De acordo com o Ad AgeDe acordo com a agência de publicidade, 2019 provou ser o "ano mais fraco para o crescimento das agências desde a Grande Recessão". E então as coisas pioraram. 2020 surpreendeu as agências digitais com muitos desafios e incertezas. Com isso em mente, talvez não seja surpresa que as empresas se concentrem em aumentar sua lucratividade e encantar os clientes com projetos bem-sucedidos.
O que você aprenderá com este artigo:
Uma das etapas para aumentar o desempenho da sua agência digital é avaliar a maneira como você planeja e gerencia projetos criativos. Sua equipe está tendo dificuldades para estimar com precisão seus esforços? Eles estão notoriamente ultrapassando o orçamento ou entregando os projetos com atraso? Seus funcionários estão expressando sua insatisfação? Todos esses sinais podem apontar para problemas com os processos e as ferramentas de gerenciamento de projetos da sua agência.
É claro que, para melhorar a capacidade de gerenciamento de projetos da sua equipe, pode ser necessário contratar ótimos gerentes de projeto e redesenhar diferentes processos. No entanto, você também poderá obter alguns ganhos rápidos com a implementação de ferramentas que apoiam o planejamento e o gerenciamento de projetos criativos.
Todas as agências, especialmente aquelas com uma força de trabalho dispersa, devem ter uma pilha sólida de gerenciamento de projetos - um conjunto de aplicativos que as ajudam a colaborar e a lançar projetos com sucesso.
Nesta publicação do blog, descreveremos diferentes categorias de ferramentas que você pode querer incluir na pilha de gerenciamento de projetos da sua equipe. Quando você souber quais áreas precisam de ajuda, será mais fácil encontrar um software específico que atenda às suas necessidades. Mas se você precisar de ferramentas de gerenciamento de projetos de agênciasSe você não tiver uma boa experiência, nós também o ajudamos.
Antes de mais nada: tentamos selecionar áreas de gerenciamento de projetos que são familiares para a maioria das agências digitais. É claro que, dependendo das funções da sua equipe e do tipo de projeto em que você costuma trabalhar, talvez você descubra que apenas algumas dessas categorias de aplicativos são úteis para a sua agência.
Tudo bem! Escolha aquelas que podem tornar o trabalho da sua equipe mais eficiente e eficaz e aproveite os benefícios de uma pilha de gerenciamento de projetos adaptada às suas necessidades exatas.
Seja qual for a natureza dos projetos que sua equipe entrega, você precisa de algumas ferramentas para fazer a preparação necessária antes mesmo de iniciar o projeto.
Uma ferramenta de planejamento de projeto o ajudará a organizar os requisitos do projeto, definir os escopo do projetoe planejar o cronograma de trabalho. Muitos aplicativos de PM permitem que você visualize o plano do seu projeto, por exemplo, na forma de um gráfico de Gantt.
Aplicativos que você pode querer conferir: vá para uma postagem no blog em que avaliado ferramentas de planejamento de projetos
Gerenciamento de recursos de marketing tem sua própria categoria entre os softwares para gerenciamento de projetos de marketing. Você precisa de um planejador de recursos quando já tem uma ferramenta de planejamento de projetos? Sim, você precisa! Planejar o escopo e o cronograma do seu projeto é uma coisa, mas você também precisa planejar o trabalho dos membros da sua equipe.alocação eficaz de recursos é crucial no gerenciamento de projetos.
Aplicativos que você pode querer conferir: Teamdeck - nossa própria solução de planejamento de recursos para equipes criativas.
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Com um calendário de recursos como a disponível no Teamdeck, você pode planejar uma carga de trabalho equilibrada para seus funcionários
Quais são as ferramentas de que você pode precisar após o início do projeto? Essencialmente, você deve procurar aplicativos que o ajudem a executar as operações diárias da equipe do projeto e a levar o projeto adiante.
Gerenciamento de tarefas
É uma ferramenta em que sua equipe pode gerenciar as tarefas (por exemplo, usando um quadro Kanban). É um aplicativo de gerenciamento de projetos vital, pois você pode acompanhar facilmente o progresso do projeto e identificar possíveis gargalos.
Aplicativos que você pode querer conferir: JIRA, Asana - ambos são muito mais do que simples gerenciadores de tarefas, mas têm recursos que permitem que as equipes atualizem o status de suas tarefas.
Com a Asana, você pode visualizar o cronograma do seu projeto e ter uma visão geral do que a sua equipe precisa fazer.
Esse aplicativo será especialmente útil se sua agência cobrar dos clientes com base nas horas gastas no projeto. Os rastreadores de tempo o ajudarão a calcular a quantidade de tempo faturável e não faturável que seus funcionários registram.
Aplicativos que você pode querer conferir: Teamdeck, Toggl
Gerenciamento de férias
Acompanhar as ausências e a disponibilidade da sua equipe é muito mais fácil quando você tem um aplicativo de gerenciamento de férias dedicado. Você terá mais controle sobre o subsídio de férias da sua equipe e economizará muito tempo com solicitações digitais de folga.
Aplicativos que você pode querer conferir: Teamdeck, Sage HR
Comunicação interna para melhorar a colaboração da equipe
Quer sua equipe trabalhe remotamente ou em um escritório, ela precisa de uma ferramenta que permita a comunicação eficaz. As empresas geralmente usam aplicativos de comunicação baseados em bate-papo e vídeo.
Aplicativos que você pode querer conferir: Slack, Google Meet
Entre em contato com o cliente
Você e seus gerentes de projeto precisam de uma maneira de entrar em contato com o cliente. Alguns softwares de gerenciamento de projetos de marketing oferecem recursos que permitem realizar e armazenar conversas com clientes dentro do aplicativo.
Aplicativos que você pode querer conferir: Basecamp, Slack
O Basecamp permite que você decida quais mensagens seus clientes podem ver e quais são visíveis apenas para a equipe do projeto.
Gerenciamento de arquivos / Compartilhamento de arquivos
De contrato e declaração de trabalho para ativos criativos, sua equipe precisa de um sistema para organizar e compartilhar arquivos de projetos.
Aplicativos que você pode querer conferir: Dropbox, Google Drive
Esta categoria é dedicada às ferramentas que os membros da sua equipe usam para trabalhar com eficiência durante todo o ciclo de vida do projeto. As ferramentas a seguir podem não vir à sua mente quando você pensa em "pilha de gerenciamento de projetos", mas elas ajudam a sua equipe de projeto a gerenciar as tarefas e a entregar os projetos com sucesso.
Brainstorming para trabalho criativo
Durante a fase de ideação do projeto, e também em estágios posteriores, sua equipe apreciará uma ferramenta que possa ser usada para compartilhar facilmente suas ideias com membros remotos da equipe, clientes ou outros colaboradores.
Aplicativos que você pode querer conferir: Miro, Conceptboard
O Miro funciona como o quadro branco virtual da sua equipe para que ela possa colaborar remotamente com facilidade.
Colaboração em equipe criativa
Há muitos aplicativos que permitem que sua equipe trabalhe em ativos criativos de forma mais produtiva: eles simplificam o processo de feedback, as transferências de desenvolvedores e a prototipagem rápida.
Aplicativos que você pode querer conferir: InVision, Figma
Gerenciamento de código
Esses tipos de aplicativos serão úteis para agências digitais com suas próprias equipes de TI. Imagine que seus engenheiros trabalhem em seus próprios trechos de código, mas todos eles precisam se unir para criar um aplicativo perfeito para o cliente. As ferramentas de gerenciamento de código permitem que os programadores revisem o código uns dos outros e planejem implementações tranquilas.
Aplicativos que você pode querer conferir: Bitbucket, GitHub
É provável que, ao ler as seções anteriores, você tenha feito anotações mentais do tipo "Preciso desse tipo de ferramenta e daquela também". Isso é ótimo, mas você deve perceber que uma caixa de ferramentas de agência eficaz precisa incluir aplicativos que funcionem bem juntos. É fundamental considerar como conectar as ferramentas que os membros da sua equipe usam.
Por exemplo, você pode integrar seu gerenciador de tarefas com o aplicativo de comunicação da sua equipe e receber notificações sobre tarefas recém-concluídas diretamente em, digamos, um canal do Slack escolhido. Outra ideia seria extrair automaticamente os nomes dos seus projetos do aplicativo principal do PM e usá-los para o planejador de recursos ou para a ferramenta de controle de tempo.
Há algumas opções para conectar aplicativos:
Escolha o Teamdeck.io. - o gerenciamento de recursos e projetos software selecionado por Hill-Knowlton, Wunderman Thompson, Circus Maximus.
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