Die Verbindung zwischen Projektmanagement und Zeiterfassung (oder Projektzeitmanagement) ist für manche Menschen nicht erklärungsbedürftig. Wann immer sie an "Projekt" denken, sehen sie "Zeit" oder "Zeiterfassung". Dieser Artikel ist anders.
Von "Warum sollte ich das tun?" bis "OK, wie fange ich an?" wird dieser Leitfaden zur Zeiterfassung Ihnen die Vorteile dieses Prozesses und die richtige Vorgehensweise aufzeigen. Der letzte Teil ist besonders wichtig, da die Zeiterfassung, wenn sie nicht richtig umgesetzt wird, Ihre Mitarbeiter überfordert und nicht einmal ansatzweise produktiver machen kann.
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Mehr als $18.000 gehen jedes Jahr im Durchschnitt durch Web- und Softwareentwicklungsteams verloren, wenn sie keine Zeiterfassung verwenden - das allein ist schon ein ziemlich überzeugendes Argument. Darüber hinaus können alle am Prozess der Softwareentwicklung beteiligten Personen von der Zeiterfassung tatsächlich profitieren:
Durch die Zeiterfassung haben sie eine bessere Kontrolle über die Effizienz ihrer Teams, was wiederum hilft, die Auslastung einzuschätzen und folglich strategische Entscheidungen über die durchgeführten Projekte zu treffen.
Viele mögen sich auf den Produktivitätsaspekt konzentrieren, wenn sie nach dem Grund für die IT-Zeiterfassung gefragt werden. Schließlich zwingt das Ticken der Uhr die meisten von uns dazu, sich auf die anstehende Aufgabe zu konzentrieren. Der Hauptgrund für die Zeiterfassung ist jedoch die Förderung der Entwicklung.
Die Verfolgung des Tempos der Aufgabenerfüllung hilft dabei, festzustellen, ob eine ihrer Fähigkeiten zusätzliche Arbeit erfordert; folglich ist es einfacher, etwaige Fähigkeitsdefizite zu beheben, bevor sie zu einem echten Problem werden und die Arbeitsgeschwindigkeit des Teams ernsthaft beeinträchtigen. Außerdem ermöglicht die Zeiterfassung den Entwicklern, ihre Schätzungen mit der tatsächlichen Arbeitszeit zu vergleichen. Dadurch können sie ihr Arbeitspensum besser einschätzen.
Die zeitliche Verfolgung der Codeüberprüfung hilft bei der Ermittlung der Inspektionsrate und ermöglicht genauere Prognosen für die Zukunft.
Die Zeiterfassung und die Verfolgung des Projektfortschritts zeigen dem Kunden, dass er sein Geld wert ist. Wenn ein Projekt zeitlich erfasst wird, können die Kunden selbst sehen, wie viel Zeit sie benötigen, um das geplante Ziel zu erreichen. Projektmeilensteine- Auf diese Weise wissen sie genau, was ihnen in Rechnung gestellt wird.
Schließlich werden Sie, das Projekt und Ressourcen-Manager: Die Verwendung von Zeiterfassungsgeräten für Projekte ermöglicht es Ihnen, den Überblick über die Teamleistung und erleichtert die Abschätzung künftiger Iterationen, da sie Ihnen historische Daten über ihre bisherige Leistung liefert.
Nicht alle Arbeitszeiten sind gleich- so könnte es scheinen. Während der Wert der abrechenbaren Stunden (sie umfassen tatsächliche Aufgaben, Sitzungen und Anrufe) ziemlich selbsterklärend ist, ist es viel schwieriger, die nicht abrechenbaren Stunden zu erfassen - und manchmal können sie einen wesentlichen Teil der Arbeit ausmachen.
Sollten Sie dem Kunden zum Beispiel die Stunden in Rechnung stellen, die Ihre Entwickler mit dem Erlernen einer neuen Technologie für das Projekt verbracht haben?
Einerseits war es für das Projekt unerlässlich, andererseits handelt es sich wahrscheinlich um eine Investition, die in der Zukunft von Nutzen sein wird, so dass es als unfair angesehen werden könnte, von jedem 100% dafür zu verlangen, dass ein Entwickler neue Fähigkeiten erwirbt.
Ein weiterer Fall ist, wenn Ihr Team eine völlig neue Technologie untersuchen muss, bevor es sich in ein Projekt stürzt. Zum Beispiel könnte Ihr Team eine innovative technologische Kombination untersuchen müssen, die für das Projekt entscheidend ist: Es ist nicht absehbar, ob diese Kombination funktionieren wird, so dass der Kunde entscheiden muss, ob er bereit ist, eine Idee zu verfolgen, die sich als totaler Flop erweisen könnte.
Sie sollten solche Fragen immer im Voraus mit dem Kunden besprechen, sowohl im Hinblick auf den Zeitplan als auch auf die Kosten. Wenn Ihr Unternehmen eine Zeiterfassung einsetzt, kann es das Verhältnis von fakturierbaren zu nicht fakturierbaren Stunden überwachen und einen Durchschnittssatz für die Dienstleistungen ermitteln.
Es lässt sich nicht vermeiden, dass die Zeiterfassung selbst Zeit und Mühe erfordert, um neue Benutzer einzubinden und sicherzustellen, dass sie die Zeiterfassungssoftware auch tatsächlich nutzen. Da jedoch mehr als 38% potenzieller fakturierbarer Einnahmen aufgrund von nicht erfasster Zeit, die für E-Mails und Besprechungen aufgewendet wird, sowie aufgrund von Verzögerungen beim Ausfüllen von Stundenzetteln verloren gehen, ist dieses Spiel definitiv die Mühe wert. Wenn Sie diese 6 Regeln bei der Einführung des IT-Teams in die Zeiterfassung beachten, erleichtern Sie nicht nur die Implementierung, sondern fördern auch einen effektiveren Prozess:
Vergewissern Sie sich, dass der Zeiterfasser, den Sie verwenden, den Anforderungen Ihres Unternehmens entspricht. Die offensichtlichsten Faktoren, die es zu berücksichtigen gilt, sind die Unternehmensgröße und die bereits verwendeten Tools. Wenn das Unternehmen schnell wächst, brauchen Sie ein Tool, das mitwachsen kann. Wenn bestimmte Tools bereits implementiert sind, sollten Sie eine Software verwenden, die sich in das System integrieren lässt.
Überlegen Sie alternativ, ob es für Sie sinnvoll ist, eine Zeiterfassungssoftware zu wählen, die auch für andere mitarbeiterbezogene Zwecke verwendet werden kann: Ressourcenplanung oder Verfügbarkeit / Urlaubsverwaltung (Bei Apptension, dem Softwarehaus, bei dem ich arbeite, haben wir eine App entwickelt, die sich um all diese Dinge kümmert. Projektressourcenmanagement-orientierte Aufgaben, einschließlich Zeiterfassung).
Fazit: Stellen Sie sicher, dass die Software richtig genutzt wird und nicht zu einem weiteren Stück "Regalware" wird. Wenn Sie ein Argument gegen Softwareverschwendung brauchen, bedenken Sie: Mehr als 4 von 5 kleinen und mittleren Unternehmen im Vereinigten Königreich nutzen die Software, für die sie bezahlen, nicht, wobei im Laufe der vierjährigen Studie insgesamt mehr als 5,7 Milliarden Pfund ausgegeben wurden.
Versammeln Sie Ihre Teammitglieder nicht einfach eines Tages in einem Raum und sagen Sie: "Von nun an werden wir diese IT-Zeiterfassungssoftware verwenden, um zu sehen, wie es um Ihre Arbeit bestellt ist. Klicken Sie hier, klicken Sie dort, perfekt, danke, die Besprechung ist vorbei" - es sei denn, Sie wollen jedes Mal, wenn Sie in die Küche gehen, auf eine Gruppe von Tratschern stoßen. Die Leute wollen fair behandelt werden: Wenn Sie einige Änderungen einführen, erklären Sie die Gründe dafür. (Andernfalls werden sie sich selbst etwas einfallen lassen, und es ist wahrscheinlich, dass Ihnen ihre Version nicht gefällt.)
Wenn Sie erklären, warum Sie die von Ihren Teammitgliedern für bestimmte Aufgaben aufgewendete Zeit erfassen wollen, sollten Sie sich auf die Selbsteinschätzung und die ständige Weiterentwicklung konzentrieren und nicht auf Zahlen. Das sollte schließlich der Hauptgrund für die Zeiterfassung sein: die Verbesserung der eigenen Arbeit. Wenn Sie eine Kultur des Lernens fördern, dann wird die verbesserte Effizienz ein schöner Nebeneffekt sein.
Als Projektleiter sollten Sie einen Einblick in die Tracker Ihrer Entwickler haben. Jede fünfte Minute des Tages zu erfassen, ist verrückt, aber wenn jemand ständig seinen Tracker für eine Aufgabe laufen lässt, während er bereits zu einer anderen übergegangen ist, oder mehrere Tracker gleichzeitig laufen lässt, sollten Sie auf jeden Fall mit dieser Person sprechen.
Zeiterfassung ist eine Gewohnheit, und Gewohnheiten lassen sich nicht so leicht herstellen; anfangs müssen Sie Ihre Mitarbeiter ständig daran erinnern, die Zeiterfassung zu benutzen. Seien Sie geduldig und verständnisvoll: Keine Gewohnheit lässt sich an einem Tag aufbauen. Wenn Ihre Entwickler noch nie mit der Zeiterfassung gearbeitet haben, wird es Wochen oder Monate dauern, bis sie sich daran gewöhnt haben. Langfristig wird es sich aber lohnen.
Die Zeiterfassung liefert Ihnen Daten über die Leistung Ihrer Teams und die Dynamik zwischen den einzelnen Mitgliedern, die Sie hoffentlich nutzen können, um die Leistung aller zu verbessern. Eine Reihe von historischen Daten sollte eine oder mehrere der folgenden Fragen beantworten:
Unzulänglichkeiten bei den Fähigkeiten. Fehlt es einem bestimmten Teammitglied an einer notwendigen Fähigkeit? Verlangsamt dies seine Leistung oder behindert es die Erledigung der Aufgabe? Können Sie ihnen die Zeit und die Ressourcen zur Verfügung stellen, um diese Fähigkeit zu erwerben?
Effizienz der Mannschaft. Wie verhält sich Ihre geschätzte Geschwindigkeit für ein bestimmtes Team im Vergleich zu seiner tatsächlichen Leistung? Wenn Sie User Stories immer anhand von Story Points schätzen, können Sie dann die Geschwindigkeit Ihres Teams berechnen?
Teamdynamik. Funktioniert eine bestimmte Mitgliederkonfiguration gut für ein bestimmtes Projekt? Bringt jemand das Team ins Stocken oder ist der Arbeitsablauf reibungslos?
Das war's: ein Leitfaden zur Zeiterfassung im Projektmanagement, der Sie auf den richtigen Weg bringen sollte.
Denken Sie daran, dass die Zeiterfassung zu einer Steigerung der Fähigkeiten und der Effizienz führen kann, um nur einige zu nennen. Auch wenn der Einstieg in die Zeiterfassung eine holprige Angelegenheit sein kann, wird er viel einfacher, wenn Sie sich darauf konzentrieren, die Gründe für die Einführung zu erläutern und den Teammitgliedern kontinuierlich dabei helfen, sich an das neue Instrument zu gewöhnen.
Hüten Sie sich vor Regalware - denken Sie daran, dass das Tool für ein Unternehmen wie das Ihre entwickelt worden sein sollte. Vielleicht lohnt es sich, spezielle Tracker in Betracht zu ziehen, wie z. B. Zeiterfassungssoftware für Agenturen, Software für die Verwaltung von Marketingressourcenoder für andere Branchen.
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