Wenn Sie für ein Projekt verantwortlich sind, wissen Sie normalerweise sehr genau, was Ihr Team tun muss, um die Projektanforderungen zu erfüllen. Aber was ist, wenn Ihr Kunde eine neue Funktion vorschlägt, egal wie klein, die Sie zusätzlich zum bestehenden Projektumfang in Angriff nehmen sollten?
Was werden Sie dank dieses Artikels lernen?
Als Projektleiter kennen Sie dieses Szenario wahrscheinlich, denn Projekte ändern sich oft aufgrund von Benutzerfeedback oder dynamischen Marktbedingungen. Das ist ganz normal und kann zu sehr positiven Ergebnissen führen (z. B. zu einem qualitativ besseren Endprodukt). Das Problem ist jedoch, dass diese unerwarteten Änderungen zu einer schleichenden Ausweitung des Projektumfangs führen können, so dass Sie nur noch sehr wenig Kontrolle über den Projektfortschritt haben.
Lassen Sie uns einen genaueren Blick auf die schleichende Ausweitung des Projektumfangs werfen und besprechen, wie Sie in Ihrer Karriere als Projektmanager damit umgehen können.
Zunächst einmal: Was ist der Projektumfang? Unter einem Projektumfang versteht man im Projektmanagement alle Aufgaben, Prozesse, Aktivitäten, Anforderungen und Ergebnisse eines Projekts. Einfach ausgedrückt, handelt es sich um die gesamte Arbeit, die für den Abschluss eines Projekts erforderlich ist.
Der Projektumfang ist Teil der Projektplanung. Das Ergebnis dieser Phase des Projektmanagement-Lebenszyklus ist das Project Scope Statement. Es handelt sich dabei um eine Dokumentation des Projektumfangs (auch "Scope Statement" oder "Terms of Reference" genannt), die eine festgelegte Checkliste mit folgenden Angaben enthält
Nach der Festlegung des Projektumfangs ist es Zeit für eine Phase, die als Projektumfangsmanagementplan bezeichnet wird. Er umreißt die gesamten Prozesse, die mit der Durchführung des Projekts verbunden sind, und dient als Leitfaden, um das Projekt innerhalb der festgelegten Erwartungen und Grenzen zu halten.
Die einfachste Art und Weise, den schleichenden Umfang zu beschreiben, ist, dass er Hinzufügen von Funktionen und Anforderungen, die über den vereinbarten Projektumfang hinausgehen. Beide Teile dieser Definition sind wichtig, denn eine Änderung oder Erweiterung des Projektumfangs ist nicht unbedingt gleichbedeutend mit einer schleichenden Ausweitung des Umfangs.
Im Gegenteil, Änderungen sind im Projektmanagement etwas völlig Normales. Der Umfang schleicht sich ein, wenn Änderungen nicht vereinbart werden, und der Anstieg der Projektanforderungen ist unkontrolliert.
Eine Definition des PMBOK® Guide (5. Auflage) besagt, dass der Umfang schleichend zunimmt die unkontrollierte Erweiterung des Produkt- oder Projektumfangs ohne Anpassung von Zeit, Kosten und Ressourcen. In dieser Beschreibung wird ein entscheidender Faktor hervorgehoben, der Ihnen helfen soll, sich die potenziellen Folgen einer schleichenden Ausweitung des Projektumfangs vorzustellen. Ich spreche darüber, wie diese neue Funktionen im Projektumfang werden nicht an den Zeitplan, die Ressourcen oder die Budgets angepasst. Das bedeutet im Wesentlichen, dass jede (oder alle) dieser Variablen schief gehen und Ihr Projekt zum Scheitern bringen kann.
Nachdem wir nun den schleichenden Anstieg des Umfangs definiert haben, wollen wir die Hauptursachen dafür erörtern.
Die Ausweitung des Aufgabenbereichs wird wahrscheinlich durch eine Kombination der folgenden Faktoren verursacht:
Unzureichender Projektumfang. Dies ist in der Regel der Hauptfaktor, der zur schleichenden Ausweitung des Projektumfangs beiträgt. Wie können Sie den Umfang Ihres Projekts kontrollieren, wenn er vage oder gar nicht vorhanden ist? Eine klare Angabe des Umfangs ist jedoch nicht die ultimative Lösung für diese Herausforderung. Sie müssen den Umfang validieren und ihn mit allen Projektbeteiligten absegnen.
Ein weiteres Problem kann auftreten, wenn Sie die Anforderungen nicht mit den richtigen Personen in Ihrem Team abstimmen. Es kann sich beispielsweise herausstellen, dass einige Anforderungen technisch nicht realisierbar sind, selbst wenn der Umfang klar ist und Ihr Kunde grünes Licht gegeben hat. Aus diesem Grund ist es wichtig, dass Sie:
Möchten Sie mehr über diesen Prozess erfahren? Besuchen Sie unser Leitfaden für das Management des Projektumfangs. Es wird Ihnen helfen, den Umfang erfolgreich zu verwalten.
Eine schleichende Ausweitung des Projektumfangs ist auch dann wahrscheinlich, wenn Sie keine festgelegten Verfahren für den Umgang mit Änderungsanträgen haben. Oder Sie haben zwar einige Regeln für die Änderungskontrolle aufgestellt, aber die Beteiligten sind sich dessen nicht bewusst. Im nächsten Abschnitt dieses Blogeintrags werden wir etwas mehr über den Umgang mit Änderungen sprechen, damit sie Ihr Projekt nicht zum Entgleisen bringen.
Eine der weniger erwarteten Ursachen für eine schleichende Ausweitung des Projektumfangs ist, wenn Ihre Teammitglieder direkt vom Kunden beeinflusst werden, eine neue Funktion hinzuzufügen oder eine bestehende zu erweitern. Ein solcher externer Druck kann für Projektmanager schwer zu erkennen sein, vor allem, wenn die Teammitglieder ihn nicht transparent kommunizieren.
Eine weitere Gefahr besteht darin, dass die Beteiligten unterschiedlich stark in das Projekt eingebunden sind. Stellen Sie sich eine Situation vor, in der Ihr Kunde in der Phase der Anforderungserhebung dem Projektumfang nicht viel Aufmerksamkeit schenkt. Vielleicht sind sie mit anderen Dingen beschäftigt oder sie sind einfach nicht wirklich am Projekt beteiligt. Sobald er jedoch die ersten Ergebnisse Ihrer Arbeit sieht, engagiert er sich plötzlich stärker und beginnt, sich neue Funktionen auszudenken oder die Projektziele neu zu definieren. Sie können sich vorstellen, wie leicht dies zu einer Ausweitung des Projektumfangs führen kann.
Schließlich müssen wir noch äußere Einflüsse erwähnen, die sich oft Ihrer Kontrolle entziehen. Es ist schwierig, sich auf unerwartete Szenarien vorzubereiten, aber als Projektleiter sollten Sie einige Notfallpläne parat haben. Sie werden Ihnen helfen, mit Veränderungen umzugehen, selbst wenn sie Sie überraschen.
Wie Sie sehen, gibt es viele mögliche Ursachen für eine schleichende Ausweitung des Projektumfangs - unsere Liste ist definitiv nicht erschöpfend. Sie müssen bedenken, dass eine schleichende Ausweitung des Projektumfangs auch durch eine Kombination verschiedener Faktoren verursacht werden kann. Deshalb ist es nützlich zu wissen, wie Sie eine schleichende Ausweitung des Projektumfangs möglicherweise vermeiden können.
Zunächst einmal sollten Sie Änderungen des Aufgabenbereichs nicht um jeden Preis vermeiden. Wenn Sie in einem agilen Umfeld arbeiten, dann erwarten Sie wahrscheinlich, dass es zu Änderungen kommt. Was Sie abmildern wollen, ist das Ergebnis des unkontrollierten Wachstums Ihres Projektumfangs. Gehen wir einige Strategien durch, um die schleichende Ausweitung des Projektumfangs zu verhindern:
Manche Projektleiter sind der Meinung, dass die "Erstellung eines klaren Projektumfangs" oft leichter gesagt als getan ist - und damit haben sie nicht ganz Unrecht. Bei vielen Projekten, insbesondere bei innovativen Vorhaben, kann man sich nicht 100% sicher sein, wie das fertige Produkt aussehen wird. Dies ist bei vielen Softwareentwicklungsprojekten der Fall, bei denen Änderungen oft auf der Grundlage von Benutzerfeedback und Tests vorgenommen werden. Projektteams stehen vor einer weiteren Herausforderung, wenn sie sich für den Einsatz von Spitzentechnologien oder experimentellen Lösungen entscheiden.
Das bedeutet jedoch nicht, dass sich der Umfang in diesen Szenarien unweigerlich vergrößert. Sie können Ihre Chancen auf einen angemessenen Umfang erhöhen, indem Sie mit der so genannten Projektentdeckungsphase beginnen. In dieser Phase können Sie Hypothesen testen, Annahmen in Frage stellen oder Prototypen erstellen. All dies dient dazu, Ihre Ideen zu validieren und zu prüfen, ob die vorgeschlagenen Lösungen realisierbar sind.
Wir haben soeben einige bewährte Verfahren zur Vermeidung der schleichenden Ausweitung des Projektumfangs erörtert, aber was ist, wenn Sie bereits davon betroffen sind? Vielleicht hat es mit scheinbar unbedeutenden Änderungswünschen begonnen, oder die Beteiligten haben seit Projektbeginn zusätzliche Funktionen erwartet. Es ist möglich, die schleichende Ausweitung des Projektumfangs in den Griff zu bekommen, und hier sind ein paar Optionen für Sie.
Zunächst einmal mag sich die Ausweitung des Projektumfangs entmutigend anfühlen, aber dies ist nicht der richtige Zeitpunkt, um passiv zu werden und sich geschlagen zu geben. Projekte, bei denen der Umfang schleichend zunimmt, können trotzdem gut ausgehen.
Stellen Sie sicher, dass Sie sich alle Änderungswünsche genau ansehen und deren Folgen sorgfältig analysieren. Beurteilen Sie, wie sich die Änderungen auf das Budget und den Zeitplan Ihres Projekts auswirken werden. Selbst wenn Ihr Team eine bestimmte Änderung bereits umgesetzt hat, ist es dennoch sinnvoll, die möglichen Auswirkungen auf das restliche Projekt zu untersuchen.
Es ist auch ein guter Zeitpunkt, sich mit folgenden Themen zu beschäftigen Ressourcenprognose. Änderungswünsche können sich auch auf diesen Aspekt des Projekts ausgewirkt haben. Verfügen Sie über genügend Teammitglieder, um dieses Projekt durchzuführen? Müssen Sie einige Mitarbeiter einstellen/auslagern? Berücksichtigen Sie die Verfügbarkeit der Mitarbeiter und Arbeitsbelastung des Teams zu berücksichtigen (lesen Sie über Workload-Management). Sie wollen Ihre Teammitglieder nicht überfordern und sie möglicherweise sogar ausbrennen lassen, weil der Umfang zu groß wird.
Eine weitere Strategie zur Bewältigung der schleichenden Ausweitung des Projektumfangs besteht darin, einige der ursprünglichen Anforderungen zu reduzieren. Wenn Ihr Projekt-Backlog nach Prioritäten geordnet ist, sollten Sie in der Lage sein, Elemente zu identifizieren, die mit den neu hinzugefügten ausgetauscht werden können. Auf diese Weise können Sie zusätzliche Zeit und Kosten für die Durchführung des Projekts gewinnen.
Wenn immer mehr Änderungswünsche eingehen, ist Ihr Team möglicherweise etwas verwirrt über die Erwartungen an das Projekt. Das wiederum kann dazu führen, dass man sich zu viel vornimmt und noch mehr Zeit auf bestimmte Aufgaben verwendet. Sie sollten sich vergewissern, dass jeder der Teammitglieder die neuen Projektanforderungen verstanden hat.
Vergessen Sie nicht, das Gesamtbild Ihres Projekts im Auge zu behalten. Die Ausweitung des Projektumfangs wirkt sich auch darauf aus. Vielleicht ist es für Sie und die Projektbeteiligten jetzt sinnvoll, über die Schaffung von Teilprojekten oder die Einführung eines MVP zu diskutieren? Einer der Nachteile der Ausweitung des Projektumfangs ist, dass die Teams an Schwung verlieren und die Projekte länger dauern als erwartet. Wenn Sie einen Teil des Projektumfangs als separates Release bereitstellen, kann dies dazu beitragen, dass Ihr Team wieder in Schwung kommt und das Gefühl hat, etwas erreicht zu haben. Dieser Ansatz hat auch geschäftliche Vorteile: Die frühzeitige Veröffentlichung eines MVP (Minimum Viable Product) kann Ihrem Kunden helfen, das Produkt zu testen und einen ersten Erfolg bei den Kunden zu erzielen.
Und schließlich sollten Sie den Zustand Ihres Projekts auch dann regelmäßig überwachen, wenn der Umfang schleichend zunimmt. Projektberichte wird Ihnen helfen die Leistung des Teams bewerten und berechnen Sie die Auswirkungen des wachsenden Umfangs.
Eine schleichende Ausweitung des Projektumfangs ist kein seltenes Phänomen. Als Projektmanager werden Sie mit ziemlicher Sicherheit irgendwann in Ihrer Laufbahn damit konfrontiert. Die Hälfte der Befragten, die das Project Management Institute im Rahmen der Studie 2018 Umfrage zum Puls der Branche haben in den letzten 12 Monaten eine Ausweitung des Geltungsbereichs erlebt. Im Jahr 2020, die neuere Ausgabe dieses Berichts hat gezeigt, dass Unternehmen mit einem höheren Reifegrad ihrer Fähigkeiten weniger von einer Ausweitung des Aufgabenbereichs betroffen sind als Organisationen mit einem niedrigen Reifegrad (30% bis 47%).
Diese Erkenntnisse überraschen nicht, denn eine schleichende Ausweitung des Projektumfangs ist zwar potenziell schädlich, aber durchaus beherrschbar, insbesondere für erfahrene Projektmanager und Führungskräfte. Wir hoffen, dass dieser Blogbeitrag Ihnen dabei geholfen hat, Wege zu finden, wie Sie die schleichende Ausweitung des Projektumfangs zum Vorteil Ihres Teams steuern können.
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