Com o tempo, toda empresa desenvolve um sistema para gerenciar solicitações de folga. Pode ser confuso, pode ser demorado, mas existe. O fato é que sua empresa não deve se contentar com qualquer política de solicitação de folga. O ideal é que o processo seja descomplicado para seus funcionários e gerenciável para as equipes administrativas. Como conseguir isso?
Hoje, compartilharemos três dos métodos mais populares usados pelas empresas para lidar com solicitações de folga, juntamente com suas vantagens e desvantagens. Esperamos que você consiga encontrar o método que melhor atenda às necessidades da sua equipe.
O que você receberá com este artigo:
- Sugestões sobre como definir políticas de tempo livre
- Papel do software de planejamento de recursos com tempo fora do recurso de rastreamento
- O papel do Slack como software de gerenciamento de tempo livre
Defina sua política de solicitação de folga
Em primeiro lugar, antes de escolher a melhor ferramenta para lidar com as solicitações de folga de seus funcionários, você deve se certificar de que a política de folga da sua empresa seja clara e bem comunicada.
Tente pensar nos seguintes detalhes:
- Quantos dias de folga por ano seus funcionários podem tirar? Há alguma regra quanto à duração de cada férias?
- Com quanto tempo de antecedência os funcionários devem enviar suas solicitações de férias?
- Para quem as solicitações devem ser enviadas? Uma pessoa do RH? Um líder de equipe que, por sua vez, encaminhará suas decisões para a administração?
- Como você tratará as solicitações de folga que se sobrepõem? O primeiro a chegar é o primeiro a ser atendido, ou talvez com base no número de dias de folga já tirados este ano?
Depois de definir esses aspectos, certifique-se de documentar as políticas da sua empresa e disponibilizá-las para todos os funcionários. Esses documentos também devem ser de leitura obrigatória para as novas pessoas que se juntam à sua equipe.
Agora que você tem em mente regras precisas de folga, pode pensar no método para lidar com as solicitações de folga. Abaixo, você encontrará três opções diferentes, juntamente com suas vantagens e desvantagens.
Gerenciar solicitações de folga
Software de gerenciamento de férias e rastreador de folgas de funcionários
Ferramenta de gerenciamento de férias ajuda a controlar a presença e o tempo livre da sua equipe. É possível encontrar ferramentas autônomas de gerenciamento de licenças, mas elas também podem fazer parte de uma solução mais abrangente de gerenciamento de recursos. Teamdeck é uma dessas ferramentas que combina o gerenciamento de licenças com programação de recursos e recursos de controle de tempo. Usaremos o aplicativo como exemplo nesta postagem do blog, incluindo capturas de tela.
No entanto, lembre-se de que os benefícios gerais dos aplicativos de gerenciamento de licenças estão relacionados a várias ferramentas disponíveis no mercado. O Teamdeck é simplesmente muito querido por nós, já que trabalhamos nele nos últimos quatro anos. Se quiser experimentá-lo, você pode testá-lo gratuitamente, sem necessidade de cartão de crédito. [/vc_column_text]
- É muito conveniente para os funcionários. Eles podem fazer login no aplicativo que usam todos os dias para controlar seu tempo e verificar as próximas tarefas. Tudo o que eles precisam fazer para solicitar férias é escolher uma data em um calendário e preencher um breve formulário de solicitação de folga. O mais importante é que os funcionários vejam suas próprias reservas no calendário de recursos para que possam escolher datas de folga considerando suas atribuições. Quando os membros da equipe não têm certeza do que os espera nas próximas semanas ou meses, eles podem escolher datas inadequadas por engano. Com ferramentas como o Teamdeck, há maior transparência na carga de trabalho e nos planos de todos.
- Também é conveniente para os aprovadores. Sempre que alguém envia uma solicitação de folga, a pessoa apropriada é notificada sobre isso no aplicativo. Tudo o que ela precisa fazer é verificar as marcações de um determinado funcionário para evitar conflitos na programação do projeto e clique em "Approve" (Aprovar) ou "Reject" (Rejeitar). Tudo acontece no mesmo aplicativo, portanto, o processo é rápido e eficiente.
- Você pode personalizar o aplicativo de acordo com a política da sua empresa. Os aplicativos de gerenciamento de férias geralmente permitem que você personalize os diferentes tipos de folga e os marque como pagos ou não pagos. Essa distinção pode ser útil, especialmente se você quiser calcular a folha de pagamento dos funcionários usando os dados de seu aplicativo de gerenciamento de recursos. No Teamdeck, você também pode especificar períodos de folga que seus funcionários podem solicitar (dias inteiros, meios dias, etc.)
- Você pode integrar o aplicativo de gerenciamento de licenças com outras ferramentas que usa. Digamos que você queira receber notificações sobre todas as solicitações de folga de novos funcionários diretamente na sua conta do Slack. Aplicativos robustos de gerenciamento de recursos oferecem integrações incorporadas ou maneiras de criar fluxos de trabalho automatizados (por exemplo, via Zapier).
Solicitações por e-mail/Slack
Talvez seja a maneira mais rudimentar de gerenciar esse processo - não estamos nem levando em conta as solicitações verbais. No entanto, para muitas equipes, o e-mail ainda é o principal canal de comunicação para todos os assuntos relacionados a folgas.
Como funciona? Um funcionário envia sua solicitação de folga por e-mail ou pelo Slack ao seu gerente ou a uma pessoa dedicada do RH. O destinatário analisa a solicitação e informa o funcionário sobre sua decisão. Parece bom no papel, mas na vida real, o processo geralmente não é o ideal.
Em primeiro lugar, um e-mail ou uma solicitação do Slack pode se perder facilmente em meio a outras mensagens importantes. Para manter o controle das solicitações dos funcionários, a pessoa responsável por elas deve ter um sistema de organização impecável, por exemplo, uma pasta à qual cada solicitação de folga possa ser atribuída ou etiquetas de e-mail.
O fato de os funcionários poderem escrever praticamente qualquer coisa em suas mensagens também pode se tornar um desafio. Digamos que você tome suas decisões de folga com base no motivo que a pessoa fornece para sua solicitação. Mas e se alguém se esquecer de acrescentar um motivo específico? Você teria que responder pedindo mais detalhes e esperar por eles antes de tomar qualquer decisão. É claro que você pode preparar um modelo de e-mail/mensagem do Slack para seus funcionários a fim de minimizar as chances de eles perderem informações cruciais, mas ainda assim não é uma garantia de que eles sempre seguirão essas regras.
Outra desvantagem de usar e-mails como o principal canal de comunicação de solicitações de férias é que pode ser demorado tomar uma decisão informada sobre a concessão ou não de férias a alguém. O aprovador provavelmente terá de verificar o calendário/reservas de um determinado funcionário ou entrar em contato com o gerente de projeto. Caso contrário, uma ausência inesperada pode causar conflitos na programação do projeto.
Se a empresa não oferecer uma política de férias ilimitada, também é preciso garantir que uma determinada pessoa não tenha excedido a cota de folgas. Por fim, é preciso registrar as folgas aprovadas em algum lugar. Se a sua equipe não usa um sistema abrangente de recurso ferramenta de planejamentoSe o funcionário não tiver acesso a um aplicativo, isso pode significar fazer login em vários aplicativos diferentes e, como resultado, gastar muito tempo precioso para lidar com a solicitação de folga de um único funcionário.
Como você pode ver, usar o e-mail ou o Slack para gerenciar solicitações de folga não é a maneira mais eficiente de fazer isso. Algumas solicitações podem passar despercebidas, o que é frustrante para os funcionários, e mesmo que você seja muito organizado, todo o processo pode consumir muito tempo.
Formulário de solicitação de folga do funcionário
A introdução de formulários de solicitação de folga é a etapa que algumas equipes adotam para organizar o processo de gerenciamento de licenças. Concordamos que os formulários, principalmente se estiverem on-line, podem ser mais eficientes para gerenciar do que os e-mails, especialmente para seus funcionários. A maior vantagem deles é que, como empregador, você pode moldar a solicitação. Os funcionários apenas preenchem seus formulários. Isso significa que todos os detalhes necessários provavelmente serão incluídos no formulário de solicitação de folga que eles entregarem. Além disso, a criação de um formulário de solicitação de folga não requer um grande investimento. Você pode utilizar um software gratuito, por exemplo, o Google Forms, para criar esse formulário.
Há alguma desvantagem? É preciso ter em mente que o gerenciamento de formulários de solicitação de férias ainda exige algum trabalho manual. É preciso arquivá-los, verificar se um determinado funcionário tem direito a mais tempo livre e registrar sua decisão em algum lugar. Da mesma forma que trabalhar com solicitações por e-mail, talvez seja necessário usar várias ferramentas antes de processar uma única solicitação.
Em suma, os formulários de solicitação de folga podem simplificar o processo de tratamento das solicitações de folga dos funcionários, mas você deve se lembrar de que ainda há possíveis otimizações a serem feitas.
Há alguma desvantagem em software de gerenciamento de férias de funcionários? Provavelmente, a maior consideração para sua empresa é o investimento necessário para começar a usar essa ferramenta. Felizmente, os aplicativos modernos geralmente vêm na versão SaaS modelo - você paga uma taxa mensal, portanto não precisa gastar muito dinheiro antecipadamente.
O Teamdeck, por exemplo, custaria a você $3,99 por funcionário por mês. Considerando que esse é um preço para todos os recursos, incluindo planilhas de horas, e planejador de calendário on-linee relatórios poderososSe você tiver um sistema de gerenciamento de dados, provavelmente verá o retorno do seu investimento em breve. Afinal de contas, seus funcionários poderão trabalhar com mais eficiência e evitarão idas e vindas desnecessárias.
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Mas, se você ainda estiver curioso sobre software de gerenciamento de funcionários - leia o artigo de nosso blog.
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