Unit9 - Um estúdio de produção de inovação premiado [Entrevista]
A UNIT9 é um estúdio de produção focado em projetos de RV, digitais, jogos, inovação e filmes. Temos escritórios em Londres, Nova York, Los Angeles, Berlim e Florença.
"Ufa! Não tenho ideia de onde foi parar todo esse tempo", você pode dizer depois de um dia atarefado no trabalho. No entanto, você repete isso várias vezes, sem conseguir refletir totalmente sobre onde está colocando a maior parte do seu tempo e dos seus esforços. Se esse for apenas um sentimento temporário que você tem em um projeto particularmente movimentado, talvez você queira simplesmente superar isso. O problema se torna maior se você ou seus gerentes perceberem que dados importantes sobre a natureza das tarefas da sua equipe escapam regularmente no final do dia. Nesses casos, uma boa solução é usar tags para categorizar suas reservas e registros de tempo. Não apenas de acordo com os projetos atribuídos, mas também com características mais específicas, como o tipo, o orçamento, a probabilidade ou as atividades realizadas.
Reservas
As reservas em geral são ótimas para prever e informar as pessoas sobre o que está por vir. Ver todos os compromissos na Visualização do calendário pode encurtar os ciclos de comunicação e ser uma forma eficaz de planejar com antecedência. Ainda assim, pode haver casos em que você queira incluir mais informações do que um simples nome de projeto pode suportar. Nesse caso, as tags predefinidas serão uma ótima alternativa às descrições extensas e, às vezes, duvidosas. Elas podem significar o seguinte:
Tipo
Muitas vezes, você deseja descrever a natureza exata de suas reservas para a equipe sem usar descrições potencialmente ambíguas. Por exemplo, se você presta um serviço de manutenção ou oferece uma garantia, assim como Aptidão é importante que a sua equipe entenda que tipo de compromissos devem ser cumpridos. Essas tarefas podem ser facilmente marcadas com Garantia e Manutenção para que você possa adicioná-los rapidamente e para que eles tenham termos universalmente compreendidos em toda a empresa. Dessa forma, você também pode analisar facilmente o tempo e o dinheiro que esses serviços ou serviços semelhantes de um projeto estão custando na seção de relatórios, sem misturá-los.
Orçamento do projeto
Nem todas as reservas significam trabalho remunerado. Você pode incluir essas informações importantes em suas reservas como um Faturável ou um Não faturável tag. Dessa forma, fica muito claro quais dos seus itens e os da sua equipe as horas registradas devem ser somadas posteriormente às faturas que você estará gerando. Graças a isso, o Apptension nunca confunde consultas gratuitas, suporte do gerente ou atividades de pré-vendas com os pagamentos pelo trabalho regular do projeto sem escrever extensas descrições de reserva.
Probabilidade
No Apptension, o calendário do Teamdeck é uma excelente e, na verdade, a única fonte de informações sobre a disponibilidade de nossa equipe e a capacidade geral de produção de toda a empresa em um determinado período de tempo. Ter uma visão geral de quando determinados projetos estão programados e quais equipes estão disponíveis para iniciar um novo projeto é de grande ajuda. No entanto, sempre nos deparamos com uma área cinzenta de projetos que sabemos que têm grande probabilidade de começar, mas que ainda não estão oficialmente confirmados. Para lidar com essas situações de uma forma não confusa, inventamos um Tentativa para indicar o trabalho que queremos começar a programar sem induzir outros usuários do Teamdeck a acreditar que esses projetos foram totalmente assinados.
Planilhas de horas
Planilhas de horas são todos sobre os fatos. Nós os usamos para entender o que está acontecendo em nossa empresa e em nossos projetos externos e internos diariamente. Entretanto, uma simples olhada rápida no Calendário pode não fornecer todos os insights necessários sobre as tendências de suas equipes. As tags podem ajudar com essa dificuldade, ao mesmo tempo em que fornecem uma base sólida para relatórios mais avançados e complexos. Há várias categorizações que você pode criar usando tags de planilha de horas no Teamdeck:
Tipo
Em muitas organizações, as correções de garantia ou a integração de novos membros da equipe ou funcionários não serão cobradas e, portanto, devem ser mantidas separadas. Fazemos isso usando Garantia e Integração em nossas planilhas de horas. Talvez você também queira subdividir sua equipe em diferentes serviços dentro de uma equipe, como RnD, Manutenção ou Produção. Eles também podem ser transformados em etiquetas de planilha de horas para que a sua equipe informe qual serviço foi prestado sem a necessidade de criar projetos separados em excesso.
Orçamento do projeto
Da mesma forma que as reservas de projetos, as planilhas de horas também devem ser atribuídas ao orçamento correto. Se você tiver taxas diferentes, dependendo de sua equipe trabalhar no horário comercial ou horas extras, usando um Horas extras remuneradas A tag o ajudará a gerar relatórios de folha de pagamento que incluam essas informações. Isso também facilitará muito a cobrança aos seus clientes do valor exato pelos serviços da sua equipe. Por outro lado, pode haver serviços que sejam gratuitos e você queira excluí-los do relatório de orçamento. Nesse caso, separá-los de outros registros de horas com Não faturável e Faturável pode ser necessário para ter controle sobre o orçamento geral do projeto.
Atividade
Como gerente no Apptension, sempre quero saber quanto tempo minha equipe gasta nos tipos mais críticos de tarefas. Graças a isso, posso entender as necessidades de um projeto específico e oferecer soluções se encontrarmos problemas de gerenciamento de tempo. Em nossas equipes, concordamos em marcar atividades como trabalho em documentação, comunicação com nossas equipes e clientes, participação em reuniões, integração de novos membros da equipe ou trabalho em nossas metas pessoais com tags distintas: Documentação, Comunicação interna, Comunicação externa, Reunião, Integração e Autodesenvolvimento. Isso nos dá uma visão das áreas em que estamos nos concentrando mais e que consomem a maior parte do tempo do projeto. Uma vez identificadas essas áreas, podemos trabalhar facilmente em otimização de processos e garantir que, por um lado, seja dada atenção suficiente a tarefas específicas e, por outro, que elas sejam realizadas da maneira mais eficiente possível.
As tags são um ótimo método para a comunicação eficaz de informações que podem ser repetidas. Elas nos ajudam a categorizar nosso trabalho e a garantir que sempre estejamos a par do que está acontecendo de forma fácil e digerível. Essa categorização vai tão fundo quanto os relatórios avançados, nos quais você pode agrupar e comparar suas previsões com os dados reais e tirar conclusões e resultados muito mais precisos. Da próxima vez que você tiver dificuldade para entender como e em que o seu dia passou tão rápido, por que o seu orçamento parece estar errado ou simplesmente se pegar digitando a descrição do registro, sentindo que já fez isso muitas vezes antes, pense em como as tags podem melhorar a sua experiência e aproveitar todas as vantagens do uso do Teamdeck.
