Aqui, no blog da Teamdeck, tendemos a discutir estratégias de negócios, incluindo estratégias de gerenciamento de tempopara um gerenciamento mais eficaz de projetos e recursos. Seu sucesso geralmente depende de saber como gerenciar seu tempo no trabalho. Por isso, decidimos fazer um teste de uma semana: pedir a três pessoas que experimentem algumas técnicas populares de gerenciamento de tempo e descrevam os resultados. Há mais variáveis em nosso experimento, pois todos nós três temos diferentes formas de emprego (período integral, meio período e freelancer). Além disso, todos nós temos tarefas ligeiramente diferentes em nosso trabalho diário. Você lerá tudo sobre isso abaixo.
Para que fosse útil para nós também, tentamos encontrar técnicas que realmente acreditássemos serem eficazes. Afinal de contas, queríamos nos tornar mais produtivos e escolhemos três técnicas diferentes de gerenciamento de tempo:
Escrevemos um diário durante todo o experimento para registrar nossas impressões sobre essas técnicas de gerenciamento de tempo. Aqui estão nossas histórias:
Ania
Criador de conteúdo
Freelancer
Técnica de gerenciamento de tempo que testei: Trabalho profundo (com base no livro de Cal Newport livro)
Premissa principal:
Em seu livro, Cal Newport descreve algumas abordagens, inclusive aquela em que se elimina completamente o chamado trabalho superficial. Como minha função exige que eu faça uma quantidade razoável de tarefas superficiais diariamente, decidi adotar a filosofia rítmica de programação de trabalho profundo. Basicamente, planejarei dois blocos ininterruptos de trabalho profundo todos os dias e trabalharei em tarefas superficiais no meio.
Meus intervalos de tempo de trabalho profundo durarão de 90 a 120 minutos. Durante esse tempo, trabalharei somente em uma tarefa alocada. Meu telefone e as notificações de SM estarão desligados, e beberei água fresca para não me sentir tentado a sair da minha mesa.
Expectativas:
Estou realmente ansioso para experimentar o método de trabalho profundo. Você já viu algum gif de "cachorro distraído" (como este)? Eu sou esse cachorrinho. Meu maior desafio no trabalho é manter o foco na tarefa que tenho em mãos, sem tentar fazer várias tarefas ou verificar algo que não preciso fazer por mais uma semana ou mais.
O autor da técnica de trabalho profundo a descreve como a capacidade de se concentrar sem distração em uma tarefa cognitivamente exigente. Isso parece um pouco bom demais para ser verdade para o meu eu distraído, mas, ao mesmo tempo, é uma ótima meta a ser alcançada.
Dia 1:
Minha primeira observação sobre minhas sessões de trabalho profundo foi que elas parecem durar muito pouco tempo. 3 horas de trabalho superfocado por dia não parecem tão impressionantes. Os resultados desses 180 minutos, entretanto, foram mais do que satisfatórios: Realizei muita coisa!
Percebi rapidamente que o trabalho profundo é mais eficaz para mim quando tenho uma única tarefa que não exige nenhuma navegação na Internet. Escrever uma postagem de blog, que foi minha principal tarefa em um dos blocos de hoje, foi ótimo. A pesquisa de um artigo, por outro lado, pareceu um pouco mais desestruturada. É difícil dizer quando você ainda está pesquisando o tópico e quando está apenas lendo um artigo interessante que é mais ou menos sobre o assunto.
Dia 2:
Com base em minhas experiências do dia anterior, decidi dedicar as duas sessões de trabalho profundo de hoje à escrita pura e simples. Sem telefone, sem mídia social, sem Internet (exceto pelo meu amigo mais querido: o dicionário de sinônimos).
Uau, foi rápido! Fiz muito mais do que esperava. Veja, normalmente eu estaria muito atento ao meu humor ao escrever e, ao menor sinal de cansaço, faria uma pausa. Essa parece ser uma boa tática, porque não quero que a qualidade da minha escrita caia. No entanto, com o trabalho profundo, eu me senti mais determinado a continuar até o final da sessão.
Falando em sinais de fadiga, o mais óbvio para mim é quando começo a me fixar em uma única frase ou em um título e depois tento aperfeiçoá-lo várias vezes sem ver nenhum efeito. Eu estava ciente de que esse tipo de looping mental poderia realmente me distrair do meu foco profundo. Hoje, em vez de tentar descobrir a solução, eu simplesmente fazia uma anotação "a ser melhorada" e seguia em frente. Isso tornou tudo muito mais produtivo.
Dia 3:
A primeira sessão foi dedicada à escrita, o que a tornou familiar e foi ótima.
Tive que fazer algumas coisas na hora do almoço, então só consegui começar minha segunda sessão de trabalho profundo por volta das 16h30min. Eu estava um pouco cansado: as tarefas me esgotaram + comi um hambúrguer no almoço, o que não é a melhor ideia se você não estiver planejando tirar uma soneca depois, mas vamos ver!
A segunda sessão de hoje foi dedicada à criação de alguns layouts de e-books no InDesign. Acho que fazer esse tipo de coisa por conta própria é muito satisfatório, por isso estou tentando aprender e me tornar mais proficiente no uso das ferramentas da Adobe. Acontece que o entusiasmo do meu criador acabou com a queda da tarde e até passei mais tempo no modo de trabalho profundo do que havia planejado inicialmente.
Aliás, estou usando o timer embutido do iPhone para definir alarmes para minhas sessões de trabalho intenso.
Dia 4:
A primeira sessão foi ótima (revisar os artigos que preciso enviar aos meus clientes), mas terminei a tarefa bem antes da marca de 90 minutos. Como não estava com vontade de começar uma tarefa completamente diferente imediatamente, decidi simplesmente prolongar a segunda sessão e, em vez disso, fazer 105 minutos.
A esta altura, percebo totalmente o valor de estar livre de distrações durante as sessões de trabalho profundo. As tarefas de trabalho superficial de hoje (responder a e-mails, organizar alguns documentos, criar um banner simples para um grupo do Facebook) me tomaram muito mais tempo do que o necessário, porque eu não estava prestando muita atenção ao meu nível de foco. Talvez seja uma boa ideia criar um limite de tempo para tarefas de trabalho superficiais também?
Dia 5:
Mais uma vez, tive dificuldades com alguns trabalhos superficiais que me envolveram logo no início do dia. Nota para mim mesmo: Preciso passar pela primeira sessão de trabalho profundo do dia antes de verificar minha caixa de entrada.
Fora isso, não me senti realmente diferente hoje, embora seja sexta-feira e eu esperasse me sentir um pouco mais preguiçoso do que na primeira parte da semana. Adoro o fato de que o trabalho profundo exige que você siga as mesmas etapas, independentemente do dia, da hora ou do local. Isso realmente favorece a produtividade.
Impressões finais:
Estou muito entusiasmado com essa técnica de gerenciamento de tempo. O trabalho profundo permitiu que eu fizesse tudo o que havia planejado para a semana, sem sobrecarregar meus dias de trabalho. Muito pelo contrário, na verdade, eu tinha mais tempo livre do que o normal. A regra estrita de não distração fez com que eu terminasse algumas tarefas exigentes em um tempo muito mais curto do que o normal.
Estou planejando continuar experimentando o trabalho profundo: talvez eu possa acrescentar uma terceira sessão diária ou fazer com que elas tenham 2 horas de duração? Meu único ponto fraco era que eu voltava totalmente aos meus velhos hábitos distraídos durante o tempo de trabalho superficial. Definitivamente, eu deveria trabalhar nisso.
Não sei se essa técnica seria fácil de implementar para pessoas que trabalham em equipes, mas posso recomendá-la totalmente para freelancers que controlam sua agenda diária.
Joanna
Especialista em sucesso do cliente
Funcionário de meio período
Técnica de gerenciamento de tempo que testei: Pomodoro (desenvolvido por Francesco Cirillo no final da década de 1980)
Premissa principal: Trabalharei em tarefas escolhidas por 25 minutos (ou seja, um pomodoro) sem interrupções e, em seguida, farei um intervalo de 5 minutos. Após 4 pomodoros, farei um intervalo maior e depois recomeçarei.
Expectativas:
Na faculdade, eu costumava estudar sem interrupções por 45 minutos e fazer intervalos de 5 minutos entre as sessões de estudo. Acho que isso será semelhante.
Estou animado para experimentar essa técnica. A única coisa que me preocupa é que será difícil dividir minhas tarefas em blocos de tempo de 25 minutos. A interação com os clientes é minha maior prioridade, portanto, não quero abrir mão disso por causa do cronograma fixo do Pomodoro.
Dia 1:
Estou um pouco confuso: o registro no diário sobre o método conta como uma pausa ou não? É meu longo intervalo (25 minutos) e decidi usá-lo para relatar minhas primeiras impressões. É claro que não é o problema da técnica em si, mas sim do meu planejamento.
De qualquer forma, as sessões de trabalho de 25 minutos são difíceis de alinhar com as reuniões diárias ou ligações com Adrianna. Nenhuma dessas ligações regulares dura 25 minutos completos e estou lutando para encontrar tarefas para o restante desse pomodoro.
O aplicativo que estou usando para cronometrar minhas sessões de pomodoro tem um som de tique-taque que me ajuda a me concentrar. No entanto, por outro lado, ele é muito silencioso para cancelar o ruído das conversas no escritório e, além disso, não combina bem com música.
Tenho a sensação de que estou trabalhando mais rápido porque quero chegar ao final do pomodoro de 25 minutos. Basicamente, estou me desafiando.
Minha lista de tarefas foi editada várias vezes porque subestimei a duração de uma determinada tarefa. Tive de acrescentar mais 3 pomodoros para terminar algo que inicialmente havia estimado em 25 minutos.
É um pouco estressante quando sei que preciso de apenas 2 minutos para concluir uma tarefa, mas meu cronômetro mostra que tenho apenas 11 segundos. Ah, e perdi um intervalo hoje porque, por engano, agendei uma ligação de um cliente para esse horário.
Dia 2
Hoje, decidi adaptar a técnica Pomodoro à minha maneira de trabalhar. Reduzi os longos intervalos para 15 minutos. Ao criar minha lista de tarefas para hoje, levei em conta a prioridade delas e também as reuniões planejadas. Além disso, escrevi os horários planejados de início e término ao lado de cada tarefa:
10:00 - 10:25 - DIARIAMENTE
10:30 - 10:55 - envio de mensagens do LinkedIn sobre nossa campanha do Product Hunt
O aplicativo que estou usando (Focus Keeper) tem uma duração fixa de intervalos (na versão gratuita), portanto, estou usando-o apenas para cronometrar meus pomodoros, não os intervalos. Também desisti do som do tique-taque. Estou muito menos ansioso do que ontem e continuo trabalhando com muita eficiência. Ouvir música é útil para manter meu foco. Não me distraí nenhuma vez com as conversas do escritório hoje!
Em suma, o aplicativo está à minha vista e eu o uso para cronometrar meus pomodoros, mas saber que devo terminar uma sessão exatamente às 11h30 torna tudo menos abstrato. Consegui até mesmo programar uma demonstração completa para um cliente, de preferência em um pomodoro.
Estou criando uma lista de tarefas para 4 pomodoros de cada vez. Após o longo intervalo, planejo as próximas 4 sessões. Dessa forma, sou mais flexível e minha lista precisa de menos edições.
Mais uma coisa - o tempo voa quando é dividido em pedaços de 25 minutos!
Dia 3:
O Pomodoro não é tão bom quando acontece o inesperado: uma queda na Internet no meio da sessão ou novos lanches veganos no escritório que precisam ser provados imediatamente, ou quando seis pessoas fazem uma reunião em pé ao lado da sua mesa.
Dia 4:
Nenhum dia 4 - Sou funcionário de meio período, lembra-se?
Dia 5:
Hoje eu realmente não consegui manter o ritmo de trabalho 25-5-25. Em parte, devido ao cancelamento de uma reunião e, em parte, devido ao surgimento de tarefas urgentes de 10 minutos.
Acho que 25 minutos é um período de trabalho muito curto para mim. O intervalo seria mais irritante do que não. Acho fácil entrar no estado de fluxo e, quando estou lá, prefiro terminar a tarefa. Em média, estou trabalhando 5 horas por dia e sinto que não preciso de intervalos longos e frequentes. Tentei fazer uma pausa de 25 minutos e, sinceramente, pareceu-me uma perda de tempo. Preciso de apenas um intervalo maior por dia de trabalho para fazer um lanche.
É hora de elogiar o Pomodoro:
Criar uma lista de tarefas é ótimo e me ajuda a concluí-las sem passar as tarefas para o dia seguinte.
Impressões finais:
O bom:
O ruim:
Uma reflexão final: essa técnica de gerenciamento de tempo funciona melhor quando seus colegas de equipe sabem que você a está seguindo. Quando eles entenderem que você quer, por exemplo, encaixar uma reunião diária em um pomodoro, eles ficarão menos propensos a arrastá-la. E, quem sabe, talvez eles também recebam um aumento de produtividade!
Adrianna
Gerente de crescimento
Funcionário em tempo integral
Técnica de gerenciamento de tempo que testei: Horário de pico de energia
Premissa principal: Tentarei encontrar meus horários de pico de energia (momentos em que sou mais produtivo) e utilizá-los para fazer a maior parte do meu trabalho.
Expectativas:
O que eu espero? Encontrar o horário em que sou mais produtivo para planejar melhor meu trabalho. Trabalhar constantemente das 9h às 17h não lhe dá muitas opções nessa área. Isso será algo novo, por isso estou muito animado para fazer isso!
Dia 1:
Consegui acordar às 5 da manhã, liguei o Slack e comecei a escrever um relatório. As primeiras três horas foram extremamente produtivas, sem interrupções, adorei.
Eu tinha uma ligação planejada para as 17h, então fiz uma pausa mais longa no meio do dia (não estava muito interessado em trabalhar por mais de 12 horas). O intervalo acabou sendo um grande fracasso. Como ela coincidiu com o horário de trabalho padrão da equipe, recebi várias mensagens e perguntas, além de ter que revisar alguns recursos visuais. Deixei algumas tarefas para as sessões de trabalho do final da noite, portanto, meu total para o dia será de mais de 10 horas.
Atualização: Estava tão cansado à noite que só consegui fazer uma hora de trabalho. Terei que verificar se o final da noite pode ser meu horário de pico de energia no final da semana.
Dia 2:
Ainda sentia o cansaço do dia anterior, mas consegui acordar cedo e trabalhar. A sessão do final da tarde não aconteceu porque passei muito tempo trabalhando durante o dia.
Dia 3 e 4:
Mudei as coisas: Continuei com minhas sessões matinais, mas as iniciei um pouco mais tarde (por volta das 8 horas). Trabalhei até as 13h e depois só respondia às mensagens do Slack. Desta vez, pude tentar fazer sessões no final da tarde e foi muito produtivo.
Em suma, acho que é uma questão de comunicação. Quando sua equipe trabalha das 8 às 16 horas, você precisa estar pelo menos parcialmente disponível. Se realmente precisar se concentrar em uma tarefa específica, recomendo fortemente esse método, mas primeiro avise sua equipe e prepare-a para o fato de que você não estará disponível de X a Y.
Dia 5:
O quinto dia foi um pouco difícil, pois tive de estar presente e engajado durante o horário normal de trabalho, das 8 às 16 horas, pois tinha algumas reuniões agendadas e não podia faltar a elas. Isso também me mostrou como preciso ser flexível no trabalho e como posso ajustar meus horários de pico de energia à programação do escritório.
Impressões finais:
Estou feliz por ter conseguido encontrar meus horários de pico de produtividade pessoal (essa era minha meta no início). Experimentei horários diferentes: de manhã cedo e à noite.
Minhas horas de pico de energia? Ao amanhecer (exceto pela fase de negação de 10 minutos após o alarme).
A desvantagem é que essa abordagem não é a mais adequada para trabalhar com uma equipe. Como Growth Manager, preciso estar disponível para tomar decisões ou responder a perguntas da equipe de desenvolvimento.
Vamos procurar apoio:
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