Jetzt, wo Sie hier sind, fragen Sie sich wahrscheinlich, was Sie bei der Planung Ihres Teams besser machen können. Sie haben festgestellt, dass Ihnen zu viel Zeit durch die Finger rinnt, dass sich Projekte manchmal verzögern und dass die Mitarbeiter das Gefühl haben, im Chaos zu versinken. Keine Sorge, Probleme wie diese gibt es in jedem Unternehmen. Zum Glück gibt es mehrere Möglichkeiten, sie zu lösen. Eine davon ist Projektplanungssoftware oder Projektmanagement-Planungssoftware - ein wirklich interessantes Projektplanungswerkzeug.
In diesem Artikel erfahren Sie mehr:
Empfehlungen von Projektleitern aus Softwareentwicklungsunternehmen
Aufgerufen Projektplanmanagement Tools und ihre wichtigsten Merkmale
Worauf ist bei der Auswahl von Projektplan und Ressourcenmanagement-Software
Was sind Projektplanung, Projektmanagement, Projektzeitplanung und Projektverfolgung und wie unterscheiden sie sich?
Warum Projektplanungssoftware, d.h. Projektplanungswerkzeug, für Manager so wichtig ist
Eine kleine Einführung, bevor wir über wichtige Dinge bei der Verwendung eines Projektplanungswerkzeugs sprechen werden. Projektplanungs-Software, Ressourcenplanungssoftware, PersonalverwaltungssoftwareProjektmanagement-Tool oder Terminplanungs-Software - diese Begriffe bedeuten das Gleiche. Und das Hauptziel jeder Software ist das gleiche. Allgemein gesprochen, ohne über viele andere Merkmale und funktionale Unterschiede zu sprechen, helfen sie bei der Terminplanung, Zuweisung von Ressourcen (Mitarbeiter) und eine weitreichende Projektplanung.
50% der Unternehmen erstellen meistens oder immer einen Zeitplan für ihre Projekte. Unabhängig davon, ob Sie ein unerfahrener Projektmanager sind oder ob Sie die Terminplanung im Griff haben, benötigen Sie ein System, das Ihnen hilft, alle Prozesse zusammenzuführen. Es ist nicht so, dass Sie es nicht auch anders machen könnten - viele Unternehmen versuchen, ihre Arbeit zu verwalten, indem sie sie auf einem Whiteboard oder in Excel planen.
Das Problem ist, dass eine solche Strategie nur bis zu einem bestimmten Punkt funktioniert. Und dieser Zeitpunkt kommt für jedes entwicklungshungrige und wachstumsfreudige Unternehmen sehr schnell. Für moderne Software EntwicklungsunternehmenDie Frage "Lohnt sich der Einsatz einer Terminverwaltungssoftware" existiert nicht mehr. Stattdessen stellt man sich die Frage "welche Terminverwaltung soll ich wählen". Und hier lohnt es sich, ein paar Kriterien zu beachten.
1. Intuitive Schnittstelle der Projektplanungswerkzeuge - Der wahrscheinlichste Grund für die Ablehnung des Projektplanungswerkzeugs ist einfach die UX und die Benutzerfreundlichkeit. Es ist also völlig klar: Bevor Sie es kaufen, sollten Sie es ausprobieren, und zwar von Leuten, die es benutzen werden. Das Tool soll Ihre Arbeit erleichtern, nicht komplizierter machen, also stellen Sie sicher, dass Sie sich mit der Navigation im Panel wohlfühlen.
2. Zeiterfassung / Zeitmanagement - Ein effektives Projektmanagement ist unmöglich, wenn Sie nicht wissen, woran Ihr Team arbeitet und wie viel Zeit es dafür benötigt. Tools zur Projektplanung können hier wirklich helfen.
[Quelle: Bildschirm aus der Software für Ressourcenmanagement und Projektplanung]
3. Urlaubsmanagement / Abwesenheitsmanagement / Teamverfügbarkeit - Die Mitarbeiter haben Anspruch auf Urlaub und freie Tage, aber ihre Abwesenheit wirkt sich auf den gesamten Arbeitsablauf und die Arbeitsplanung aus. Ein gutes Projektplanungstool gibt Ihnen vollen Einblick in die Verfügbarkeit Ihres Teams.
4. Benutzerdefinierte Berichterstattung - Jedes Unternehmen hat andere Prioritäten, und unterschiedliche Kennzahlen sind für sie wichtig. Projektterminierung Die Software muss die von Ihnen benötigten Berichte für Sie erstellen.
5. Terminplanung in Echtzeit - Eines der wichtigsten Dinge bei der Arbeitsplanung ist eine sofortige Aktualisierung. Zeitplanänderungen, die erst nach einiger Zeit vorgenommen werden, führen zu unnötigem Chaos. Ihr Tool muss sie also sofort aktualisieren, daher lohnt es sich, interessante Projektplanungs-Tools einzusetzen.
6. Verwaltung der Arbeitsbelastung - Damit der Zeitplan funktioniert, müssen Sie wissen, wer Zeit hat, sich um eine bestimmte Aufgabe zu kümmern. Das ideale Werkzeug zeigt Ihnen die Kapazität Ihrer Mitarbeiter.
Wir haben Ihnen bereits erklärt, warum Sie eine Projektmanagement-Software benötigen und worauf Sie bei der Auswahl der richtigen Software achten sollten.
Nun ist es an der Zeit, einige Beispiele zu nennen.
"Ressourcenplanungssoftware, die von Softwarehäusern für ihre eigenen Bedürfnisse entwickelt wurde und daher am besten zu den Bedürfnissen der Branche passt." - eines der wirklich interessanten Projektplanungs-Tools.
Teamdeck ist eine Software zur Ressourcen- und Projektplanung mit Zeiterfassung und Verfügbarkeitsmanagement
Preis (Standardpaket): $3.60 / Teammitglied / monatlich
Vorteile:
Individuelle Organisation, Arbeitszeit und Verfügbarkeit.
Möglichkeit, Personen und Projekten benutzerdefinierte Felder zuzuweisen, z. B. Berufsbezeichnungen, Fähigkeiten, Technologien usw.
Transparente Ansicht des Arbeitsplans und der Verfügbarkeit für verschiedene Abteilungen und Positionen über die Kalenderansicht
Benutzerdefinierte Tags
Excel-ähnliche benutzerdefinierte Berichte
Automatische Feiertage für mehrere Lokalisierungen
Verfügbar in der mobilen Version
Datensicherheitssystem
Integration mit anderen Systemen wie Google Calendar, Slack, Podio, SageHR, Zapier und REST API
Nachteile
Die mobile App zur Stundenerfassung erlaubt es nicht, nur die aktiven Projekte zu sehen
Keine Abhängigkeiten bei der Buchung
Kein Start-Stopp-Zeitmesser für den Desktop (nur in der mobilen App)
"nAufgabe ist eines der Projektplanungstools, das als Kollaborationstool für Unternehmen entwickelt wurde und eine vollständige Projektmanagementlösung ist." - G2
Preis (Standardpaket): $3 / Teammitglied / monatlich
Profis:
Einfache und intuitive Schnittstelle
Verwaltung der Aufgaben
Projektleitung
Risikomanagement
Zeiterfassung
Verwaltung von Stundenzetteln
Verwaltung von Sitzungen
Kanban-Tafeln
Gantt-Diagramme
Nachteile:
Fehlende Anpassungsmöglichkeiten
Fehlende Berichterstattung
"Resource Guru wurde speziell entwickelt, um übermäßige Arbeitsbelastungen zu reduzieren, die Moral im Team zu verbessern, die Mitarbeiterabwanderung zu verringern und Ihnen zu helfen, Ihre beste Arbeit zu leisten."
Projektkalender helfen bei der Identifizierung und Visualisierung von Aufgaben während des gesamten Projekts.
Preis (Standardpaket): $4.16 / Teammitglied / monatlich
Vorteile:
Verfügbarkeit von Ressourcen
Zusammenarbeit im Team
Benutzerfreundliche Schnittstelle
Verfügbarkeitstafel und Ressourcen-Kapazitätsplanung Option
Verwaltung von Terminkonflikte
Berichterstattung und Prognosen
System zur Urlaubsverwaltung Merkmale
Projekt- und Ressourcenplanung
Buchungssystem für Konferenzräume
Verfolgung der Ausrüstung
Integration mit Slack, Gmail, Outlook und Google Kalender
Datensicherheitssystem
Nachteile:
Keine Möglichkeit, Ressourcen nach Erfahrungsniveau zu sortieren
Keine "Rückgängig"-Funktion im Buchungsbereich
Keine Möglichkeit zum Kopieren von Ressourcenaufgaben
Keine Möglichkeit der Suche nach Buchungen nach Schlüsselwörtern
"Fügen Sie Ihre Projekte und Ihr Team hinzu und schon können Sie loslegen! Klicken und ziehen Sie irgendwo auf den Zeitplan, um mit der Zuweisung von Aufgaben zu beginnen."
Float hilft auch bei Projektaufgaben und bei der Festlegung von Aufgabenabhängigkeiten.
Preis (Standardpaket): $ 10 / Teammitglied / monatlich
Vorteile:
Flexibles und benutzerfreundliches Ressourcenmanagement-Panel
Einfache Navigation und Filterung
Die visuelle Drag-and-Drop-Schnittstelle von Ressourcenplanung
Zeiterfassung mit laufenden Aufgaben vorausgefüllt
Planung mehrerer Projekte
Berichterstattung und Prognosen
Integration mit Jira, Teamwork, Asana, Trello
Nachteile:
Unbequeme Navigation im Projektzeitplan.
Einige Integrationen funktionieren nicht wie erwartet.
Zeitaufwendige Aktualisierung der Mitarbeiterliste.
Jeder Benutzer kann Daten hinzufügen und ändern, die Unordnung verursachen.
"Speziell entwickelte Technologie für Klarheit, Kontrolle und Vertrauen".
Mavenlink ist auch in unserem Vergleich der Projektplanungs-Tools, die helfen, das Projekt erfolgreich abzuschließen
Preis (Standardpaket): Individuelle Preisgestaltung
Vorteile:
Erweitertes Panel zur Ressourcenverwaltung
Funktionen der Business Intelligence
Projektmetriken in Echtzeit
Möglichkeit der Zuweisung von Rollen und unterschiedlichen Berechtigungen
Datenschutz
Resourcing integriert mit Projekt- und Ressourcenplanung
Zusätzliche Kundendienste wie Beratung, Anleitung, Coaching und ein Kundenerfolgsprogramm.
Produktschulung und 24/7-Support
Integration mit Slack, Jira, GSuite, Oracle
Nachteile:
Keine kostenlose Probezeit
Komplizierte Erstellung von benutzerdefinierten Berichten
Erweiterte Funktionen nur für Premier- und Enterprise-Pakete
Zu viele E-Mail-Benachrichtigungen
Viele Möglichkeiten, genau denselben Effekt zu erzielen, was das System unnötig verkompliziert
"Passen Sie Wrike so an, dass es am besten zu Ihrer Organisation passt. Von benutzerdefinierten Dashboards und Workflows bis hin zu teamspezifischer Automatisierung zur Rationalisierung von Prozessen."
Aufgabenmanagement mit Wrike ist eine Projektplanungssoftware.
Preis (Standardpaket): $ 9,80 / Teammitglied / monatlich
Vorteile:
Kostenlose Version mit Grundfunktionen
Interaktive Gantt-Diagramme
Hohe Anpassungsfähigkeit des Systems.
Spezielle Gruppen von Funktionalitäten.
Kanban-Tafeln
Erweiterte Analytik
Terminplanung, Projektmanagement, Zeiterfassung und Hochladen von Dokumenten in einem einzigen Tool
Datensicherheitssystem
Nachteile:
Kompliziert in der Anwendung
Keine Möglichkeit der Offline-Projektverwaltung
Hohe Hardware-Anforderungen machen die Nutzung auf älteren Computern unpraktisch
Die fortschrittlichsten Funktionen sind im Premium-Paket enthalten, das teuer ist.
"Globale Teams aufeinander abstimmen, geschäftsorientierte Lösungen entwickeln und skalieren und die IT-Abteilung in die Lage versetzen, Risiken zu verwalten und die Compliance auf der Plattform für dynamische Arbeit zu gewährleisten."
Gantt-Diagramme sind hilfreich, um den Projektplan zu erstellen und die Abhängigkeiten zwischen den Aufgaben zu visualisieren.
Preis (Standardpaket): $24.80 / Teammitglied / monatlich
Vorteile:
Verwaltung von Inhalten der Kreativ- und Marketingteams
Eine benutzerfreundliche Schnittstelle weist Ressourcen zu, verfolgt den Fortschritt oder die Zeit
Projektablauf Automatisierung
Erweitertes Management-Dashboard
Zusammenarbeit im Team
Bequeme Kommunikation und Datenaustausch mit anderen Teammitgliedern
Intelligent Projekt-Workflow-Management
Datensicherheitssystem
Daten-Synchronisation
Zeitplan-Management
Projektübergreifende Planung
Nachteile:
Hoher Preis
Basispaket für bis zu 25 Mitarbeiter
Einige Funktionen fehlen oder sind nicht verfügbar
Das Gerät ist schwer und manchmal verzögert es sich
Unleserliches Aufgabenfeld für einige Benutzer
"Vereinen Sie Ihre Projekte, Ressourcen und Finanzen in einer KI-nativen Plattform."
Um einen Projektplanungsprozess effektiv zu verwalten, ist Forecast für viele Manager unersetzlich
Preis (Standardpaket): $30 / Teammitglied / monatlich
Vorteile:
Automatisierung und KI-basierte Funktionen
Einfach zu bedienen
Software für Projektplanung, -verfolgung und -terminierung
Fortgeschrittene Urlaubsmanagementsystem
Kosten und Gewinne für jedes Projekt überwachen
Umfangreiche Anpassungsmöglichkeiten
Automatische Planung basierend auf der Verfügbarkeit der Mitarbeiter
Integration mit Asana, BambooHR, Azure
Berichterstattung und Prognosen
Nachteile:
Hoher Preis
Es fehlen einige nützliche Funktionen
Zu viele Projektvisualisierungen machen Daten unlesbar
Die Zeitplanung ist sehr streng und nicht ideal für agile Unternehmen
Das Tool ist ästhetisch ansprechend, aber nicht sehr intuitiv
In der digitalen Welt, Datensicherheit ist allesBesonders, wenn Sie mit so vielen vertraulichen Informationen arbeiten. Die ideale Projektmanagement-Planungssoftware sollte die Sicherheit Ihrer Datenbanken gewährleisten. Außerdem muss sie der GDPR entsprechen - dem europäischen Datenschutzgesetz, das seit 2018 in Kraft ist. Es enthält sehr strenge Vorschriften für die Erfassung, Verarbeitung und Nutzung solcher Informationen, sodass das richtige System dies berücksichtigt.
Wozu braucht man eine Software, mit der man nicht umgehen kann? Selbst die revolutionärsten Funktionen sind eher lästig als hilfreich, wenn Sie ihr Potenzial nicht nutzen können. Ein guter Projektzeitplaner kümmert sich um seine Kunden nicht nur, wenn es darum geht, sie zum Kauf zu bewegen, sondern auch während des gesamten Prozesses der Zusammenarbeit - gut Projektplanungswerkzeuge sind von großer Bedeutung. Vergewissern Sie sich, dass der von Ihnen gewählte Geschäftspartner Ihnen einen ordnungsgemäßen Einführungsprozess bietet, damit Sie das gesamte Spektrum der Funktionen, für die Sie bezahlen, nutzen können.
Es ist nur natürlich, dass Ihr Unternehmen wächst... und die Projektplanungssoftware sollte diesen Prozess nicht verlangsamen. Zumindest ist das sicherlich eines Ihrer Unternehmensziele. Die Frage ist nur, ob der von Ihnen gewählte Projektplanungsplaner mit Ihnen Schritt halten kann. Denken Sie bei der Auswahl des idealen Tools nicht nur an Ihren aktuellen Bedarf, sondern auch an Ihre zukünftigen Anforderungen.
Vergewissern Sie sich, dass die Software Ihren aktuellen und künftigen Anforderungen gerecht wird. Es ist auch sehr wichtig zu prüfen, wie sich die Preise für die Dienstleistung ändern werden - es kann sich herausstellen, dass ein Tool die beste Lösung für ein kleines Unternehmen ist, während es für ein mittleres oder großes Softwarehaus völlig unrentabel ist. Berücksichtigen Sie die Entwicklungsrichtung Ihres Unternehmens, um die optimale Wahl zu treffen.
Stellen Sie sich ein kleines Unternehmen vor, in dem alle Mitarbeiter ganztägig im Büro arbeiten und das maximal 3 Projekte gleichzeitig bearbeitet. Nun stellen Sie sich ein zweites Unternehmen vor, einen multinationalen Konzern, der Mitarbeiter in der ganzen Welt beschäftigt. Die meisten von ihnen aus der Ferne arbeiten in verschiedenen Zeitzonen. Einige haben einen Vollzeitjob, andere arbeiten in Teilzeit, und wieder andere sind Freiberufler. Es werden bis zu mehreren Dutzend Projekte gleichzeitig bearbeitet.
Wie Sie sich wahrscheinlich vorstellen können, sind die Arbeitsabläufe dieser beiden Unternehmen völlig unterschiedlich, aber das bedeutet keineswegs, dass sie unterschiedliche Projektplanungswerkzeuge verwenden müssen. Die ideale Projektmanagement-Planungssoftware ist flexibel genug, um sich an die Erwartungen der einzelnen Unternehmen anzupassen.
Achten Sie darauf, ob die Software es Ihnen ermöglicht, auf einfache Weise Daten hinzuzufügen, zu löschen und zu bearbeiten, benutzerdefinierte Einstellungen vorzunehmen, die Zeiterfassung nach Bedarf zu aktivieren und zu deaktivieren, Daten zu jedem Mitarbeiter hinzuzufügen und die Verfügbarkeit zu personalisieren, z. B. wenn jemand in Teilzeit oder im Urlaub arbeitet. Das System sollte Ihnen auch die Möglichkeit geben, einzelnen Mitarbeitern individuelle Rollen und Berechtigungen zuzuweisen, z. B. wer Urlaubsanträge annehmen, einzelnen Mitarbeitern Aufgaben zuweisen, Meilensteine setzen, Zeitpläne annehmen darf usw.
Ohne Daten darüber, was funktioniert und was nicht, können Sie Ihre Arbeit nicht verbessern. Deshalb ist eine der wichtigsten Funktionen einer Projektplanungssoftware die Berichterstellung. Stellen Sie sicher, dass das System grundlegende Berichte erstellt, die Ihnen die wichtigsten Daten liefern, und dass die Berichte an Ihre individuellen Bedürfnisse angepasst werden können.
Ja, wir wissen, dass die lange Liste der Integrationen auf der Systemseite immer beeindruckend ist. Wenn Sie eine Software auswählen, sollten Sie jedoch nicht nur auf die Anzahl der benutzerdefinierte Logossondern auch, wie schnell das Werkzeug neue Integrationen einführen kann.
Ok, nehmen wir an, die Software verfügt über Integrationen mit allen wichtigen Anwendungen, die Sie verwenden, aber was ist, wenn eine neue Anwendung auf den Markt kommt? Wird das Tool in der Lage sein, die neue Integration in wenigen Tagen, Wochen oder Monaten zu implementieren? Schnelligkeit und Agilität der Integration sind sehr wichtige Kriterien bei der Auswahl eines Systems.
Jedes Unternehmen wird versuchen, Sie davon zu überzeugen, dass seine Lösung die beste ist und Ihre Vorstellung von Arbeitsplanung auf den Kopf stellen wird. Die Wahrheit ist jedoch, dass Sie es nicht mit Sicherheit wissen können, bevor Sie es nicht selbst getestet haben. Unternehmen, die von der Qualität ihrer Dienstleistung überzeugt sind, werden sich nicht scheuen, Ihnen eine kostenlose Testphase anzubieten.
Sie wollen nicht, dass Sie ihr Produkt blind kaufen, sondern sie sagen einfach: "Sehen Sie, das ist unser System, prüfen Sie, ob es für Sie funktioniert, und wenn ja, laden wir Sie zur Zusammenarbeit ein." Ein kostenloser Testzeitraum ist der effektivste Weg, um zu prüfen, ob eine Lösung für Sie geeignet ist, also zögern Sie nicht, ihn zu nutzen und suchen Sie nach Unternehmen, die ihn anbieten.
Wenn Sie im Internet nach Informationen über Zeitplanmanagement und Projektplanungswerkzeuge suchen, sind Sie sicher schon auf Begriffe wie Projektplanung, Projektverfolgung und Projektmanagement gestoßen. Sie scheinen alle ähnlich zu sein, tauchen im gleichen Kontext auf - Softwarehausoptimierung - und bringen Ihrem Unternehmen ähnliche Vorteile. Wir wissen, dass man sich darin leicht verirren kann, deshalb werden wir, bevor wir fortfahren, etwas Licht auf diese verwirrende Terminologie werfen.
Vielleicht wissen Sie es noch nicht, aber die Projektplanung und das Ressourcenmanagement sind die Bestandteile des Projektmanagement-Lebenszyklus oder - um es einfacher auszudrücken - des Projektmanagement-Prozesses. Doch bevor wir mehr dazu sagen, lassen Sie uns mit den Grundlagen beginnen. Was verstehen Projektmanager unter Projektmanagement und warum verwenden sie Projektplanungswerkzeuge?
Um die Definition des Project Management Institute (PMI) zu paraphrasieren, geht es beim Projektmanagement um den Einsatz von (spezifischem) Wissen, Kompetenzen, Fähigkeiten, Geräten, Werkzeugen, Methoden, Techniken und allem, was nötig ist, um "Wert für Menschen" zu schaffen. Lässt man die Mehrdeutigkeit des Begriffs "Wert für Menschen" beiseite, kann man sagen, dass es beim Projektmanagement darum geht, die eigenen Ressourcen (sowohl materielle als auch immaterielle) zu nutzen, um etwas - sagen wir - Nützliches zu schaffen und umzusetzen (nicht unbedingt für jeden).
Wie wir sehen, ist das oben erwähnte Verständnis ziemlich groß. Aus der Sicht des PMI kann ein Ergebnis des Projektmanagements - so scheint es - alles sein. Alles, was für die Menschen nützlich ist. Um es noch komplizierter zu machen, könnten wir natürlich fragen, ob mindestens zwei Personen, die etwas (Materielles oder Immaterielles) geschaffen haben und dafür einen Nutzen haben, Projektmanager sind und ihre Arbeit ein Projekt ist? Oder wie viele von ihnen müssen von einer bestimmten Schöpfung profitiert haben, damit man sie ein Projekt nennen kann?
Um Fragen wie diese zu überspringen, muss gesagt werden, dass die obige Definition nichts über absolut grundlegende Dinge aussagt. Man könnte sagen, dass zu den Grundlagen eines jeden Projekts die Planung und der Zeitplan gehören. Und die Grundlagen, die sich zwischen Projektmanagement und Management unterscheiden. Wir dürfen auch das Aufgabenmanagement nicht vergessen.
Projektmanagement ist die Anwendung von Prozessen, Methoden, Fähigkeiten, Kenntnissen und Erfahrungen, um bestimmte Projektziele gemäß den Projektannahmekriterien innerhalb vereinbarter Parameter zu erreichen. Das Projektmanagement hat endgültige Ergebnisse, die an einen endlichen Zeitrahmen und ein begrenztes Budget gebunden sind. Projektplanungssoftware kann dabei hilfreich sein.
Hier sind 3 Projektmanagement-Aspekte, die in der Definition des PMI nicht vorkommen. Der erste ist "Projektakzeptanzkriterien", der zweite ist die Zeit, und der dritte ist das Budget.
Nehmen wir die Zusammenarbeit mit einem Kunden als Beispiel. Wie wir wissen, werden Projekte intern oder extern in Auftrag gegeben - von jemandem aus Ihrem Unternehmen oder von außen, von einem Kunden. Sie/er erteilt einen Auftrag. Sie/er hat Erwartungen in Bezug auf die Produkte und wie sie ihr/ihm bei ihrem/seinem aktuellen oder neuen Geschäft helfen werden. Und - was das Wichtigste ist - sie/er hat nicht unbegrenzt viel Zeit im Leben und die Brieftasche von Warren Buffet.
Oder aber er möchte das Ergebnis seiner Bestellung schnell und günstig erhalten. Um es direkt zu sagen - die Qualität der Produkte, die Zeit, in der sie/er sie endlich erhält, und - das Wichtigste - die Kosten bestimmen die Geschäftsentscheidungen potenzieller und aktueller Kunden. Wenn die Akzeptanzkriterien des Kunden nicht mit den Ergebnissen der Arbeit übereinstimmen, beginnt hier ein anderes, viel schlimmeres Problem...
Wie das APM andeutet, besteht der Unterschied zwischen dem reinen "Management" und dem Projektmanagement in dem Zeitpunkt, zu dem das Projekt zur Umsetzung bereit oder bereits umgesetzt ist. Während das Management ein fortlaufender Prozess ist, wird das Endergebnis des Projektmanagements in einer begrenzten Zeitspanne bereitgestellt. An dieser Stelle haben wir ein paar Anmerkungen, denn wir sind uns nicht sicher, ob die "endliche Zeitspanne" der beste Weg ist, Projektmanagement und einfaches Management zu trennen.
Nehmen wir als Beispiel die Marketingabteilung oder einfach einen PPC-Spezialisten. Beide sind verantwortlich für Lead-Generierung Aktivitäten - das ist das Projektziel, das Sammeln von Leads. Das Ziel umfasst die Optimierung von Kampagnen, die Optimierung von Landing Pages, die Erstellung von Inhalten usw. - das sind die Aufgaben. Dafür steht ein eigenes Budget zur Verfügung. Wenn die Anzahl der Leads, die jeden Monat gesammelt werden, nicht ausreicht, hat das Unternehmen ein großes Problem. Wenn der Projektleiter in Form eines PPC-Spezialisten das Ziel nicht innerhalb der erwarteten Zeit und des erwarteten Budgets erreicht, scheitert das Projekt. Wie wir also sehen, geht es manchmal nicht um die Zeitspanne, sondern um das Budget - denn letzteres ist der stärkere Aspekt eines Projekts, der über seine Rentabilität entscheidet. Ein Projektplanungswerkzeug kann dabei sehr hilfreich sein.
Mit dieser Bemerkung im Hinterkopf, lassen Sie uns einige andere Lektionen lernen.
Projektmanagement ist also - wie der Begriff APM schon sagt - eine Anwendung von Methoden und Prozessen. Im Internet findet jeder den Projektmanagementprozess in Phasen unterteilt. Manchmal sind es 3 Phasen, manchmal 4, 5, 6 oder sogar 7. Wir verwenden die gängigste Variante, die 5 Phasen umfasst.
Initiierung & Konzeption
Projektplanung
Einführung und Ausführung
Überwachung und Kontrolle
Abschluss des Projekts
Aus einer engeren Perspektive, Projektleitung ist verantwortlich für WIE man es erreicht das Individuum Projektziele mit allen Details. Es ist der ausführende Teil des Arbeitsmanagements und zielt darauf ab, das Team dazu zu bringen, die Ziele zu erreichen. Es geht darum, ein Projekt von Anfang bis Ende zu leiten, wobei alle einzelnen Phasen, alle Aufgaben im Rahmen eines festgelegten Budgets und Qualitätsziele berücksichtigt werden. Es ist dafür verantwortlich, wie der Projektumfang erreicht wird. Zu den Elementen des Projektmanagements gehören unter anderem:
Erstellung und Entwicklung des Projektkonzepts,
Leitung der Arbeit des gesamten Teams,
die Entscheidung über den Prozess und die Methoden der Projektdurchführung,
Erstellung von Aufgabenlisten und deren Prioritätensetzung,
Aufgabenzuweisung und Aufgabenfristen,
Qualitätskontrolle und Problembewältigung,
Haushaltsführung,
Kontrolle der Kundenzufriedenheit,
Bewertung der Wirksamkeit der durchgeführten Arbeiten.
Jetzt geht es um terminologische Fragen, denn Projektplanung, Projektterminierung und manchmal sogar Projektverfolgung sind austauschbar behandelte Begriffe.
Wie die nachstehende Grafik zeigt, ist die Projektplanung einer der Bestandteile des Lebenszyklus des Projektmanagements. Sie ist eine der Aufgabengruppen, die sowohl zur Projektplanungsphase als auch zur Projektdurchführung gehören.
Modernste Projektplanungssoftware ist an fast jeder Phase des Projektmanagement-Lebenszyklus beteiligt
Projektplanung ist der Teil des Projektmanagementprozesses, der die Frage beantwortet WAS IN EINEM PROJEKT ZU TUN IST. Es beschreibt die Vision und die wichtigsten Schritte, die zur Durchführung des Projekts erforderlich sind. Sein Zweck ist es, die Aktivitäten und die Methodik zu definieren, die es Ihrem Team ermöglichen, seine Ziele zu erreichen. Es handelt sich um eine horizontale Sicht auf ein Projekt, die noch nicht sehr detailliert ist. Die Planungsphase besteht aus Elementen wie:
Beschreibung der Projektträger, Interessengruppen und Kunden,
Beschreibung des Projektumfangs, des Budgets und der Frist,
Ermittlung der zur Erreichung der Ziele erforderlichen Projektelemente,
Ermittlung potenzieller Herausforderungen und Bedrohungen,
Präsentation des Projektplans vor Investoren, Kunden oder anderen Beteiligten.
Das Ziel der Projektplanung ist die Erstellung eines formellen, genehmigten Dokuments, das als Leitfaden für die Projektdurchführung und -kontrolle dient. So besteht das Ziel des Projektplans - laut PMI PMBOK Guide - darin, "die geplanten Termine für die Durchführung von Aktivitäten und die geplanten Termine für die Erreichung von Meilensteinen" aufzuzeigen. Wie wir auf der Project Cubicle Website lesen:
Projektpläne zeigen die Vorgänge, Dauer, Abhängigkeiten, Meilensteine, Start- und Endtermine, Kalender und den kritischen Pfad in einem Diagramm.
Die Projektplanung (oder Ressourcenplanung oder Terminmanagement) ist ein Verfahren zur Zuweisung von Aufgaben und Zuweisung von Ressourcen damit das Projekt innerhalb eines bestimmten Zeit- und Kostenrahmens abgeschlossen werden kann.
Dieser Prozess besteht in der Schätzung der verfügbare Kapazitäten und zusätzliche Ressourcen und die Planung, zu welchem Zeitpunkt bestimmte Aufgaben und Projektphasen abgeschlossen sein müssen, um den angegebenen Termin einzuhalten. Elemente des Zeitplanmanagements sind:
Einteilung des Projekts in Phasen und Festlegung von Meilensteinen,
Festlegung von Aufgaben innerhalb des Projekts auf der Grundlage des Umfangs,
Ermittlung der verfügbaren Ressourcen und der Nachfrage,
Zuweisung von Ressourcen,
Schätzung der Zeit, die für die Durchführung bestimmter Aufgaben (Projektzeitpläne) benötigt wird, um den Termin einzuhalten.
Zum Schluss müssen wir noch auf die Projektverfolgung hinweisen, da dieser Begriff auch als etwas Ähnliches wie die Projektplanung angesehen wird.
Projektverfolgung ist der Prozess der Überwachung des Projektfortschritts (es ist eine Überwachungsphase im Lebenszyklus des Projektmanagements). Die Projektverfolgung ist mit der Aufgabenverfolgung verbunden oder sogar dasselbe wie diese - sie konzentriert sich auf den Fortschritt der Aufgabe, die natürlich ein Element des gesamten Projekts ist.
Dies ist nicht dasselbe wie Mitarbeiter-ZeiterfassungDas heißt, es wird überwacht, mit welchen Aufgaben die Mitarbeiter ihre Arbeitszeit verbringen. Wenn die gesamte Arbeit geplant, die Ziele festgelegt und die Ressourcen zugewiesen sind, ist es an der Zeit zu prüfen, ob die Projektdurchführung wie gewünscht verläuft, der Zeitplan korrekt umgesetzt wird, keine ungelösten Probleme bestehen und Engpässe den Arbeitsfortschritt nicht behindern.
Die Projektverfolgung ist ein sehr wichtiger Prozess für Projektmanager und Kunden, denn sie ermöglicht es ihnen zu überprüfen, ob alles reibungslos verläuft und ob die ursprünglichen Pläne funktionieren oder geändert werden müssen, z. B. durch Erweiterung des Teams oder Hinzufügen neuer Aufgaben.
Eine starre Abgrenzung der oben genannten Begriffe ist sehr schwierig, da sie alle miteinander interagieren und Teil des Projektmanagements sind. Manchmal ist für jede Phase eine andere Person zuständig, manchmal ruht der gesamte Prozess auf den Schultern eines Projektleiters. Je komplizierter das Projekt, je größer die Organisation, desto mehr Elemente tragen zur Arbeitsoptimierung bei.
Aus diesem Grund beginnen moderne Softwareunternehmen nicht einmal mit der Arbeit an einem Projekt, wenn sie nicht über geeignete Werkzeuge verfügen. Natürlich gibt es Systeme für einzelne Phasen, aber es wird für Sie viel einfacher sein, mit einer Software zu arbeiten, die alle Ihre Bedürfnisse erfüllt und Ihnen hilft, einen Projektplan zu erstellen, einen Zeitplan festzulegen, Ressourcen zu verwalten, die Arbeitszeit und den Fortschritt zu überwachen und Aufgaben zuzuweisen. Im Folgenden finden Sie einige Vorschläge für wirksame Werkzeuge zur Verwaltung der Arbeit in Ihrem Unternehmen.
Wenn Sie sich nicht vorbereiten, bereiten Sie sich auf das Scheitern vor.
- Benjamin Franklin
Ok, Sie wissen bereits, dass Sie ein Projektplanungstool brauchen und wie Sie es auswählen... Aber ist Ihnen auch klar, warum Sie es wirklich brauchen? Wir wissen, dass jeder davon spricht, wie notwendig es ist, aber was wird es Ihnen bringen und wie wird es Ihr Unternehmen zum Besseren verändern?
Chaos kostet Geld. Das ist kein Geheimnis. Im Chaos vergeudet man Zeit, um herauszufinden, was vor sich geht und was getan werden muss. Und in einem Softwarehaus ist Zeit Geld.... eine Menge davon. Schließlich haben Ihre Dienstleistungen nicht ohne Grund einen Preis. Wenn Sie das Geld Ihres Unternehmens für etwas verwenden wollen, dann für Entwicklung, Innovation und Marketing und nicht für die Verschwendung von Ressourcen. Projektplanungswerkzeuge können dabei helfen.
Dies mag trivial erscheinen - schließlich weiß jeder, der an einem Projekt arbeitet, was das Ziel ist und was benötigt wird, oder? Nun, nicht wirklich. Oft besteht eine scheinbar einfache Aufgabe aus viel mehr Teilen, als es den Anschein hat. Und jede dieser Komponenten nimmt mehr Zeit in Anspruch, als es den Anschein hat.
Ein gut vorbereiteter Zeitplan gibt Ihnen immer ein klares Bild davon, was Sie wann tun müssen, um Ihre Ziele zu erreichen. So können Sie sicherstellen, dass Sie nichts verpassen und Verzögerungen vermeiden. Deshalb sollten Sie sich für eine gute Projektplanungssoftware entscheiden.
Die Verwaltung von Zeitplänen ist unter dem Gesichtspunkt der Teamarbeit sehr wichtig, da jedes Teammitglied weiß, welche Aufgaben es hat und dass die Arbeit der anderen von seiner Arbeit abhängt. Dies trägt dazu bei, gemeinsame Verantwortung und Solidarität unter Ihren Mitarbeitern aufzubauen, was sich positiv auf die Produktivität auswirkt.
Manche Projekte beginnen reibungslos und erfordern nur minimale Ressourcen, und dann stellt sich plötzlich heraus, dass dies nur die Spitze des Eisbergs war, und jede weitere Phase wird immer schwieriger. Wenn Sie einen Projektplan erstellt haben, haben Sie diese Situation sicherlich vorausgesehen und sich die Zeit der Mitarbeiter gesichert, die zur Unterstützung des Projekts eingesetzt werden können. Wenn nicht, dann wünschen wir Ihnen viel Glück.
Kennen Sie diese Situation, wenn Sie mit einem Projekt beginnen und alles perfekt ist, Sie 110% geben und die Qualität der Arbeit so hoch wie möglich ist? Leider wird die Zeit immer knapper, je länger man arbeitet, und schließlich stellt sich heraus, dass man nicht in der Lage ist, das Projekt zu beenden und dabei das ursprüngliche Niveau zu halten.
Und schlimmer noch, Sie müssen Ihre Standardqualität erheblich senken, um den Termin überhaupt einhalten zu können. Mit einem Zeitplanmanagement, das zumindest durch eine gute Projektplanungssoftware unterstützt wird, können Sie diese Situation vermeiden, Ihre Zeit sorgfältig planen und eine gleichmäßige, hohe Arbeitsqualität während des gesamten Projekts aufrechterhalten.
Der Projektplan zeigt Ihnen klar und deutlich, was wann zu geschehen hat. Wenn bestimmte Aufgaben plötzlich ins Stocken geraten, ist das ein Signal für Sie, dass etwas im Gange ist und Sie reagieren müssen. So können Sie Probleme frühzeitig lösen und Engpässe verhindern, bevor sie den gesamten Arbeitsablauf beeinträchtigen. Ohne einen Zeitplan würden Sie eine Krise wahrscheinlich erst dann bemerken, wenn sie schon sehr ernst ist,
Brauchen Sie Hilfe bei der Suche nach der besten Projektplanungssoftware?
"Ein Ziel ohne Plan ist nur ein Wunsch"
Verbesserung von Zeitmanagement ist einer der beliebtesten Vorsätze für das neue Jahr. Pläne sind ein fester Bestandteil unseres Lebens. Wenn wir in den Urlaub fahren, ein Abendessen zubereiten, eine Beförderung oder einen Traumjob anstreben, an einem Wettbewerb teilnehmen, irgendetwas erreichen wollen. Da ein Plan ein so wichtiger Teil unserer individuellen Entwicklung ist, stellen Sie sich eine Organisation voller Menschen vor, von denen jeder über Potenzial, Kompetenz und eine begrenzte Anzahl von Arbeitsstunden verfügt.
Kann man ein Unternehmen ohne Zeitmanagement und einen guten Plan zum Erfolg führen? Wahrscheinlich ja. Aber das ist ein bisschen so, als würde man seinen Job kündigen und auf einen Lottogewinn warten. Ist es das wert, an das blinde Schicksal zu glauben?
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Was ist das oberste Ziel von Projektmanagern? Ihre Projekte erfolgreich abzuschließen. PMs geben selbst zu, dass dies nicht sehr oft der Fall ist: Laut der jüngsten Pulse of the Profession-Umfrage werden weniger als 60% der Projekte entweder...
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