitern, dass sie wichtig sind und gebraucht werden und dass ihre Meinung zählt. Geben Sie Ihrem Team regelmäßig Feedback und geben Sie ihnen die Möglichkeit, ihre Meinung zu äußern. Halten Sie regelmäßig 1:1-Gespräche ab, in denen Sie ehrlich über Bedürfnisse und Anliegen sprechen können. Sorgen Sie auch dafür, dass Sie das gesamte Team treffen können, auch in kurzen täglichen Online-Sitzungen. Es ist sehr wichtig, das Gefühl der Zugehörigkeit zu einem Team aufrechtzuerhalten, insbesondere wenn Sie aus der Ferne arbeiten.
Unrealistische Schätzung des Zeitbedarfs
Zeit ist eine der wichtigsten Ressourcen, die Sie haben. Viele Projektleiter unterschätzen die Zeit, die für die Durchführung einer bestimmten Aufgabe benötigt wird. Sie planen ein Projekt für drei Monate, obwohl sie mindestens fünf benötigen. Und was passiert dann? Alles verschiebt sich, das Team macht Überstunden, und am Ende steht man vor der Wahl: Termin oder Qualität.
Andererseits ist eine zu vorsichtige Zeitplanung auch ein Fehler - wenn Sie für ein Projekt ein Jahr veranschlagen und ein anderes konkurrierendes Softwarehaus sechs Monate vorschlägt, raten Sie mal, wen ein potenzieller Kunde wählen wird.
Die Lösung: Eine Zeiterfassungssoftware ist unerlässlich, um zu überwachen, wie lange einzelne Aufgaben und Projekte dauern. Auf diese Weise können Sie den Arbeitsfortschritt ständig kontrollieren und sicherstellen, dass sich kein Arbeitsschritt verzögert. Von entscheidender Bedeutung ist auch die Erstellung von Zeitberichten - eine unschätzbare Informationsquelle, die es Ihnen ermöglicht, die Dauer künftiger Projekte besser abzuschätzen und Ihre Ressourcenplanung deutlich zu verbessern. Das Wichtigste ist, zu analysieren und Schlussfolgerungen zu ziehen.
Veraltete Informationen zum Projektstatus.
Ohne aktuelle Informationen über das Projekt ist es unmöglich, die Ressourcen richtig zuzuweisen. Leider werden in vielen Unternehmen die Daten nur von Zeit zu Zeit aktualisiert. Fehlende Akten, unvollständige Unterlagen, keine Informationen über den Stand des Projekts, Urlaub der Mitarbeiter oder Wechsel der verantwortlichen Person. Aktuelle Informationen sind eine Voraussetzung für eine gute Entscheidungsfindung.
Lösung: Gewohnheit ist der Schlüssel. Das regelmäßige Ausfüllen von Informationen über das Projekt und das Team ist nichts anderes als eine gute Praxis, die umgesetzt werden muss. Lassen Sie das Ausfüllen von Stundenzetteln, das Ändern des Projektstatus und das tägliche Aktualisieren von Verfügbarkeitsinformationen zu Ihrer Routine werden.
Wenn Sie alle Informationen jedes Mal selbst aktualisieren müssten, wäre das natürlich sehr zeitaufwändig, zumal viele Entscheidungen und Prozesse miteinander verbunden sind. Eine Software, die die wichtigsten Parameter automatisch aktualisiert, ist hier sehr hilfreich. Wenn zum Beispiel ein Manager einen Urlaub annimmt, zeigt der Kalender automatisch an, dass der Mitarbeiter im Urlaub ist und seine Verfügbarkeit reduziert wird. Oder wenn jemand eine Besprechung anberaumt, die mit einer anderen kollidiert - das System sendet von sich aus eine Benachrichtigung über eine solche Situation.
Mangel an klar definierten Zielen
Sie können Ihre Ressourcen nicht vernünftig planen, wenn Sie nicht wissen, was das Ziel am Ende des Weges ist. Und das Ziel ist in diesem Zusammenhang nicht gleichbedeutend mit dem Endprodukt. Lassen Sie uns dies anhand eines Beispiels erklären. Stellen Sie sich vor, Sie setzen sich das Ziel, "einen Job zu finden". Vielleicht ist ein solches Ziel ausreichend, wenn Sie 18 Jahre alt sind und einen Job für die Ferien suchen, aber wahrscheinlich würde Ihnen dieses Ziel heute nichts Konkretes darüber sagen, was Sie tatsächlich tun müssen.
Anders sieht es aus, wenn Sie sich ein Ziel setzen: "Ich möchte eine Stelle als Projektmanager finden". Dann wissen Sie, dass Sie einen Abschluss oder ein Studium im Bereich Management, mehrere Jahre Erfahrung in der Branche, in der Sie arbeiten möchten, perfektes Englisch, Kenntnisse in zumindest einer Projektmanagement-Software, Kommunikationsfähigkeit, die Fähigkeit, unter Druck zu arbeiten und Ihre Zeit einzuteilen, benötigen. Wenn Sie diese Ziele erreicht haben, steht Ihnen eine Stelle als Projektmanager offen.
Lösung: Bei Projekten ist es genauso: Es reicht nicht aus, "eine mobile Anwendung zu entwerfen". Sie müssen Fragen dazu beantworten, wie eine solche Anwendung funktionieren sollte, wer sie nutzen sollte, welche Funktionen sie haben sollte und welche Kundenanforderungen sie erfüllen sollte. Festlegen von Projektmeilensteinen die Ihnen den Weg vom Anfang bis zum Ende des Projekts weisen wird.
Zu große Projektphasen
Jeder Projektleiter hat diesen Fehler mindestens einmal in seinem Leben gemacht - er hat sein Projekt in mehrere große Phasen unterteilt und wusste nicht, wo er anfangen sollte. Das Team wusste es auch. Wissen Sie, was das Problem mit zu großen Projektphasen ist? Es scheint unmöglich, sie zu erreichen. Wenn Sie eine Website brauchen und Ihrem Werbetexter die Aufgabe geben, "Inhalte für die Website zu schreiben", werden Sie sie wahrscheinlich nie zu Gesicht bekommen.
Lösung: Konfuzius sagte: "Wenn es offensichtlich ist, dass die Ziele nicht erreicht werden können, passe nicht die Ziele, sondern die Handlungsschritte an." Wie Sie sehen, hatten die Menschen auch vor zweieinhalbtausend Jahren Schwierigkeiten, sich realistische Ziele zu setzen, und im Jahr 2022 versuchen Technologieunternehmen weiterhin, dieses Problem zu lösen. Nun, wir sind vielleicht nicht schlauer als Konfuzius, aber wir sollten es versuchen.
Schuld daran ist die Philosophie, immer mehr und mehr zu erreichen. Unerreichbare Ziele nennt man Motivation. Unmögliche Dinge - Ehrgeiz. Natürlich ist das Streben nach Wachstum und Fortschritt von grundlegender Bedeutung, und es geht nicht darum, auf dem Weg an die Spitze aufzugeben. Es geht darum, die Schritte zu kennen, die zum Ziel führen. Nehmen wir an, Sie wollen die beliebteste Kommunikations-App der Welt entwickeln. Das ist Ihr Ziel.
Der Plan hingegen ist die Gesamtheit der Hunderte oder Tausende von Elementen, die Sie zu diesem Ziel führen werden. Recherchieren Sie, und schauen Sie sich die Strategien der größten Marken wie Facebook, Twitter oder WhatsApp an. Entwickeln Sie eine Strategie, finden Sie die richtigen Leute, legen Sie Meilensteine fest, unterteilen Sie sie in Aufgaben und Aufgaben in kleinere Aufgaben, schätzen Sie die Risiken ab und bestimmen Sie die Zeit und die Ressourcen, die Sie benötigen. Und handeln Sie.
Keine Notfallverfahren
Wenn man ein fähiges Team, einen perfekten Projektplan, ein klug geplantes Budget, viel Zeit und eine tolle Idee hat, kann eigentlich nichts schief gehen. Und genau das ist der Fehler. Es kann IMMER etwas schief gehen. Denken Sie daran, dass Murphy's Law auch im Projektmanagement gilt, und es geht nicht darum, die Möglichkeit einer Krise auszuschließen. Es geht darum zu wissen, wie man sich darauf vorbereitet.
Lösung: Notfallverfahren bilden die Grundlage für die Ressourcenplanung. Der Projektplan selbst geht davon aus, dass... alles nach Plan läuft. In der Zwischenzeit geht es darum, eine Risikomanagementstrategie auszuarbeiten und bereit zu sein, wenn etwas schief geht. Ein wichtiger Mitarbeiter musste plötzlich einen Monat lang ausfallen? Kein Problem - Sie haben Unterlagen und ein Verfahren, um einen Ersatzmann einzusetzen. Ein Fehler tritt auf und das Projekt verzögert sich? Auch das ist kein Problem - schließlich haben Sie schon bei der Planung zwei Wochen für diese Situation gespart. Im Ressourcenmanagement und im Projektmanagement, Sie müssen immer einen Plan B haben - Sie wissen nie, wann er zu Plan A wird.
Nicht an die Zukunft denken
Ahh, im Moment leben. Das ist ein schöner Gedanke... wenn man im Urlaub ist und kein Projekt im Kopf hat, das man abschließen muss! Wenn die Dinge hier und jetzt gut laufen, haben Sie genug RessourcenkapazitätDas heißt aber nicht, dass das immer so sein wird. Was ist, wenn plötzlich die Hälfte des Teams für zwei Wochen in den Urlaub fährt? Oder Sie eine große Ausschreibung gewinnen und feststellen, dass Ihnen 10 neue Mitarbeiter fehlen? Natürlich muss man in der Welt der Technologie flexibel sein. Aber man muss auch an die Zukunft denken.
Lösung: Planen Sie Ihre Ressourcenzuweisung im Voraus. Wenn Sie wissen, dass das große Projekt in ein paar Monaten anläuft und Sie mehr Mitarbeiter brauchen, sollten Sie jetzt mit der Personalbeschaffung beginnen, denn die Suche nach dem perfekten Kandidaten und der Einarbeitungsprozess brauchen Zeit. Wenn Sie ab dem neuen Jahr eine neue Wachstumsstrategie umsetzen wollen, sollten Sie im Juni mit der Planung beginnen - die Feiertage sind immer eine ruhigere Zeit, und am Jahresende gibt es normalerweise viel zu tun. Wenn Sie in zwei Monaten mit einem neuen Kunden zusammenarbeiten, sollten Sie jetzt mit der Erstellung des ersten Projektplans und der Teamzusammensetzung beginnen.
Unkenntnis der Verfügbarkeit Ihres Teams
Viele Projektleiter planen ihre Arbeit so, als hätten sie immer ein komplettes Team von Vollzeitmitarbeitern an Bord. Dies ist jedoch nicht immer der Fall. In der Welt der multinationalen Remote-Unternehmen arbeiten manche Leute 4 Stunden pro Tag von 12 bis 16 Uhr, andere 8 Stunden pro Tag von 10 bis 18 Uhr und wieder andere nur 4 Tage pro Woche. Wenn man dann noch die verschiedenen Zeitzonen, Feiertage und Entlassungen hinzunimmt, entsteht ein spektakuläres Chaos. Es sei denn, Sie bereiten sich darauf vor.
Die Lösung: Die Verwaltung von Urlaub und Abwesenheit ist ein Muss für jedes Softwarehaus. Ein Kalender mit der Verfügbarkeit Ihrer Mitarbeiter stellt sicher, dass Sie bei der Planung eines Projekts genau einschätzen können, welche Ressourcen Ihnen zur Verfügung stehen und wie viel Zeit Ihre Mitarbeiter für Aufgaben aufwenden können.
Keine Qualitätskontrolle der Arbeit
Wenn Sie an Ressourcen denken, denken Sie wahrscheinlich an Zeit, Kapazität, Budget, Verfügbarkeit und Technologie. Eine der wichtigsten Ressourcen, über die ein gutes Softwarehaus verfügt, wird in dieser Gruppe jedoch selten berücksichtigt. Die Qualität. Qualität ist der Wert, der dafür sorgt, dass Sie auf dem Markt bleiben, dass Ihre Kunden und Mitarbeiter gerne mit Ihnen arbeiten. Jeder Projektplan und jede Ressourcenplanung muss immer die Aufrechterhaltung der höchsten Entwicklungsqualität beinhalten. Ohne dies werden Sie verloren sein.
Lösung: Das Leistungsmanagement ist ein Prozess, der es Ihnen ermöglicht, die Qualität der geleisteten Arbeit zu überwachen und zu bewerten. So können Sie entscheiden, wie Sie Ihre Ressourcen einsetzen, z. B. zusätzliche Unterstützung zuweisen, eine Frist verlängern oder den Umfang vergrößern.
Unter Managern gibt es keinen großen Konsens über das strenge Verständnis von Begriffen, die zur Familie des - sagen wir - Projektmanagements oder des Ressourcenmanagements gehören. Wenn es um Ressourcenplanung oder Ressourcenmanagement geht - Begriffe, die Aspekte von Projektmanagementprozessen beschreiben - ist die Situation nicht besser. Von diesem Punkt aus sind einige Schritte, die die Bedeutung und die Rolle des für den Artikel interessantesten Begriffs erhellen, durchaus gerechtfertigt.
Wenn man im Internet nach Informationen über Ressourcenmanagement sucht, entdeckt man manchmal seltsame Verbindungen zwischen den Begriffen. Auffällig ist, dass die Ressourcenplanung mit dem Ressourcenmanagement gleichgesetzt wird - was nicht ganz richtig ist. Außerdem findet man Zitate, in denen der Begriff Ressourcenplanung abwechselnd mit Ressourcenzuweisung verwendet wird. Sogar die Ressourcenplanung - oft als Gegenbegriff zum Ressourcenmanagement verwendet - kann als eines von vielen Elementen des letzteren gefunden werden. Für andere bedeutet Ressourcenmanagement dasselbe wie Ressourcenplanung und ist ein großer Prozess, der auch Ressourcenplanung und Ressourcenzuweisung umfasst.
Wie wir wissen, ist die Ressourcenplanung Teil des Ressourcenmanagementprozesses. Und das Ressourcenmanagement (oder die Ressourcenplanung) ist Teil des Projektmanagementprozesses. Bevor wir uns also mit dem ersten Begriff befassen, müssen wir uns die Mühe machen, dem Leser zu erklären, wozu die Ressourcenplanung gehört - zum Ressourcenmanagement.
Auf der Website der Association for Project Management ist zu lesen:
Unter Ressourcenmanagement versteht man die Beschaffung, Zuweisung und Verwaltung der für ein Projekt erforderlichen Ressourcen, wie z. B. Personen und deren Fähigkeiten, Finanzen, Technologie, Materialien, Maschinen und natürliche Ressourcen. Das Ressourcenmanagement stellt sicher, dass interne und externe Ressourcen effektiv, zeit- und budgetgerecht eingesetzt werden. (The APM Body of Knowledge, 7. Ausgabe)
Diese Perspektive ist ziemlich umfangreich und vielleicht weniger hilfreich als unten angegeben, enthält aber alle Aspekte dessen, womit sich die für die Projektfertigstellung Verantwortlichen herumschlagen. Erstens gibt die APM-Definition an, wer oder was zur Familie der Ressourcen gehört. Je nach Branche kann es sich bei den Ressourcen um Menschen und ihre Fähigkeiten (entweder Mitarbeiter oder Auftragnehmer), um Getriebe, Maschinen, Geräte (insbesondere in der Fertigungs- und Baubranche), Räume, Flotten usw. handeln.
Der zweite Aspekt dieser Definition ist die Rolle des Projektleiters - "Akquisition, Zuweisung". Drittens: Sicherstellen - was in der Praxis bedeutet, aufmerksam zu sein, zu analysieren und zu optimieren). Effektiv einsetzen - was in der Praxis bedeutet, die Vor- und Nachteile der Mitarbeiter zu kennen, einschließlich ihrer Auslastung, Arbeitsbelastung, Leistung, Zeitplanung, Fähigkeiten usw. - ist der vierte Punkt. Zeit und Budget - das sind die letzten Punkte, die keiner Erklärung bedürfen.
Aber das Ressourcenmanagement lässt sich besser definieren, wenn man auf das Projekt achtet oder das Projekt abschließt - wenn das Projekt bestimmt, wer und wann darauf abgestimmt wird. Laut projectmanager.com:
Ressourcenmanagement ist der Prozess der Planung, Terminierung und Zuweisung von Ressourcen zur Durchführung eines Projekts.
Natürlich darf man - wenn man über ein Projekt nachdenkt - nicht vergessen, welche Erwartungen mit diesem Projekt verbunden sind. Ihr Kunde zahlt, Ihr Kunde fordert. Also besser aufpassen, ob das geführte Projekt mit Anforderungen fertig ist (eine weitere Herausforderung, die ihre Lösung braucht, aber nicht mit dem Artikel)
Dennoch ist es an der Zeit für den entscheidenden Begriff in diesem Kapitel - Ressourcenplanung. Schauen wir uns ohne Einleitung die Bedeutung an, die ein kompetenter Referent repräsentiert. Als Projektmanager.de informiert, resource scheduling ist die Identifizierung der Ressourcen und natürlich die Koordination.
Wenn wir dies mit dem Vorschlag unseres Konkurrenten auf dem Markt für Ressourcenplanungssoftware (der Firma Saviom) vergleichen, fällt uns etwas auf. Um ihr Verständnis zu paraphrasieren, rDie Ressourcenzuweisung wird mit der Ressourcenplanung gleichgesetzt, und ihre Aufgabe ist es erkennen und eine ausreichende Anzahl von Ressourcen (Mitarbeiter oder Unterauftragnehmer) für einen bestimmten Zeitraum für bestimmte Projektaktivitäten bereitstellen.
In beiden Fällen wird etwas hervorgehoben, das in den bisherigen Definitionen nicht vorkommt. Die Ressourcen- oder Mitarbeiterplanung (um dem Dilemma im nächsten Abschnitt ein wenig vorzugreifen) erfordert Fähigkeiten und Reife, die dazu beitragen, dass die Kompetenzen eines Mitarbeiters genau zu bestimmen und zu erkennen (einschließlich Soft Skills) die sie zu der Entscheidung veranlassen, einem bestimmten Mitarbeiter eine bestimmte Aufgabe zu übertragen.
Ressourcenplanung ist ein Begriff, der in den 90er Jahren aufkam. Dahinter steht der Gedanke, dass Projekte eine begrenzte Kapazität und begrenzte Ressourcen (und auch Zeit und Budget) haben. Daher müssen diese Faktoren bei der Planung der Durchführung eines Projekts berücksichtigt werden.
Wie hängt die Ressourcenplanung mit der Planung der Mitarbeiter zusammen?
Die Bedeutung des Begriffs "Mitarbeitereinsatzplanung" liegt absolut nahe an der "Personalbesetzung" oder "Personaleinsatzplanung". Wir sind uns bewusst, dass diese Begriffe manchmal in den einzelnen Branchen verwendet werden oder umgekehrt - in den einzelnen Branchen ist es üblicher, Workforce Scheduling anstelle von Employee Scheduling zu verwenden. Wie auch immer, jeder von ihnen sagt etwas über einen Angestellten oder Arbeiter aus und über die vom Unternehmen, dem Projekt oder der Aufgabe erwartete Beherrschung.
Die Personaleinsatzplanung ist definiert als der Prozess der Erstellung von Arbeitsplänen für stundenweise Beschäftigte, um den aktuellen und zukünftigen Anforderungen an einem Arbeitsplatz gerecht zu werden.
In dieser Definition, die auf der Toolbox-Website zu finden ist und mit den Erkenntnissen eines Experten in Verbindung gebracht wird, ist der Begriff "Nachfrage" nicht ganz klar und zwingt uns, uns vorzustellen, was sich der Autor dabei gedacht hat. Man kann jedoch mit Fug und Recht annehmen, dass die Zeit, die für die Durchführung eines Projekts oder einer Aufgabe benötigt wird, ebenso dazu gehört wie die Anforderungen des Projekts oder das Budget.
Bei der Personalbesetzung und -planung handelt es sich um die Zuteilung von Humanressourcen, bei der Mitarbeiter für Aufgaben innerhalb eines Unternehmens ausgewählt und eingeteilt werden, und bei der festgelegt wird, wann und wie lange diese Aufgaben ausgeführt werden sollen. (Workplacetesting.com)
Wenn Sie diese Definition mit den oben genannten Bedeutungen der Ressourcenplanung vergleichen, sind die Ähnlichkeiten kaum zu übersehen. Die Auswahl, wer, wann und wie lange mit wem zusammenarbeiten wird; die Zuweisung, Definition und Analyse der Leistung, um das Hauptziel zu erreichen - den Abschluss des Projekts. Jeder von ihnen ist explizit oder vorausgesetzt.
Wenn wir etwas Offensichtliches - aber etwas, das gesagt werden muss - hinzufügen, dass die Fähigkeiten, die Verfügbarkeit und die Produktivität der Mitarbeiter auch den Prozess der Planung bestimmen, wird die Verbindung zwischen der Planung der Mitarbeiter und der Planung der Ressourcen nicht mehr in Frage gestellt.
Wenn Sie an dieser Stelle des Artikels angelangt sind, wissen Sie sicher, dass die Beherrschung der Ressourcenplanung keine so einfache Angelegenheit ist. Sie brauchen gute Praktiken, Fehlervermeidung und ein solides Arbeitsmanagementprogramm, um die gewünschten Ergebnisse zu erzielen. Aber niemand würde all diese Artikel und Leitfäden über Projektressourcenmanagement wenn sich die Kompetenz in diesem Bereich nicht lohnen würde. Und die Vorteile sind zahlreich.
Wie Sie dank dieses Artikels bereits erfahren haben, besteht die Hauptaufgabe der Software für die Ressourcenplanung darin, bei der Zuweisung, Planung und Koordinierung von Ressourcen (Arbeit der Mitarbeiter) zu helfen, um die Projektanforderungen zu erfüllen. Es ist nicht wichtig, über was wir sprechen Verwaltung der Marketingressourcen, IT-Ressourcenmanagementoder IT-Projektplanung - die Rolle ist die gleiche.
Der zweite Hinweis - bevor wir Ihnen weitere erwägenswerte Funktionen zeigen - bezieht sich auf die Begriffe. Mit Software für die Ressourcenplanung, ProjektplanungssoftwareSoftware für Ressourcenmanagement oder Ressourcenplanung, Kapazitätsplanungssoftware, Planungsinstrumente, Ressourcenmanagement-Toolsund so weiter - wir verstehen dasselbe. Es geht um die Verwaltung und Lösung von Herausforderungen mit dem Humankapital und dem Zeitplan einer Organisation.
Aus dieser Perspektive können wir uns vorstellen, was sie gemeinsam haben. Nun ist es an der Zeit, was bei der Suche nach einer geeigneten Software für die Ressourcenplanung zu berücksichtigen ist. Wie wir wissen, ist das Ressourcenmanagement (und die Ressourcenplanung als Teil des Ressourcenmanagements) ein wichtiger Bestandteil des Projektmanagementprozesses (auch Projektmanagement-Lebenszyklus genannt).
Kann Ihre ideale Ressourcenplanungssoftware auch unterstützen:
Nun, wahrscheinlich nicht. Aber die Sache ist die, wenn Sie eine kugelsichere Software für die Ressourcenplanung einsetzen, werden die meisten von ihnen einfach überschaubar. Aber wenn Sie mehr Zeit brauchen oder einfach nur vergleichen Werkzeuge für das Management von Projektressourcen oder Projektplanungstools - Sie wissen, was zu tun ist.
Es ist nicht allgemein bekannt, dass Teamdeck als Ressourcenplanungssoftware auf die Initiative von Apptension zurückgeht. Apptension ist ein SaaS Softwareentwicklungsunternehmen (sie entwickelten auch Django SaaS Boilerplate, a saas-entwicklungswerkzeug), die ursprünglich ein Tool benötigten, das ihnen bei der Projektplanung, dem Ressourcenmanagement, der Aufgabenzuweisung oder der Leistungsmessung hilft. Und deshalb haben sie für ihre eigenen, internen Zwecke eine Software zur Ressourcenplanung entwickelt.
Diese Software zur Ressourcenplanung war also zunächst für das interne Prozessmanagement bei Teamdeck gedacht. Aber nach einiger Zeit wurde Teamdeck kommerzialisiert (2015). Jeder, der die Software für die Zuweisung und Planung von Mitarbeitern ausprobieren wollte, konnte sie kostenlos ausprobieren.
Weil wir diese Software Tag für Tag nutzen, weil die Zahl der Kunden nicht abnimmt, ist unser Produkt an der Spitze.
Versuchen Sie Teamdeck
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