Când sunteți manager de proiect sau lider de echipă, trebuie întotdeauna să țineți evidența costurilor proiectului. Nu contează dacă proiectul dvs. este o întreprindere internă sau ceva care este sponsorizat de părți interesate externe: cunoașterea costurilor generate vă permite să vă conduceți mai bine echipa și, eventual, să îmbunătățiți planul de gestionare a costurilor.
Ce veți obține cu acest articol:
În această postare pe blog, vom vă arată cum să urmăriți cheltuielile proiectului utilizând Software de planificare a resurselor Teamdeck. Ne vom concentra asupra costurilor generate de membrii echipei dvs. care lucrează la proiect - o astfel de analiză va fi deosebit de utilă pentru companiile care lucrează pe bază de timp și materiale, unde fiecare oră contează pentru bugetul general. Este evident că și alte costuri legate de proiect sunt importante, dar acestea tind să fie mult mai ușor de urmărit.
Pentru început, să recapitulăm principalele avantaje ale utilizării unei aplicații robuste pentru urmărirea bugetului proiectului.
Credem că este destul de sigur să spunem că înțelegeți importanța urmăririi costurilor proiectelor. Problema este că multe companii încă se bazează pe instrumente învechite pentru a controla bugetele proiectelor, mai ales pe foi de calcul. Vom susține că utilizarea unui program dedicat instrument de planificare a proiectelor, fie că este vorba de o software de gestionare a proiectelor de marketing sau unul axat pe resurse, precum Teamdeck, vă oferă un avantaj semnificativ.
În primul rând, datele trebuie să fie precise și actualizate. După ce ați planificat bugetul cu atenție, trebuie să vă puteți da seama dacă totul merge conform planului. Nu este ușor să păstrați exactitatea foilor de calcul, mai ales atunci când trebuie să urmăriți activitatea mai multor membri ai echipei.
A le cere să completeze fișe de pontaj va ajuta, dar poate fi o opțiune incomodă, mai ales dacă echipa dvs. lucrează în deplasare (de exemplu, gestionarea evenimentelor). Teamdeck este o sursă unică de adevăr cu privire la a echipei volumul de muncă și fișe de pontaj.
Toți angajații pot introduce manual înregistrările lor de timp sau pot utiliza un tracker de timp mobil, oricare dintre acestea este mai confortabilă. Managerii de proiect pot calcula cu ușurință costurile proiectului pe baza timpului petrecut de fiecare membru al echipei în cadrul proiectului.
Un alt aspect important al urmăririi costurilor proiectelor este posibilitatea de a aprofunda rapid datele. Este posibil să doriți să investigați cheltuielile generate de diferite echipe sau să evaluați cum arată diferite săptămâni în comparație. Aplicațiile cu funcții de raportare a proiectelor vă permit să faceți acest lucru cu ușurință, fără a petrece prea mult timp cu reproiectarea raportului. Raportul dvs. privind costurile proiectului este întotdeauna acolo și întotdeauna actualizat, gata să fie analizat în continuare sau partajat cu alte persoane.
[/vc_column_text]
Primul lucru pe care trebuie să îl faceți este să creați un cont Teamdeck. Puteți testa aplicația gratuit timp de șapte zile și puteți explora toate funcțiile în această perioadă, inclusiv rapoarte de proiect puternice. Înscrieți-vă aici.
Înainte de a începe să analizați costurile proiectelor dvs., trebuie să aveți câteva date de urmărit. Pentru noii utilizatori Teamdeck, există două opțiuni aici:
Odată ce aveți câteva date de analizat, puteți accesa meniul de sus al aplicației și să faceți clic pe "rapoarte".
Când faceți clic pe "Create a new report", puteți alege între rapoarte șablon sau puteți crea unul de la zero. În acest tutorial, vom începe cu un raport gol, așa că dați clic pe "create custom".
Notă: un șablon numit Bugetul proiectului va fi o alternativă bună pentru urmărirea costurilor și a bugetului, dacă doriți să începeți de la început.
Acum că aveți raportul de proiect, trebuie să îl denumiți și să selectați intervalul de date.
Sunteți gata? Să începem să adăugăm grafice și tabele la urmărirea bugetului proiectului raport.
Compararea costurilor estimate și a costurilor reale este un grafic util pentru rapoartele de urmărire a costurilor proiectului. În Teamdeck, puteți calcula estimările folosind rezervările echipei dvs. și puteți utiliza foile lor de prezență ca și costuri reale. Să creăm un grafic liniar cu aceste două valori:
Privind acest grafic, putem vedea că linia foilor de parcurs a depășit linia rezervărilor la un moment dat, iar timpul efectiv petrecut a fost mult mai mare decât estimările de atunci. Este un început bun pentru o analiză mai aprofundată a bugetului proiectului nostru.
Notă: După cum puteți vedea, doar unul dintre proiecte este vizibil aici pe acest grafic. Acest lucru se datorează faptului că am folosit un filtru și am decis să analizăm doar acest proiect:
Acum, să adăugăm un tabel în care să putem calcula costul proiectului pe baza fișelor de pontaj ale resurselor noastre.
Începeți prin a adăuga un tabel la raport. În mod implicit, acesta va avea câteva coloane, dar le puteți elimina pe toate, cu excepția fișelor de pontaj. Acum trebuie să adăugăm două coloane noi - una pentru specificarea costului orar al muncii ("tarif orar") și una pentru costul total ("costuri ale proiectului").
Ambele coloane vor conține valori care nu sunt colectate implicit în Teamdeck: fie trebuie să le introducem manual (tarifele orare), fie să creăm un calcul automat (pentru a multiplica timpul și costurile orare). Faceți clic pe "metrici" și apoi pe "adăugați personalizat".
Acum, veți vedea trei opțiuni diferite - să explicăm rapid cum funcționează acestea:
Să adăugăm acum coloanele!
Mai întâi, faceți clic pe "add custom value column" și dați-i un nume (în cazul nostru este "hourly rate"). Apoi, alegeți tipul de date care vor fi stocate aici.
Când salvați coloana respectivă, aceasta ar trebui să apară în raport. Faceți clic pe celula goală și tastați valoarea orei de lucru a echipei dvs. Nu puteți găsi o singură valoare aici deoarece toți membrii echipei dvs. au tarife orare diferite? Nu vă faceți griji! Vom aborda acest scenariu în scurt timp.
Pentru moment, să adăugăm o coloană pentru costul total al proiectului. Faceți clic pe "Add custom calculation field" și utilizați următoarea formulă:
Fișe de pontaj: Timp / 60 * Valori personalizate: Rata orară
Poate că vă întrebați de ce trebuie să împărțim prima valoare la 60. Motivul este simplu: fișele de pontaj sunt stocate în sistemul nostru ca minute, astfel încât, pentru ca acestea să fie tratate ca ore, trebuie să le împărțim la 60.
Masa dvs. este pregătită:
Ce se întâmplă dacă aveți resurse cu costuri orare diferite care lucrează la proiect?
Puteți lăsa aceeași configurare a tabelului ca în paragrafele anterioare, dar trebuie să specificați tarifele fiecăruia. Accesați lista de persoane făcând clic pe săgeata de lângă numele proiectului:
Acum, tastați rata fiecărei persoane în celula goală din rândul acesteia. Veți observa că câmpul calculat va începe să se completeze cu costurile generate de fiecare angajat.
Desigur, doriți să vedeți și costurile globale. Pentru a însuma toate costurile resurselor specifice, trebuie să faceți clic pe celula "costuri ale proiectului" din total și introduceți următoarea formulă:
=sum(nested(grup: Persoane, Formule personalizate: Costuri ale proiectului))
Faceți clic pe Enter - ultimul rând va afișa acum suma costurilor fiecărei persoane:
Teamdeck vă permite, de asemenea, să analizați doar facturabil sau nefacturabil ore (citiți cum să calcularea orelor facturabile). Fiecare intrare de timp înregistrată de resursele dvs. poate fi clasificată în mod corespunzător (utilizând așa-numitele etichete ale foii de parcurs). Tot ce trebuie să faceți pentru a genera, de exemplu, costuri facturabile, este să introduceți un filtru:
În mod similar, vă puteți concentra doar pe orele nefacturabile și, prin urmare, puteți calcula costurile interne.
Cunoașterea sumelor pe care trebuie să le plătiți pentru activitățile nefacturabile poate ajuta la luarea unor decizii de optimizare a costurilor atât în ceea ce privește bugetul proiectului, cât și, de exemplu, reducerea numărului de reuniuni inutile.
Se poate întâmpla să nu puteți explica anumite tendințe ale datelor doar uitându-vă la cifre. Acesta este motivul pentru care puteți adăuga în raport o coloană pentru descrierile fișelor de pontaj. Descrierile sunt comentarii făcute de angajații dvs. atunci când înregistrează o anumită intrare de timp. Privind descrierea, puteți spune cu precizie ce a făcut un anumit membru al echipei atunci când a înregistrat ore suplimentare, de exemplu.
Sunt șanse mari să doriți să împărtășiți raportul dvs. privind bugetul cu alte persoane: clientul, managerii și echipa dvs. Cu Teamdeck, puteți genera un link către raportul dvs. și îl puteți trimite persoanelor relevante. Jucați-vă cu raportul pe care l-am creat în această postare pe blog aici.
Sperăm că acest tutorial vă va ajuta să creați un raport de urmărire a costurilor pentru proiectele dumneavoastră. Dacă aveți anumite nevoi de raportare a costurilor pe care nu le-am abordat în această postare pe blog, vă încurajăm să programați un apel cu Aniela. Va fi încântată să vă arate cum puteți crea un raport cu actualizare automată care să se potrivească perfect nevoilor echipei dvs.
Planificarea eficientă a resurselor este un obiectiv crucial pentru întreprinderile de toate dimensiunile, indiferent dacă operează online sau în industrii tradiționale. Având în vedere varietatea largă de întreprinderi care necesită planificarea resurselor, este dificil să se ofere o recomandare unică...
Echipele din întreaga lume se confruntă cu provocări similare atunci când vine vorba de planificarea programului echipei lor. Crearea unui plan de proiect este dificilă în sine, iar menținerea acestuia la zi și reacția la schimbări este și mai...
Ca software house, am testat multe, poate cele mai bune aplicații de gestionare a timpului. În domeniul IT și software - care are în principal clienți de afaceri din SUA și Marea Britanie - suntem obișnuiți să lucrăm cu o gamă absolut...