Você se considera um gerente ocupado?
Em caso afirmativo, qual descrição se encaixa melhor em você?
Esperamos que você possa ver que essas duas formas de explicar o termo "ocupado" têm conotações muito diferentes. É provável que, como gerente, você esteja sempre ocupado no sentido de ter coisas para fazer. Você terá metas e prioridades, e sua equipe buscará sua orientação. Entretanto, estar sempre ocupado é algo que você pode evitar com sucesso estratégias de gerenciamento de tempo.
Nesta postagem do blog, compartilharemos nossas dicas de gerenciamento de tempo. Algumas delas são relativamente fáceis de aplicar, enquanto outras exigirão que você reavalie seriamente seus hábitos de trabalho. No entanto, temos certeza de que vale a pena o esforço para gerenciar seu tempo de forma eficaz.
É altamente recomendável que você comece a trabalhar em suas habilidades de gerenciamento de tempo analisando seus hábitos de trabalho. Por que você está ocupado? Talvez você passe horas por dia sentado em reuniões? Ou você está sempre mudando de contexto, tentando lidar com novas tarefas e desafios assim que eles surgem? Tente avaliar a maneira como você trabalha e identifique possíveis áreas de melhoria.
Como abordar essa análise? Se sua empresa usa software de controle de tempo de funcionáriosSe você não tiver um registro de dados, talvez possa se basear em dados históricos. Caso contrário, dedique alguns dias para anotar o que você está fazendo e quanto tempo leva para fazer. Você também pode tentar identificar sinais de alerta: estresse, feedback negativo da sua equipe, não conseguir entregar tarefas importantes no prazo. Ainda tentaremos convencê-lo a adotar o controle de tempo adequado (consulte a dica #7), mas anotações rápidas podem ser um bom começo para entender por que você está tão ocupado.
Você consegue, de cabeça, listar as principais metas que deseja alcançar nesta semana/mês/trimestre? É capaz de dizer para qual objetivo geral sua tarefa atual contribui? Para ser um gerente produtivo, você deve ter metas claras e alinhadas com os objetivos da empresa e da equipe. Passar alguns dias elaborando metas para sua equipe e para si mesmo pode economizar muito tempo a longo prazo. Será mais fácil manter o foco e a motivação quando você souber que está trabalhando para atingir uma meta específica e mensurável. Além disso, você poderá evitar com sucesso a perda de tempo - atividades que podem parecer urgentes, mas que, na realidade, têm pouco a ver com o sucesso da sua equipe.
Agora que você definiu as metas, deve delinear e priorizar as tarefas que o levarão até lá. Como gerente, você provavelmente só trabalhará em algumas das tarefas, portanto, certifique-se de escolher aquelas que realmente exigem sua experiência. Se quiser ler mais sobre técnicas de priorização, confira nosso guia para priorização de tarefas do projeto.
Já que estamos falando de prioridades e gerenciamento de tempo, é absolutamente crucial lembrar que você precisa se ater às suas prioridades. Correndo o risco de soar como uma pessoa chata: não trabalhe em coisas só porque elas são interessantes!
Vamos fazer um cenário: imagine que você é um gerente sênior de uma agência de criação. Você começou a sua carreira como designer de UXe você ainda aprecia a sensação de fluxo ao trabalhar em wireframes. Seu trabalho atual exige que você tenha uma visão geral de todas as propostas criativas feitas pela sua agência e trabalhe com uma equipe de especialistas em UX e ilustradores. Você acredita que eles são ótimos em seu trabalho, mas ainda gosta de, de vez em quando, participar e assumir alguns designs. Esse tipo de comportamento é um sinal de microgerenciamentomas também pode ser terrível para sua produtividade.
Não estamos tentando dizer que você deve dedicar seus dias a tarefas rotineiras - o ideal é que você também se empolgue com suas principais funções gerenciais. O importante é manter-se no caminho certo e ficar um passo mais perto de atingir seus objetivos. No entanto, se você se sentir frustrado com suas responsabilidades atuais e preferir explorar uma área diferente, é importante que você se sinta à vontade. trajetória de carreira em outras tecnologiasSe você não tiver uma resposta, isso pode ser um sinal para que você dê uma olhada mais de perto nessa necessidade.
Novos e-mails aparecendo em sua caixa de entrada, notificações do Slack, funcionários entrando em seu escritório com "posso tirar um minuto?" - temos certeza de que a maioria dos gerentes pode listar muitas interrupções em potencial que ocorrem durante seus dias de trabalho. Como gerente, você provavelmente não conseguirá evitar todas as distrações, mas poderá gerenciá-las com mais eficiência. Estabeleça algumas regras, tanto para você quanto para a sua equipe. Por exemplo, você pode decidir verificar seu e-mail apenas duas vezes por dia e lidar com todos os e-mails urgentes imediatamente em vez de "marcá-los" e deixá-los para depois. Outra ideia seria programar um período "não interromper" em seu calendário. Isso pode fazer maravilhas para sua produtividade, desde que você o dedique a um trabalho focado.
Algumas pessoas trabalham melhor quando ouvem música em fones de ouvido à prova de som. Outras apreciam pequenos rituais no início de uma sessão de trabalho concentrado - preparar um chá verde, por exemplo. Você consegue identificar coisas e circunstâncias que favorecem seu foco? Saber o que o coloca no estado de fluxo ajudará muito no gerenciamento do tempo, desde que você também siga a próxima dica.
Depois de perceber o que favorece sua produtividade, tire proveito disso. Se você é mais produtivo antes do meio-dia, defina um bloco de tempo dedicado ao trabalho profundo. Se você tem dificuldades com tarefas criativas na segunda metade do dia de trabalho, programe-as para as primeiras horas. Conhecer seus padrões de produtividade e tirar o máximo proveito deles é a base de um excelente gerenciamento de tempo.
Falamos muito sobre a análise de seus hábitos de trabalho e padrões de produtividade. Você sabe o que o ajudará a percebê-los? O controle do tempo. É claro que não estamos falando das planilhas de horas que você assina no final da semana ou do mês apenas para cumprir as diretrizes da sua organização. Essas planilhas geralmente são inúteis para medir qualquer coisa. Porém, se você preencher sua planilha de horas em tempo real usando um software robusto de controle de tempo, você poderá ver o que está acontecendo. aplicativo de controle de tempoSe você não tiver uma visão geral do seu trabalho, poderá aprender muito com esses dados. Você verá como gasta seu tempo no trabalho: quanto tempo é dedicado às tarefas atuais, ao gerenciamento da equipe ou a possíveis distrações. Com esse conhecimento em mãos, você pode fazer otimizações: abraçar gerenciamento eficaz de reuniõesexperimente diferentes Técnicas de gerenciamento de tempoe mover as coisas em seu calendário.
Vantagem bônus: se você utilizar o controle de horas em toda a equipe, também poderá obter mais informações sobre a produtividade de seus funcionários e acompanhar o progresso dos projetos. Leia mais sobre gerenciamento de timesheet.
Ao procurar otimizações em sua agenda, não se esqueça da sua equipe. Naturalmente, você ainda precisará de tempo para conversar com eles, dar-lhes feedback e ajudá-los a crescer profissionalmente. É uma boa ideia definir com antecedência o horário de suas reuniões individuais para não se esquecer delas ou programá-las em um horário abaixo do ideal. Criar laços e comunicar-se com sua equipe é importante por vários motivos, mas um deles tem a ver diretamente com o gerenciamento do tempo. Sabendo mais sobre os pontos fortes e fracos de seus colegas de equipe, você saberá melhor a quem delegar uma determinada tarefa.
O que acontece com sua agenda quando você tem um dia "vazio"? Muito provavelmente, as pessoas começam a agendar reuniões, brainstorms, entrevistas de emprego com possíveis funcionários, etc. É claro que, às vezes, você simplesmente precisa participar de uma reunião, mas pode fazer isso nos seus termos. Use seu calendário on-line para bloquear o tempo que você já sabe que dedicará a uma determinada atividade, por exemplo, suas sessões de trabalho focadas. Isso não significa que você deva bloquear seus dias inteiros só porque não quer ser incomodado por reuniões ou outras solicitações. Como dissemos, você não conseguirá evitá-las de uma vez por todas. O que você pode fazer, sem dúvida, é colocar suas atividades mais importantes no calendário e deixar algum tempo para os outros reservarem.
Metas delineadas? As tarefas foram priorizadas? Ótimo! Agora, é hora de garantir que você e seus colegas de equipe tenham trabalho suficiente durante o dia. Manter a produtividade ideal utilização de recursos é fundamental: você não quer sobrecarregar seus funcionários (ou você mesmo), mas também precisa evitar a subutilização.
Como isso afeta seu gerenciamento de tempo? Como gerente, você deve estar disposto a delegar algumas tarefas aos seus colegas de equipe. Quando você não tem certeza sobre a carga de trabalho deles, pode, inadvertidamente, colocar pressão extra sobre alguém que já tem muito o que fazer.
Agora, você deve estar se perguntando: como devo acompanhar a carga de trabalho e a utilização da minha força de trabalho? Não se trata de olhar profundamente nos olhos de seus funcionários em busca de sinais de fadiga. A planejador de recursos como Teamdeck oferece uma maneira robusta de monitorar as agendas das pessoas e otimizá-las para aumentar a produtividade. Você também poderá monitorar sua própria agenda e, quando perceber que ela está ficando apertada, poderá delegar tarefas à sua equipe com antecedência.
As ferramentas de planejamento de recursos, como o Teamdeck, oferecem grande visibilidade da carga de trabalho, das planilhas de horas e das férias da sua equipe. Parece uma boa solução para a sua equipe? Entre em contato conosco e agendar uma demonstração do produto com Joanna.
Estar sobrecarregado de trabalho é terrível para o seu bem-estar e pode afetar sua vida pessoal. Gerentes ocupados também são piores em seu trabalho: gerenciar equipes. Pesquisa ("Research: When Managers Are Overworked, They Treat Employees Less Fairly", 2018) mostra que "chefes com cargas de trabalho mais pesadas (vs. mais leves) priorizavam tarefas técnicas essenciais em detrimento de tratar os funcionários de forma justa e, como resultado, tinham menos probabilidade de serem relatados como agindo de forma justa por seus funcionários".
Certamente, você não quer ser esse tipo de gerente. Use nossa lista de dicas de gerenciamento de tempo e escolha alguns dos pontos que mais lhe agradam. Em seguida, trabalhe para implementá-los nas próximas semanas. É provável que você veja uma diferença real em breve. Boa sorte!
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