Se você está se perguntando o que é gerenciamento de recursos, está em um bom lugar. Ao gerenciar um projeto, você não gerencia apenas as tarefas necessárias para entregá-lo. A maneira como você planeja, organiza e gerencia sua equipe tem um impacto significativo no sucesso do projeto. Não é de se admirar que seguir as práticas recomendadas de gerenciamento de recursos possa fazer uma diferença real no local de trabalho.
O que você receberá com este artigo:
- Como software de gerenciamento de recursos aumentou a eficácia do gerenciamento de recursos do projeto
- A função do gerenciamento de recursos no gerenciamento de projetos
- Técnicas de programação de projetos
- Diferenças entre o planejamento de recursos, alocação de recursose programação de recursos
Por que o gerenciamento de recursos do projeto?
Como gostaríamos de esclarecer a essência do gerenciamento de recursos do projeto, precisamos introduzir um pouco de conversa acadêmica com o objetivo de esclarecer os termos relacionados ao nosso tópico principal.
Mas há também outro motivo para essas controvérsias. Sem uma compreensão clara dos principais elementos e fatores que compõem o gerenciamento de recursos do projeto, as decisões de qualquer pessoa ficam expostas a um risco maior de erro. Erros relacionados aos processos dentro do projeto ou até mesmo na seleção do software para aumentar o gerenciamento dos recursos do projeto.
Ter uma visão geral fará com que você não se perca no labirinto de conceitos e conexões pouco claras entre as áreas de conhecimento que fundamentalmente apoiam o gerenciamento de projetos.
Do projeto, gerenciamento de projetos, ao gerenciamento de recursos do projeto
Gerenciamento de projetos de TI, gerenciamento de projetos de marketingGerenciamento de projetos no setor imobiliário, ou gerenciamento de projetos de agências de criação - Seja qual for o setor que você inserir antes da palavra "gerenciamento de projetos", as fases, os processos e as etapas são basicamente os mesmos. Mas, antes de você conhecer o assunto, é preciso fazer uma pequena introdução.
Como sabemos, as pessoas aprendem mais rápido quando veem imagens ou exemplos - algo pode ser captado pelos sentidos, com os olhos em primeiro lugar. Portanto, antes de sermos expostos a inúmeras perguntas relacionadas ao significado de cada termo nas definições apresentadas abaixo, vamos começar com exemplos imaginativos e facilmente adaptáveis pertencentes à família do gerenciamento de projetos.
Começando de forma menos complexa e levando menos tempo:
- Criação de um site de boas vendas com muitos elementos interativos que não ficará lento nos dispositivos móveis - em 4 semanas;
- reformulação de um projeto de garrafas de uma empresa de cerveja e sua fabricação antes do início do verão - em 3 meses;
- expansão das vendas para um novo mercado, que inclui aluguel de escritórios, busca, seleção e contratação de novos especialistas, preparação de um plano de marketing e sua implementação para a demanda local - em 6 meses;
- criar algo como isto abaixo em 48 meses - criar a maior represa do mundo. Este exemplo está localizado no terceiro maior rio do mundo, o rio Yangtze, na China.
Concluindo, sempre que você pensa em "projeto", precisa ter uma ideia de quantas pessoas, habilidades, subcontratados, ferramentas e arranjos compõem o projeto. Quantos recursos, dependências, pequenas etapas e um milhão de tarefas e cronogramas estão envolvidos para concluir cada ilustração do projeto?
Continuando nosso assunto, é hora de nos aprofundarmos nas definições. Então, vamos começar com algo mais fácil de adotar. Vamos imaginar que você esteja conversando com o garoto e queira descrever a ele o significado de gerenciamento de projetos. Em um contexto como esse, você poderia facilmente concordar com a definição do site projectmanager.com:
O gerenciamento de projetos é a disciplina de planejamento, execução e conclusão de projetos.
O entendimento mencionado acima vê o gerenciamento de projetos como um processo e o divide em três etapas. É claro que cada uma delas contém alguns outros grupos de elementos, processos, tarefas e - sempre subestimados, sempre imprevisíveis - desafios relacionados a cada um deles.
No entanto, é uma versão muito simplificada do ciclo de vida do gerenciamento de projetos - porque é assim que os especialistas denominam o processo. A mais popular é a versão com 5 fases. Desenvolvida pelo PMI, inclui concepção e iniciação, planejamento, execução, desempenho/monitoramento e encerramento do projeto.
Mas essa definição não levanta a questão de quem. Para ser mais específico, um ser humano, um especialista e suas competências, experiência ou maturidade.
De acordo com o mesmo PMI que mencionamos com frequência aqui, eles ofereceram uma definição que destaca algo por trás de cada projeto. Trata-se das pessoas, desde os gerentes de projeto até os contratados do projeto e a força de trabalho envolvida no projeto. Pessoas que programam, mas também que são selecionadas para participar em algum estágio do projeto e designadas para tarefas.
Parafraseando suas palavras, o gerenciamento de projetos consiste em usar conhecimento específico, talentos, habilidades, dispositivos, ferramentas, métodos, processos e técnicas para fornecer algo de "valor para as pessoas".
Como podemos ver, aqui se trata mais de competências (e também de competências sociais), de ter informações e a capacidade de implementar esse conhecimento. Ou - para usar uma frase retirada, digamos, de uma biblioteca motivacional - transformar o pensamento em ação e fazer as coisas.
No resumo deste capítulo, usamos a proposta do instituto Association for Project Management. Não é a mais fácil de lembrar, ou mesmo de entender a definição de gerenciamento de projetos, mas depois de ler o que está acima, pode ser fácil imaginar o que o autor tinha em mente. Porém, há algo com que não concordamos. No entanto:
O gerenciamento de projetos é a aplicação de processos, métodos, habilidades, conhecimento e experiência para atingir os objetivos específicos do projeto de acordo com os critérios de aceitação do projeto dentro dos parâmetros acordados. O gerenciamento de projetos tem resultados finais que são limitados a uma escala de tempo e a um orçamento finitos.
Algumas palavras de comentários. Vemos algumas semelhanças com as propostas sugeridas anteriormente, portanto, não é preciso dizer mais nada sobre isso. O que há de novo são o tempo e o orçamento limitados e os critérios de aceitação. Começando pelo último, seu cliente geralmente tem algumas expectativas sobre o que ele quer ver no final, como deve funcionar e como deve ajudar a resolver seus desafios. Ele não pode aceitar o resultado de seu trabalho. E depois?
Mas é difícil fazer uma contradição - os critérios de aceitação podem fazer com que um projeto dure mais do que o previsto. Porém, não podemos concordar com a afirmação que sugere que o orçamento e o tempo são as condições que tornam a liderança do projeto qualificada como gerenciamento de projetos.
O prazo e o orçamento finitos são o que separa o gerenciamento de projetos do simples gerenciamento [Tela acima = visão geral do controle de tempo de várias tarefas por meio do sistema de gerenciamento de recursos do projeto].
Qualquer pessoa sabe que os dois últimos aspectos que devem ser levados em conta por qualquer presidente, chefe ou tomador de decisões que esteja realizando qualquer projeto são o tempo e o orçamento mencionados anteriormente, porque eles não são ilimitados. Mas o único retorno do investimento, o retorno esperado no período de tempo esperado, tem o maior impacto sobre as decisões de negócios do que qualquer outro fator. E, do ponto de vista de muitas empresas, a parte fundamental do negócio é o dinheiro. Porque, se você tiver dinheiro suficiente, não precisará tomar decisões precipitadas e esperar o que os concorrentes farão na luta pelos próximos clientes.
Se concordarmos com a última afirmação, não podemos concordar com a afirmação de que o gerenciamento de projetos é algo diferente de "gerenciamento", indicando que o principal fator que distingue ambos é que o gerenciamento de projetos tem esse resultado final e um período de tempo finito, ao contrário do gerenciamento, que é um processo contínuo.
Não temos certeza se está funcionando apenas dessa forma. O objetivo da empresa é ter muitos clientes, especialmente a quantidade de clientes que permite que a empresa funcione? A empresa precisa de comunicação contínua com os clientes em potencial? O departamento de marketing implementa, no tempo necessário, tarefas menores ou projetos maiores para melhorar a comunicação, o número de visitantes do site e o número de leads? As pessoas responsáveis pelo marketing e pela comunicação não precisam informar os resultados uma vez por mês ou algumas vezes por ano?
A resposta à pergunta Por que um gerenciamento de recursos de projeto
Você entende a importância do gerenciamento de recursos do projeto agora?
Qual é a função do gerenciamento de recursos do projeto?
Você já sabe muito sobre gerenciamento de projetos, portanto não precisa se informar mais. Também já sabemos onde sempre para encontrar entre as 5 fases do ciclo de vida do gerenciamento de projetos o local para o gerenciamento de recursos do projeto.
- Fase de iniciação e concepção
- Planejamento - sempre aqui
- Lançamento e execução - sempre aqui
- Monitoramento e controle - sempre aqui
- Encerramento do projeto
É para a estrela brilhante de nossa investigação - o gerenciamento de recursos do projeto. Já sabemos o que significa um projeto. Então, quais são os recursos?
Graças ao Corpo de conhecimento do APMComo sabemos, os recursos são entendidos em sua amplitude - como pessoas (e suas habilidades), mas também como dinheiro, maquinário, materiais, tecnologia e qualquer outra coisa necessária para entregar o resultado esperado. Também se pode dizer que um recurso é tudo o que é necessário para concluir uma tarefa ou projeto.
É claro que, do ponto de vista de muitas empresas, especialmente as voltadas para serviços, o gerenciamento de recursos tem tudo a ver com pessoas. Pessoas e suas habilidades.
Para eles, o gerenciamento de recursos do projeto é:
(...) adquirir, alocar e gerenciar os recursos, como indivíduos e suas habilidades, finanças, tecnologia, materiais, maquinário e recursos naturais necessários para um projeto. O gerenciamento de recursos garante que os recursos internos e externos sejam usados de forma eficaz, dentro do prazo e do orçamento.
Não é exatamente a definição mais fácil já feita, devido aos seus termos ambíguos, mas poderia ser muito boa para uma dissertação acadêmica. Mas não neste blog. No Projectmanager.com, nós a conhecemos de forma direta. Sem falar em qualidade, exigências e expectativas das partes interessadas, ou mesmo em tempo e orçamento.
O gerenciamento de recursos é o processo de planejamento, programação e alocação de recursos para concluir um projeto.
Um bom gerenciamento de recursos faz com que os recursos certos estejam disponíveis no momento certo para o trabalho certo. E a função do gerente de recursos é - parafraseando as palavras do APM - identificar os recursos necessários (funcionários com habilidades e experiência relevantes) para entregar o trabalho, como parte do planejamento, e determinar quando os recursos serão necessários, por meio da programação.
Como podemos ver, de modo geral, as definições - excluindo a forma como são apresentadas - são semelhantes. Se tentarmos comparar as definições de gerenciamento de recursos do projeto, ficaremos mais esclarecidos ao ver o que todas elas têm em comum. Bem:
- pré-planejamento/planejamento
- alocação/escalonamento/combinação
- monitoramento/medição
- otimização
Para resumir a discussão até agora, o gerenciamento de recursos do projeto é, sem dúvida, o elemento mais exigente e desafiador do processo de gerenciamento de projetos. Sua função - de modo geral - se resume a planejar, organizar, controlar e medir o trabalho das pessoas.
O gerenciamento de recursos do projeto é - para simplificar - fazer o uso mais eficiente dos recursos finitos que estão à sua disposição. Ou - para dizer como as coisas realmente estão acontecendo - usar o máximo de recursos disponíveis - previamente identificados e examinados quanto às habilidades adequadas - para concluir um projeto em um tempo esperado e com um resultado esperado.
Entre a programação de recursos, a alocação de recursos e o gerenciamento de recursos do projeto
Para evitar uma introdução muito longa, é preciso estar ciente de que os três termos mencionados acima, para alguns gerentes de projeto e representantes acadêmicos, são entendidos como separados e cada um deles tem seu próprio significado.
Mas, para algumas pessoas, a programação de recursos e a alocação de recursos têm o mesmo significado, e ambas fazem parte de algo maior: o gerenciamento de recursos. No entanto, em muitas fontes sobre o nosso assunto, também é possível encontrar definições que sugerem a equiparação entre "gerenciamento de recursos" e "programação de recursos" (dê uma olhada na definição da Wikipedia). Portanto, é hora de dar algumas palavras de explicação.
Concordamos com a empresa Saviom - nossa concorrente no mercado de sistemas de gerenciamento de recursos de projetos - que:
A alocação de recursos, também conhecida como programação de recursos, reconhece e atribui recursos para um período específico a várias atividades
Em um piscar de olhos, podemos ver que essa definição também pode ser tratada como uma definição de gerenciamento de recursos. Não é mesmo? No entanto, neste artigo, tentamos manter a ordem de acordo com a qual o gerenciamento de recursos do projeto e todo o seu processo contêm o agendamento e a alocação como suas partes.
Poderíamos continuar esse discurso sobre a definição de nuances, mas esse não é o objetivo. O objetivo deste capítulo é fornecer a você uma visão mais ampla das considerações terminológicas e dos desafios relacionados ao termo de interesse.
KPIs, desafios e função útil do software para o gerenciamento de recursos de projetos
KPIs de gerenciamento de recursos do projeto
A. Horas estimadas vs. horas reais trabalhadas pelo funcionário
Se o projeto está fluindo de acordo com o plano - essa é uma pergunta constante na cabeça de todo gerente de projeto. A comparação de um valor estimado presumido (como as horas que devem ser gastas em uma tarefa pelo funcionário) com as horas reais rastreadas é a maneira de verificar o progresso. Graças a esse método, você poderá identificar os primeiros sinais de atrasos no projeto e fazer algumas alterações durante o projeto atual ou no futuro.
B. Custo estimado vs. custo real por membro da equipe (variação de custo de recursos)
Os custos gerados pelo trabalho de uma equipe são outro fator que obriga os líderes de projeto a pensar intensamente. Bons sistemas de gerenciamento de recursos de projetos permitem atribuir taxas horárias ou mesmo diárias a cada um dos membros da equipe e compor rastreamento de custos do projeto relatórios baseados neles e nas planilhas de horas de sua equipe.
C. Horas faturáveis vs. não faturáveis
A divisão entre horas não faturáveis e faturáveis em projetos ajuda a monitorar a lucratividade da empresa. Verifique quantas horas os membros da sua equipe gastam em atividades como reuniões, tarefas administrativas etc.
D. Utilização de recursos / Utilização de funcionários
A utilização de recursos é um dos KPIs de desempenho mais importantes monitorados nas empresas. Afinal, você não quer que sua equipe esteja com excesso de reservas ou de trabalho. E, caso contrário, ninguém deve ficar sem tarefas. Existem 2 maneiras de calcular utilização de recursose você deve usá-los em duas fases diferentes do ciclo de vida do projeto.
Desafios que surgem durante os processos de gerenciamento de recursos do projeto
A. Falta de acesso fácil às competências dos recursos e ao pool de recursos
Quanto maior o número de projetos, maior o número de funcionários envolvidos. Quanto maior o número de funcionários, mais difícil é encontrar rapidamente os funcionários adequados para designar a um projeto. A função de um sistema de planejamento de recursos de projeto suficiente é ajudar a encontrar recursos com as habilidades, a maturidade, a experiência, as competências, a localização, o perfil de custo, o fuso horário, etc. esperados.
B. Visão geral do desempenho do recurso ausente
A medição da produtividade ainda é o principal desafio das empresas, tanto das novas quanto das que têm uma longa tradição. A análise do tempo de trabalho - tanto produtivo quanto improdutivo -, o rastreamento do tempo do funcionário gasto em tarefas específicas é a maneira que ajuda na otimização do trabalho e na previsão de tempo e orçamento.
C. Conflitos de agendamento
Conflitos de agendamento não são algo raro, mesmo em uma empresa muito bem organizada. Especialmente em empresas de software, agências de publicidade e outras empresas voltadas para serviços, onde até mesmo alguns gerentes de projeto estão procurando recursos adequados. O sistema de gerenciamento de recursos do projeto alerta sobre as sobreposições de reservas e, do ponto de vista do funcionário, sobre o overbooking.
D. Planejamento inadequado da capacidade de recursos
O planejamento da capacidade dos recursos pode evitar atrasos de última hora. A capacidade define os recursos disponíveis para a execução de uma tarefa específica.
Se você entregou um projeto no prazo e dentro do orçamento, está no caminho certo. Muitas organizações não conseguem delinear a capacidade de recursos na fase inicial do projeto; como resultado, é difícil planejar a alocação de recursos.
A capacidade de recursos pode ser analisada com o rastreamento de recursos. Graças a algumas ferramentas multifuncionais de gerenciamento de recursos com gerenciamento de projetos que podem facilitar esse desafio.
Dependendo do tamanho da sua equipe, do perfil da empresa e da metodologia de gerenciamento de projetos que você segue, é possível escolher entre uma variedade de ferramentas de gerenciamento de recursos. Na verdade, no início, você pode até usar uma simples planilha para fazer isso (embora eu aconselhe o contrário, pois as planilhas podem se tornar ineficazes à medida que sua empresa cresce).
Resumindo este capítulo, o ideal é que uma ferramenta de gerenciamento de recursos deve consistir em um cronograma (por exemplo, na forma de um simples calendário de recursos ), a disponibilidade de seus recursos, as reservas atuais e as planilhas de horas.
Categorias ou tags personalizadas também são úteis, pois facilitam a navegação até os recursos de que você precisa no momento, filtram a visualização por funções ou projetos específicos etc.
Por fim, talvez você queira escolher uma ferramenta com uma seção de relatórios integrada, na qual possa usar facilmente os dados coletados para analisar a carga de trabalho da equipe, orçamentos de projetosou o ROI para a empresa.
Quanto mais abrangente (porém clara) for a visão, melhores serão os insights que você poderá extrair dela.
Em que projeto o gerente de recursos está envolvido? Quais são seus vícios?
A função e as responsabilidades do gerente de recursos do projeto
Da betterteam.com - a empresa do setor de RH:
Os gerentes de recursos auxiliam os gerentes de projeto no planejamento de recursos humanos e na alocação de pessoal. Eles determinam a capacidade da empresa de atender aos requisitos de pessoal dos projetos, designam pessoal para os projetos e contratam novos funcionários. Eles também podem gerenciar as folhas de pagamento e treinar a equipe.
Para melhor visualização da função principal deste capítulo - planejador de recursos - vamos usar uma comparação. A comparação baseia-se na diferença simplificada entre gerentes de recursos e gerentes de projetos. Assim, os gerentes de projeto operam em nível de projeto - eles coordenam um grupo de projetos (na maioria das vezes, conectados entre si) ou apenas um projeto. Eles são responsáveis por fazer com que a equipe do projeto o conclua. Já os gerentes de recursos atuam em nível de empresa. Selecionam, alocam e combinam recursos adequadamente qualificados para vários projetos.
A Association for Project Managers, da boca de Kirsten Bird, propõe esse significado de nossa estrela.
O profissional do projeto deve identificar os recursos necessários para entregar o trabalho, como parte do planejamento, e determinar quando os recursos serão necessários, por meio do agendamento.
O que gostaríamos de enfatizar extremamente é a primeira parte, quando diz "Must identify...". Por que ela é tão importante? Em primeiro lugar, mas não o mais importante, porque é o ponto de partida. Ao falar sobre os aspectos do gerenciamento de recursos, a maioria das vezes destaca o agendamento em seu núcleo. Aqui vemos o que é o fundamento de uma boa programação - habilidades interpessoais, especialmente um ótimo olho e sensibilidade com as pessoas.
Agora é a vez do Responsabilidades do gerente de recursos:
- Verificação da disponibilidade da equipe com base em habilidades e atribuição a projetos que facilitarão o encerramento do projeto dentro do prazo e do orçamento indicados
- Observar a utilização, a carga de trabalho e as horas extras dos funcionários
- Documentar processos e manter registros
- Trabalhar em equipe com departamentos internos e garantir a quantidade adequada de funcionários relevantes
- Fornecer aos gerentes de projeto suporte constante relacionado ao gerenciamento de recursos.
- Reduzir as preocupações com os recursos realocando funcionários, revisando metas ou designando equipes adicionais
- Contratação de novos funcionários de acordo com os requisitos da empresa ou do projeto
- Auxiliar nos processos de RH, como faturamento, treinamento de pessoal, administração da folha de pagamento, remuneração, etc.
- Manter-se informado sobre as tendências de gerenciamento de recursos e leis trabalhistas.
Escopo de conhecimento ao qual o gerente de recursos do projeto está vinculado
Áreas de conhecimento fornecidas pelo Project Management Body of Knowledge (PMBOK).
- Gerenciamento de integração: Utiliza vários processos e metodologias de gerenciamento de projetos para criar uma estratégia que ajude as equipes a trabalhar melhor em conjunto.
- Gerenciamento do escopo: As tarefas, as entregas e os marcos do projeto são identificados, definidos e controlados por meio de um processo que inclui a coleta de requisitos das partes interessadas, a criação de uma estrutura analítica do trabalho (WBS) e o monitoramento e o gerenciamento de mudanças.
- Gerenciamento de cronograma: cria um cronograma realista para atingir as metas do projeto.
- Gerenciamento de custos: Processo que gerencia o planejamento e o controle dos custos relacionados a um projeto. Isso significa coletar, analisar e gerar relatórios sobre os custos para prever e monitorar o orçamento do projeto e evitar gastos excessivos.
- Gerenciamento da qualidade: Supervisionar todas as atividades relacionadas à criação de produtos do projeto para garantir que ele atenda às expectativas de qualidade. Isso é feito por meio da medição contínua da qualidade durante toda a execução do projeto e da correção de quaisquer desvios das expectativas de qualidade.
- Gerenciamento de recursos: Obter o máximo das pessoas, dos materiais e dos equipamentos necessários para executar seu projeto, alocando e realocando recursos conforme necessário.
- Gerenciamento de comunicação: Vários processos são usados para transmitir mensagens claras em um projeto. Isso envolve a criação de canais, frequência e mensagens corretas para garantir que elas sejam recebidas em tempo hábil e compreendidas.
- Gerenciamento de riscos: Identificar, avaliar e prevenir ou mitigar riscos em seu projeto, sejam eles riscos negativos a serem evitados ou riscos positivos a serem explorados.
- Gerenciamento de aquisições: Criar e manter relacionamentos com recursos externos necessários ao seu projeto. Isso inclui fornecedores que vendem produtos e serviços necessários para atender aos objetivos do projeto.
- Gerenciamento de partes interessadas: Identificar as partes interessadas no projeto, determinar suas expectativas e influência e, em seguida, desenvolver estratégias para gerenciá-las e mantê-las atualizadas sobre o progresso.
Estratégias de gerenciamento de recursos de projetos
A. Alocação de recursos
Levando em conta as habilidades e a disponibilidade de seus funcionários, você deve ter uma lista de funcionários pronta para ser atribuída a um projeto. Com uma lista de funcionários já selecionados para participar do seu projeto, você pode reservá-los na ferramenta de sua escolha.
Como alocação de recursos O gerenciamento de recursos humanos é o processo de aproveitar ao máximo os recursos que você tem, portanto, você deve acompanhar o desempenho e a utilização deles. Esse aspecto do gerenciamento de recursos humanos o ajudará a evitar a subutilização ou a superutilização e a evitar o esgotamento dos funcionários.
Outros benefícios da alocação de recursos incluem:
- maior visibilidade de todos os recursos da empresa
- reservas mais precisas
- negociações mais fáceis sobre reservas com outros PMs
B. Utilização de recursos
Você fica de olho na quantidade de trabalho que está sendo feita pelos seus recursos humanos, técnicos, mecânicos e outros, além de ficar de olho nas horas que eles trabalham. Você estará especialmente preocupado com os recursos que estão "subutilizados" ou "superutilizados" (alocação geral).
C. Nivelamento de recursos
Se for possível ajustar o cronograma do projeto para cumprir o prazo do projeto, você poderá usar o nivelamento de recursos. Para modificar um cronograma usando o nivelamento de recursos, divida ou mescle as atividades de acordo com a disponibilidade dos recursos, para que não haja membros da equipe do projeto subutilizados ou superutilizados.
D. Previsão de recursos
Um gerente de recursos que faz bem o seu trabalho e conhece seus números será capaz de prever, com razoável confiança, a quantidade de trabalho que sua equipe pode realizar em um período de tempo. Isso permite que a equipe e a empresa se preparem e planejem com precisão os próximos compromissos.
Planejamento de alto nível e gerenciamento de recursos de projeto
Agora que você sabe o que é gerenciamento de recursos, precisa elaborar um plano. E não é qualquer plano - para gerenciar com eficiência os recursos em vários projetos, você precisa ter um plano de alto nível para cada projeto.
Planejamento de alto nível
Planejamento de alto nível é a visão de um gerente de projeto sobre ele:
- gol,
- objetivos comerciais,
- restrições,
- pessoas necessárias para entregá-lo,
- cronograma e orçamento.
No gerenciamento de recursos do projeto, um plano de alto nível ajuda a responder à pergunta: "De quais funções eu preciso para entregar um projeto com sucesso, dentro do prazo e do orçamento?"
Ao criar um plano de alto nível, você ainda não precisa criar uma lista detalhada de todas as tarefas. Em vez disso, você precisa incluir:
- Objetivos -Eles lhe dão uma compreensão do que deve ser alcançado no projeto.
- Cronograma - ajuda você a perceber qual é o prazo para entregar o projeto e se é possível com os recursos que você tem.
- Equipe - Isso permite que você entenda as funções necessárias para o projeto.
Com um plano de alto nível, você tem uma visão geral melhor da capacidade dos seus recursos e do escopo do projeto.
Planejamento de recursos
Com um plano de alto nível, você tem uma visão geral do que é necessário para realizar um projeto. Também já dissemos que ele ajuda você a entender quais funções são necessárias para realizá-lo. Mas como exatamente você identifica essas funções antes de atribuí-las a esse novo projeto?
De acordo com o padrão preparado pelo internacionalmente conhecido Project Management Institute, o PMBOK®, planejamento de recursos é "determinar quais recursos (pessoas, equipamentos, materiais, etc.) e quais quantidades de cada um devem ser usadas para realizar as atividades do projeto".
Usando um estrutura analítica do trabalhoduração estimada ou dados históricos, você pode determinar:
- uma lista de funcionários com as habilidades necessárias para realizar um projeto,
- suas reservas e disponibilidade atuais,
- sua disponibilidade durante todo o projeto.
Quando você tiver uma lista de funcionários que pode contratar sem causar conflitos de programação, estará pronto para alocá-los ao seu projeto.
Planejamento eficiente de projetos futuros como uma meta fundamental do planejamento de recursos do projeto
Com planos de alto nível para todos os projetos que executa e uma ideia de como usar seus recursos no momento, você conhece sua capacidade e o pipeline da empresa.
Agora, quando sua empresa ganha novos projetos, você pode responder rapidamente às seguintes perguntas:
- Você é capaz de conduzir esses projetos sem, por exemplo, contratar mais recursos humanos (sejam eles internos ou freelancers)?
- Quando você pode começar e como isso afeta seu resultado final? Você pode verificar isso, por exemplo, calculando a lucratividade do seu projeto, mas também o custo dos possíveis processos de contratação.
Integração do projeto como parte do gerenciamento eficaz de recursos do projeto
Integração de projetos é uma parte importante do gerenciamento eficaz de recursos. Apresente aos membros da sua equipe as metas, os objetivos e os resultados do projeto em que eles trabalharão. Essa estratégia aumentará transparência do projeto e ajudá-lo a criar confiança com sua equipe como PM.
Essa parte do processo consiste em quatro etapas:
- Transmitir informações sobre o projeto para a equipe - os documentos que você pode usar incluem uma lista de entregas (por exemplo, Documento de requisitos comerciais), cronograma do projeto, declaração de trabalho atual (SOW) e relatório semanal de status do projeto.
- Atribua membros da equipe ao projeto certo no ferramenta de gerenciamento de recursos que você usa (a menos que já tenha feito isso).
- Configure ferramentas de colaboração e canais de comunicação e conceda aos membros da equipe acesso àqueles de que precisarão durante o trabalho no projeto.
- Realize uma sessão de integração.
Técnicas de programação de projetos e recursos
Para alinhar o cronograma do projeto, os recursos disponíveis e o escopo, use a programação de recursos. Isso é crucial, pois informa quando exatamente você precisará de determinados recursos para que possa planejar suas reservas de acordo. Lembre-se de ficar de olho na disponibilidade dos recursos ao atribuir pessoas a projetos.
Há vários técnicas de planejamento de projetos você pode usar:
A. Método do caminho crítico
O Método do caminho crítico (CPM) é uma técnica usada para determinar o tempo mais longo possível que o projeto levará para ser concluído. Ao listar todas as tarefas e categorizá-las como críticas e flutuantes, você pode calcular a linha do tempo e marcar as dependências entre as tarefas.
Para criar um fluxo de tarefas usando o método CPM, você precisa:
- o escopo de um projeto,
- uma lista de todas as tarefas necessárias para sua conclusão.
B. Avaliação do programa e técnica de revisão
Técnica de avaliação e revisão de programas (PERT) é um método semelhante ao CPM, mas usa uma duração média ponderada em vez de estimativas para calcular os possíveis cronogramas.
Usando o PERT, você também terá de criar uma lista de tarefas com dependências entre elas, incluindo marcos e duração estimada para cada tarefa. Com base nessas informações, você pode estimar o cronograma do seu projeto em três níveis de confiança:
- Tempo otimista
- Momento mais provável
- Tempo pessimista
C. Rastreamento rápido
O Fast-tracking é uma técnica simples de agendamento usada pelos gerentes de projeto para determinar quais tarefas podem ser realizadas simultaneamente. Conhecendo as dependências das tarefas do projeto entre elas, você sabe quais trabalhos exigem que outras tarefas sejam feitas antes. Da mesma forma, você pode listar as tarefas que podem, pelo menos parcialmente, se sobrepor para acelerar a entrega do projeto.
D. Crashing
Se o uso do fast-tracking não resultou na economia do tempo desejado, você pode usar a técnica de colisão. No entanto, isso tem um custo, pois você precisa adicionar tempo para acelerar o projeto. A maneira de fazer isso é, por exemplo, adicionar horas extras pagas - você acaba com um custo de projeto mais alto, mas ainda consegue cumprir o prazo.
Medição e relatórios
Com base nos dados coletados pela implementação do gerenciamento de recursos, como tempo reservado, registros de horas e disponibilidade dos funcionários, é possível medir o desempenho deles e outras métricas de negócios.
Medição da utilização de recursos
Medir a utilização de recursos seguindo uma fórmula simples:
Utilização de recursos = tempo ocupado / tempo disponível
Seja por meio de uma planilha ou de uma ferramenta de gerenciamento de recursos, você pode usá-la para comparar as reservas com a disponibilidade. A métrica resultante mostra se você usa o tempo dos seus funcionários de forma eficiente ou se eles estão sendo super ou subutilizados.
Da mesma forma, é possível usar essa métrica para comparar o tempo faturável com o tempo de trabalho registrado dos funcionários. Dessa forma, você pode determinar se está fazendo uso produtivo de seus recursos.
Cálculo do orçamento do projeto
Ao coletar dados de reservas e planilhas de horas, você pode calcular o orçamento de seu projetotambém. Você pode até mesmo usá-los para acompanhar o orçamento durante todo o projeto e ver se está dentro do custo estimado ou não.
Por exemplo, você pode comparar as reservas com as planilhas de horas para ver se o tempo de trabalho registrado corresponde às suas estimativas ou não. Então, conhecendo as taxas horárias de seus funcionários, você pode calcular o custo real do tempo que eles gastaram no projeto para determinar o orçamento real.
Novamente, você pode usar uma planilha para fazer isso, mas será muito mais conveniente usar uma ferramenta de gerenciamento de recursos com recursos de relatório.
Comece a gerenciar suas equipes com mais eficiência hoje mesmo - use um sistema de gerenciamento de recursos
Projeto o gerenciamento de recursos economiza dinheiro. Embora possa parecer complicado em um primeiro momento, não é tão difícil assim que você o domina. Faça disso uma parte do processo de gerenciamento de projetos da sua equipe e sempre utilize os recursos certos e no momento certo.
Você pode se poupar de muito trabalho implementando um sistema de gerenciamento de recursos. O Teamdeck é um exemplo desse tipo de sistema software de gerenciamento de recursos de projetosA ferramenta de gerenciamento de recursos da Microsoft, combinando agendamento de recursos, controle de tempo, gerenciamento de licenças e relatórios personalizados. Com essa ferramenta, é possível adicionar facilmente reservas, registrar entradas de tempo, gerenciar e ajustar o calendário e calcular métricas de sua escolha com base nesses dados.
Deseja ser um gerenciador de recursos eficiente? Procurando por recursos gratuitos para gerentes de projeto? Você quer saber por que as empresas escolhem a Teamdeck como sua solução de correio eletrônico para o gerenciamento de recursos de projetos? Ainda não sei por que o projeto o gerenciamento de recursos é importante?
