Ao pesquisar recursos para líderes e gerentes de equipe, você encontrará muitas evidências contra o microgerenciamento. "Pare de microgerenciar os membros da sua equipe!" "Os funcionários odeiam gerentes que microgerenciam!" - isso significa que o microgerenciamento é sempre ruim? Nesta publicação, tentaremos mostrar que o microgerenciamento é, de fato, uma estratégia potencialmente prejudicial, mas há situações em que ele pode ser eficaz.
Mas, primeiro, vamos definir o que é de fato o microgerenciamento nas configurações do projeto.
Por que o microgerenciamento está presente no gerenciamento de projetos?
O microgerenciamento é um estilo de gerenciamento em que você controla sua equipe e o trabalho dela de perto. Em gerenciamento de projetos e recursosO projeto é um projeto que envolve a equipe que tenta entregar um projeto.
Embora muitos participantes do projeto (internos e externos) possam estar controlando excessivamente as pessoas que trabalham em um projeto, nesta postagem do blog, vamos nos concentrar em um gerente de projeto microgerenciador.
Antes de nos aprofundarmos nas desvantagens e vantagens (sim, existem algumas) do microgerenciamento ao gerenciar uma equipe de projeto, talvez você queira analisar seu próprio comportamento e, possivelmente, admitir que também é um gerente de projeto microgerenciador.
Você é um PM microgerenciador?
Como gerente de projeto, você terá de supervisionar o trabalho da sua equipe de projeto. A meta é concluir o projeto com êxito: dentro do prazo e do orçamento. Não é preciso muito para que essas responsabilidades de monitoramento se transformem em controle excessivo. Se reconhecer alguns desses comportamentos em seu próprio trabalho, você pode estar apresentando sinais de um PM microgerenciador:
- Você planeja cada pequeno detalhe das tarefas da sua equipe para eles.
- Você tende a terminar as tarefas da sua equipe porque "é mais rápido/melhor quando você faz isso".
- Sua equipe participa de reuniões de status frequentes e/ou fornece relatórios de status regulares.
- Você sabe exatamente no que todos da sua equipe estão trabalhando no momento, mas não sabe necessariamente sentir que você entende a condição geral do projeto.
- Mesmo que muitas vezes você sacrifique seu equilíbrio entre vida pessoal e profissionalSe você não tem tempo para pensar em uma estratégia, não se sente à vontade.
- Você tenta controlar todos os aspectos do projeto: "não está pronto até que eu diga que está pronto".
- A maioria dos elementos de seu projeto passa por muitas edições antes de você ficar satisfeito com o resultado.
Agora, você pode dizer se o microgerenciamento ultrapassou suas funções de gerenciamento de projetos. Vamos discutir as consequências desse estilo de liderança.[/vc_column_text]
Por que você deve evitar o microgerenciamento como gerente de projeto?
Começaremos com as más notícias simplesmente porque, na maioria dos casos, o microgerenciamento não é realmente bom para os membros da sua equipe e para o projeto em que estão trabalhando. Veja por quê.
Em primeiro lugar, isso pode de fato prejudicar a produtividade. A estudo conduzido por pesquisadores da Universidade de Louisville, no Kentucky, descobriu que "a pressão prejudica o desempenho se levar você a prestar atenção de uma forma que seja ruim para a tarefa específica que está realizando". As pessoas que participaram do estudo, quando sentiam que estavam sendo controladas, não se concentravam no resultado da tarefa, mas na tarefa em si, mostrando que o monitoramento explícito pode afetar negativamente o desempenho.
Se você tende a controlar demais seus funcionários, é provável que também organize muitas reuniões, especialmente reuniões de status. Em nosso guia para gerenciamento eficaz de reuniõesSe você não tiver uma reunião com todos os funcionários, sugerimos que as atualizações de status sejam compartilhadas por escrito e não durante uma reunião longa com todos os funcionários.
Controlar excessivamente todos os aspectos do trabalho dos membros da sua equipe também é terrível para o moral da equipe. As pessoas ficam frustradas ou desmotivadas porque não sentem que têm autonomia para fazer seu trabalho. Eventualmente, isso pode causar uma alta rotatividade na sua equipe de projeto ou conflitos entre você e sua equipe. Não é preciso dizer que Construindo confiançaque é tão importante nas configurações do projeto, é muito difícil.
A criatividade e a paixão são limitadas. Os membros da equipe tornam-se mais indecisos e passivos: afinal de contas, não importa o que eles façam - o gerente geral encontrará algo para corrigir de qualquer maneira. Um PM microgerenciador pode achar que é uma experiência de aprendizado para sua equipe, quando, na verdade, ninguém aprende nada.
Não é um estilo de gerenciamento de projetos escalável. Você gasta uma quantidade enorme de tempo editando/acabando/controlando tarefas que outras pessoas provavelmente estão perfeitamente equipadas para concluir. É impossível realizar suas funções de gerenciamento de projetos e tentar melhorar as tarefas de todos os outros ao mesmo tempo. Com o tempo, seus funcionários podem se tornar dependentes de você, o que retardará ainda mais o progresso do trabalho que vocês precisam realizar juntos.
Quando o microgerenciamento é aceitável?
Microgerenciar o membro da sua equipe pode ser uma abordagem bem-sucedida, mas apenas em alguns casos:
- A crise (uma crise real em todo o projeto, não uma constatação no meio do dia de que "as coisas estão indo muito devagar"). Quando parece que o cronograma do seu projeto está em risco devido a uma mudança repentina de prioridades ou à escassez de recursos, talvez seja necessário ajudar a sua equipe com o planejamento e a execução de tarefas.
- A necessidade de rapidamente colocar os membros da equipe em dia. De vez em quando, você pode perceber que algumas pessoas da sua equipe precisam de um empurrãozinho extra. Talvez elas sejam novas na equipe e não entendam completamente suas atribuições ou as complexidades do projeto? Esses funcionários podem realmente se beneficiar do seu monitoramento ativo do trabalho deles por algum tempo.
Lembre-se de que, para que seja minimamente eficaz, o microgerenciamento deve ser uma solução de curto prazo.
Veja como evitar o microgerenciamento em seu projeto
O ideal é que você não queira microgerenciar a sua equipe. Ao mesmo tempo, como gerente de projeto, você quer garantir que as tarefas sejam realizadas e que o projeto siga na direção certa. Em nossa opinião, é possível atingir ambos os objetivos quando se presta atenção a dois elementos-chave de equipes de projeto felizes e produtivas: transparência do projeto e visibilidade dos funcionários.
Transparência da equipe e do projeto pode eliminar sua necessidade de controlar os membros da equipe. Como? Quando você incentiva a comunicação aberta e garante que as pessoas entendam suas tarefas, não precisa monitorá-las tão de perto. Se surgirem problemas, elas o informarão e vocês poderão resolvê-los juntos.
No entanto, pode ser que seus funcionários nem mesmo percebam que algumas ações corretivas precisam ser tomadas. Por exemplo, eles podem estar trabalhando em suas tarefas, sem perceber que o tempo real que gastam nessas tarefas está ficando cada vez mais diferente de suas estimativas. Isso é algo difícil de detectar no trabalho diário, mas pode ser facilmente reconhecido quando se olha para o quadro geral. É por isso que é vantajoso ter visibilidade na carga de trabalho, nas planilhas de horas e na disponibilidade da sua equipe. Como conseguir isso sem exigir relatórios de status frequentes? Uma resposta seria introduzir software de gerenciamento de recursos em sua organização. Seus funcionários podem usá-lo para controlar o tempo deles e verificar os projetos para os quais foram designados, e você, como gerente, pode monitorar seu desempenho da equipe sem colocar muita pressão sobre os membros da sua equipe.
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