Como sua empresa pode economizar dinheiro com o gerenciamento de recursos?

Atualmente, muitas empresas estão buscando ideias de otimização de custos em resposta à pandemia global e suas consequências econômicas. Ao tentar minimizar os custos de RH, as equipes decidem implementar congelamento de contratações ou usar a tecnologia de RH de forma mais eficaz, tudo para manter a lucratividade e evitar demissões. No espírito de fazer melhor uso da tecnologia disponível, queremos mostrar a você como as empresas podem reduzir os custos comerciais com gerenciamento de recursos de projetos.

Nossas dicas funcionarão para muitas verticais diferentes, mas as empresas que trabalham para vários clientes ao mesmo tempo (agências, consultorias, empresas de software) talvez as considerem especialmente úteis. Isso acontece porque, quando se faz malabarismo com vários projetos simultaneamente, o planejamento e o gerenciamento de recursos são muito desafiadores.

Primeiro, vamos definir o gerenciamento de recursos.

O que é gerenciamento de recursos?

Em nosso guia para gerenciamento de recursos de projetosdefinimos como fazer o uso mais eficiente dos recursos finitos que estão à sua disposição. De que tipo de recursos estamos falando? De pessoas, é claro, mas também de equipamentos, salas, veículos ou qualquer outra coisa, dependendo da natureza de sua empresa. No entanto, nesta postagem do blog, vamos nos concentrar no gerenciamento de recursos humanos.

Fazer o uso mais eficiente de seus recursos significa utilizá-los de forma eficiente, alocar as pessoas certas para os projetos certos (alocação de recursos)e analisar o trabalho de sua equipe para encontrar oportunidades de otimização. Essas etapas são fundamentais para reduzir os custos da empresa, como você verá nos próximos parágrafos.

Usando bom software de planejamento de recursos o ajudará tremendamente. É claro que o aplicativo não fará todo o trabalho por você, mas permitirá que você faça as coisas com eficiência, economizando tempo e dinheiro no processo. Nesta postagem do blog, você verá telas de Teamdeckum aplicativo usado por equipes de todo o mundo.

Como o gerenciamento eficaz de recursos o ajudará a economizar dinheiro?

Desenvolvimento TeamdeckComo a empresa é um aplicativo completo de gerenciamento de recursos, frequentemente conversamos com nossos clientes sobre o efeito que o gerenciamento de recursos tem em seus orçamentos.

A Apptension foi uma das primeiras empresas a usar o Teamdeck para planejar e gerenciar o trabalho de seus funcionários. Piotr Bandosz, chefe de finanças e pessoal da Apptension, nos disse:

Sem o Teamdeck, estávamos desperdiçando $11.130 do tempo dos funcionários mensalmente para lidar com problemas gerenciais comuns. O Teamdeck nos ajudou a reduzir esse desperdício para $1.249,50, o que nos permite economizar $9.880,50 por mês.

O Apptension é uma equipe de 50 pessoas, portanto, se você dirige uma empresa maior, pode esperar ainda mais economia. Como isso é possível? Vamos entrar em detalhes - como você economiza dinheiro ao implementar o gerenciamento de recursos?

Melhor utilização dos recursos

Por que a utilização de recursos tão crucial? Em resumo: beneficia tanto o empregador quanto os funcionários. Pense na subutilização, por exemplo. As pessoas que estão esperando por tarefas geram custos para a empresa, mas também podem ficarem muito frustrados. Por outro lado, a utilização excessiva pode levar a esgotamento dos funcionários e custos extras para o empregador se você pagar mais por horas extras. É muito simples: com a utilização ideal, você não gera custos desnecessários e os membros da sua equipe podem desfrutar de um equilibrado carga de trabalho da equipe.

O gerenciamento de recursos é fundamental para manter uma boa utilização dos recursos. Ele exige que você preste atenção a planejamento de recursos e atribuindo trabalho a funcionários que podem assumir mais tarefas. Quando você vê as reservas de todos os membros da sua equipe no calendário de recursosSe você não tiver um sistema de gerenciamento de tráfego, é muito mais fácil identificar as pessoas que estão sendo subutilizadas ou superutilizadas.

Melhor rentabilidade do projeto

Um dos motivos pelos quais o gerenciamento de recursos afeta a lucratividade dos projetos é que ele ajuda você a escolher as melhores pessoas para uma determinada tarefa. Isso parece bastante fácil quando sua equipe tem, digamos, dez pessoas. Mas e se você estiver gerenciando mais de 200 funcionários?

Ferramentas de gerenciamento de recursos como o Teamdeck oferecem uma boa visão geral do pool de talentos. Você vê quem está disponível para participar de um novo projeto, mas também pode filtrar os membros da sua equipe por habilidades, tempo de serviço ou local. Quando as melhores pessoas possíveis estão trabalhando em um projeto, é mais provável que ele seja bem-sucedido.

Ainda assim, mesmo que seus melhores talentos consigam entregar o projeto dentro do prazo e do orçamento, pode ser que ele seja pouco lucrativo. Tudo se resume ao orçamento acordado com o cliente e ao método de faturamento.

Por exemplo, quando você fatura por hora (tempo e material), vale a pena analisar o tempo faturável e não faturável da sua equipe. Controle de tempo dos funcionários é um aspecto importante do gerenciamento de recursos. Ele permite que você faça melhorias em nível pessoal (por exemplo, reajustar a carga de trabalho) e em nível de projeto ou mesmo de organização.

Acesse a pasta relatório de planilha de horas e veja qual é o detalhamento das horas faturáveis e não faturáveis. Em seguida, reserve um momento para pensar em como você pode melhorar a proporção a seu favor. Por exemplo, você pode perceber que suas equipes de projeto passam muito tempo em longas reuniões gerais ou em tarefas administrativas, como relatórios de projetos. Você verá literalmente onde está perdendo dinheiro.

Como você pode resolver isso? Melhorar os processos internos de sua empresa é uma ideia. Outra seria abordar os orçamentos futuros de forma diferente e, por exemplo, alocar um buffer maior.

Eliminação de comunicações desnecessárias

A comunicação é fundamental, especialmente para empresas que mudaram para o trabalho remoto. Se você se encontra nessa situação, talvez queira dar uma olhada em nossa postagem no blog sobre comunicação eficaz para equipes remotas.

No entanto, também é verdade que a comunicação pode ser frustrante e consumir muito tempo. Exemplo? Imagine que você é o responsável por uma equipe e tem a seguinte conversa com seu colega:

• Posso tirar um dia de folga na próxima semana?
• Vejamos. Quanto tempo de folga você tem?
• Não faço ideia, mas eu já havia tirado uma licença médica no mês passado. Ainda posso tirar um dia de folga?
• Vou perguntar à equipe de RH e entrarei em contato com você.

Outro exemplo é quando as pessoas não têm certeza do que devem focar em um determinado dia. Pode parecer surpreendente, mas essa não é uma ocorrência rara, especialmente para funções que dão suporte a vários projetos em uma semana (por exemplo, ilustradores, especialistas em DevOps).

Parece bastante inocente, mas conversas semelhantes podem consumir horas das semanas de seus funcionários. Não seria ótimo eliminar essas idas e vindas e, em vez disso, ter sistemas eficientes para planejar e gerenciar o tempo de trabalho ou de férias? É aí que as ferramentas de gerenciamento de recursos são úteis.

Quando sua equipe está comprometida com o gerenciamento de recursos, é fácil para os funcionários verificarem suas prioridades para os próximos dias. As concessões e solicitações de férias também podem ser tratadas de maneira simples. Você economiza dinheiro como empresa e os membros da sua equipe podem se concentrar na comunicação que lhes interessa.

Previsão precisa de recursos

Você já passou por um processo de recrutamento caro apenas para contratar um funcionário que, no fim das contas, não tinha muito o que fazer? Ou talvez você tenha garantido alguns projetos apenas para perceber que não tem o suficiente capacidade para entregá-los e teve de contratar freelancers ou terceirizar equipes por um custo extra? Ambos os cenários poderiam ter sido evitados com a previsão de recursos. Isso significa que você tenta prever quantos recursos serão necessários e quando.

Como o gerenciamento de recursos pode ajudá-lo com previsão de recursos humanos?

Em primeiro lugar, seus gerentes têm melhor visibilidade da capacidade da equipe e da carga de trabalho atual, para que possam planejar o pipeline de produção de acordo. Em segundo lugar, é possível analisar dados históricos das planilhas de horas da sua equipe para identificar padrões. Por exemplo, muitas agências têm uma demanda sazonal de recursos: há meses em que simplesmente há mais trabalho. Saber disso com antecedência permite que você se prepare para uma escassez de recursos e inicie um processo de recrutamento ou negocie um acordo melhor com uma empresa de terceirização. Dessa forma, você otimizará seus gastos e poderá planejar melhor suas finanças.

O gerenciamento de recursos é caro?

Ao enfrentar uma crise, seu primeiro instinto pode ser limitar os gastos. Investir em um aplicativo de gerenciamento de recursos pode parecer contraintuitivo quando você quer desesperadamente economizar dinheiro, certo? Na realidade, desde que a sua equipe gerencial esteja comprometida com a eficiência planejamento e gerenciamento de recursosSe o investimento for feito, o retorno sobre o investimento deve ser alto.

Veja o caso da Apptension, a empresa que estimou que economiza $10k todo mês graças ao Teamdeck. Quanto eles gastam com ele? Uma licença para uma pessoa custa $3,99, portanto, uma equipe de 50 pessoas paga $199,50 por mês. Como você pode ver, isso é apenas uma fração da economia que eles conseguem gerar graças ao gerenciamento eficaz de seus recursos.

Está se perguntando qual seria o retorno sobre o investimento para sua empresa? Vamos conversar sobre isso! Agende uma chamada com Aniela: ela discutirá suas necessidades de gerenciamento de recursos e mostrará como o Teamdeck pode ajudá-lo a reduzir os custos comerciais.

Teamdeck.io - a solução dedicada para o gerenciamento de recursos