Tipps zur Work-Life-Balance für Projektmanager

Die Rolle des Projektleiters hat etwas, das die Menschen zum Nachdenken anregt: keine Work-Life-Balance. Googeln Sie einfach danach und Sie werden zahlreiche Artikel und Threads finden, die darauf hinweisen, dass PMs oft überlastet und gestresst sind. 

Es besteht ein allgemeiner Konsens darüber, dass die Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben eine Herausforderung sein kann, wenn man ein Projektteam leitet. Manche glauben sogar, dass man als Projektleiter oder Ressourcenmanager dass die Arbeit Vorrang vor dem Privatleben haben muss. Ich glaube nicht, dass Letzteres zutrifft. Und obwohl PMs oft mit langen Arbeitszeiten und einem überquellenden Posteingang zu kämpfen haben, gibt es Möglichkeiten, diese Belastung zu verringern.

Bevor wir uns mit einigen Tipps für Projektmanager befassen, sollten wir zunächst versuchen, die Bedeutung des Begriffs "Work-Life-Balance" zu klären. Der Begriff ist zu einem Sammelbegriff geworden, und fast jeder hat ein anderes Verständnis von ihm. 

Von "nie länger als 8 Stunden auf der Arbeit sein" bis hin zu "nach Feierabend nicht mehr an die Arbeit denken müssen" - die Meinungen gehen hier weit auseinander. Es gibt auch diejenigen, die sagen, dass es so etwas wie eine perfekte Work-Life-Balance nicht gibt. 

Unabhängig von Ihrem Standpunkt gibt es einige Gemeinsamkeiten, auf die wir uns wahrscheinlich einigen können. Es ist nicht schön, wenn man jede Menge Überstunden machen muss, um seine Arbeit aufzuholen. Oder wenn Sie versuchen, mit mehreren Leuten gleichzeitig zu chatten, die alle eine schnelle Lösung für ihre Frage verlangen. Oder wenn Ihr Projekt zu einem Monstrum angewachsen ist, das realistischerweise nicht rechtzeitig fertig werden kann, und Sie dieses schreckliche Gefühl des drohenden Untergangs haben. Oder wenn... Sie können sich das sicher vorstellen. 

In diesem Artikel gebe ich eine Liste von Tipps zur Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben für Projektmanager, die ihren Standardstatus von "beschäftigt" in "effektiv" umwandeln wollen. Wie viele andere Dinge in diesem Beruf beginnt auch dies mit einer guten Planung. 

Plan für Effizienz  

Kurzfristig vor langfristig

Auch wenn die Art Ihres Projekts den Umfang der zu erstellenden Pläne bestimmen kann, würde ich behaupten, dass Sie kurzfristigen Plänen den Vorrang geben sollten. In den meisten Fällen können Sie nicht wirklich jedes Detail eines Jahresplans planen. Konzentrieren Sie sich stattdessen auf den nächsten Arbeitsabschnitt: Wenn Sie nach dem Scrum-Rahmen arbeiten, wäre das Ihr nächster Sprint. Vergewissern Sie sich, dass Sie sich wirklich auf das festlegen können, was Sie für die nächste Version vorhaben, und halten Sie den Plan ein. Das gibt Ihnen viel mehr Flexibilität und Sicherheit. Zugegeben, Sie müssen wahrscheinlich etwas planen Projektmeilensteine auch weiter unten auf der Liniez. B. einen vollständigen Projektfahrplan. Der Unterschied besteht darin, dass ein Fahrplan nicht in Stein gemeißelt ist, so dass Sie und Ihr Team ein viel realistischeres Ziel haben, auf das sie sich in der Gegenwart konzentrieren können: Ihren kurzfristigen Plan. 

Automatisieren Sie Ihre Arbeit

Sie müssen etwas mehr als zweimal tun? Automatisieren Sie es! Ein beträchtlicher Teil des Arbeitspensums eines Projektleiters besteht aus Aufgaben, die sich in gewisser Weise wiederholen. Das soll nicht heißen, dass sie weniger wichtig sind, ganz im Gegenteil! Leider können sie auch zeitraubend sein. Analysieren Sie Ihre täglichen, wöchentlichen und monatlichen Aufgaben und überlegen Sie, wie sie automatisiert werden könnten. 

Was meine ich mit der Automatisierung von Dingen? Die Erstellung einer Vorlage oder eines checklistenartigen Verfahrens könnte ein guter Anfang sein. Wenn Sie vollständige Arbeitsabläufe erstellen möchten, können Sie Zapier oder IFTTT (keine Programmierkenntnisse erforderlich!). Selbst kleine Zeitersparnisse werden Ihre Betriebsamkeit verringern (und Ihre Effizienz verbessern). Wenn Sie Slack nutzen, sollten Sie sich unseren Artikel über die besten Slack Apps für Projektmanagerwo Sie auch einige Ideen für Produktivitätssteigerungen finden. 

Wie hoch ist Ihr TQ? 

TQ, der Technologie-Quotient, ist Ihre Fähigkeit, sich an Technologien anzupassen, sie zu verwalten und zu integrieren. Der PMTQ (Project Management Technology Quotient) wurde anerkannt von Institut für Projektmanagement als neue Schlüsselkomponente für den Erfolg von Projekten:

Für alle, die damit beauftragt sind, Strategien in einer Welt zu verwirklichen, die von der Technik ständig umgestaltet wird,

PMTQ wird die entscheidende Fähigkeit sein, die man unbedingt haben muss, wenn man Erfolg haben will.

Denken Sie über Ihre Beziehung zur Technik nach. Es ist eine Sache, ein Projekt zu leiten, das untrennbar mit Technik verbunden ist, z. B. Softwareentwicklung. Eine andere Sache ist es, die Software zu Ihrem Vorteil und zum Vorteil des Projekts zu nutzen. Durch den geschickten Einsatz von Online-Tools können Sie viel Zeit sparen und die Transparenz des Projekts verbessern.  

Schützen Sie Ihre Zeit

Bestimmen Sie Ihre Verfügbarkeit 

Projektleiter scheinen dazu zu neigen, als erste das Büro zu betreten und als letzte zu verlassen. Das liegt zum einen daran, dass sie nach Möglichkeiten suchen, tatsächlich etwas zu tun (siehe nächster Abschnitt). Der andere Grund ist die Notwendigkeit, das Team zu beaufsichtigen und in Echtzeit kommunizieren zu können. Außer in Notfällen sollte Ihre ständige Anwesenheit nicht erforderlich sein. Ich würde dringend empfehlen, dass Sie Ihre Verfügbarkeit festlegen und sich daran halten. 

Intensive Arbeit und Bürozeiten

Ich habe bereits erwähnt, dass einige PMs gerne früh ins Büro kommen/spät im Büro bleiben, weil sie sich dann ohne Unterbrechungen auf die Arbeit konzentrieren können. Zugegeben, die Arbeit eines Projektmanagers erfordert ein gesundes Maß an Kommunikation, aber es ist nicht notwendig, die Siri Ihres Teams zu sein und immer bereit zu sein, "eine kurze Frage" zu beantworten. Das Umschalten zwischen den Kontexten unterbricht Ihre Konzentration. Wenn Sie die meiste Zeit des Tages nicht in der Lage sind, sich zu konzentrieren, werden Sie Ihre Aufgaben nicht bewältigen können. 

Versuchen Sie, Ihren Tag zeitlich einzuteilen und Zeitfenster festzulegen, in denen Sie ungestört arbeiten können. Sie könnten sogar Sprechstunden einrichten: eine Zeit, in der Ihre Teammitglieder ermutigt werden, sich mit Fragen an Sie zu wenden. In einem transparenten, gut dokumentierten Projekt sollte dies eine erfolgreiche Strategie sein.

Neben der spontanen Kommunikation gibt es natürlich auch Raum für geplante Interaktionen: Teamsitzungen. Hier liegt der Ball in Ihrem Feld. Sie, der Projektleiter, sind für die Festlegung der Sitzungspolitik zuständig (und gehen mit gutem Beispiel voran). Erste Regel? Planen Sie Besprechungen nur dann ein, wenn sie notwendig sind, und geben Sie ihnen ein klares Ziel vor. Zweitens: Achten Sie auf die Uhr und nutzen Sie die Zeit so gut wie möglich. Sie haben diese Besprechung geplant, um ein Ziel zu erreichen, also versuchen Sie, sich auf dieses Ziel zu konzentrieren und die Zeit effektiv zu nutzen. Der Grund dafür viele Mitarbeiter hassen Sitzungen ist, dass es eine "Zeitverschwendung" ist. Sorgen Sie dafür, dass das bei Ihrem Team und Ihrer Zeit nicht der Fall ist. 

Arbeiten Sie an Ihrer Denkweise

Es gibt bestimmte Erwartungen, denen viele Projektleiter gerecht werden wollen. Sie wollen alles unter Kontrolle haben, immer "für das Team da sein" und ständig für den Kunden erreichbar sein. 

Das Problem ist, dass diese Erwartungen völlig unrealistisch sind. Wenn Sie überhaupt anfangen wollen, über die Vereinbarkeit von Beruf und Familie nachzudenken, müssen Sie Folgendes vergessen alles, immer, ständig. Das ist keine gute Arbeitsmoral und definitiv kein gutes Beispiel für Ihr Team. 

Schließlich können Sie nicht einfach nur zustimmen, auch wenn Sie Ihren Kunden glücklich machen wollen. Es ist ein häufiges Dilemma, aber eine schleichende Ausweitung des Aufgabenbereichs kann das Projekt zum Scheitern bringen und Ihre Bemühungen um eine ausgewogene Work-Life-Balance zunichte machen. 

Die Befolgung dieser Tipps garantiert nicht, dass Sie nie länger im Büro bleiben, aber sie bietet Ihnen eine solide Grundlage, auf der Sie aufbauen können. Mit der Zeit, wenn Sie mehr Prozesse einführen, die Ihre Produktivität erhöhen, sollten Sie eine deutliche Veränderung Ihres Arbeitsaufkommens feststellen. 

Im Grunde genommen sind diese Tipps für die Work-Life-Balance auch Ihre Schritte zu mehr Effektivität bei der Arbeit. Das "richtige" Gleichgewicht zu finden, ist schwierig, wenn nicht gar unmöglich. Solange Sie das Gefühl haben, dass sich Ihre Arbeitsweise ausgeglichener anfühlt, machen Sie definitiv Fortschritte. Machen Sie weiter so!