As empresas de software e as consultorias de TI geralmente precisam ser capazes de gerenciar vários projetos ao mesmo tempo. Para fazer isso com sucesso, você precisa de processos comprovados de gerenciamento de projetos e, é claro, de gerentes de projetos confiáveis que saibam como executar projetos de TI.
Ainda assim, mesmo com ótimos PMs a bordo e as melhores práticas de gerenciamento de projetos à sua disposição, você pode perceber algumas oportunidades de otimização. Talvez os gerentes de projeto não consigam atingir todo o seu potencial por estarem presos a relatórios demorados toda semana? Ou talvez os membros da sua equipe fiquem frustrados por terem de fazer malabarismos com dados entre vários aplicativos? Felizmente, você pode usar a automação para resolver esses e outros desafios.
Você pode entender a automação do gerenciamento de projetos como o processo de conclusão automática de tarefas relacionadas ao gerenciamento de projetos. Não estamos falando de entregar projetos automaticamente, por exemplo, criar software sem intervenção humana. Não, sua equipe ainda terá que usar seus conhecimentos nessa área. Em vez disso, a automação no gerenciamento de projetos pode ajudá-los a obter maior produtividade, por exemplo, evitando a entrada dupla de dados ou utilizando fluxos de trabalho de comunicação mais eficazes.
Um dos benefícios mais óbvios da automação do local de trabalho é o aumento da produtividade: suas equipes não precisarão desperdiçar tempo em tarefas comuns e demoradas. Além disso, a automação pode ajudar seus funcionários a tomar decisões melhores e mais bem informadas. Como isso é possível?
A automação pode dar suporte a gerenciamento de recursos de projetos por meio de relatórios em tempo real, sistemas de alerta antecipado ou notificações. Esses mecanismos ajudam os gerentes de projeto e outros membros da equipe a reagir prontamente quando algo dá errado. Eles também são úteis quando é preciso analisar o estado do projeto e decidir se é necessário fazer alguma otimização.
Além disso, a automação do PM ajuda a garantir que seus funcionários aproveitem ao máximo as ferramentas disponíveis. Integrá-las e tirar proveito dos fluxos de trabalho automatizados dará à sua equipe visibilidade total dos diferentes estágios e aspectos do ciclo de vida de desenvolvimento de software do projeto. É provável que você também imagine que a automação apoia seus esforços para melhorar o moral da equipe. Afinal de contas, quando as pessoas se sentem mais produtivas e capacitadas no trabalho, seu envolvimento também é maior.
Você provavelmente não conseguirá automatizar alguns aspectos muito desafiadores do gerenciamento de projetos e recursos. Por exemplo, imagine que os requisitos do projeto em um dos projetos de sua equipe mudem significativamente. Ter que refazeralocar recursosalterar o cronograma do projeto e talvez até repensar se vale a pena continuar com o projeto em termos de negócios não é algo que você possa automatizar com eficiência.
Então, como você pode identificar os processos em que a automação faz muito sentido? Pense nas áreas que são bem estabelecidas em sua software house e repetidas regularmente. Um bom exemplo seria o processo de início do projeto, no qual você geralmente tem várias tarefas que precisam ser agendadas sempre que um novo projeto é lançado. Ao configurar um modelo de início de projeto ou fluxo de trabalho em seu departamento de TI ou software de gerenciamento de projetos de marketingCom isso, você pode economizar tempo e permitir que seus gerentes de projeto se concentrem em outras coisas, em vez de configurar as mesmas tarefas repetidamente.
No ponto anterior, aconselhamos você a analisar as áreas em que sua equipe poderia se beneficiar da automação das tarefas. Esse é um primeiro passo sólido, mas é provável que você não consiga identificar todas as oportunidades de automação. É importante incentivar sua equipe de projeto a ter suas próprias ideias. No entanto, para fazer isso, eles precisam saber - pelo menos em geral - quais são as possibilidades de automação existentes.
Explique a eles que há recursos de automação incorporados em diferentes ferramentas que eles usam diariamente, mas também há aplicativos dedicados (por exemplo, Zapier) para criar fluxos de trabalho automatizados. Digamos que você tenha um gerente de projeto que faz anotações no Evernote durante as reuniões com clientes, inclusive anotando possíveis tarefas da equipe. Quando esse gerente de projeto percebe que pode usar o Zapier para transformar automaticamente suas anotações em tarefas, é provável que ele implemente essa automação. Antes, talvez ele nem soubesse que era possível criar esse fluxo de trabalho.
Os alertas automáticos são benéficos - basta perguntar à sua equipe de desenvolvimento. Eles provavelmente têm alertas configurados para quando o servidor está fora do ar ou quando um dos sistemas falha. No que se refere ao gerenciamento de projetos, você pode alertar a equipe do projeto quando ela estiver se aproximando do limite do orçamento planejado.
As notificações por e-mail ou no Slack podem funcionar como alertas, mas também como lembretes úteis. Considere o seguinte cenário:
A maioria das empresas de software usa o controle de tempo para monitorar os custos de seus projetos. Infelizmente, não é raro que os funcionários se esqueçam de preencher suas planilhas de horas no prazo ou de ativar um rastreador automático de horas. Em vez disso, eles adicionam suas estimativas de controle de tempo no final da semana ou, pior ainda, do mês.
Obviamente, uma análise baseada em dados tão imprecisos não será confiável ou poderá até ser enganosa. Um lembrete automático do Slack para preencher uma planilha de horas todos os dias pode ajudá-lo a lidar com esse problema.
Leia mais sobre as notificações automatizadas do Slack relacionadas às suas equipes de projeto.
Um gerente de projeto é obviamente uma função crucial em suas equipes de projeto. Acidentalmente, ele também costuma ser uma pessoa que realiza atividades que poderiam ser otimizadas com a automação do gerenciamento de projetos. Por exemplo, muitos gerentes de projeto passam horas escrevendo relatórios de status do projeto para os clientes toda semana. Você pode pensar: é essencial que nossos clientes saibam o que está acontecendo em seus projetos.
Claro, mas o processo de elaboração de relatórios de projetos tende a ser muito ineficiente. Como você pode automatizá-lo? Usar relatórios de projeto de atualização automática que você configura uma vez e depois verifica apenas o status atual seria uma escolha inteligente. Esses relatórios estão disponíveis em muitos aplicativos de PM, bem como em ferramentas de gerenciamento de recursos.
Por falar em aplicativos, é preciso garantir que as ferramentas usadas por suas equipes ofereçam opções de automação. Caso contrário, você precisará criar soluções alternativas personalizadas. É claro que pode não ser um grande desafio técnico para uma empresa de software criar uma integração personalizada com a API aberta de uma determinada ferramenta, mas esse é um custo adicional para sua empresa do qual você deve estar ciente.
Procure ferramentas que ofereçam fluxos de trabalho e acionadores personalizados, atualizações automáticas de status, opções avançadas de relatórios, etc. Também é uma boa ideia perguntar especificamente sobre as possibilidades de automação do PM durante uma demonstração do produto. A equipe por trás do aplicativo que você está considerando provavelmente lhe dará ideias interessantes sobre como automatizar as tarefas da sua equipe.
Gerenciamento eficaz de recursos é uma estratégia essencial para uma empresa de software que deseja planejar e gerenciar projetos com facilidade. Você precisa prestar atenção a programação de recursos, atente para a disponibilidade das pessoas e tente manter uma carga de trabalho equilibrada (leia sobre Gerenciamento da carga de trabalho). Por esse motivo, muitas empresas de TI usam software de gerenciamento de recursos além de seu software de gerenciamento de projetos.[/vc_column_text]
Um calendário interativo de recursos facilita muito o planejamento e o monitoramento de projetos.
Lembre-se de que ferramentas de gerenciamento de recursos também vêm com recursos úteis de automação. TeamdeckO Teamdeck, por exemplo, oferece alertas e notificações do Slack/e-mail, relatórios de atualização automática, integrações internas e uma API avançada. Você pode usar esses recursos para configurar alertas ou lembretes, garantir que os gerentes de projeto possam preparar relatórios de projeto rapidamente e conectar o Teamdeck ao software de gerenciamento de projetos de sua preferência.
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