Qual é o objetivo final dos gerentes de projeto? Entregar seus projetos com sucesso. Os próprios gerentes de projeto admitem que isso não acontece com muita frequência: de acordo com o último estudo Pesquisa Pulse of the Profession (Pulso da Profissão)No entanto, menos de 60% dos projetos são concluídos no prazo ou dentro do orçamento original.
O que você obterá com este artigo:
- Papel do software de gerenciamento de recursos em processos de planejamento de capacidade de recursos
- O objetivo do planejamento da capacidade de recursos
- Conhecimento sobre a diferença entre planejamento de recursos e planejamento de capacidade
- O que fazer para aproximar um planejamento de capacidade eficaz
O gerenciamento eficaz da capacidade de recursos pode ajudar as empresas a aumentar esses números. Neste artigo, você aprenderá mais sobre o planejamento da capacidade de recursos no gerenciamento de projetos, mas também abordaremos as vantagens do gerenciamento da capacidade em nível de empresa. Vamos começar com algumas definições necessárias.
O que é planejamento de capacidade de recursos?
Sem fazer uma introdução desnecessária, a capacidade se refere à habilidade de atingir, executar ou produzir. Se usarmos a perspectiva da empresa, isso significa a capacidade de atingir ou produzir em uma dose específica de tempo. Mas, se formos mais a fundo e usarmos um ponto de vista operacional, descobriremos que a capacidade é entendida como como uma quantidade de recursos de entrada disponíveis para produzir um resultado relativo em um período de tempo - podemos continuar lendo managementstudyguide.com.
Mas esse não é o único significado relacionado ao tópico deste capítulo. Vamos comparar alguns outros entendimentos de planejamento de capacidade.
No Projectmanager.com, lemos planejamento de capacidade é um processo que estabiliza os recursos disponíveis para atender às solicitações ou às necessidades de capacidade da tarefa. O que pode ser entendido como uma espécie de relação entre alguém que tem acesso a recursos suficientes e as demandas dos projetos e suas expectativas relacionadas aos recursos.
Parece que a Saviom - nossos concorrentes no mercado de software de planejamento de capacidade de recursos - também compartilha da mesma opinião:
O planejamento da capacidade de recursos é previsão da lacuna entre a capacidade e a demanda por recursos.
Do ponto de vista da Mavenlink, o planejamento da capacidade de recursos assume três aspectos desse processo. Primeiro, a definição de quanto os recursos de trabalho são capazes de a fazer. Em segundo lugar, a identificação e a indicação de que tipo de trabalho esses recursos podem fazer. A terceira - correspondência a partir desse grupo, esses recursos com os recursos usados atualmente para atender às expectativas e demandas do projeto.
Como podemos ler no blog do Wrike:
O planejamento de capacidade é o processo de antecipação das futuras necessidades de negócios de uma organização ou cliente. O planejamento da capacidade também visa garantir que os recursos com as habilidades necessárias sejam disponibilizados para atender à evolução das demandas dos clientes e dos negócios
Nessa perspectiva, que também representa nossa abordagem, recursos não significam equipamentos, software, laptops, materiais de construção, salas, orçamento e assim por diante. Quando se busca o planejamento de capacidade no gerenciamento de projetos, vê-se o indivíduo, o membro da equipe e o funcionário. Você vê o indivíduos com um conjunto específico de habilidades. Alguém com as habilidades relevantes necessárias para atender aos requisitos de um projeto.
No nível do projeto, o planejamento da capacidade consiste em determinar se há recursos suficientes para concluir um determinado projeto. Sua função é garantir que a empresa (ou associação) tenha os recursos esperados necessários para um projeto ou tarefa, esperados em um momento previsto, que sejam capazes de concluir o projeto com os requisitos esperados no momento previsto.
Em outras palavras, o planejador de capacidade de recursos deve ser capaz de fornecer uma visão geral clara de quantos recursos são necessários para atingir uma meta indicada (uma subtarefa, uma tarefa, um projeto).
Em outras palavras, o planejamento da capacidade de recursos consiste em prever o intervalo entre a capacidade e a demanda de recursos. Portanto, aqueles que controlam o planejamento da capacidade levarão em conta fatores como horas de trabalho, domínio, habilidades e a média de todo o trabalho. Para calcular a capacidade da sua equipe, é necessário conhecer a disponibilidade e a carga de trabalho atual.
Qual é a diferença entre planejamento de capacidade e planejamento de recursos?
Para ser direto: se compararmos planejamento de capacidade para o planejamento de recursos (ou gerenciamento de recursos), o primeiro pode ser reduzido a "antecipar requisitos comerciais futuros e certificar-se de que temos os recursos necessários para iniciar um projeto". Enquanto O planejamento de recursos é "escolher e atribuir recursos específicos para e durante um projeto ou tarefa".
Pode-se dizer também que o planejamento de capacidade é a inspeção para verificar se os membros da equipe, as funções e o domínio necessários estão indiscutivelmente disponíveis para realizar o trabalho que está chegando, antes de realmente programar o trabalho. Já o planejamento de recursos consiste em escolher, atribuir e programar a partir dessa caixa de seleção.
O planejamento de recursos tem mais a ver com a coordenação da força de trabalho em tempo real: você atribui pessoas a projetos enquanto monitora a utilização dos recursos. Como podemos ver, o planejamento de recursos significa o gerenciamento, a liderança e a coordenação dos recursos necessários para concluir uma tarefa ou projeto.
Três etapas para um planejamento bem-sucedido da capacidade de recursos
O que você geralmente faz quando é designado para gerenciar um novo projeto? Como você monta uma equipe e se certifica de que a disponibilidade dos membros da sua equipe é suficiente para concluir todas as tarefas? Os gerentes de projeto que tentam garantir que tenham recursos suficientes à sua disposição devem seguir as etapas a seguir:
- Reunir requisitos e estimativas do projeto. Você precisa entender o que deve ser feito para entregar o projeto com sucesso. Qual é o escopo técnico? Quais funções são necessárias para a equipe do projeto? Quais são as estimativas de tempo para esse projeto?
- Identificar os recursos disponíveis. Analise a disponibilidade de recursos e determine quais pessoas que se encaixam nos critérios do seu projeto podem fazer parte da equipe do projeto.
- Alinhar a capacidade com as necessidades do projeto. Decida quem será designado para o projeto e quantas horas devem ser reservadas para ele. O ideal é que você reserve esses recursos, mesmo que o projeto ainda não tenha começado.
Observação: em algumas empresas, o gerente de recursos será responsável pela maior parte do processo de planejamento de capacidade. O gerente de projeto é solicitado a solicitar funções ou habilidades específicas, e o gerente de recursos analisará a capacidade dos recursos.
Utilizar o planejador de capacidade de recursos para requisitos de capacidade
Os gerentes de projeto devem ser capazes de avaliar os requisitos de seus projetos, mas analisar a disponibilidade de recursos pode ser mais desafiador sem visibilidade do pool de funcionários. Felizmente, as organizações geralmente têm à disposição um planejador de capacidade de recursos, que pode simplificar todo o processo gerenciamento de recursos de projetos trabalhar efetivamente em vários projetos e preparar estratégias de planejamento de capacidade de longo prazo.
Os planejadores de capacidade de recursos, como o Teamdeck, fornecem um único pool de recursos com informações sobre a disponibilidade e a carga de trabalho de todos (leia sobre Gerenciamento da carga de trabalho). Como gerente de projeto, você pode filtrar as funções necessárias para atender às demandas do seu projeto e verificar quando essas pessoas estão disponíveis.
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Para evitar conflitos de recursos, é possível reservar membros selecionados da equipe com antecedência. Se o seu projeto ainda não estiver confirmado, você poderá adicionar reservas provisórias. Outros gerentes de projeto verão que essas pessoas provavelmente serão atribuídas ao seu projeto, caso ele acabe acontecendo. Assim que receber o sinal verde, você terá um grupo de pessoas prontas para começar a trabalhar no projeto, além de um cronograma visível para outros gerentes no aplicativo de gerenciamento de recursos da sua empresa.
Software de gerenciamento de recursos facilita a avaliação da capacidade dos recursos. Você não só pode ver se as pessoas já foram atribuídas a outros projetos, como também pode registrar suas férias ou feriados em sua conta. Você poderá calcular a capacidade real da sua equipe e decidir se está pronto para entregar o projeto no prazo proposto.
Você também terá a chance de levar em conta as finanças. Alguns aplicativos de gerenciamento de recursos (inclusive o Teamdeck) permitem que você armazene informações sobre as tarifas da sua equipe. Use os relatórios do Teamdeck para calcular quanto dinheiro você precisa alocar no orçamento para garantir a equipe que deseja contratar para o seu projeto. Antes de se comprometer com essa equipe, certifique-se de que pode pagar por ela com o orçamento atual do projeto. A verificação cruzada da capacidade dos recursos com os custos estimados é outra maneira de garantir o sucesso de seu projeto.
O planejamento da capacidade deve ajudá-lo a evitar o excesso de trabalho e a subutilização da sua equipe. No entanto, ainda é útil monitorar regularmente a utilização dos recursos no início do projeto. Dê uma olhada em nosso guia para medição da utilização da equipe. Ou - se você estiver curioso sobre aspectos do gerenciamento de projetos - leia o ferramentas de planejamento de capacidade e técnicas.
Planejamento da capacidade de recursos em nível empresarial
Alinhar a demanda do projeto com a capacidade da sua equipe é uma parte essencial dos esforços de gerenciamento de projetos, mas uma estratégia de planejamento de capacidade beneficia toda a organização, não apenas as equipes de produção. Ao gerenciar um amplo portfólio de projetos, você não deve se esquecer do gerenciamento de capacidade. Ele permitirá que você tome melhores decisões de alocação de recursos e também dará suporte a outras partes da empresa:
- As equipes de RH têm uma visão geral clara das necessidades de recrutamento e dispõem de tempo suficiente para contratar ou treinar novos funcionários. O planejamento da capacidade ajuda a evitar gargalos de recursos no futuro.
- As equipes de vendas têm mais visibilidade do pipeline de produção, de modo que sabem se há espaço para mais projetos em um determinado período.
- Os especialistas em finanças podem calcular as previsões de lucro com base na capacidade planejada e nos projetos reais atribuídos à equipe.
Pense: A sua empresa tem procedimentos estabelecidos para a capacidade excessiva ou insuficiente da equipe? Caso contrário, levante essa questão na próxima reunião da equipe de gerenciamento de projetos. Talvez você possa encontrar soluções como iniciativas de P&D para quando tiver funcionários disponíveis e nenhum projeto para trabalhar? Afinal de contas, subutilização não é bom para o moral dos funcionários.
Proteja seus funcionários com o planejamento de capacidade
O planejamento da capacidade também é apreciado pelos funcionários. Essa abordagem estratégica do gerenciamento de recursos significa que não se espera que os membros da equipe trabalhem além de sua capacidade. Além disso, os funcionários sabem que sua disponibilidade é visível e respeitada pelos gerentes. Não é provável que eles sejam designados para um projeto urgente no meio das férias de verão.
Por fim, se sua empresa usar um aplicativo de gerenciamento de recursos, seus funcionários saberão o que está por vir na agenda deles: qual é o próximo projeto em que trabalharão, quanto tempo levará, etc.
Planeje a capacidade da sua equipe com facilidade!
Esperamos que este artigo o tenha convencido de que o planejamento de capacidade é gerenciável e necessário. Se você se esquecer de verificar a capacidade da sua equipe, seu projeto estará em risco: é improvável que você o entregue no prazo sem ter pessoas qualificadas suficientes. Ao mesmo tempo, você pode exceder seu orçamento se acabar terceirizando uma força de trabalho extra. Felizmente, ambos os cenários podem ser evitados quando você compara a capacidade com a demanda. Lembre-se de aproveitar o software de gerenciamento de recursos de projetos para tornar todo o processo mais robusto.
Quer ver como o planejamento de capacidade é simples com o Teamdeck? Agende uma chamada com Anielauma de nossas especialistas em sucesso do cliente. Ela mostrará como você pode tomar melhores decisões estratégicas graças a um gerenciamento eficaz dos recursos do projeto.
