Como uma empresa de software, testamos muitos, talvez os melhores aplicativos de gerenciamento de tempo. No setor de TI e software - que tem como clientes principalmente empresas dos EUA e do Reino Unido - estamos acostumados a trabalhar com um número absolutamente grande de projetos. Cada um deles exige a cooperação de muitos especialistas, desenvolvedores, designers e, é claro, gerentes de projeto. Durante esses anos, mudamos muitos aplicativos de gerenciamento de tempo até desenvolvermos o nosso próprio. Neste artigo, compartilharemos com você nossas experiências relacionadas a softwares que, em algum período, implementamos em nossa empresa.
O que você aprenderá graças a este artigo:
Este capítulo tem um objetivo: aumentar seu conhecimento sobre as diferenças entre vários aplicativos de gerenciamento de tempo.
Vamos simplificar um pouco as coisas para que você tenha uma ideia de como é o mercado para esse tipo de software. Bem, alguns deles são como combos, que contêm muitas funções e recursos, e um deles é o controle de tempo. Pode-se dizer que essas são ferramentas de gerenciamento de projetos que, além do controle de tempo, têm funções como agendamento de equipes, planejamento de projetos, controle de progresso de projetos ou orçamento.
Há também aqueles cujo produto principal é o controle de tempo e vários recursos relacionados a ele.
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Gerenciamento da força de trabalho |
Gerenciamento de planilhas de horas |
Planejamento de projetos |
Monitoramento de atividades |
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Programação de funcionários e de trabalho |
Controle de tempo das tarefas |
Atribuição de tarefas |
Rastreamento de atividades no computador |
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Gerenciamento de carga de trabalho e capacidade |
Controle de tempo faturável e não faturável |
Orçamento de projetos |
Rastreamento por GPS |
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Acompanhamento do desempenho e da utilização |
Gerenciamento de disponibilidade |
Acompanhamento do progresso do projeto |
Rastreamento de horas extras |
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Comunicação e colaboração da equipe |
PTO, controle de ausências |
Previsão de projetos e recursos |
Captura de telas |
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Compartilhamento de arquivos |
Estimativas versus dados reais |
Taxas faturáveis |
Gravação de vídeo |
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Rastreamento de horas extras |
Faturamento |
Controle de despesas |
Rastreamento de URLs e aplicativos |
No entanto, vale lembrar que você encontrará esse tipo de software voltado para a medição da produtividade de um funcionário, medindo o tempo das tarefas realizadas - uma medição geralmente feita por um gerente, especialmente as horas faturáveis.
Mas também há aqueles que visam apoiar o funcionário em suas atividades profissionais e particulares. Aqueles que são projetados para ajudá-lo a se concentrar em determinadas tarefas (especialmente em condições de trabalho remoto, em que há muitas distrações).
Em relação ao que foi dito acima, apresentamos uma tabela que mostra (obviamente não todos) os recursos que aparecem em diferentes aplicativos de gerenciamento de tempo.
Preços: $3.99 / por mês / por membro da equipe
Disponível na Web e como um aplicativo móvel (Android, iOS)
Essa ferramenta foi desenvolvido por uma empresa de software da Poland para gerenciar o trabalho de várias pessoas em uma organização. Ele contém todos os recursos, como agendamento de recursos, controle de tempo, um ferramenta de gerenciamento de planilha de horasgerenciamento de licenças e, vale a pena mencionar, relatórios personalizáveis. Frequentemente integrado ao Google Calendar.
O Teamdeck permite que você alocar recursos para que você tenha o número certo de pessoas com as habilidades certas para cada projeto. Você também pode facilmente ver no que seus funcionários estão trabalhando e se eles têm tempo para se comprometer com um novo projeto. Para projetos de longo prazo, você também pode criar uma programação e definir marcos do projeto.
O Teamdeck também é excelente para monitorar o tempo de trabalho. Você pode fazer o download de um aplicativo móvel para monitorar seu tempo em qualquer lugar. As planilhas de horas mostrarão quais tarefas estão consumindo mais tempo, para que você possa calcular mais facilmente se elas são lucrativas para você ou se um processo precisa ser otimizado.
O Teamdeck também tem um recurso inteligente, um planejador de calendário on-lineCom ele, será mais fácil agendar reuniões e verificar a disponibilidade de seu pessoal. Isso é especialmente útil se você gerenciar uma equipe remota. Para saber sempre se seus funcionários estão de licença, use o calendário de férias. Dessa forma, você sempre saberá qual é a disponibilidade de cada pessoa e quem pode substituí-la.
Essa também é uma opção muito conveniente para empresas internacionais, como você pode executar feriados bancários para qualquer país no calendário e veja todos os feriados locais. Se precisar de dados sobre o trabalho da sua equipe, O Teamdeck gerará relatórios personalizados para você.
Preços: o mais popular = $10 usuário/por mês,
O DeskTime é outra ferramenta de controle de tempo bem conhecida, também considerada o melhor aplicativo de gerenciamento de tempo, voltado para usuários corporativos e freelancers. Ele também é útil para controle de presença, controle de ausência e gerenciamento eficaz de tempo. gerenciamento de projetos de fluxo de trabalho.
Esse aplicativo se descreve como um rastreador automático de tempo. O que isso significa? Essa ferramenta sugere em que seu funcionário ou você trabalhou, em vez de você ter de informar o aplicativo. Um rastreador de tempo automático elimina a necessidade de inserir dados manualmente, pois registra todas as atividades do computador e do trabalho.
Esse aplicativo de gerenciamento de tempo permite o controle total do trabalho dos funcionários graças ao monitoramento do uso do computador. Como um verificador de sites, programas e aplicativos, informa sobre a atividade e a categoriza entre produtiva e improdutiva.
Preço: 3 planos; Plano Empresarial - $5 por usuário por mês, cobrado anualmente
Disponível em iOS, Android e desktop
Esse aplicativo aparece em quase todas as listas dos principais aplicativos de gerenciamento de tempo, portanto, é impossível não mencioná-lo. Apesar de a primeira versão ter sido criada em 2007, o Todoist ainda é usado não por poucas pessoas, mas por mais de 25 milhões de usuários em todo o mundo. Mas o que é isso? Todoist é um aplicativo usado para criar listas de tarefas típicas - daí o seu nome.
O ponto forte dessa ferramenta está em sua simplicidade - o design minimalista e as funções limitadas apenas àquelas realmente úteis tornam tudo muito intuitivo. O Todoist também monitora sua produtividade, visualizando-a na forma de pontos ou níveis, e isso é uma motivação adicional.
No aplicativo, você pode criar facilmente listas temáticas e agrupá-las em categorias. Por exemplo, na categoria "pessoal", você pode ter uma lista de tarefas domésticas ou um plano de ginástica. Na categoria "trabalho", por outro lado, você pode criar uma lista de tarefas e subtarefas para cada projeto. Você também pode dar a cada tarefa uma prioridade específica, indicada por uma cor.
O Todoist entende a linguagem natural, portanto, tarefas como "pegar um pacote amanhã às 14 horas" serão automaticamente adicionadas ao seu calendário. Também é possível delegar tarefas a outros usuários, o que é útil não só no trabalho, quando se trata de dividir as responsabilidades entre os membros da equipe, mas também quando se trata de administrar a casa e decidir quem limpa as janelas, faz as compras e leva o lixo para fora. O aplicativo tem vários modelos prontos adaptados a diferentes necessidades e negócios, o que facilita muito o gerenciamento de sua vida pessoal e profissional ao mesmo tempo.
Um recurso muito conveniente dessa ferramenta é sua integração com outros sistemas, como o Google ou o Slack. O Todoist também está disponível em praticamente todos os dispositivos e sistemas. Portanto, você pode gerenciar suas tarefas em seu computador, smartphone ou tablet.
Preço: o preço começa em $9.00 por recurso, por mês
Disponível na Web, Android, iOS
A atenção é a moeda mais valiosa no mundo on-line, portanto, não é de surpreender que todos os sites ou aplicativos que usamos façam de tudo para obtê-la. Ligamos o Google para verificar "apenas uma coisa" ou o Instagram para responder a "apenas uma mensagem" e não sabemos quando passamos 20, 40 ou 60 minutos na Internet sem nem mesmo fazer a única coisa para a qual acessamos o telefone. Muitas vezes, nem mesmo temos consciência de quanto tempo gastamos com essa rolagem improdutiva. E é exatamente para isso que serve o Rescue Time.
O objetivo do aplicativo é monitorar sua atividade on-line e criar relatórios sobre quanto tempo você passou usando determinados sites e aplicativosO RescueTime permite que você saiba por quanto tempo foi produtivo, se trabalha após o expediente ou, ao contrário, se não trabalha quando deveria. O RescueTime permite que você saiba quantos minutos e horas você gasta em diferentes atividades na Internet por dia. Se isso é muito ou pouco, depende de você, mas O simples fato de saber disso o ajuda a tomar medidas para mudar.
O monitoramento e os relatórios do tempo gasto on-line estão disponíveis na versão gratuita do aplicativo. A variante paga permite que a ferramenta lhe envie notificações. As notificações são personalizadas de acordo com suas necessidades. Por exemplo, o RescueTime enviará uma notificação se você estiver usando a mídia social por mais de uma hora ou se tiver conseguido ser produtivo por 4 horas. Você também pode definir um limite e permitir que o aplicativo bloqueie sites que consomem muito do seu tempo.
Preço: 4 planos; o quarto - chamado de Teams - $14,99/mês/usuário
Disponível como aplicativo móvel (iOS, Android) e desktop
Em uma reunião, na universidade, trabalhando em um projeto, em uma caminhada, quando as ideias mais interessantes surgem em sua cabeça - você faz anotações o tempo todo. Às vezes, você cria um arquivo no Google Docs, às vezes escreve algo em uma nota antiga, em um caderno, em seu smartphone, no messenger, em seu calendário ou em um e-mail. E tudo está bem até que, de repente, você precisa encontrar as anotações de que precisa... em algum lugar. É aqui que o Evernote vem ao resgate. Esse aplicativo é o repositório perfeito para todas as anotações de que você precisa. Você pode escrever e até mesmo registrar seus pensamentos e ideias nele.
Você também pode catalogar facilmente outros formatos, como fotos, esboços, documentos de texto e arquivos de voz. E para manter todas as suas anotações organizadas e fáceis de encontrar, você pode atribuir tags a eles. O Evernote também tem uma função de calendário para que você possa sempre verificar seus planos para o futuro próximo. O aplicativo está disponível em todos os seus dispositivos, portanto, você pode criar e verificar suas anotações sempre que precisar.
Preço: associação mensal = £3,95/mês
Disponível em: iOS, Android e desktop
O maior problema da Internet quando você está tentando se concentrar são todas as coisas interessantes que você vê. Um vídeo engraçado, um artigo interessante, um novo álbum ou a postagem de um amigo - tudo chama sua atenção. Por medo de perder algo ou esquecer de voltar ao conteúdo de seu interesse, você prefere assisti-lo imediatamente. Se ao menos houvesse uma ferramenta que lhe permitisse catalogar facilmente todas essas coisas interessantes e deixá-las para depois...
Espere, existe. E ele se chama Pocket. Com esse aplicativo, você pode marcar facilmente todas as páginas e títulos que lhe interessam. Dessa forma, você não interromperá seu trabalho, mas também não perderá material valioso que encontrou on-line.
Preço:
Disponível no iOS e Android
Todos nós gostamos de receber gratificação instantânea por fazer algo bem feito. Adoramos acumular pontos e receber recompensas por isso, pois estamos acostumados a isso desde a infância, quando acumulávamos estrelas por bom comportamento na escola. À medida que crescemos, outras coisas passam a ter valor para nós... mas essa simples gratificação ainda pode nos motivar. E é esse simples condicionamento que Forest explora. Para manter o foco, pense em Forest.
O Forest é provavelmente um dos aplicativos de gerenciamento de tempo mais divertidos desta classificação. Sua finalidade é ajudar o usuário a se concentrar por períodos mais longos. Como funciona. Sempre que precisar se concentrar, você inicia o aplicativo e planta uma árvore virtual. Você define um cronômetro para o tempo que deseja se concentrar. Se você sair do aplicativo antes desse tempo e começar a usar o telefone, sua árvore morrerá.
Por outro lado, se você conseguir manter sua meta, a árvore crescerá. Cada vez que você consegue se concentrar sem usar o telefone, cresce outra árvore, até criar sua floresta virtual. Esse jogo simples o incentiva a se concentrar um pouco mais da próxima vez. O parceiro da campanha é Árvores para o futuroque planta árvores reais para cada árvore virtual no aplicativo. Isso não é ótimo?
Preço: 4 planos; o último = 1.000 $17,50 USD por usuário / por mês / cobrado anualmente
Disponível em: Web, iOS, Android
Se você é um aprendiz visual e gosta de ver todas as suas tarefas claramente dispostas, o Trello será perfeito para você. É um quadro branco virtual onde você pode colar cartões com suas tarefas, priorizá-las e atribuir um status: a fazer, em andamento, concluído. Para cada tarefa, você pode adicionar uma nota. O Trello é perfeito para gerenciar o trabalho de várias pessoas, delegar tarefas e verificar como os projetos estão indo. Sua grande vantagem é o layout muito estético e claro. A representação visual das tarefas facilita a verificação do status do trabalho em um piscar de olhos. Portanto, você pode usar dicas de gerenciamento de tempo ou Trello.
O Trello é muito popular como ferramenta de negócios, mas também funciona como um excelente aplicativo de estilo de vida. Você pode gerenciar todos os seus projetos nele: organização de um evento, trabalho voluntário no teatro, tarefas domésticas com seus colegas de casa. Você também pode usar o Trello individualmente para ter sempre uma visão geral rápida de seu quadro de responsabilidades.
Preço: O preço do plano Ultimate Control é de $89/mês, cobrado anualmente
Disponível em na Web e como um aplicativo móvel para iOS e Android
O ProofHub está entre os melhores softwares de colaboração em equipe e gerenciamento de projetos, oferecendo um conjunto de recursos poderosos em um local centralizado, incluindo software de controle de tempo de funcionários. O software de controle de tempo do ProofHub é de grande utilidade para as equipes de projeto, pois permite que elas aprimorem suas habilidades de gerenciamento de tempo, controlando quanto tempo estão gastando em diferentes tarefas.
O software de controle de tempo embutido no ProofHub permite que os usuários controlem o tempo usando manualmente ou por meio de cronômetros automáticos. Também é possível adicionar planilhas de tempo para registrar dados de tempo e usá-las para faturamento do cliente, estimativa, folha de pagamento, rastreamento e até mesmo gerenciamento de tempo. Você também pode definir estimativas de tempo para diferentes tarefas para definir quanto tempo deve levar para concluir uma determinada tarefa.
Outros recursos úteis que o ajudam a melhorar estratégias de gerenciamento de tempo e habilidades são: calendário de agendamento de projetos, software de gerenciamento de arquivos, revisão on-line, quadros Kanban, exibição de tabela e atualizações em tempo real. Por exemplo, você pode adicionar lembretes automáticos para suas tarefas para garantir que não as perca. Da mesma forma, você pode colaborar on-line em seus documentos para receber feedback e sugestões.
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Provavelmente é óbvio para muitas pessoas, não apenas para gerentes de projetos, gerentes de contas e assim por diante, o que significa gerenciamento adequado e execução eficiente do tempo. Mas, para pensar razoavelmente sobre nosso tópico, é melhor ter uma visão clara e esclarecida do significado do termo fundamental usado neste artigo. De acordo com o dicionário Oxford Languages:
a capacidade de usar o tempo de forma eficaz ou produtiva, especialmente no trabalho.
É claro que o tempo não é como um chiclete que pode ser esticado de muitas maneiras diferentes. E a segunda questão é que uma parte do dia, um momento durante o dia, também determina como trabalhamos e quão eficientes somos. Para algumas pessoas, as tarefas de desempenho melhor/mais rápido são realizadas depois de acordar, para outras, o mesmo trabalho é melhor ao meio-dia. Isso é - ao que parece - o que os autores do Management Study Guide querem dizer:
O gerenciamento do tempo refere-se ao gerenciamento eficaz do tempo para que o tempo certo seja alocado para a atividade certa. (managementstudyguide.com)
Como em muitas coisas na vida, é um processo. Processo de coleta de experiência, com base em dados que nunca são irrefutáveis. O processo que pode ser otimizado de uma forma melhor ou pior depende de como você mede, como mede e o que mede. No entanto, parafraseando a sugestão da Mindtools sobre como entender o processo de medição.Gerenciamento do tempo - trata-se de planejar como dividir o tempo entre diferentes atividades.
Desse ponto de vista, sem dados ou - é preciso dizer - erros, não será possível mudar nada, organizar e planejar tarefas. Esse processo de coleta de dados é simultaneamente um processo de desenvolvimento de regras e princípios que organizam o tempo e as tarefas. Essas regras também estão sujeitas a otimização. Portanto, é um processo contínuo. Como tudo isso tem a ver com a questão do gerenciamento de tempo nos negócios ou - para ser mais preciso - gerenciamento de tempo e funcionários?
Nosso concorrente no mercado de aplicativos de gerenciamento de tempo - o software Clockify - entende o gerenciamento de tempo como
(...) conjunto de princípios e ferramentas que o ajudam a usar seu tempo de forma mais eficaz. Portanto, o gerenciamento do tempo dos funcionários consiste em todas as habilidades necessárias para ajudá-los a realizar seu trabalho de forma mais produtiva.
Os autores do Clockify sugerem claramente a quem os princípios de gerenciamento de tempo se aplicam. O que, obviamente, não é verdade que apenas os funcionários tenham que controlar o tempo no trabalho. O gerenciamento do tempo é direcionado a qualquer pessoa, em qualquer lugar, independentemente do tipo de trabalho ou atividade. Mas o que é real, as habilidades e as ferramentas de apoio (como um software de controle de tempo da equipe ou um simples rastreador de tempo móvel) são insubstituíveis nesse longo processo.
Dizer que o mercado de aplicativos de gerenciamento de tempo é enorme não é apenas trivial, mas também infantil. No momento, o número de softwares desse tipo não está diminuindo. Além disso, está crescendo ano a ano. Com relação a Relatório da empresa de pesquisa B2B Markets and Markets:
Espera-se que o mercado de software de gerenciamento de tarefas cresça de US$ 1,79 bilhão em 2017 para US$ 4,33 bilhões até 2023, com um CAGR de 13,74% de 2018 a 2023 A arte esquecida da concentração.
Desse ponto de vista, é quase impossível apresentar todo e qualquer aplicativo de gerenciamento de tempo útil, proveitoso e relevante. Em outras palavras (é preciso dizer): ninguém pode dizer que existe "o melhor aplicativo de gerenciamento" que seja adequado para cada empresa.
Qualquer aplicativo de controle de tempo, qualquer aplicativo de gerenciamento de tempo, qualquer um dos melhor software de controle de horas de funcionários (seja qual for o seu nome) - não é à prova de bala; não é resistente a todas as críticas. Qualquer software (não apenas o rastreador de tempo on-line) tem algum aspecto que é irritante, insuficiente ou não desenvolvido o suficiente para satisfazer qualquer usuário (não apenas gerentes de projeto, mas gerentes de recursos, gerentes de RH e, é claro, funcionários, designers, desenvolvedores). Sempre haverá algo que não será adequado.
Se precisarmos dizer tudo o que foi dito acima, em uma única frase: o melhor aplicativo de gerenciamento de tempo significa apenas e sempre o melhor para uma determinada empresa.
Portanto, antes de escolher o aplicativo que o ajudará a gerenciar o tempo de forma eficaz, sugerimos que prepare algumas RFP, selecione fornecedores e... experimente. Deixe que os membros da sua equipe também tenham a oportunidade de compartilhar com você as experiências deles. E simplesmente tome a decisão.
O planejamento eficaz de recursos é um objetivo crucial para empresas de todos os portes, independentemente de operarem on-line ou em setores tradicionais. Dada a grande variedade de empresas que exigem planejamento de recursos, é um desafio fornecer uma recomendação única para todos...
Equipes de todo o mundo estão enfrentando desafios semelhantes quando se trata de planejar o cronograma de sua equipe. Criar um plano de projeto é difícil por si só, e mantê-lo atualizado e reagir às mudanças é ainda mais...
Uma das tarefas mais difíceis para os proprietários de empresas e gerentes de recursos é a programação de turnos. Pode ser bastante desafiador e demorado planejar quem deve trabalhar quando e em quê, com base em suas preferências pessoais e...