Companiile de software și firmele de consultanță IT trebuie, de obicei, să fie capabile să gestioneze mai multe proiecte în același timp. Pentru a face acest lucru cu succes, aveți nevoie de procese dovedite de gestionare a proiectelor și, desigur, de manageri de proiect de încredere care știu cum să gestioneze proiecte IT.
Cu toate acestea, chiar și în condițiile în care aveți la dispoziție buni administratori de proiect și cele mai bune practici de gestionare a proiectelor, este posibil să observați unele oportunități de optimizare. Poate că managerii de proiect nu își pot atinge potențialul maxim deoarece sunt blocați să lucreze la rapoarte consumatoare de timp în fiecare săptămână? Sau poate că membrii echipei dvs. sunt frustrați de faptul că trebuie să jongleze cu datele între mai multe aplicații? Din fericire, puteți utiliza automatizarea pentru a rezolva acestea și alte provocări.
Automatizarea gestionării proiectelor poate fi înțeleasă ca fiind procesul de finalizare automată a sarcinilor legate de gestionarea proiectelor. Nu vorbim despre livrarea automată a proiectelor, de exemplu, construirea de software fără intervenție umană. Nu, echipa dvs. va trebui în continuare să își folosească expertiza în acest domeniu. În schimb, automatizarea în gestionarea proiectelor îi poate ajuta să obțină o productivitate mai bună prin, de exemplu, evitarea introducerii duble de date sau utilizarea unor fluxuri de lucru de comunicare mai eficiente.
Unul dintre cele mai evidente beneficii ale automatizării oricărui loc de muncă este creșterea productivității: echipele dvs. nu vor mai fi nevoite să își piardă timpul cu sarcini banale și consumatoare de timp. În plus, automatizarea vă poate ajuta angajații să ia decizii mai bune și mai informate. Cum este posibil acest lucru?
Automatizarea poate sprijini gestionarea resurselor proiectului prin rapoarte în timp real, sisteme de avertizare rapidă sau notificări. Astfel de mecanisme vă ajută managerii de proiect și alți membri ai echipei să reacționeze prompt atunci când ceva nu merge bine. De asemenea, sunt utile atunci când trebuie să se analizeze starea proiectului și să se decidă dacă sunt necesare optimizări.
În plus, automatizarea PM vă ajută să vă asigurați că angajații dvs. profită la maximum de instrumentele disponibile. Integrarea acestora și valorificarea fluxurilor de lucru automatizate vor oferi echipei dvs. vizibilitate completă în diferite etape și aspecte ale ciclului de viață al dezvoltării software a proiectului. De asemenea, vă puteți imagina probabil că automatizarea vă sprijină eforturile de îmbunătățire a moralului echipei. La urma urmei, atunci când oamenii se simt mai productivi și mai împuterniciți la locul de muncă, implicarea lor este, de asemenea, mai mare.
Probabil că nu veți putea automatiza unele aspecte foarte dificile ale gestionării proiectelor și resurselor. De exemplu, imaginați-vă că cerințele unuia dintre proiectele echipei dvs. se schimbă semnificativ. Trebuie să realocarea resurselor, să modificați calendarul proiectului și poate chiar să regândiți dacă merită să continuați acest proiect din punct de vedere comercial nu este ceva ce ați putea automatiza în mod eficient.
Așadar, cum puteți identifica procesele în care automatizarea are mult sens? Gândiți-vă la domenii care sunt bine stabilite la casa dvs. de software și care se repetă în mod regulat. Un bun exemplu ar fi procesul de lansare a proiectului, unde de obicei aveți mai multe sarcini care trebuie programate de fiecare dată când este lansat un nou proiect. Prin configurarea unui șablon de lansare a proiectului sau a unui flux de lucru în sistemul dvs. IT sau software de gestionare a proiectelor de marketing, puteți economisi timp și lăsați managerii de proiect să se concentreze pe alte lucruri decât configurarea acelorași sarcini din nou și din nou.
În punctul anterior, v-am sfătuit să analizați domeniile în care echipa dvs. ar putea beneficia de pe urma automatizării sarcinilor. Este un prim pas solid, dar sunt șanse să nu puteți identifica toate oportunitățile de automatizare. Este valoros să vă încurajați echipa de proiect să vină cu idei proprii. Pentru a face acest lucru, totuși, trebuie să știe - cel puțin în general - ce posibilități de automatizare există.
Explicați-le că există funcții de automatizare integrate în diferite instrumente pe care le folosesc zilnic, dar există și aplicații dedicate (de ex, Zapier) pentru crearea de fluxuri de lucru automate. Să spunem că aveți un manager de proiect care ia notițe în Evernote în timpul întâlnirilor cu clienții, inclusiv notează sarcinile potențiale ale echipei. Când acest manager de proiect își dă seama că poate utiliza Zapier pentru a-și transforma automat notițele în sarcini, este probabil să implementeze o astfel de automatizare. Înainte, s-ar putea să nici nu fi fost conștient că un astfel de flux de lucru este posibil de construit.
Alertele automate sunt benefice - întrebați doar echipa de dezvoltare. Probabil că au alerte configurate pentru situațiile în care serverul nu funcționează sau unul dintre sisteme nu funcționează. Când vine vorba de gestionarea proiectelor, puteți alerta echipa de proiect atunci când se apropie de limita bugetului planificat.
Notificările prin e-mail sau Slack pot acționa ca alerte, dar și ca memento-uri utile. Luați în considerare următorul scenariu:
Majoritatea firmelor de software utilizează urmărirea timpului pentru a monitoriza costurile proiectelor lor. Din păcate, nu sunt rare cazurile în care angajații uită să își completeze fișele de pontaj la timp sau să activeze un sistem automat de urmărire a timpului. În schimb, aceștia adaugă estimările lor de urmărire a timpului la sfârșitul săptămânii sau, mai rău chiar, al lunii.
În mod evident, o analiză bazată pe astfel de date imprecise nu va fi fiabilă sau ar putea fi chiar înșelătoare. Un memento automat Slack pentru a completa o foaie de prezență în fiecare zi vă poate ajuta să rezolvați această problemă.
Citiți mai multe despre notificările automate Slack referitoare la echipele dvs. de proiect.
Un manager de proiect este, în mod evident, un rol crucial în echipele dvs. de proiect. În mod accidental, este, de asemenea, adesea o persoană care desfășoară activități care ar putea fi optimizate cu ajutorul automatizării gestionării proiectelor. De exemplu, mulți manageri de proiect petrec ore întregi scriind rapoarte privind stadiul proiectului pentru clienți în fiecare săptămână. Poate vă gândiți: este esențial ca clienții noștri să știe ce se întâmplă în proiectele lor.
Sigur, dar procesul de redactare a rapoartelor de proiect tinde să fie foarte ineficient. Cum îl puteți automatiza? Utilizarea rapoartelor de proiect cu actualizare automată pe care le configurați o singură dată și apoi verificați doar starea curentă ar fi o alegere inteligentă în acest caz. Astfel de rapoarte sunt disponibile în multe aplicații PM, precum și în instrumentele de gestionare a resurselor.
Apropo de aplicații, trebuie să vă asigurați că instrumentele utilizate de echipele dvs. oferă opțiuni de automatizare. În caz contrar, va trebui să creați soluții personalizate. Desigur, s-ar putea să nu fie o mare provocare tehnică pentru o casă de software să construiască o integrare personalizată cu API-ul deschis al unui anumit instrument, dar este un cost suplimentar pentru compania dvs. de care ar trebui să fiți conștient.
Căutați instrumente care oferă fluxuri de lucru și declanșatoare personalizate, actualizări automate de stare, opțiuni puternice de raportare etc. De asemenea, este o idee bună să întrebați în mod specific despre posibilitățile de automatizare PM în timpul unei demonstrații a produsului. Echipa din spatele aplicației pe care o luați în considerare este probabil să vă ofere idei interesante cu privire la modul în care puteți automatiza sarcinile echipei dumneavoastră.
Gestionarea eficientă a resurselor este o strategie esențială pentru o casă de software care dorește să planifice și să gestioneze proiecte cu ușurință. Trebuie să acordați atenție programarea resurselor, țineți cont de disponibilitatea oamenilor și încercați să mențineți un volum de lucru echilibrat (citiți despre gestionarea volumului de muncă). Din acest motiv, multe companii IT utilizează software de gestionare a resurselor pe lângă software-ul lor de gestionare a proiectelor.[/vc_column_text]
Un calendar interactiv al resurselor facilitează planificarea și monitorizarea proiectelor.
Rețineți că instrumente de gestionare a resurselor vin, de asemenea, cu funcții utile de automatizare. Teamdeckde exemplu, oferă alerte și notificări Slack/email, actualizarea automată a rapoartelor, integrări încorporate și un API puternic. Puteți utiliza aceste caracteristici pentru a configura alerte sau memento-uri, pentru a vă asigura că managerii de proiect pot pregăti rapid rapoartele de proiect și pentru a conecta Teamdeck cu software-ul PM ales de dvs.
Sună ca o soluție pe care ați putea să o folosiți la casa dvs. de software? Nu ezitați să ne contactați și programați un apel cu Aniela, specialistul nostru în succesul clienților. Vom fi bucuroși să vă prezentăm Teamdeck și să vă oferim informații despre cum puteți utiliza această aplicație pentru a face procesele de gestionare a proiectelor din organizația dvs. mai eficiente și mai eficace.
Una dintre cele mai dificile sarcini pentru proprietarii de întreprinderi și managerii de resurse este programarea turelor. Poate deveni destul de dificil și consumator de timp să planifici cine ar trebui să lucreze când și la ce, pe baza preferințelor personale și...
Ca software house, am testat multe, poate cele mai bune aplicații de gestionare a timpului. În domeniul IT și software - care are în principal clienți de afaceri din SUA și Marea Britanie - suntem obișnuiți să lucrăm cu o gamă absolut...
