Apptension - a software house da Polônia - economiza quase $10.000 por mês, e usamos apenas uma ferramenta para conseguir isso.

Mas nem sempre foi tão fácil.

Como somos uma empresa de software que trabalha em vários projetos ao mesmo tempo, experimentamos várias ferramentas para controle de tempo e agendamento de recursos.

No final das contas, porém, ainda estamos um pouco decepcionados.

Os rastreadores de tempo baseados no preenchimento de planilhas levam mais tempo para serem usados e são imprecisos. Fartos de relatórios sem sentido, decidimos criar nossa própria ferramenta, e foi assim que Teamdeck ganhou vida.

Desde o início, nós o implementamos internamente. Ele nos ajudou a acompanhar nossos projetos, tanto os membros da equipe interna quanto os da equipe remota, bem como os que trabalham meio período.

"Reservar a disponibilidade dos funcionários vai além da lista tradicional de feriados e dias de folga planejados. Na época dos nômades digitais e das equipes virtuais, é um desafio gerenciar os membros da equipe espalhados por diferentes fusos horários, trabalhando em horários flexíveis" - Zbigniew Czarnecki, CEO da Aptidão

Elaboramos este estudo de caso para mostrar um exemplo real de como você pode se beneficiar do uso de Teamdeck em sua equipe.

Para que usamos o Teamdeck?

Errado alocação de recursos e a não previsão de sua disponibilidade leva ao fracasso da 26% dos projetos.

Como queríamos evitar isso, precisávamos de uma ferramenta com a qual pudéssemos monitorar o tempo dos funcionários, programar sua disponibilidade, feriados e dias de folga pessoais.

Queríamos fazer tudo isso para evitar tempos de inatividade, subutilização do funcionário ou excesso de trabalho. Em outras palavras, queríamos apenas planejar e gerenciar melhor o trabalho deles.

Com o Teamdeck, podemos fazer tudo isso.

1. Fácil controle de tempo *

No Teamdeck, podemos definir manualmente as horas gastas em projetos específicos ou monitorá-las com um cronômetro de desktop de um clique.

Como não são necessárias suposições, isso nos proporciona relatórios mais precisos e planilhas de horas confiáveis. Também podemos comparar o tempo estimado com o tempo real gasto em um projeto e usá-lo para estimar melhor as tarefas futuras.

* Já faz algum tempo que publicamos este estudo de caso...
Há alguns meses, lançamos o Teamdeck para celular. Nosso aplicativo móvel permite que você estenda os recursos do Teamdeck para o seu smartphone. Você pode controlar seu tempo de trabalho, revisar planilhas de horas e navegar pelo calendário sem precisar acessar a versão web do Teamdeck. 

Observação: O Teamdeck para dispositivos móveis está disponível apenas para usuários registrados do Teamdeck. Certifique-se de que você se registrou no desktop antes de tentar o login no celular. 

2. Programação avançada de recursos

Usando apenas uma ferramenta, podemos monitorar os dias de folga dos funcionários, os feriados nacionais e as reservas de projetos. Podemos monitorar as programações dos membros da equipe, de modo que é mais fácil para nossos gerentes de projeto planejar a alocação da equipe e gerenciar vários projetos.

3. Cronogramas e orçamentos mais precisos

Também incluímos o Teamdeck em nosso pipeline de vendas, o que nos deu a possibilidade de prever melhor o tempo e os funcionários disponíveis durante a negociação de novos negócios. Os cronogramas e os orçamentos ficaram mais precisos.

Como nos beneficiamos com o Teamdeck

Ok, já que você sabe para que pode usar o Teamdeck, vamos ver quais são os benefícios de implementá-lo em sua empresa.

Dividimos esta parte em ganhos financeiros e benefícios do ponto de vista do gerente de projetos.

Quanto dinheiro economizamos por mês?

Para calcular o custo do gerenciamento de funcionários em nossa empresa, fizemos a nós mesmos três grupos de perguntas, comumente feitas pelos próprios funcionários:

1. Em que devo trabalhar hoje? / Quanto tempo devo dedicar a isso?
2. Posso tirar um dia de folga? Quantos dias de folga eu tirei? Minha solicitação de férias foi aprovada?
3. Quanto tempo eu monitorei este mês? Quanto orçamento gastei até agora? Qual é o uso atual dos recursos?

Como atualmente empregamos cerca de 50 pessoas, usamos esse número e a taxa horária de $30 para calcular quanto dinheiro desperdiçamos com base no tempo que gastamos respondendo a essas perguntas.

Foi necessária uma planilha e alguns cálculos básicos para perceber que, sem o Teamdeck, estávamos desperdiçando $11.130 do tempo dos funcionários mensalmente para lidar com essas dificuldades gerenciais comuns.

O Teamdeck nos ajudou a reduzir esse desperdício para $1.249,50, o que nos permite economizar $9.880,50 por mês.

O interessante é que 40% nossos funcionários passaram a maior parte do tempo perguntando ao gerente de projeto sobre as atribuições diárias. Estimamos que isso levou a 56 horas desperdiçadas todos os meses, o que totalizou $1.680 que poderíamos ter gasto melhor.

É mais fácil para nossos PMs gerenciarem os projetos?

Outra vantagem de usar o Teamdeck é que é mais fácil para os gerentes de projeto executarem os projetos, sabendo exatamente qual funcionário está disponível em um determinado momento ou quem terminará suas tarefas em breve.

Em primeiro lugar, podemos definir os planos de longo prazo, levando em conta os diferentes dias de folga e feriados.

Nossos gerentes de projeto são capazes de criar relatórios precisos e acompanhar o orçamento. Eles podem, então, usar esse conhecimento para alocar melhor os funcionários para os projetos futuros, planejar os orçamentos e criar melhores estimativas para nossos clientes ao fazer novos negócios.

Os relatórios podem ser baixados em arquivos PDF e anexados às nossas revisões de sprint, o que facilita ainda mais a comunicação entre as equipes.

Por fim, podemos monitorar facilmente quando nossos funcionários de meio período estão disponíveis.

Tudo isso poupa muito trabalho aos nossos gerentes de projeto, permitindo que eles gerenciem as equipes com mais eficiência.

O gerenciamento de recursos compensa

31% de empresas entrevistados pelo Access Group afirmaram que a baixa visibilidade de recursos humanos específicos na organização é um grande desafio com o qual eles lutam.

O uso de uma ferramenta de agendamento de recursos, gerenciamento de licenças e controle de tempo em nossa empresa foi extremamente benéfico. Ela não só nos ajudou a economizar dinheiro, mas também nos permitiu planejar e gerenciar melhor os projetos em andamento e futuros. Isso também é importante para manter os funcionários satisfeitos, diz Zbigniew Czarnecki:

"Vale a pena investir tempo para analisar todos os aspectos do gerenciamento de recursos. Por um lado, evitaremos cometer erros dispendiosos e, por outro, manteremos o conforto e a felicidade de nossos funcionários."

Economize o tempo e o dinheiro de sua empresa - invista em uma ferramenta de gerenciamento de recursos para acompanhar e alocar melhor os funcionários nos projetos.