Como proprietário de uma agência ou gerente de uma equipe criativa, você provavelmente já ouviu falar que o controle de horas aumenta a produtividade de uma agência e dá um impulso significativo aos seus negócios. No entanto, algumas equipes têm receio do controle de tempo, pois ele pode parecer intrusivo. No final das contas, no entanto, se você escolher a melhor software de controle de horas de funcionários para as necessidades da sua equipe e promover uma cultura de controle de horas, é uma ferramenta muito útil. Nesta postagem do blog, analisaremos os diferentes benefícios que sua agência poderá notar quando você começar a controlar o tempo.
Pedir aos seus funcionários que controlem o tempo deles proporciona uma excelente visibilidade de como as equipes criativas gastam seu tempo. Você saberá quem está sobrecarregado e quem tem poucas tarefas. Você também saberá quais projetos de clientes correm o risco de atrasar ou ultrapassar o orçamento. Esses insights permitem que você:
Se você não se baseia em planilhas de horas para cobrar seus clientes, é provável que esteja cobrando muito pouco deles. Muitos funcionários esquecem de registrar que passaram uma ou duas horas extras trabalhando em um determinado projeto. Infelizmente, essas horas não faturadas tendem a se acumular se você estiver olhando para uma perspectiva mensal ou anual. Como agência, você não pode se dar ao luxo de ter vazamentos de dinheiro semelhantes. Planilhas de horas precisas permitem que você veja o que todos estão fazendo. Nenhum trabalho do cliente passará despercebido.
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A vida em uma agência pode ser agitada, e a maioria dos funcionários não está acostumada a fazer algumas horas extras. Ainda assim, as agências não devem ignorar a carga de trabalho de seus funcionários, pois as consequências da utilização excessiva podem ser muito graves. Ao mesmo tempo, os funcionários que simplesmente não têm tarefas específicas suficientes para preencher seus dias também estão insatisfeitos. Como líder de equipe, você deve tentar manter o equilíbrio utilização de recursos. Graças às planilhas de horas, você pode identificar facilmente quem está sobrecarregado e quem está subutilizado.
Muitas agências faturam seus clientes em um modelo de tempo e materiais. Se esse for o seu caso, você simplesmente não tem desculpa para não controlar o tempo dos membros da sua equipe. Quando você tem planilhas de horas precisas, é muito simples emitir uma fatura com base nelas. Seu departamento financeiro certamente gostará de ter acesso a dados abrangentes sobre o trabalho do projeto.
Previsão de recursos significa prever quantos recursos você precisará e quando. Os dados históricos coletados das planilhas de horas da sua equipe o ajudarão muito nesse ponto. Observe quanto tempo suas equipes registraram em diferentes meses ou semanas e é provável que você identifique padrões (por exemplo, mais horas registradas ao trabalhar em campanhas de férias de inverno). Este ano, em vez de se apressar para recrutar novos funcionários ou contratar freelancers a um custo mais alto, você saberá como garantir mais recursos humanos com antecedência.
As agências geralmente trabalham com prestadores de serviços ou freelancers. Peça a eles que acompanhem o tempo junto com a sua equipe e você verá quanto tempo eles gastam no seu projeto e quanto você deve pagar a eles. Se você estiver usando TeamdeckAlém disso, você pode pedir a essas pessoas que registrem sua disponibilidade diária. Você saberá exatamente quanto tempo elas podem dedicar ao seu projeto e quando.
É verdade que as estimativas raramente são *realmente* precisas, mas o controle de tempo o ajudará a refinar o processo de estimativa da sua agência. Primeiro, analise seus projetos anteriores observando as estimativas e os resultados reais (horas planejadas e tempo monitorado). Tente identificar padrões: pode ser, por exemplo, que sua equipe esteja frequentemente subestimando a fase de design do projeto. Com essa percepção, você pode elaborar as próximas estimativas com mais confiança.
Nos parágrafos anteriores, mencionamos padrões que geralmente são visíveis nas planilhas de horas. Observando as entradas de tempo da sua equipe, você também pode identificar algumas áreas de melhoria em relação à produtividade. Por exemplo, você pode se surpreender com a quantidade de horas que seus funcionários passam sentados em reuniões. É provável que você tenha ideias instantâneas para otimizar os processos internos da sua empresa ou aperfeiçoar as técnicas de gerenciamento de projetos. É ainda mais útil quando a sua equipe monitora o tempo, marcando tanto as horas não faturáveis quanto as faturáveis. Dessa forma, você verá rapidamente quais atividades estão lhe custando mais.
Por falar em horas faturáveis, elas também são muito importantes quando se trata de avaliar a lucratividade de seus projetos. Pode ser que sua equipe trabalhe arduamente em um projeto, consiga entregá-lo no prazo e, ainda assim, sua agência quase não tenha lucro. Se esse for o caso, você deve procurar oportunidades para otimizar seus preços ou negociar os termos do contrato. Por exemplo, se você trata a implementação de alterações solicitadas pelo cliente como tempo não faturável e, no entanto, isso faz parte da maior parte das planilhas de horas da sua equipe, talvez você deva cobrar por isso. O controle de horas fornece ferramentas para explicar e justificar essas decisões para os clientes.
Você quer que a equipe da sua agência seja feliz e engajada no trabalho. Isso não é preciso dizer. Ao monitorar o tempo deles, você tem certeza de que terá a carga de trabalho sob controle. Alguém começou recentemente a registrar um número considerável de horas de trabalho? horas extras? Você verá isso na planilha de horas e poderá reagir ou melhorar a situação atual gerenciamento de horas extras. Sua equipe gostará de trabalhar em uma empresa onde seus esforços são notados. Também é provável que eles percebam que o controle do tempo tem um efeito positivo em sua produtividade pessoal.
No mercado, há muitas ferramentas de gerenciamento de projetos (também dedicadas ao setor criativo) ou - falando mais especificamente - aplicativos de controle de tempo. Desde plataformas completas até ferramentas dedicadas a tarefas e responsabilidades específicas. Cada uma com recursos e casos de uso ligeiramente diferentes e, às vezes, com todos os recursos necessários em um único preço razoável.
Em um de nossos artigos recentes, listamos dicas sobre como escolher um software de controle de horas de funcionários. Em resumo, você terá de descobrir o que deseja alcançar com um aplicativo de rastreamento e como sua equipe o usará. Em seguida, escolha a ferramenta que melhor atenda às suas necessidades.
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