Fie că lucrați la o companie de software sau la o agenție de creație, probabil că știți foarte bine că proiectele nu se încheie atunci când cineva introduce ultima confirmare în baza de cod sau când clientul răspunde cu "arată bine" la munca dvs. Desigur, partea de livrare a ciclului de viață al proiectului se poate încheia, dar acum este momentul să încheiați în mod corespunzător un proiect. În această postare pe blog, vă vom arăta câțiva dintre cei mai importanți pași pe care ar trebui să îi includeți în procesele de gestionare a proiectelor ale companiei dvs. la sfârșitul unui proiect.
În primul rând, să analizăm de ce ar trebui să vă intereseze un proces de închidere a proiectului.
Un proces de închidere a proiectului este util pentru a se asigura că toți cei implicați în proiect sunt pe aceeași lungime de undă și că proiectul este încheiat oficial. Ce se întâmplă atunci când nu încheiați proiectul în mod corespunzător? Pentru început, s-ar putea să primiți în continuare cereri de modificare din partea clientului care nu știe că nu mai este momentul pentru astfel de cereri. Închiderea unui proiect este avantajoasă și din punctul de vedere al gestionarea resurselor proiectului perspectivă. Nu vă veți ține angajații ocupați în mod inutil cu un proiect deja finalizat - ei vor fi liberi să lucreze la noi sarcini. În cele din urmă, veți avea ocazia să vă uitați înapoi la proiect și să evaluați ce a mers bine și ce ar putea fi îmbunătățit.
Dar angajații dumneavoastră? Participarea la un proces de închidere după un proiect, indiferent dacă este de succes sau nu, le va oferi un sentiment de încheiere și va îmbunătăți moralul echipei.
Dacă doriți să creați un proces unificat pentru închiderea proiectului, ar fi bine să începeți cu o analiză aprofundată a status quo-ului.
Întâlniți-vă cu echipa de gestionare a proiectului și discutați despre activitățile lor spre sfârșitul ciclului de viață al proiectului. Împreună puteți analiza avantajele și dezavantajele diferitelor abordări și puteți construi o procedură care să se potrivească nevoilor companiei dvs.
Mai întâi de toate, ar trebui să parcurgeți lista de cerințe și să vă asigurați că echipa de proiect a pregătit toate produsele livrabile. Procesul de închidere a proiectului poate începe atunci când sunteți gata să predați proiectul.
Luați legătura cu clientul pentru a transfera în mod oficial toate elementele livrabile împreună cu documentația necesară. Se poate întâmpla să fi transferat diferite elemente ale proiectului mai devreme în proces. Este perfect în regulă. Trebuie doar să vă asigurați că clientul dumneavoastră are acces la setul complet de livrabile. Nu uitați să partajați și URL-urile, autentificările și parolele.
Următorul pas este obținerea unei aprobări oficiale din partea clientului. În mod ideal, ar trebui să aveți o declarație scrisă - un e-mail este suficient, care să ateste că munca echipei dvs. de proiect a fost considerată acceptabilă de către client. Dacă nu reușiți să obțineți o aprobare, s-ar putea să aveți o surpriză neplăcută mai târziu: dacă există probleme, este mai bine să le rezolvați acum.
Este, de asemenea, o ocazie excelentă de a primi feedback de la client. Puteți programa un apel pentru a avea o reuniune retrospectivă cu clientul. După o astfel de conversație, veți avea probabil câteva puncte de acțiune pentru îmbunătățiri viitoare și, eventual, o mărturie frumoasă pe care să o includeți pe site-ul dvs.
Un manager de proiect trebuie să se ocupe de multe documente de proiect pe parcursul ciclului de viață al proiectului. Faza de încheiere este un moment excelent pentru a le organiza pe toate și pentru a vă asigura că nu există probleme nerezolvate.
Persoanele care lucrează la un proiect pot avea impresia că știu toate detaliile proiectului. Acesta este probabil cazul pentru moment, dar ce se va întâmpla peste câteva luni, când clientul va dori să întrebe despre un detaliu tehnic? Este mult mai bine să aveți toate documentele legate de proiect organizate corespunzător.
În plus, ar trebui, de asemenea, să încheiați în mod oficial contractele de proiect cu diferiți furnizori sau freelanceri. Nu uitați să îi plătiți!
După cum am menționat anterior, încheierea proiectului este momentul perfect pentru a reflecta asupra performanței echipei dvs. Accesați software-ul dvs. de gestionare a proiectelor sau de gestionare a resurselor și analizați rapoartele proiectului. Iată câteva idei despre ceea ce puteți analiza îndeaproape:
Utilizare Teamdeck pentru a crea un raport estimări vs. real.
Teamdeck vă poate ajuta, de asemenea, să să calculeze utilizarea resurselor.
Calcularea orelor facturabile, precum și a timpului nefacturabil vă poate ajuta să găsiți alte idei de îmbunătățire atunci când vine vorba de creșterea productivității echipei dumneavoastră.
Atunci când revizuiți proiectul, ar trebui să organizați și o reuniune a echipei de proiect pentru a discuta lecțiile învățate și ideile pentru viitor.
În cazul în care compania dvs. lucrează la mai multe proiecte în același timp, cum este cazul multor agenții sau companii de software, este posibil să nu fie evident pentru toată lumea că un anumit proiect tocmai a fost finalizat. Ar fi o idee bună ca un manager de proiect să trimită un mesaj la nivelul întregii companii prin care să anunțe finalizarea proiectului și să recunoască munca grea a echipei sale. Acesta ar trebui să încerce să evidențieze realizările fiecărui membru al echipei și să se asigure că a inclus pe toată lumea. Un astfel de gest îl va face cu siguranță pe angajatul dumneavoastră să se simtă apreciat și remarcat.
Deși o pandemie v-ar putea împiedica să organizați un eveniment de sărbătorire pentru echipa de proiect, ar trebui totuși să încercați să vă distrați cu ei. Chiar și o sărbătoare virtuală ar putea fi o ocazie distractivă de a promova camaraderia.
Până acum, ați discutat pe larg despre proiect cu echipa de proiect, ați primit feedback de la client și ați analizat datele. Este foarte probabil să aveți informații valoroase, care pot fi puse în aplicare și de care ar putea beneficia viitoarele proiecte ale companiei dumneavoastră. Este esențial să le documentați și să le împărtășiți cu alte persoane responsabile de gestionarea proiectelor companiei dumneavoastră.
În plus, este un moment excelent pentru a crea o anumită agitație de marketing în jurul proiectului: puneți-l în portofoliul online al echipei dvs., publicați un studiu de caz. Este avantajos să aveți astfel de pași planificați; în caz contrar, aceștia ar putea să nu fie niciodată realizați în mijlocul altor proiecte și sarcini.
Chiar dacă sunteți sigur că coechipierii dvs. știu că proiectul este gata, ar trebui totuși să îi eliberați oficial de această sarcină. Atunci când vă uitați la resursele companiei dvs. sau planificator calendar online, acești angajați nu ar mai trebui să fie înregistrați pentru proiectul finalizat.
Asigurați-vă că echipa dvs. calendar de resurse este la zi. În acest fel, alți manageri de proiect îi pot rezerva pentru noi proiecte.
Când ați citit despre diferitele etape ale unui proces de închidere, ați observat probabil că această fază va dura ceva timp. Acesta este încă un motiv pentru a avea astfel de proceduri în vigoare înainte de începerea proiectului. Atunci când știți de câte ore este nevoie în medie pentru a închide un proiect, puteți ține cont de acest lucru atunci când estimați costurile proiectului.
Sperăm că această postare pe blog vă va ajuta să planificați pași eficienți de încheiere a proiectului care să corespundă nevoilor companiei dvs. Aceasta va fi cu siguranță benefică pentru viitoarele proiecte ale echipei dvs.
Calendarul de resurse (sau calendarul de management al proiectului, sau calendarul de planificare a proiectului, software-ul de planificare a resurselor) vă permite să planificați, să gestionați și să alocați resursele mai eficient și mai eficace - mai ales dacă Microsoft Excel a avut un rol principal în...
Care este obiectivul final al managerilor de proiect? Finalizarea cu succes a proiectelor lor. Înșiși managerii de proiect recunosc că acest lucru nu se întâmplă prea des: conform ultimului sondaj Pulse of the Profession, mai puțin de 60% din proiecte sunt finalizate fie...
Gestionarea capacității este o strategie utilizată de întreprinderi pentru a utiliza cât mai bine eficiența producției în raport cu cererea pentru un serviciu sau un produs. Scopul final al gestionării capacității este de a: Identificarea și...