Seja você um gerente de projetos ou um líder de empresa, sua prioridade é garantir que sua equipe entregue os projetos com sucesso: dentro do prazo e do orçamento. Por outro lado, no entanto, você também quer que os membros da sua equipe estejam satisfeitos e felizes no trabalho. Atingir os dois objetivos pode parecer complicado, mas ignorar um deles teria resultados desastrosos para sua empresa.

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Para muitas equipes, o processo de gerenciamento de recursos acabou sendo uma estratégia bem-sucedida para atingir ambas as metas. Por que a gerenciamento de recursos de projetos importante? É uma estratégia para obter benefícios comerciais tangíveis e, ao mesmo tempo, manter sua equipe satisfeita. Com o gerenciamento eficaz de recursos, todos saem ganhando. Vamos dar uma olhada mais de perto nos principais benefícios do gerenciamento de recursos em relação às organizações e aos recursos também.

Quais são os benefícios do gerenciamento de recursos?

Antes de começarmos a listar os benefícios, vamos recapitular o que o gerenciamento de recursos permite que você faça, pois essa é a base de todos os benefícios descritos abaixo.

Em primeiro lugar, ao usar Software de gerenciamento de recursos Teamdeck (seja um aplicativo dedicado ou apenas um calendário de recursos), você sabe exatamente quem está disponível para trabalhar no seu projeto e por quanto tempo. Como resultado, você pode alocar recursos para diferentes atribuições com objetivos comerciais em mente.

Mas o gerenciamento de recursos não se limita a alocação de recursos-Você também precisa monitorar a sua equipe enquanto ela trabalha no projeto e tomar as decisões necessárias, por exemplo, trocar de equipe ou modificar e gerenciamento da carga de trabalho de pessoas específicas. Em resumo, o gerenciamento de recursos oferece uma visibilidade detalhada da capacidade, da carga de trabalho e do desempenho da sua equipe.

O que você ganhará quando começar a gerenciar os recursos de forma estratégica?

Eficiência e eficácia da entrega de projetos

O gerenciamento de recursos pode afetar positivamente a entrega de projetos. É por isso que ele é um aspecto tão essencial do gerenciamento de projetos. Quando você implementa estratégias planejamento de recursos e alocação, você se certifica de que as pessoas certas trabalhem nos projetos certos.

Programação de recursos com base em habilidades [Tela do Teamdeck]
Por "pessoas certas" não queremos dizer necessariamente "pessoas que estão disponíveis para trabalhar em um determinado período". Muitos recursos - e até mesmo ferramentas de gerenciamento de recursos permitem que você insira mais informações sobre sua força de trabalho, por exemplo, suas habilidades. Isso permitirá que você aloque melhor os recursos - você pode escolher os membros da equipe que se destacarão em um determinado projeto devido à sua experiência.

A eficiência e a eficácia da entrega de projetos também aumentam porque você pode identificar possíveis desafios (conflitos de agendamentofalta de recursos, excesso de horas extras) com antecedência e ajuste o cronograma do seu projeto antes que esses problemas aumentem. Esse aviso pode evitar o fracasso de seu projeto. Quando perguntados sobre as principais causas dos fracassos de seus projetos anteriores em 2017, 23% de Os entrevistados do Project Management Institute denominado "inadequado previsão de recursos" e "dependência de recursos".

Transparência e comunicação aprimorada

Os gerentes de projeto sabem que transparência do projeto é essencial para manter a confiança dentro de suas equipes. O gerenciamento de recursos apoia muito as relações saudáveis entre os funcionários e seus gerentes, mas também entre diferentes gerentes de projeto. A razão para isso é que, quando você tem uma visão geral da disponibilidade de recursos e da carga de trabalho planejada, não é provável que tome decisões erradas sobre isso. Como resultado, você não fará, por exemplo, a reserva dupla de determinados funcionários.

Você também não precisa perder tempo com troca de e-mails que, em vez disso, são tratados no aplicativo de gerenciamento de recursos. Por exemplo, se você planeja adicionar um determinado recurso humano à sua equipe de projeto, mas o projeto em si ainda não foi aprovado, você não precisa entrar em contato com outros gerentes de projeto e "exigir" alguns funcionários. Sua ferramenta deve permitir que você adicione uma reserva provisória a essa pessoa: outros gerentes verão que essa pessoa provavelmente se juntará à sua equipe.

Vamos analisar outro cenário: desta vez, trata-se de um funcionário que deseja tirar férias curtas. Ele envia um e-mail para seu projeto ou gerente de recursos ou outro supervisor, e a cadeia de e-mails começa. Quando você tem um sistema de gerenciamento de férias No sistema, os funcionários poderão lidar com solicitações de férias com apenas alguns cliques. Além disso, as férias em si serão registradas no sistema, de modo que não haverá nenhuma conversa constrangedora do tipo "você está trabalhando hoje?" nesse dia. Na verdade, isso nos leva ao próximo ponto: a felicidade da equipe.

Felicidade da equipe

Imagine que hoje é seu dia de folga. Você tem alguns planos planejados ou talvez esteja apenas se preparando para passar o dia todo relaxando. De qualquer forma, acho que seria bastante irritante receber e-mails ou mensagens do Slack de seus colegas de trabalho como se você estivesse no trabalho naquele dia. Parece que eles realmente não percebem sua agenda. O mesmo vale para os momentos em que você está atolado de trabalho, mas continua sendo designado para mais e mais tarefas. Ou quando você é um funcionário de meio período que notoriamente é convidado para reuniões que acontecem fora de seu horário de trabalho.

Essas situações podem ser evitadas quando você utiliza um calendário de recursos e seguir as práticas recomendadas de gerenciamento de recursos. É imperativo fazer com que seus recursos humanos sintam que são notados e que sua agenda é respeitada. Quando você tem acesso fácil a essa agenda, é muito mais fácil estar atento ao tempo deles. Isso, por sua vez, pode aumentar a felicidade de seus funcionários.

Os membros da sua equipe também apreciarão uma carga de trabalho ideal, que lhes permita ser produtivos no trabalho e ainda manter uma boa saúde. equilíbrio entre vida pessoal e profissional. Quando, como gerente, você sabe o que cada um tem em mãos, pode identificar o excesso ou a falta de trabalho. subutilizado pessoas imediatamente.

Planejamento estratégico e melhor tomada de decisões

Quando você tem visibilidade dos recursos da sua empresa, da programação e da disponibilidade deles, pode tomar decisões melhores sobre aspectos fundamentais do seu negócio.

Por exemplo, você saberá com certeza se a sua equipe tem um capacidade para um novo projeto. Mesmo que não consiga identificar algo imediatamente no calendário de recursos, você pode usar os dados para fazer uma chamada informada. Analise o desempenho de sua equipe planilhas de horas de alguns projetos anteriores para ver padrões em seu desempenho ou verificar o desempenho atual de sua empresa utilização de recursosO gerenciamento de recursos oferece ferramentas valiosas para ajudá-lo a tomar decisões difíceis.

Também é possível planejar melhor os futuros recrutamentos: veja como usar os relatórios de utilização da equipe e os dados históricos para previsão de recursos humanos.

Redução de custos

Você já sabe que o gerenciamento de recursos melhorará a comunicação da sua equipe e, como resultado, economizará algum dinheiro. O que também é importante é que o uso de um software dedicado o ajudará a reduzir alguns custos administrativos desnecessários (preenchimento de planilhas de horas em papel ou controle de ausências manualmente). Se estiver interessado em saber como economizar dinheiro com ferramentas de gerenciamento de recursos, não deixe de conferir Estudo de caso do Apptension. Eles conseguiram economizar quase $10k por mês depois que implementaram o Teamdeck na organização.

O que é gerenciamento eficaz de recursos?

Os benefícios descritos acima vêm com um asterisco: eles só são visíveis quando seu processo de gerenciamento de recursos é eficaz. Você deve estar se perguntando: como faço para garantir que meus esforços sejam bem-sucedidos? A receita curta para isso é: siga as práticas recomendadas e monitore regularmente seus resultados. Veja como.

Aqui no blog da Teamdeck, publicamos regularmente guias de gerenciamento de recursos e de projetos, tanto para iniciantes quanto para profissionais. Se você quiser saber mais sobre o gerenciamento eficaz de recursos, talvez queira começar com este gerenciamento de recursos de projetos guia.

Essas publicações do blog também o ajudarão a se tornar melhor no gerenciamento de recursos:

Avalie seus esforços de gerenciamento de recursos

Monitorar seus resultados é a melhor maneira de identificar áreas de melhoria e ver o que está funcionando bem em termos de gerenciamento dos recursos do projeto.

O que você pode medir?

É claro que o acompanhamento dessas métricas é impossível se você não coletar dados sobre a disponibilidade, as reservas, o tempo monitorado ou as férias da sua equipe. Algumas ferramentas de gerenciamento de projetos têm recursos dedicados ao gerenciamento de recursos, mas você também pode utilizar um software dedicado de gerenciamento de recursos para analisar seus processos.

Teamdeck é um software de gerenciamento de recursos que permite programar recursos em vários projetos. Os próprios funcionários podem planejar suas programações de férias, registrar a disponibilidade e acompanhar o tempo que gastaram trabalhando em diferentes atribuições. Os recursos de relatório do Teamdeck permitem que você crie painéis analíticos de atualização automática que podem ser compartilhados posteriormente com seus gerentes ou clientes. Você pode se inscrever e experimentar o aplicativo gratuitamente aqui.

Se estiver procurando modelos e ideias de relatórios de projetos, dê uma olhada nestas publicações:

Pronto para introduzir o gerenciamento de recursos em sua organização?

Esperamos que esta postagem do blog o tenha convencido de que o gerenciamento de recursos pode trazer benefícios substanciais para a sua empresa. Ao mesmo tempo, entendemos que a implementação de um novo processo em toda a empresa pode ser uma tarefa desafiadora. Se esse for o seu caso, você pode agendar uma chamada com Anielanossa especialista em sucesso do cliente. Ela o ajudará a descobrir as necessidades de gerenciamento de recursos de sua empresa, mostrará como gerenciar recursos de forma eficiente com uma ferramenta dedicada e definirá um plano para introduzir essa estratégia em sua organização.

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