Acompanhamento do orçamento do projeto com o software de planejamento de recursos Teamdeck.io

É necessário muito planejamento para criar um orçamento sólido para um projeto, mas muitas vezes isso não é suficiente. De acordo com Pesquisa do Project Management InstituteNo entanto, menos de 60% dos projetos são concluídos dentro de seus orçamentos originais. Para saber para onde seu projeto está indo, é preciso acompanhar o progresso e verificar se as estimativas correspondem aos dados reais.

O Teamdeck permite que você fique por dentro do orçamento atual do seu projeto, do lucro da sua empresa e dos riscos potenciais. Você também pode compartilhar essas informações com sua equipe ou clientes.

Pronto para se tornar um gerente de projetos mais orientado por dados?

Em primeiro lugar, você ainda não configurou sua conta no teamdeck, Registre-se agora. Os recursos descritos neste artigo estão disponíveis no relatórios seção.

Você pode criar um novo relatório do zero (clicando em criar personalizado), mas sugiro usar um modelo chamado "Project Budget". Dê um nome ao seu relatório e selecione um intervalo de datas apropriado.

Compare suas estimativas com os dados reais

Observando o primeiro gráfico, chamado Registros versus planilhas de horasNo site da Web, você pode ver como suas estimativas (reservas) se comparam com o tempo real gasto trabalhando em um determinado projeto. Clique em configurações -> grupo por e alternar entre projetos e pessoas para ver a mesma comparação de diferentes perspectivas.

Esse gráfico pode ajudá-lo a identificar os riscos e as áreas de melhoria se você quiser voltar ao caminho certo com seu projeto.

Monitorar o orçamento atual do seu projeto e o lucro geral

Se você estiver usando nosso modelo de relatório "Project Budget", poderá ver uma tabela chamada Orçamentos. É aqui que você pode calcular o lucro da sua empresa e ver quais são os custos de cada projeto.

Se estiver criando seu relatório do zero, continue lendo. Você usará as mesmas métricas e fórmulas descritas abaixo, mas terá que defini-las primeiro ou importá-las de outros relatórios. É assim que você pode criar métricas personalizadas para seus relatórios.

Por padrão, essa tabela é criada para projetos com um orçamento fixo. Se estiver em um contrato de tempo e materiais, encontrará uma instrução apropriada na seção abaixo.

A primeira coisa que você precisa fazer com seu Orçamentos é preenchê-la. Há duas colunas que precisam de sua contribuição: Orçamento do projeto e Taxa interna USD. O primeiro representa o orçamento do seu projeto: o valor que o cliente lhe pagará pelo trabalho realizado. O segundo é a taxa média por hora que você está pagando aos seus funcionários. Certifique-se de inserir as taxas internas separadamente para cada pessoa que estiver trabalhando no projeto.

Duas métricas personalizadas serão então calculadas para seus projetos: Lucro e Custos. Seus custos consistem no dinheiro que você gasta para remunerar os funcionários que trabalham em um determinado projeto. O lucro é igual à quantia de dinheiro que sobra quando você subtrai os custos mencionados acima do orçamento do projeto.

Calcule o orçamento do seu projeto com base nas planilhas de horas da sua equipe

Você está faturando seus clientes com base em um contrato de tempo e materiais? Nesse caso, você não pode especificar um orçamento fixo para o projeto, mas pode calculá-lo com base nas planilhas de horas da sua equipe.

Use o Orçamentos (você pode remover a tabela Orçamento do projeto dela) e adicione uma coluna de valores personalizada chamada, por exemplo, "Taxa externa".

Quando a coluna estiver em sua tabela, preencha a coluna de acordo com o valor que você cobra do cliente por hora.

Vamos criar outra coluna que especificará quanto seu cliente deve pagar a você em um determinado período. Clique em métricas no menu superior direito de sua mesa e selecione adicionar personalizado -> adicionar campo de cálculo personalizado.

Crie um cálculo chamado "revenue" (receita) ou "income" (renda) com moeda como formato de dados. Agora, digite a fórmula:

(Folhas de ponto: Tempo / 60) * Valores personalizados: Taxa externa

Observe que, se você especificar taxas diferentes para pessoas diferentes, seus custos e receitas serão calculados separadamente para cada linha preenchida:

Agora que você tem seu receita calculado, você também precisa editar a fórmula de Lucro. Altere-o de:

Valores personalizados: Orçamento do projeto - soma(aninhado(Grupo:Pessoas, Fórmulas personalizadas: Custos em USD))

para

sum(nested(Group: People, Custom formulas: Revenue)) - sum(nested(Group:People, Custom formulas: Costs USD))

Pronto! Seu lucro total está pronto.

Obtenha mais informações sobre os dados da planilha de horas da sua equipe

Com os relatórios do Teamdeck, você pode listar o tempo monitorado da sua equipe e também se aprofundar nas planilhas de horas. Cada registro de tempo registrado por seus funcionários pode ser acompanhado por uma "descrição" - o comentário de um membro da equipe sobre um determinado registro. Você pode importar essas descrições para o relatório de orçamento do projeto. Basta adicionar uma coluna "timesheet description" (descrição da planilha de horas) a qualquer uma das tabelas de seu relatório:

Você também pode ver as descrições das reservas da sua equipe e compará-las com os comentários da planilha de horas:

Essa análise pode ajudá-lo a identificar diferenças entre o trabalho planejado e o real e a entender melhor como o orçamento do projeto está sendo gasto.

Visualize a taxa de queima

Você pode adicionar um gráfico de linhas ao seu relatório para analisar a taxa de queima do seu projeto.

Escolha Reservas: Tempo e Planilhas de horas: Tempo como as métricas que você deseja visualizar e usar filtro para escolher os projetos relevantes.

Esse gráfico o ajudará a entender o rumo do seu projeto. Os resultados reais excederam as estimativas? O orçamento do seu projeto está em risco por causa disso? Identifique os padrões alarmantes assim que eles surgirem.

Informe outras pessoas sobre o progresso de seu projeto

O Teamdeck permite que você compartilhe relatórios com os membros da sua equipe ou com partes interessadas externas. Tudo o que você precisa fazer é clicar em compartilhar e decida com quem deseja compartilhar seu relatório. As pessoas que têm contas no teamdeck podem receber direitos de edição do seu relatório, enquanto outras podem visualizá-lo.

Crie seu próprio relatório

Você é um gerente de projetos orientado por dados? A análise dos insights pode ajudá-lo a tomar melhores decisões de negócios para que você possa gerenciar projetos de forma mais eficaz. Se você estiver usando o Teamdeck, as informações em tempo real sobre o desempenho da sua equipe estarão na ponta dos seus dedos: Comece agora![/vc_column_text][/vc_column][/vc_row]