Companiile care derulează unul sau mai multe proiecte în același timp, precum agențiile sau companiile de software, trebuie să se asigure că eforturile lor de planificare sunt eficiente. O modalitate de a face acest lucru este de a măsura rata de utilizare facturabilă. În această postare pe blog, vă vom arăta cum să calculați rata de utilizare utilizând un software de gestionare a resurselor - Teamdeck. Dar mai întâi, să explicăm de ce urmărirea acestui parametru poate fi benefică pentru afacerea dvs. în primul rând.
Ce veți obține cu acest articol:
Atunci când vă facturați clienții pe ore folosind modelul "timp și materiale", știți că nu toate orele de lucru ale echipei dvs. contează pentru factura totală. Orele facturabile includ, de obicei, timpul petrecut de angajații dvs. pe activități facturabile: de exemplu, dezvoltarea de software pentru clienți sau redactarea de texte pentru campania lor. Cu toate acestea, trebuie să țineți cont și de munca nefacturabilă, care implică, de obicei, sesiuni de formare, redactarea de propuneri pentru clienți, lucrul la proiecte interne etc.
Desigur, munca nefacturabilă poate fi necesară pentru a vă menține afacerea în funcțiune. Totuși, ar trebui urmăriți numărul de și calcularea orelor facturabile precum și pe cele care nu pot fi facturate, pentru a vă asigura că societatea dvs. rămâne profitabilă. Dacă raportul este supărat, este posibil să începeți să pierdeți bani - la urma urmei, tot trebuie să vă plătiți angajații și să acoperiți costurile operaționale.
S-ar putea să vă întrebați dacă ar trebui să începeți să urmăriți utilizarea facturabilă dacă monitorizați deja utilizarea generală a angajaților.
Vezi tu, când calculați utilizarea resurselorDe obicei, comparați numărul de ore lucrate de o persoană cu capacitatea sa totală. Acest lucru vă spune multe: puteți depista membrii echipei suprasolicitați sau identifica persoanele subutilizate. Cu toate acestea, după cum știți deja, nu toate orele sunt egale. Doar pentru că cineva este ocupat nu înseamnă neapărat că munca sa contribuie în mod direct la profiturile companiei dvs. Pe de altă parte, atunci când urmăriți utilizarea facturabilă, puteți vedea care este proporția din disponibilitatea fiecăruia care este cheltuită pentru activități facturabile.
Aceasta nu înseamnă că utilizarea facturabilă a fiecăruia ar trebui să fie cât mai mare posibil. La urma urmei, probabil că există persoane în cadrul companiei dvs. care nu lucrează deloc la proiectele clienților. Pentru ei, vă puteți baza pe utilizarea generală pentru a vă asigura că volumul lor de muncă este echilibrat. Cu toate acestea, atunci când vine vorba de membrii echipei care contribuie la activitatea clienților, rata lor de utilizare facturabilă vă poate oferi informații valoroase.
În primul rând, urmărirea ratelor de utilizare vă permite să evaluați programarea în managementul proiectelor. Dacă o persoană care ar trebui să lucreze în principal la sarcini facturabile are o rată de utilizare de 20%, aceasta poate indica faptul că programul său nu a fost planificat în mod optim. Poate că estimările proiectului nu au fost corecte, iar acest angajat nu are nevoie de tot timpul alocat pentru a-și face treaba. Poate că participă la prea multe întâlniri potențial inutile. Oricum ar fi, există loc pentru optimizare.
Imaginați-vă o situație diferită: să spunem că rata de utilizare facturabilă a unui angajat este de 110%. Aceasta înseamnă că lucrează mai mult timp decât îi permite capacitatea sa. Nu este neobișnuit ca un proiect să necesite câteva ore suplimentare chiar înainte de termenul limită. Totuși, dacă nu depistați la timp un angajat suprasolicitat, riscați ca acesta să devină frustrat sau chiar să decidă să părăsească compania.
În cele din urmă, calcularea utilizării facturabile este o modalitate excelentă de a evalua ce roluri sunt foarte solicitate și când. Astfel de informații fac posibilă previziune resurse umane și temporizarea corectă a proceselor de angajare.
Poate ați ghicit deja, dar pentru a colecta date fiabile privind utilizarea resurselor, echipa dvs. ar trebui să utilizeze un instrument de urmărire a timpului. Fără acesta, aveți de-a face mai degrabă cu estimări decât cu informații exacte. Desigur, există și mai multe beneficii ale software de urmărire a timpului agenției, așa că, dacă nu ați făcut-o deja, încercați-o cu siguranță!
Fișele de pontaj ale echipei dvs. vă vor oferi informații cu privire la timpul petrecut pe diferite proiecte. Cu toate acestea, pentru a lua în considerare numai munca facturabilă, aveți nevoie de un instrument care să le permită angajaților dvs. să marcheze intrările de timp înregistrate ca fiind facturabile sau nefacturabile.
Teamdeck permite membrilor echipei dvs. să facă o astfel de distincție. Aceștia pot utiliza așa-numitele etichete ale foii de prezență pentru a-și marca intrările de timp ca fiind "facturabile", "ore suplimentare", "lucru de acasă" etc. Etichetele depind de dvs. - puteți alege etichete și pictograme personalizate care funcționează pentru nevoile dvs.
Atunci când echipa dvs. își urmărește timpul cu Teamdeck și utilizează etichete de foaie de prezență, puteți crea cu ușurință un raport de utilizare facturabilă.
Mergeți la secțiunea rapoarte din meniul de sus, apoi faceți clic pe pictograma plus din colțul din dreapta jos pentru a adăuga un raport nou. Alegeți "create custom" - vom crea un raport de la zero, nu pe baza unui șablon.
Dați un nume titlului dvs. și selectați intervalul de date corespunzător. Acum este momentul să începeți să adăugați grafice și tabele la raport. Să începem cu un simplu grafic de bare care ne va arăta timpul facturabil petrecut de fiecare membru al echipei. Faceți clic pe "Adăugați grafic" și "Adăugați diagramă în bare". În mod implicit, veți vedea o comparație a rezervărilor, fișelor de pontaj, orelor de concediu și disponibilității fiecăruia. Faceți clic pe "metrici" (este pictograma cu trei coloane) și debifați metricile inutile. În schimb, derulați în jos la categoria "Timesheet tags" și selectați "Billable".
Acest grafic simplu vă permite să vedeți câte ore facturabile a înregistrat fiecare persoană. Cu toate acestea, nu vă oferă prea mult context cu privire la care a fost rata de utilizare a orelor facturabile. Să adăugăm o altă măsură la acest grafic - "Fișe de pontaj: timp". Acum puteți vedea dintr-o privire care a fost proporția de ore facturabile din totalul orelor înregistrate de o anumită persoană.
Acum, să adăugăm un tabel la raportul dvs. care ne va permite să calculăm ratele de utilizare facturabile pentru toți angajații.
În mod implicit, un tabel nou adăugat la raport este organizat pe proiecte. Puteți modifica această setare făcând clic pe "grupare" și schimbând persoanele cu proiectele în editorul drag and drop. Dacă nu aveți nevoie să vedeți datele defalcate pe zile, le puteți elimina în siguranță din grupare. Faceți clic pe "aplică" pentru a salva această grupare.
În același timp, mergeți la metrici și debifați coloanele inutile (rezervări, disponibilitate, vacanțe). Sugestia noastră este să adăugați o coloană pentru etichetele foii de parcurs: billable. În prezent, tabelul dvs. ar trebui să arate astfel:
Practic, este vorba de aceleași informații pe care le aveați în graficul de bare pe care l-am creat anterior. Ar fi minunat să adăugați la tabel rata de utilizare exprimată ca valoare procentuală. Puteți face acest lucru făcând clic pe "metrics", apoi pe "add custom" și apoi pe "add custom calculation field". Utilizarea facturabilă nu este un parametru calculat în mod implicit în Teamdeck, deoarece nu toate organizațiile utilizează etichete de fișă de pontaj, dar putem introduce o formulă de utilizare și putem crea un parametru personalizat.
Formula de utilizare este următoarea:
(ore facturabile/toate fișele de pontaj)*100
Faceți clic pe "salvați și aplicați" - veți vedea cum apare o nouă coloană în raport. Aici puteți vedea ratele de utilizare ale angajaților dvs.
În cazul nostru, există câțiva membri ai echipei care au o utilizare foarte mare a facturilor. Este clar că majoritatea orelor lor sunt dedicate muncii cu clienții. Pe de altă parte, avem și câteva resurse a căror rată de utilizare este 0%. S-ar putea ca munca lor să nu se refere la servicii facturabile, deci nu ar trebui să ne așteptăm ca aceștia să înregistreze ore facturabile.
Un ultim lucru pe care îl putem face pentru a face întregul raport și mai perspicace este să modificăm formula din rândul "total" al tabelului. În prezent, aceasta este suma valorilor din toate rândurile. Deși este utilă pentru primele două coloane, nu ne spune prea multe despre coloana "Billable utilization". O valoare medie ar fi mult mai bună. Din fericire, o putem calcula cu ușurință. Faceți clic pe această celulă și tastați:
= average(nested(Group: People, Custom formulas: Billable utilization))
Rețineți că Teamdeck vă va oferi sugestii pe măsură ce începeți să tastați numele variabilelor. Faceți clic pe Enter pentru a vedea rezultatul. Acum știm că rata medie de utilizare facturabilă pentru echipa noastră este de 53,05%
Monitorizarea performanței echipei dvs. este o ocazie excelentă de a identifica domeniile care ar putea fi optimizate în beneficiul organizației dvs. Angajații dvs. vor aprecia, de asemenea, faptul că sunteți cu ochii pe utilizarea lor - la urma urmei, ei nu doresc să fie suprasolicitați.
Dacă simțiți că Teamdeck ar putea fi un instrument util pentru echipa dvs., încercați-l cu siguranță. Puteți înscrieți-vă pentru un test drive sau programați un apel cu Aniela, expertul nostru în succesul clienților. Suntem bucuroși să vă ajutăm să profitați la maximum de această aplicație și să îmbunătățiți semnificativ procesele de gestionare a proiectelor și a resurselor companiei dvs.
Calendarul de resurse (sau calendarul de management al proiectului, sau calendarul de planificare a proiectului, software-ul de planificare a resurselor) vă permite să planificați, să gestionați și să alocați resursele mai eficient și mai eficace - mai ales dacă Microsoft Excel a avut un rol principal în...
Care este obiectivul final al managerilor de proiect? Finalizarea cu succes a proiectelor lor. Înșiși managerii de proiect recunosc că acest lucru nu se întâmplă prea des: conform ultimului sondaj Pulse of the Profession, mai puțin de 60% din proiecte sunt finalizate fie...
Gestionarea capacității este o strategie utilizată de întreprinderi pentru a utiliza cât mai bine eficiența producției în raport cu cererea pentru un serviciu sau un produs. Scopul final al gestionării capacității este de a: Identificarea și...