Als Projekt- oder Teamleiter müssen Sie immer einen Überblick über die Kosten Ihres Projekts haben. Dabei spielt es keine Rolle, ob es sich um ein internes Projekt oder um ein Projekt handelt, das von externen Stakeholdern finanziert wird: Wenn Sie wissen, wie viel Kosten es verursacht hat, können Sie Ihr Team besser führen und möglicherweise den Kostenmanagementplan verbessern.
Was erhalten Sie mit diesem Artikel:
In diesem Blogbeitrag werden wir zeigen Ihnen, wie Sie die Projektausgaben mit Teamdeck Software zur Ressourcenplanung. Wir konzentrieren uns auf die Kosten, die durch die Arbeit Ihrer Teammitglieder am Projekt entstehen - eine solche Analyse ist besonders nützlich für Unternehmen, die auf Zeit- und Materialbasis arbeiten, wo jede Stunde zum Gesamtbudget beiträgt. Andere projektbezogene Kosten sind natürlich auch wichtig, aber sie sind in der Regel viel einfacher zu verfolgen.
Lassen Sie uns zunächst die wichtigsten Vorteile einer robusten App für die Verfolgung des Projektbudgets zusammenfassen.
Wir glauben, dass Sie wissen, wie wichtig es ist, die Projektkosten zu verfolgen. Die Sache ist die, dass viele Unternehmen immer noch auf veraltete Instrumente zur Kontrolle der Projektbudgets zurückgreifen, vor allem auf Tabellenkalkulationen. Wir sind der Meinung, dass die Verwendung eines speziellen Projektierungswerkzeugob es sich um eine Marketing-Projektmanagement-Software oder ein ressourcenorientiertes System wie Teamdeck, verschafft Ihnen einen erheblichen Vorteil.
Zunächst einmal müssen die Daten genau und aktuell sein. Nachdem Sie das Budget sorgfältig geplant haben, müssen Sie in der Lage sein zu erkennen, ob alles nach Plan läuft. Es ist nicht einfach, Tabellenkalkulationen genau zu halten, vor allem, wenn Sie die Arbeit mehrerer Teammitglieder verfolgen müssen.
Sie zu bitten, Stundenzettel auszufüllen, ist zwar hilfreich, kann aber unbequem sein, vor allem, wenn Ihr Team unterwegs arbeitet (z. B. im Veranstaltungsmanagement). Teamdeck ist eine einzige Quelle der Wahrheit über Ihre der Mannschaft Arbeitsbelastung und Stundennachweise.
Alle Mitarbeiter können ihre erfassten Zeiteinträge manuell eingeben oder eine mobile Zeiterfassungje nachdem, was Ihnen lieber ist. Die Projektleiter können die Projektkosten auf der Grundlage der von jedem Teammitglied für das Projekt aufgewendeten Zeit leicht berechnen.
Ein weiterer wichtiger Aspekt bei der Verfolgung der Projektkosten ist die Möglichkeit, die Daten schnell zu vertiefen. Vielleicht möchten Sie die von verschiedenen Teams verursachten Ausgaben untersuchen oder beurteilen, wie verschiedene Wochen im Vergleich aussehen. Apps mit Projektberichtsfunktionen ermöglichen Ihnen dies, ohne dass Sie zu viel Zeit für die Neugestaltung des Berichts aufwenden müssen. Ihr Projektkostenbericht ist immer vorhanden und auf dem neuesten Stand, so dass Sie ihn weiter analysieren oder mit anderen Personen teilen können.
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Als Erstes müssen Sie ein Teamdeck-Konto erstellen. Sie können die App sieben Tage lang kostenlos testen und in dieser Zeit alle Funktionen erkunden, einschließlich der leistungsstarken Projektberichte. Hier anmelden.
Bevor Sie mit der Analyse der Kosten Ihrer Projekte beginnen können, benötigen Sie einige Daten, die Sie verfolgen können. Für neue Teamdeck-Nutzer gibt es hier zwei Möglichkeiten:
Sobald Sie einige Daten zu analysieren haben, können Sie im oberen Menü der App auf "Berichte" klicken.
Wenn Sie auf "Neuen Bericht erstellen" klicken, können Sie zwischen Vorlagenberichten wählen oder einen Bericht von Grund auf neu erstellen. In diesem Tutorial beginnen wir mit einem leeren Bericht, also klicken Sie auf "Benutzerdefiniert erstellen".
Hinweis: eine Vorlage namens Projektbudget ist eine gute Alternative für die Verfolgung der Kosten und des Budgets, wenn Sie hier einen Vorsprung haben wollen.
Jetzt, wo Sie Ihren Projektbericht haben, müssen Sie ihn benennen und den Datumsbereich auswählen.
Sind Sie bereit? Beginnen wir mit dem Hinzufügen von Diagrammen und Tabellen zu Ihrem Projektbudgetverfolgung Bericht.
Der Vergleich der geschätzten Kosten mit den tatsächlichen Kosten ist ein nützliches Diagramm, das Sie in Ihren Projektkostenverfolgungsberichten verwenden können. In Teamdeck können Sie die geschätzten Kosten anhand der Buchungen Ihres Teams berechnen und die tatsächlichen Kosten anhand der Zeiterfassungsbögen ermitteln. Lassen Sie uns ein Liniendiagramm mit diesen beiden Werten erstellen:
Anhand dieses Diagramms können wir sehen, dass die Linie der Stundenzettel die Linie der Buchungen an einem Punkt überschritten hat und die tatsächlich aufgewendete Zeit seitdem viel höher als die Schätzungen war. Das ist ein guter Anfang für eine gründlichere Analyse des Projektbudgets.
Hinweis: Wie Sie sehen können, ist nur eines der Projekte in diesem Diagramm sichtbar. Das liegt daran, dass wir einen Filter verwendet und beschlossen haben, nur dieses spezielle Projekt zu analysieren:
Fügen wir nun eine Tabelle hinzu, in der wir die Kosten des Projekts auf der Grundlage der Zeiterfassungsbögen unserer Ressourcen berechnen können.
Fügen Sie zunächst eine Tabelle zu Ihrem Bericht hinzu. Standardmäßig enthält sie einige Spalten, aber Sie können alle Spalten bis auf die Stundennachweise entfernen. Wir müssen nun zwei neue Spalten hinzufügen - eine für die Angabe der Stundensätze und eine für die Gesamtkosten des Projekts.
Beide Spalten bestehen aus Werten, die in Teamdeck nicht standardmäßig erfasst werden: Wir müssen sie entweder manuell eingeben (die Stundensätze) oder eine automatische Berechnung erstellen (um Zeit und Stundensatz zu multiplizieren). Klicken Sie auf "Metriken" und dann auf "Benutzerdefiniert hinzufügen".
Nun sehen Sie drei verschiedene Optionen, deren Funktionsweise wir Ihnen kurz erläutern wollen:
Fügen wir jetzt die Spalten hinzu!
Klicken Sie zunächst auf "Benutzerdefinierte Wertespalte hinzufügen" und geben Sie ihr einen Namen (in unserem Fall "Stundensatz"). Wählen Sie dann die Art der Daten, die hier gespeichert werden sollen.
Wenn Sie diese Spalte speichern, sollte sie in Ihrem Bericht erscheinen. Klicken Sie auf die leere Zelle und geben Sie den Wert für die Arbeitsstunde Ihres Teams ein. Sie können sich nicht auf einen Wert einigen, weil alle Ihre Teammitglieder unterschiedliche Stundensätze haben? Kein Grund zur Sorge! Wir werden dieses Szenario in Kürze behandeln.
Fügen wir zunächst eine Spalte für die Gesamtkosten des Projekts hinzu. Klicken Sie auf "Benutzerdefiniertes Berechnungsfeld hinzufügen" und verwenden Sie die folgende Formel:
Zeiterfassungsbögen: Zeit / 60 * Benutzerdefinierte Werte: Stundensatz
Sie fragen sich vielleicht, warum wir den ersten Wert durch 60 dividieren müssen. Der Grund ist einfach: Stundenzettel werden in unserem System als Minuten gespeichert. Damit sie als Stunden behandelt werden können, müssen wir sie durch 60 teilen.
Ihr Tisch ist bereit:
Was ist, wenn Sie Ressourcen mit unterschiedlichen Stundensätzen an dem Projekt arbeiten lassen?
Sie können die gleiche Tabelle wie in den vorangegangenen Abschnitten verwenden, müssen aber die Tarife für alle Personen angeben. Rufen Sie die Liste der Personen auf, indem Sie auf den Pfeil neben dem Projektnamen klicken:
Geben Sie nun den Satz für jede Person in die leere Zelle in der jeweiligen Zeile ein. Sie werden feststellen, dass sich das berechnete Feld mit den von jedem Mitarbeiter verursachten Kosten füllt.
Natürlich wollen Sie auch die Gesamtkosten sehen. Um alle Kosten der einzelnen Ressourcen zusammenzufassen, müssen Sie auf die Zelle "Kosten des Projekts" im Fenster insgesamt Zeile und geben Sie die folgende Formel ein:
=sum(verschachtelt(Gruppe: Personen, Benutzerdefinierte Formeln: Kosten des Projekts))
Klicken Sie auf "Enter" - in der letzten Zeile wird nun die Summe der Kosten für jede Person angezeigt:
Teamdeck ermöglicht es Ihnen auch, nur die abrechenbar oder nicht fakturierbar Stunden (lesen Sie, wie man abrechenbare Stunden berechnen). Jeder von Ihren Mitarbeitern erfasste Zeiteintrag kann entsprechend kategorisiert werden (mit Hilfe der so genannten Stundenzettel-Tags). Um z. B. fakturierbare Kosten zu generieren, müssen Sie lediglich einen Filter eingeben:
Ebenso können Sie sich ausschließlich auf die nicht fakturierbaren Stunden konzentrieren und so die internen Kosten berechnen.
Wenn Sie wissen, wie viel Geld Sie für die nicht fakturierbaren Aktivitäten zahlen müssen, können Sie Entscheidungen zur Kostenoptimierung treffen, sowohl im Hinblick auf das Projektbudget als auch z. B. zur Reduzierung der Anzahl der unnötige Treffen.
Es kann vorkommen, dass Sie bestimmte Trends in den Daten nicht allein durch einen Blick auf die Zahlen erklären können. Aus diesem Grund können Sie in Ihrem Bericht eine Spalte für die Beschreibungen der Stundenzettel hinzufügen. Beschreibungen sind Kommentare, die Ihre Mitarbeiter beim Erfassen eines bestimmten Zeiteintrags machen. Anhand der Beschreibung können Sie genau erkennen, was ein bestimmtes Teammitglied gemacht hat, wenn es zum Beispiel Überstunden eingetragen hat.
Wahrscheinlich möchten Sie Ihren Budgetbericht mit anderen Personen teilen: dem Kunden, Ihren Managern und Ihrem Team. Mit Teamdeck können Sie einen Link zu Ihrem Bericht erstellen und ihn an die entsprechenden Personen senden. Spielen Sie mit dem Bericht, den wir in diesem Blogpost erstellt haben hier.
Wir hoffen, dass diese Anleitung Ihnen hilft, einen Kostenverfolgungsbericht für Ihre Projekte zu erstellen. Wenn Sie einen Bedarf an Kostenberichten haben, den wir in diesem Blogbeitrag nicht behandelt haben, empfehlen wir Ihnen Termin für ein Gespräch mit Aniela. Sie wird Ihnen gerne zeigen, wie Sie einen sich automatisch aktualisierenden Bericht erstellen können, der perfekt auf die Bedürfnisse Ihres Teams zugeschnitten ist.
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