As pessoas exigem abertura no local de trabalho. 87% delas, é claro.
87% de trabalhadores pesquisados pela Kelton Global em um estudo de 2018 admitiram que querem que sua futura empresa seja transparente. 80% dos entrevistados queriam saber mais sobre a tomada de decisões de sua organização.
Não é de se admirar, portanto, que a transparência no local de trabalho seja um termo amplamente discutido na maioria das empresas. Algumas optam pela transparência radical, enquanto outras escolhem outras formas de promover a comunicação aberta.
Como gerente de projeto ou líder de equipe, talvez você não tenha voz ativa nas políticas de toda a empresa. No entanto, você é responsável por uma equipe de projeto, portanto, a transparência do projeto está muito sob seu controle.
Comunicação deficiente e expectativas pouco claras estão entre os 8 principais problemas. desafios do gerenciamento de projetos. Transparência em gerenciamento de projetos e recursos é uma cultura de comunicação aberta e visibilidade dentro de uma equipe de projeto. Do ponto de vista gerencial, muitas vezes é preciso ser honesto com a equipe sobre o projeto e a própria equipe.
Há várias maneiras de cultivar a transparência do projeto em uma equipe, mas as consequências são extremamente positivas.
A ligação entre transparência e engajamento/felicidade dos funcionários foi investigada em várias pesquisas ou estudos. Há dados que comprovam que a honestidade é, de fato, um fator importante que determina a felicidade das pessoas no trabalho.
No entanto, quando se trata de transparência de projetos, também estamos falando de lucros financeiros nesse projeto específico. Isso é possível porque a transparência aumenta a produtividade. Funcionários engajados que sabem o que se espera deles (e por quê) têm um desempenho melhor e trabalham com mais eficiência. Conforme declarado por Jyoti M, consultora de TI da Tata, em seu artigo documento sobre gerenciamento de projetos e transparência: A transparência com as devidas permissões em um sistema de gerenciamento de projetos economiza tempo e dinheiro de todos no projeto. Isso soa como um sonho de PM? Deveria!
A falta de transparência, por outro lado, pode causar desconfiança entre a equipe ou até mesmo ressentimento. Instituto de Gerenciamento de Projetos Os relatórios do Comitê de Auditoria da OMS mostraram repetidamente que a comunicação inadequada ou ruim é uma das principais causas de fracassos de projetos. Há todos os motivos para pensar, portanto, que a honestidade e a comunicação aberta são extremamente importantes para os gerentes de projeto.
É verdade que a transparência não é uma abordagem única, pois difere de cliente para cliente ou de setor para setor. Elaboramos uma lista de medidas que você pode adotar para aumentar a transparência do projeto em sua equipe.
Parece óbvio? Pode parecer, mas lembre-se de que a "visibilidade da tarefa" é mais do que uma lista de recursos a serem criados.
Antes de tudo, explique o projeto à sua equipe. Tanto em termos do escopo técnico quanto em termos do lado comercial das coisas. Qual é o objetivo desse projeto? Quem se beneficiará com ele? Qual é a razão para um determinado recurso? As respostas a essas perguntas podem evitar que você tome decisões erradas ao estimar as tarefas.
Entender o "por quê?", e não apenas o "o quê?", melhora o envolvimento da sua equipe. Essa é uma boa maneira de desenvolver um senso de propriedade.
Esse é um grande desafio. E difícil ao mesmo tempo.
Você quer ser transparente e, ainda assim, há coisas que não deve compartilhar. Tenha cuidado para não discutir informações pessoais ou confidenciais. Além disso, preste atenção se a sua total abertura não causa especulações ou sessões de fofoca. Se achar que algo ainda não deve ser revelado à sua equipe, é provável que seja esse o caso. Aguarde até que suas informações sejam confirmadas ou relevantes e só então as revele à sua equipe.
Além disso, você deve fazer com que sua equipe sinta que faz parte do projeto. E isso requer que você os informe sobre as mudanças no projeto.
Um motivo para isso já foi explicado na seção anterior: você precisa que as pessoas entendam no que estão trabalhando. Outro motivo é igualmente importante: aqui você está lidando com especialistas e eles sabem o que estão fazendo.
Se a mudança de requisitos significar que novos recursos precisam ser desenvolvidos, certifique-se de que isso seja planejado da maneira mais eficiente. Uma discussão aberta com sua equipe de engenharia pode lhe dar muitas ideias para diminuir o impacto dessa mudança e evitar as temidas consequências do aumento do escopo. Dê à sua equipe a chance de realmente participar do projeto e você verá uma sensação maior de "estamos juntos nessa".
Uma observação final: seja transparente sobre sua posição também. Se você não souber a resposta para as perguntas da sua equipe (ou se a resposta ainda não puder ser divulgada), não invente coisas. Em vez disso, seja aberto sobre sua incapacidade de fornecer a resposta. A equipe apreciará sua honestidade.
Não é possível falar em comunicação aberta e bidirecional sem incentivar o feedback.
Como você é honesto com a equipe, também quer que eles sejam igualmente diretos com você. É claro que, às vezes, você pode ouvir algumas palavras duras ou até mesmo ficar sabendo de um passo em falso no projeto, mas ainda assim é uma ótima oportunidade de abordar essas questões com antecedência, antes que se transformem em um grande problema.
Dê o exemplo e forneça feedback construtivo à sua equipe. Não se esqueça do reconhecimento: certifique-se de que o bom desempenho não passe despercebido. Isso também fortalecerá o envolvimento e a responsabilidade da sua equipe.
Como a visibilidade e a comunicação são os principais fatores de transparência do projeto, não é de surpreender que o compartilhamento de conhecimento seja uma prática que vale a pena cultivar. A troca de conhecimento entre os membros da equipe pode ocorrer durante as reuniões ou eventos dedicados.
Um aspecto do compartilhamento de conhecimento que é valioso, mas muitas vezes ignorado, é que as equipes podem aprender com outras equipes. Como gerente de projeto (ou líder de equipe), você pode colaborar com seus colegas para organizar eventos durante os quais as equipes compartilham as lições aprendidas em projetos anteriores. Essas reuniões entre equipes não só fornecerão insights relacionados ao projeto, mas também serão uma boa oportunidade de união da equipe.
A transparência do projeto precisa ser apoiada por ferramentas que facilitem a colaboração e a comunicação. Para equipes que trabalham em uma única sala, um quadro branco pode ser um bom começo. No entanto, para equipes distribuídas, serão necessárias ferramentas on-line.
Para dar visibilidade ao pipeline do projeto, use um aplicativo de gerenciamento de projetos. Na Teamdeck, usamos o JIRA para acompanhar nosso progresso. Cada membro da equipe pode ver o status de diferentes tarefas, se ocorreram novos bugs etc.
Controle de tempo, software de controle de ausênciase ferramentas de programação de recursosOs sistemas de gerenciamento de projetos, como o Teamdeck, têm um efeito duplo na transparência do projeto. Primeiro, os membros da equipe estão cientes de sua carga de trabalho e atribuições planejadas. Ao mesmo tempo, os líderes de projeto veem as planilhas de horas de sua equipepara que eles entendam a carga de trabalho real de seus funcionários (leia sobre Gerenciamento da carga de trabalho). Ambos os lados têm a visibilidade de que precisam para se sentirem mais confortáveis com seu trabalho.
Certifique-se de que sua equipe tenha acesso a uma ferramenta que permita a comunicação regular. O Slack é um ótimo exemplo: é uma ferramenta de bate-papo que também pode ser integrada a outros aplicativos que você usa.
Se estiver trabalhando em um produto que já foi lançado e tem usuários reais, você tem uma maneira extra de introduzir a transparência do projeto. Veja nosso aplicativo, Teamdeck, como exemplo. Embora tenhamos membros da equipe dedicados que respondem às perguntas dos clientes feitas por meio do Intercom (você pode experimentar, é aquele ícone azul no canto), todos na equipe têm acesso ao canal do Slack onde o feedback do usuário é publicado. Como resultado, cada membro da equipe está ciente do que as pessoas adoram no aplicativo e do que elas pedem. Isso não apenas marca a caixa de "visibilidade", mas também faz com que a contribuição de todos seja muito mais significativa ao discutir novos recursos e roteiro de produtos.
A transparência do projeto tem a ver com a comunicação aberta e a honestidade, além de permitir que as pessoas trabalhem com eficiência. Ela permite que você aumente o envolvimento das pessoas, mas também ajuda a eliminar os fatores que prejudicam a produtividade: de requisitos pouco claros a fofocas de escritório. Desenvolva uma cultura de transparência em sua equipe de projeto e todos colherão os benefícios disso.
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