Com a crescente popularidade das políticas de férias sem limite e das horas de trabalho flexíveis, parece uma conclusão precipitada que os dias de controle de presença dos funcionários logo desaparecerão, pelo menos em alguns setores.
No entanto, vou argumentar que o controle de ausências é um processo fundamental para as empresas que desejam manter um cronograma de equipe transparente e uma equipe bem equilibrada. carga de trabalho da equipe. É que o foco tende a ser menos no controle dos indivíduos e mais na capacidade de planejar o trabalho de forma otimizada.
O que você receberá com este artigo:
- 4 soluções para como software de planejamento de recursos ajuda no controle de ausências
- como escolher de forma relevante um sistema de gerenciamento de férias de funcionários
- como gerenciar a frequência dos funcionários
- por que o Teamdeck - o software de gerenciamento de recursos - foi escolhido como o principal software de controle de ausências
Este texto descreve as principais etapas que você precisa seguir para criar um processo de controle de ausências que seja fácil de manter. Essa abordagem exige que você tire proveito das ferramentas digitais para que sua equipe possa colaborar com você. Uma planilha é uma opção possível, mas tem menos opções do que uma planilha dedicada. software de gerenciamento de recursosOs aplicativos para gerenciamento de ausências geralmente são equipados com recursos de relatório ou um fluxo de trabalho de solicitação de férias.
Vamos examinar as etapas essenciais da apresentação gerenciamento de férias em sua empresa. Cada ponto será acompanhado de uma instrução rápida sobre como o Teamdeck pode ser útil nesse caso.
Estabelecer uma política de férias
Essa é a etapa necessária para criar qualquer processo relacionado a folgas. Talvez você já tenha criado um conjunto de regras que funcione bem para a sua equipe. Nesse caso, você pode passar para o próximo ponto.
Se sua política de férias ainda não foi criada ou está em andamento, certifique-se de cobrir esses aspectos:
- Tipos de ausências de funcionários (licença médica, licença sabática, licença maternidade, etc.),
- Compensação por tipo de férias (quais tipos de ausências são compensadas?),
- Número de dias de férias pagas por funcionário (isso muda com o tempo?),
- Aviso prévio mínimo ao solicitar feriados.
Quando terminar de elaborar as regras, faça a si mesmo estas perguntas:
- Sua política é relevante para trabalhadores de meio período e/ou freelancers?
- Trata-se de uma grande mudança cultural para os funcionários? Você deve realizar uma consulta à equipe?
- Sua apólice cobre casos menos comuns? Por exemplo, o que acontece quando alguém não "usa" todos os seus dias de férias alocados durante o ano?
Sua política de férias precisa ser claramente comunicada aos funcionários existentes e fazer parte da integração dos novos contratados.
Como o Teamdeck pode ajudar no controle de ausências?
Como administrador da organização, você pode escolher entre uma variedade de tipos de ausência carregados ou adicionar seus próprios tipos. Os tipos de ausência são personalizáveis: você pode editar seus nomes, atribuir códigos de cores e especificar se são pagos ou não. Agora, quando seus funcionários precisarem solicitar férias, basta escolher um tipo na lista.
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Simplifique o fluxo de trabalho de solicitação de folga para aumentar o controle de ausências
Levante a mão quem já fez parte de uma longa cadeia de e-mails quando estava tentando garantir um dia de folga. Tenho certeza de que a maioria de vocês já fez isso. Isso não é eficiente e é frustrante tanto para os funcionários quanto para os gerentes.
É por isso que um fluxo de trabalho de solicitação de folga precisa ser planejado e implementado. O ideal é eliminar a necessidade de idas e vindas. Você pode fazer isso usando formulários de solicitação de férias que incluam todos os detalhes necessários para informar uma decisão. O mesmo vale para a resposta do gerente: quer a solicitação tenha sido aprovada ou recusada, o funcionário precisa ser notificado o mais rápido possível.
Como o Teamdeck pode ajudar no controle de ausências?
O processo de solicitação e aprovação de férias está ocorrendo dentro do aplicativo, poupando-o de um possível caos na comunicação. Os funcionários podem solicitar férias clicando em uma data selecionada e preenchendo um pequeno formulário.
Os gerentes recebem a solicitação imediatamente e podem responder de imediato. Quando uma nova solicitação de férias é aprovada, o calendário da equipe é atualizado de acordo.
Tornar as ausências visíveis para os principais membros da equipe
Esse ponto também poderia ser intitulado "tornar as ausências visíveis para todos os membros da equipe", mas isso depende da política de transparência do seu local de trabalho. Embora seja totalmente compreensível que nem todos os membros da equipe precisem acessar os calendários de ausência de todos os outros, o mesmo não pode ser dito para gerentes de projeto, líderes de equipe ou desenvolvedores de novos negócios. Qualquer pessoa que tenha a tarefa de planejar projetos (ou garantir novos projetos - por exemplo, a equipe de vendas) deve poder ver quem está disponível para trabalhar. Caso contrário, a verdadeira capacidade da equipe será desconhecida, o que pode levar a grandes erros de planejamento.
Ter um calendário de equipe transparente também aumenta a eficiência no dia a dia: as pessoas não precisam perguntar para saber se alguém da equipe está trabalhando naquele dia ou não.
Como o Teamdeck pode ajudar no controle de ausências?
O principal recurso do Teamdeck é um poderoso calendário de equipe, no qual é possível ver a disponibilidade, as atribuições e as planilhas de horas de todos. As pessoas que estão de férias podem ser rapidamente identificadas.
Você também não precisa se preocupar ao atribuir tarefas de trabalho mais longas aos membros da sua equipe. Os dias de folga serão automaticamente ignorados (a menos que você especifique o contrário), assim como os feriados.
Resumir os dados
Se você não segue uma política de férias ilimitada, precisa de uma maneira de coletar as ausências registradas e compará-las com o subsídio de férias de todos. Pode ser uma planilha simples ou você pode resumir os dados diretamente na ferramenta de gerenciamento de recursos de sua escolha. Certifique-se de distinguir entre os diferentes tipos de ausência, pois nem todos eles provavelmente contarão para o subsídio anual.
A coleta de dados relacionados a ausências pode ajudá-lo a planejar melhor o trabalho da sua equipe no futuro. Tente identificar padrões recorrentes. Talvez haja períodos em que as licenças médicas sejam significativamente mais comuns. Quando as pessoas tendem a solicitar seus períodos de férias mais longos? Essas percepções são úteis ao elaborar um calendário de produção para os próximos meses.
Como o Teamdeck pode ajudar no controle de ausências?
O Teamdeck mantém o controle das folgas de todos. Vá até a seção de relatórios e selecione um Relatório de tempo livre para gerar um relatório que responderá às seguintes perguntas para você:
- Quantos dias de férias foram tirados por seus funcionários?
- Quais tipos de ausências foram tiradas por determinadas pessoas?
- Qual é o valor do subsídio de férias de cada pessoa? (Você pode inserir um subsídio diferente para cada pessoa, se necessário).
Pronto para melhorar o fluxo de trabalho de controle de ausências da sua equipe?
Na verdade, não há nenhuma boa razão para se ater a procedimentos demorados e confiar em formulários desatualizados quando se trata de controle de ausências. Um processo robusto o ajudará a gerenciar as licenças de forma eficiente e ordenada. Para obter mais poderes, considere o uso de um software projetado para simplificar esse processo. Agende uma chamada com Aniela para discutir os processos mais eficientes de controle de ausência de funcionários para a sua equipe. Mas, para aqueles que ainda não estão convencidos sobre o processo correto de controle de ausência de funcionários, é preciso que a equipe esteja preparada. sistema de gerenciamento de férias - leia nosso artigo.