Organisationen auf der ganzen Welt stehen vor einigen allgemeinen Herausforderungen wie Ressourcenzuweisung, Workload-Management oder Kapazitätsplanung. Die Dinge wurden sogar noch komplizierter, als viele Unternehmen aufgrund der Coronavirus-Pandemie zu einer Umstellung auf Fernarbeit.
Diese Situation ist ein echter Test für den Werkzeugkasten jedes Unternehmens: Haben Sie die richtigen Werkzeuge (Anwendungen, Vorlagen, Verfahren), um die Arbeit Ihres Teams zu verwalten? In vielen Fällen stellt sich heraus, dass die Prozesse, auf die sie sich verlassen haben (z. B. die Speicherung von Daten über Urlaubstage in einer Excel-Tabelle), nicht robust genug sind und zu viel Aufwand für die Verwaltung erfordern.
Teamdeck ist ein Werkzeug, das Unternehmen bei der Lösung Projektteamleitung Fragen bezüglich Planung der Arbeiten, die Verwaltung der Projektportfoliound die Bewertung der allgemeinen Teamleistung.
Vor kurzem haben wir unsere Kunden gebeten, uns ihre Erfahrungen mitzuteilen und uns mitzuteilen, welche Herausforderungen sie dank Teamdeck nicht mehr haben. In diesem Blog-Beitrag werden wir einige der typischen Team-Management-Probleme auflisten, die Sie durch die Implementierung unserer App in Ihrer Organisation lösen können.
Unternehmen sind mit verschiedenen Arten von Konflikten bei der Projektplanung konfrontiert. Wenn sie Verwaltung mehrerer Projekte gleichzeitig arbeiten, können sich ihre Zeitpläne überschneiden. Eine weitere häufige Konfliktquelle ist die Zuweisung von Mitarbeitern zu Projekten, obwohl diese Teammitglieder in diesem Zeitraum eine gewisse Freizeit geplant haben. Ein weiteres Problem tritt auf, wenn Ihr Projektplan nicht die begrenzten (oder sich ändernden) Verfügbarkeit von Teilzeitkräften oder Freiberufler.
Um sicherzustellen, dass Sie keine Terminkonflikte haben, müssen Sie die Projekte mit den Mitarbeitern und deren Verfügbarkeit (übliche Arbeitszeiten, geplanter Urlaub) koordinieren. Es ist nicht einfach, all diese Faktoren unter einen Hut zu bringen, wenn Sie die Arbeit mit Tabellenkalkulationen oder PM-Software planen, die die Verfügbarkeit der Mitarbeiter nicht berücksichtigt.
Das Herzstück von Teamdeck ist ein Ressourcenkalender - die einzige Quelle der Wahrheit über die Arbeitsbelastung und Verfügbarkeit Ihres Teams. Ein Blick auf die Buchungen genügt, um zu erkennen, wer mehr Aufgaben übernehmen kann und wer bereits mit Aufgaben überlastet ist. Sie können auch den geplanten Urlaub aller Teammitglieder sehen und die genauen Stunden, in denen diese Teammitglieder an einem bestimmten Tag verfügbar sind.
Im Ressourcenkalender von Teamdeck sehen Sie die Buchungen, Stundenzettel, die tägliche Verfügbarkeit und den geplanten Urlaub eines jeden Teammitglieds.
Die Planung neuer Projekte und die Anpassung bestehender Zeitpläne ist viel bequemer, wenn Sie Zugang zu allen benötigten Informationen haben.
Teamdeck hat die Art und Weise, wie wir unsere Arbeit planen, völlig verändert. Wir haben jetzt einen klaren Überblick über alle Projekte und unsere Kapazitäten für neue Aufgaben.
Sam Menter, Muskatblüte & Menter
Definition von Projektumfang und die Erstellung eines Gantt-Diagramms ist eine Sache, aber die Anpassung dieses Zeitplans an die Verfügbarkeit und Kapazität Ihres Teams ist ein Schritt, der nicht vernachlässigt werden darf, wenn Sie Ihr Projekt erfolgreich durchführen wollen. Teamdeck eignet sich hervorragend, um die verfügbaren Mitarbeiter für Ihr neues Projektteam zu finden: Sie können eine hochrangiger Plan Ihres Projekts und verwalten Sie bestimmte Aufgaben in Ihrer bevorzugten Projektmanagement-Software.
Wenn es um die Ressourcenzuweisung geht, macht es Teamdeck einfach, die richtigen Leute für die Aufgabe auszuwählen. Sie können die Liste Ihrer Mitarbeiter nach verschiedenen Kategorien (Fähigkeiten, Erfahrung, Standort) filtern, um eine optimale Gruppe von Ressourcen zu finden.
Die Identifizierung von Personen, die Ihrem Projektteam beitreten können, ist mit benutzerdefinierten Kategorien wie Berufsbezeichnung oder Erfahrungsstufe sehr einfach.
Die Zuweisung dieser Personen zu Ihrem Projekt ist ebenfalls einfach: Sie müssen lediglich eine Buchung zu ihrer Zeitleiste hinzufügen. Sie sind sich nicht sicher, ob das Projekt letztendlich grünes Licht erhalten wird? Sie können auch vorläufige Buchungen hinzufügen.
Die Grobplanung ist mit Teamdeck wirklich einfach zu erledigen. Effizient, einfach, direkt.
François Vuille, Viscom Engineering AG
Stellen Sie sich vor, Sie sind in der Softwareentwicklung tätig. Je mehr Anwendungen Ihr Team entwickelt, desto größer ist der Gewinn für das Unternehmen - Sie sollten wahrscheinlich Projekte für jeden in Ihrem Team finden. Gleichzeitig müssen Sie aber auch auf die Arbeitsbelastung achten, denn Glück der Mitarbeiter wird davon betroffen sein. Überlastete Teammitglieder werden nicht zufrieden (und auch nicht produktiv) sein, Unterauslastung ist auch nicht großartig.
Sie sehen, dass die Ressourcenplanung ein Balanceakt ist: Sie müssen die Bedürfnisse Ihres Projekts, die Kapazität Ihres Teams, und stellen Sie außerdem sicher, dass die Arbeitsbelastung des Teams gleichmäßig verteilt ist. Messung der Ressourcennutzung ist sehr hilfreich, da sie einen Überblick über die Arbeitsbelastung jedes Einzelnen gibt, aber ohne die richtigen Instrumente ist sie schwer zu berechnen.
Wenn Sie ein Konto erstellen, erhalten Sie Zugang zu einer Berichtssuite, mit der Sie detaillierte Teamanalysen, einschließlich eines Berichts zur Ressourcennutzung, erstellen können.
Mit den Berichten von Teamdeck können Sie die Verfügbarkeit der Mitarbeiter mit der geplanten Arbeit (Buchungen) und der tatsächlichen Arbeitsbelastung (Stundenzettel) vergleichen.
Sie können die Auslastung aller Mitarbeiter Ihres Unternehmens analysieren oder bestimmte Teams oder Funktionen genauer unter die Lupe nehmen.
Einer unserer Kunden sagte: Durch den Einsatz von Teamdeck wissen wir jetzt nicht nur über die Verfügbarkeit von Ressourcen Bescheid, sondern können auch die Teamauslastung und die abrechenbaren gegenüber den nicht abrechenbaren Stunden verfolgen.Dies ist eine gute Überleitung zu einer weiteren Herausforderung auf unserer Liste: der Zeiterfassung.
Es mag viele Gründe geben, die Sie veranlassen Zeiterfassung einführen in Ihrem Unternehmen, aber eine wichtige Motivation wäre es, zu bewerten, wie viel der Zeit Ihres Teams für abrechenbare Aufgaben aufgewendet wird. Warum sollten Sie das analysieren? Erstens können Sie vielleicht nicht abrechenbare Elemente der täglichen Arbeit Ihres Teams identifizieren, die optimiert werden könnten (viele Teams verschwenden viel Zeit mit unproduktive Sitzungen). Zweitens können Sie dadurch veranlasst werden, Ihre Verträge umzugestalten oder sogar Ihr Geschäftsmodell anzupassen, was sich wiederum positiv auf Ihr Geschäftsergebnis auswirkt.
Auch wenn Sie Ihre Mitarbeiter bitten können, einen Stundenzettel in Papierform auszufüllen oder ihre Stunden in einer Excel-Tabelle zu erfassen, ist es für beide Seiten viel bequemer, eine spezielle App zu verwenden.
Mit Teamdeck ist es mühelos möglich, fakturierbare und nicht fakturierbare Stunden zu unterscheiden. Jeder erfasste Zeiteintrag kann mit einer Reihe von Tags versehen werden, die seine Art kennzeichnen (z. B. abrechenbar, Heimarbeit, genehmigte Überstunden). Die Zeiterfassung selbst ist für die Mitarbeiter nicht lästig, denn sie können eine bequeme mobile Zeiterfassung.
Die mobile Zeiterfassungs-App von Teamdeck hilft Ihren Mitarbeitern, den Überblick über ihre Arbeit zu behalten.
Dank der leistungsstarken Berichtsfunktionen von Teamdeck können Sie anhand der erfassten abrechenbaren Stunden und der Löhne Ihres Teams genau berechnen, wie viel Geld Ihre Projekte in einem bestimmten Zeitraum eingebracht haben.
Es ist einfach, sauber, leicht zu bedienen und hat einen fairen Preis. Es ist nicht überladen mit Funktionen, die niemanden interessieren. Es ist ein Produkt, das sich auf bestimmte Bedürfnisse konzentriert.
Gabriela, Ameeba-Formen
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