Manter o controle da lucratividade dos projetos é essencial para agências, empresas de software ou consultorias de qualquer tipo. Quando você trabalha com vários clientes na entrega de vários projetos, você simplesmente precisa garantir que seus esforços gerem lucros. Além disso, a análise da lucratividade de seus projetos o ajudará a melhorar sua estratégia de preços e fluxos de caixa futuros. Pode acontecer, por exemplo, que você esteja cobrando muito pouco ou dedicando muitas horas não faturáveis.
O que você aprenderá com este artigo:
A questão é que você também deseja monitorar a lucratividade à medida que o projeto acontece, e não depois de concluído. Por quê? Porque quanto mais cedo você detectar áreas de melhoria, por exemplo, que seus funcionários gastam muito tempo não faturável em reuniões com clientes, mais cedo poderá resolver esses problemas.
Você precisa de ferramentas contábeis especializadas para monitorar os lucros do seu projeto? Não necessariamente. Nesta postagem do blog, mostraremos como uma ferramenta de programação de recursos e software de controle de tempo de funcionários, TeamdeckO sistema de controle de custos e lucros do projeto, pode ser uma ferramenta útil para acompanhar os custos e os lucros do projeto.
Antes de começar a criar o relatório de rentabilidade do projeto, é necessário inscrever-se no Teamdeck (você pode experimentá-lo gratuitamente por 7 dias, sem necessidade de cartão de crédito). Você estará em uma ótima companhia: mais de 3.500 clientes de agências interativas, empresas de software e startups usar o Teamdeck para planejar e gerenciar o trabalho de suas equipes todos os dias.
Agora, vamos ao relatório de lucratividade de seu projeto. Abordaremos dois tipos típicos de orçamentos de projetos: preço fixo e tempo e material. 
Quando você opera com um orçamento fixo, tudo o que precisa fazer é monitorar os custos do seu projeto e subtraí-los do preço total. O acompanhamento de despesas como licenças de software ou custos de viagem geralmente é relativamente simples, pois o departamento de contabilidade as controla. No entanto, a maior parte do custo do seu projeto está na mão de obra da sua equipe. Como acompanhar esses custos?
A maneira mais fácil de fazer isso é Adote o controle de tempo em sua empresa. Ele tem muitas benefíciosUm deles é o fato de que você monitora as despesas do projeto com precisão. É claro que, para que suas planilhas de horas sejam confiáveis, sua equipe deve controlar o tempo regularmente, de preferência em tempo real. Ferramentas robustas de controle de tempo, como o Teamdeck, oferecem rastreadores de tempo da equipe para a Web e móvel dispositivos.
Quando suas equipes monitoram o tempo gasto em diferentes projetos, você pode criar facilmente um relatório de custos do projeto no Teamdeck:
1. Vá para o conjunto de relatórios na barra de menu superior e clique no ícone de adição "criar novo". Escolha a opção "create custom" (criar personalizado), pois queremos criar um relatório do zero sem usar um modelo.
2. Adicione uma nova tabela. Por padrão, ela mostrará todos os projetos de sua empresa juntamente com dados sobre planilhas de horas, reservas e férias. Para acompanhar os custos da mão de obra da sua equipe, você só precisa das planilhas de horas, portanto, pode remover as outras colunas. Sua tabela deve ter a seguinte aparência (apenas com seus projetos listados na coluna da esquerda):
[/vc_column_text]
3. Como você deseja monitorar apenas os custos de um projeto, pode filtrar os outros. Clique em "Filters" (Filtros) e adicione um novo filtro para filtrar as informações pelos nomes dos projetos. Digite o nome do projeto que você deseja analisar e clique em "apply" (aplicar).
4. A próxima etapa é calcular os custos gerados por cada funcionário que trabalha nesse projeto. Você pode ver suas planilhas de horas ao clicar na pequena seta na tabela, ao lado do nome do projeto:
5. Vamos supor que cada um deles tenha uma taxa horária diferente. Vamos adicionar uma nova coluna na qual podemos inserir esse valor. Vá para métricas -> Adicionar personalizado -> Adicionar coluna de valores personalizados. Em seguida, digite o nome de sua nova coluna (por exemplo: "Internal hourly rate") e escolha o tipo de dados de moeda. Você verá uma nova coluna aparecer em sua tabela com células vazias.
6. Uma coluna de valores personalizados funciona como uma coluna de planilha. Você pode clicar em uma célula e adicionar manualmente um número a ela. Vamos preencher essa coluna com as taxas da sua equipe. Você pode deixar a primeira linha vazia, pois não temos uma taxa horária padrão para toda a equipe.
7. Agora, vamos adicionar uma coluna que calculará os custos gerados por cada funcionário que estiver trabalhando nesse projeto. Adicione uma nova coluna, mas, desta vez, em vez de escolher uma "coluna de valores personalizados", você selecionará "adicionar campo de cálculo personalizado", pois precisamos fazer alguns cálculos aqui.
Nomeie sua coluna (por exemplo, "Custos"), escolha um tipo de dados de moeda e insira a fórmula:
(Planilhas de horas: Tempo / 60) * Valores personalizados: Taxa horária interna
Quando você começar a digitar os nomes das colunas, o Teamdeck sugerirá o campo correto a ser inserido na fórmula. Lembre-se de dividir as planilhas de horas por 60 se quiser operar em horas - o tempo é armazenado em nosso sistema como minutos.
Aí está: uma nova coluna com custos atribuídos a cada funcionário.
8. A última coisa que queremos fazer é somar todos os valores de custos individuais na linha "Total". Clique nela e digite a seguinte fórmula:
= sum(nested(Group: People, Custom formulas: Costs))
Novamente, à medida que você digitar os valores, o Teamdeck sugerirá nomes de colunas correspondentes.
E pronto! Você tem um relatório preciso dos custos do projeto, que pode ser comparado ao seu orçamento fixo para ver a lucratividade do projeto.
Você conseguiria criar essa tabela em sua planilha do Excel? Sim, mas isso exigiria atualizações regulares, pois as pessoas continuam registrando seu tempo. Com o Teamdeck, você sempre obtém dados precisos da planilha de horas para poder acompanhar os custos quase em tempo real. É muito mais conveniente e rápido do que manter um relatório baseado em planilhas.
Quando você cobra seus clientes com base em um modelo de tempo e materiais, provavelmente já está monitorando o tempo da sua equipe. É essencial ter dados precisos sobre a planilha de horas para faturar os clientes com precisão.
Com o Teamdeck, os membros da sua equipe podem controlar o tempo com facilidade, e você pode monitorar os lucros do seu projeto com grande precisão. Assim que alguém inserir um novo registro de tempo em sua planilha de horas, o relatório de lucratividade do projeto terá informações atualizadas.
Para criar um relatório que calcule os lucros do seu projeto, é necessário repetir as etapas 1 a 6 do relatório de preço fixo descrito na primeira parte desta postagem do blog.
A essa altura, você tem uma tabela que mostra as planilhas de horas da sua equipe e suas taxas horárias internas (ou seja, o valor que você paga a eles por cada hora de trabalho). Agora é hora de adicionar uma coluna para suas taxas horárias externas (ou seja, o valor que você cobra do cliente por uma hora de trabalho de um determinado funcionário). Você pode fazer isso adicionando uma nova coluna de valores personalizados e digitando valores nas células.
O lucro de sua empresa é a diferença entre a taxa externa e a interna. Vamos criar uma coluna que calcule o lucro e multiplique-o pelas horas que seus funcionários trabalharam nesse projeto. Adicione um novo "campo de cálculo personalizado". Dê um nome a ele (por exemplo, "Profits"), escolha o tipo de moeda e insira a seguinte fórmula:
(Valores personalizados: taxa horária externa - Valores personalizados: taxa horária interna) * (Folhas de ponto:Tempo/60)
A última coisa a fazer é somar os lucros de seus funcionários na linha total. Clique nela e digite:
Sua mesa final deve ter a seguinte aparência:
É claro que você pode personalizar ainda mais filtrando informações ou adicionando novas colunas. Os relatórios do Teamdeck são muito poderosos, portanto, você deve ser capaz de adaptá-los às necessidades da sua organização.
Gostaria de conversar sobre como adicionar o Teamdeck à pilha de gerenciamento de projetos da sua empresa? Agende uma chamada com Aniela, nossa especialista em sucesso do cliente. Ela o guiará pelo aplicativo e o ajudará a configurá-lo para a sua equipe.
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