Está ficando cada vez mais difícil navegar pelo software de gerenciamento de recursos paisagem. Com novas ferramentas sendo lançadas regularmente e aplicativos existentes oferecendo mais recursos, a escolha é realmente ampla. Isso não significa, entretanto, que seja fácil selecionar a ferramenta certa.
No entanto, como a previsão inadequada de recursos e as dependências de recursos estão entre as causas mais significativas de falhas em projetos (como relatado pelo Project Management Institute), as empresas precisam encontrar um software que as ajude com gerenciamento de recursos de projetos desafios.
Para facilitar um pouco a seleção, listamos os recursos obrigatórios de ferramentas de planejamento de recursos.
Você verá que nos concentramos principalmente em opções que permitem adaptar a ferramenta ao processo da sua equipe. Isso é importante porque você não quer mudar a maneira como você e sua equipe trabalham apenas para serem compatíveis com os requisitos do software. Quando se trata de sistemas de gerenciamento de recursos, a flexibilidade é o caminho a seguir. É por isso que começamos com recursos que permitem que você personalize a ferramenta.
Geralmente, uma ferramenta simples com muitas opções de personalização é a mais poderosa. A possibilidade de adicionar suas próprias categorias ou criar exibições personalizadas afetará seu conforto ao usar a ferramenta.
Veja este exemplo: a maioria dos sistemas de gerenciamento de recursos permite que você filtre seus recursos por seus nomes ou cargos. E se, em vez disso, você quiser usar uma categoria diferente? Por exemplo, dividir sua equipe pelo escritório em que trabalham. Os softwares que oferecem campos personalizados para descrever sua força de trabalho lhe darão essa oportunidade.
A personalização também é importante quando você não está usando todos os recursos que um determinado aplicativo oferece. Você pode editar a exibição principal ou suas análises para mostrar apenas as informações que lhe interessam?
Os elementos da visualização principal do Teamdeck são editáveis: você pode ocultar os recursos que não está usando e criar categorias personalizadas.
Ao avaliar as opções do sistema de gerenciamento de recursos do projeto, preste atenção às diferentes maneiras de verificar a utilização geral da sua equipe.
Isso pode incluir:
- uma visualização de calendário/linha do tempo, na qual é possível ver todos os membros da equipe e suas atribuições,
- relatórios de utilização da equipe,
- notificações para eventos de alarme (horas extras rastreadasplanejamento sobre a própria capacidade).
Ver o panorama geral o ajudará a planejamento de recursosA empresa pode fazer uma análise de risco, prever as necessidades de recrutamento ou fazer alterações no cronograma de seu projeto.
Embora os gerentes (líderes de equipe, PMs, etc.) continuem sendo o grupo que mais usa um sistema de gerenciamento de recursos, os membros regulares da equipe também podem se beneficiar dele. Eles podem, por exemplo, acessar seu cronograma de trabalho, registrar planilhas de horas ou gerenciar sua disponibilidade. E quanto aos seus clientes? Talvez eles também devam poder ver os planos ou relatórios.
O sistema de gerenciamento de recursos que oferece diferentes funções e níveis de permissão permite que você crie uma estrutura de usuários que faça sentido para o seu projeto. É uma grande economia de tempo: em vez de ter que passar informações, os membros da equipe ou os clientes podem vê-las por si mesmos.
O sistema de gerenciamento de recursos orientado por dados tem muitas vantagens. Em primeiro lugar, a análise de dados históricos pode ajudá-lo a descobrir padrões úteis, por exemplo, para Previsão de RH. Depois, você também pode comparar seus planos com os resultados reais de seus projetos, o que lhe dará uma visão da precisão de suas estimativas.
Além disso, os recursos robustos de geração de relatórios são extremamente úteis para a equipe de finanças e operações que tenta monitorar os custos faturáveis e não faturáveis da sua empresa.
Os relatórios do Teamdeck são totalmente personalizáveis: você pode filtrá-los ou adicionar cálculos personalizados.
O uso de dados para tomar melhores decisões é valioso em todos os setores. No entanto, para empresas baseadas em serviços, os relatórios de gerenciamento de recursos são essenciais para gerenciar a lucratividade de seus negócios. Além disso, eles também podem reduzir o incômodo. Por exemplo, as agências e consultorias apreciarão as planilhas de horas que podem ser transformadas em relatórios de clientes ou faturas com apenas alguns cliques.
É claro que a parte mais pesada do gerenciamento de recursos quase sempre será feita em dispositivos desktop. Isso não significa, entretanto, que o acesso móvel ao seu sistema de gerenciamento de recursos não seja importante. Muito pelo contrário: poder verificar a programação ou a disponibilidade da sua equipe em qualquer lugar é muito útil.
Os membros da equipe que são solicitados a controlar seu tempo certamente apreciarão rastreadores de tempo móveisque estão disponíveis como aplicativos complementares para algumas ferramentas de gerenciamento de recursos.
O sistema de gerenciamento de recursos que você escolher se tornará uma parte da caixa de ferramentas geral da sua equipe. Software de gerenciamento de recursos de projetos, chat de equipe, ferramenta de gerenciamento de RH - é só escolher. Independentemente do tamanho do seu ecossistema de ferramentas, você quer evitar ter que inserir dados duas vezes ou perder alguma informação. A integração de aplicativos entre si economizará muito tempo e aumentará a eficiência da sua equipe.
A maioria dos sistemas de gerenciamento de recursos disponíveis oferece algumas integrações internas que exigem configuração mínima. Se quiser criar uma solução totalmente personalizada, você deve escolher ferramentas com integração pública. API com os quais você pode criar seus próprios aplicativos ou automação.
Trabalhando com centenas de empresas, aprendemos que não existe um processo de gerenciamento de recursos que sirva para todos. Tudo depende do tamanho da empresa, do setor ou da natureza de seus projetos.
É por isso que é tão importante encontrar um software que ofereça suporte ao seu processo exclusivo, em vez de atrasar você e sua equipe. Esperamos que esta lista de recursos obrigatórios o ajude a encontrar um sistema de gerenciamento de recursos que seja adaptado (e depois personalizado) às suas necessidades.
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